Contabilizarea ajutorului umanitar: o prezentare generală a funcțiilor programului Torgsoft

Pentru evidența ajutorului umanitar în organizațiile nonprofit, puteți utiliza eficient funcționalitatea standard a Torgsoft, adaptând logica acesteia la nevoile fundației.

Iată instrumente și moduri concrete ale programului care ajută la organizarea unei evidențe transparente a ajutorului:

Primirea ajutorului (Recepția mărfii)

În locul achiziției de marfă, înregistrați primirea ajutorului umanitar.

• Importul facturilor. Dacă donatorii furnizează liste de produse în Excel, le puteți încărca în program prin funcția «Import», pentru a nu introduce manual fiecare poziție.

• Etichetare. Puteți genera propriile coduri de bare pentru produsele care nu le au (de exemplu, îmbrăcăminte second-hand, produse vrac) și puteți tipări etichete pentru o evidență rapidă în depozit.

• Evidență valutară. Dacă ajutorul sosește din străinătate cu o valoare declarată în valută, programul permite înregistrarea acesteia pentru raportarea internă către donatori.

Evidență de depozit și sortare

• Locuri de depozitare. Dacă aveți un depozit mare, funcția «Locul de depozitare al produsului» vă permite să indicați un raft sau un sector concret în care se află o anumită categorie de ajutor (de exemplu, «Sectorul A: Hrană pentru copii»).

• Ambalare. Pentru produse cântărite (cereale, zahăr) primite în saci, puteți folosi funcția de ambalare pentru a crea pachete individuale cu coduri de bare, pentru o distribuire mai rapidă.

• Inventariere. Efectuarea inventarierii (reviziei) ajută la identificarea diferențelor între evidență și stocul real din depozit și la scoaterea din gestiune a bunurilor deteriorate sau pierdute.

Formarea pachetelor alimentare (Completare)

Aceasta este una dintre cele mai utile funcții pentru centrele umanitare.

• Crearea pachetelor. Puteți crea fișa produsului «Pachet alimentar nr. 1» și puteți indica ce conține (de exemplu: 1 kg de hrișcă, 1 sticlă de ulei, 2 conserve).

• Scădere automată din stoc. La distribuirea unui «Pachet» din depozit, toate componentele sale se scad automat din stoc. Acest lucru accelerează semnificativ munca voluntarilor la distribuire.

Evidența beneficiarilor (Baza de clienți)

Funcționalitatea «Clienți» permite ținerea unui registru al persoanelor strămutate sau al altor categorii de beneficiari.

• Identificare. Puteți elibera beneficiarilor carduri cu cod de bare sau îi puteți găsi în bază după nume/număr de telefon.

• Componența familiei. În fișa clientului puteți nota informații despre copii (nume, date de naștere), ceea ce este important pentru distribuirea ajutorului specific (scutece, hrană pentru copii).

• Istoricul distribuțiilor. Veți vedea întotdeauna când și ce ajutor a primit persoana anterior, ceea ce permite evitarea dublării distribuțiilor sau a abuzurilor.

Distribuirea ajutorului (Vânzare)

Procesul de distribuire este înregistrat ca «vânzare», dar este adaptat pentru transfer gratuit.

• Reducere 100%. Distribuirea ajutorului se poate face prin modul «Vânzare», setând o reducere de 100% pentru produs. Astfel, produsul se scade din stoc, se înregistrează pe o persoană concretă, nu apare o datorie, iar casa nu se alimentează.

• Controlul stocurilor. Programul va avertiza dacă un produs se termină în depozit.

Raportare pentru donatori

• Mișcarea mărfii. Permite generarea unui raport despre câte unități ale unui produs au intrat și câte au fost distribuite într-o anumită perioadă.

• Raport de stoc. Arată stocurile curente din depozite.

• Rapoarte pe clienți. Se poate analiza câte familii au primit ajutor.

Configurație recomandată

Pentru început, vi se potrivește versiunea Torgsoft-Start (pentru un singur depozit) sau Torgsoft-Ultra (dacă este necesar să țineți evidența beneficiarilor cu date extinse și să formați pachete/complectări complexe).

Pentru testarea acestor procese, puteți Descărcați versiunea demo timp de 30 de zile.