Ce este colectarea și cum se face corect?

Ce este colectarea de numerar?

Încasarea de numerar în magazin reprezintă transferul de bani sau obiecte de valoare sub pază de la angajații magazinului la banca unde este deschis contul curent sau în numerar direct la proprietarul afacerii sau la angajatul responsabil.

De ce trebuie să efectuați colectarea de numerar?

Colectarea în magazin este necesară pentru a număra banii care au fost furați în timpul zilei și pentru a se asigura că aceștia corespund cu datele din programul Torgsoft. Colectarea vă permite să identificați orice discrepanțe în contabilitate și să eliminați cauzele acestora în viitor.

De asemenea, colectarea de numerar este necesară pentru a proteja banii și alte obiecte de valoare împotriva furtului sau pierderii — este periculos să păstrați o sumă mare de bani la casieria magazinului pentru o perioadă lungă de timp.

Care este diferența dintre încasarea și depunerea de numerar?

Încasarea de numerar și predarea de numerar sunt procese diferite, deși au aceeași esență.

Încasarea este retragerea efectivă a banilor din casa de marcat de către proprietarul magazinului sau de către un colector de numerar. De exemplu, un director ia bani pentru propriile nevoi. Aceste fonduri sunt scoase din program și nu se mai ține nicio contabilitate financiară pentru ele. 

Transferul de venituri reprezintă mișcarea banilor de la o casă de marcat la alta. De exemplu, un vânzător transferă veniturile din casa de marcat a magazinului în casa de marcat a managerului — un seif sau o casă de marcat din biroul proprietarului magazinului.

Spre deosebire de încasare, banii nu dispar din sistem în momentul în care se predau veniturile — contabilitatea financiară continuă la cealaltă casă de marcat.

De fapt, încasarea este o contabilitate financiară incompletă, în timp ce încasarea veniturilor este completă. Prin urmare, dacă intenționați să păstrați o evidență financiară completă cu toate chitanțele și cheltuielile, vă recomandăm să folosiți "Colectarea veniturilor" din Torgsoft pentru a retrage bani de la casele de marcat.

Cum se fac încasările?

Procesul obișnuit de încasare a numerarului într-un magazin pentru un proprietar de afacere este următorul:

• Colectați toți banii colectați în timpul zilei. 

• Recalculați fondurile și asigurați-vă că acestea corespund cu datele din programul de contabilitate.

• Introduceți datele de colectare în programul Torgsoft, unde sistemul va înregistra data, ora, obiectul contabil, suma colectată și colectorul.

• Imprimați chitanța de colectare și semnați-o.

Regulamentele de colectare

Reglementările privind colectarea de numerar într-un magazin pot diferi în funcție de procesele organizaționale, cerințele și regulile magazinului sau ale companiei. Cu toate acestea, o procedură generală de colectare în magazin poate include următoarele etape:

1. Pregătirea numerarului și a documentelor: separarea tuturor numerarului primit în cursul activității comerciale și întocmirea unei liste a tuturor numerarului și documentelor primite.

2. Identificați persoanele responsabile care vor fi implicate în colectare.

3. Întocmirea unui raport privind toți banii încasați în timpul tranzacționării: un raport de numerar pentru o zi sau un profit pe zi pentru mărfuri pentru perioada respectivă.

4. Inventarul: numărarea tuturor numerarului și verificarea conformității acestuia cu raportul.

5. Transferul numerarului numărat într-un loc desemnat sau către o persoană responsabilă — un colector de numerar.

6. Introducerea datelor de încasare în programul de contabilitate, tipărirea chitanței de încasare și semnarea documentului de către casier și colector.

Cum se reflectă în Torgsoft încasarea de numerar de la magazin?

Colectarea în Torgsoft se poate face în mai multe moduri: 

• Plată → Rezumat casierie

• Plată → Document financiar → Casierie

• Document → Realizarea

Condițiile de bază ale colectării în Torgsoft:

• Încasarea în Torgsoft se efectuează numai la casieria obiectului contabil specificat în formularul principal al programului. 

• Încasarea reduce soldul de numerar cu suma specificată, iar fondurile sunt debitate din programul de contabilitate. 

• Programul înregistrează data, ora, obiectul contabilizării, suma încasată, colectorul și angajatul care predă fondurile.

• Colecției i se atribuie în mod automat un element de analiză financiară "Cifra de afaceri internă", cu posibilitatea de a-l modifica. Acest lucru este necesar pentru a controla cheltuielile și fluxul de numerar în meniul Plăți → Balanță după elementele de analiză financiară.

• În Torgsoft, puteți controla cecul de încasare prin scanarea codului de bare al cecului, după care va apărea un mesaj despre documentul de încasare.

• În mod implicit, colectarea nu este disponibilă pentru vânzători și alți angajați cu restricții de acces bazate pe roluri. 

Cum pot face o colectă prin intermediul unui smartphone?

În aplicația mobilă Torgsoft, puteți, de asemenea, să efectuați rapid o colectare în meniul Operațiuni mobile. Acest lucru este convenabil atunci când nu aveți un computer în apropiere sau când vânzătorul servește clienții în aplicație. 

În aplicație, trebuie să completați următoarele câmpuri: 

• valoarea colectării, 

• casa de marcat din care vor fi retrași banii,

• observații, dacă este necesar,

• societate, dacă este cazul,

• colector — persoana care a efectuat colectarea,

• angajat care dă bani din casa de marcat.

Cine ar trebui să efectueze colectarea de numerar?

De regulă, încasarea numerarului este efectuată de către angajații responsabili de tranzacțiile cu numerar — contabili, administratori, proprietari de afaceri. Casierul trebuie să fie prezent și să participe la colectare.

În cazul în care întreprinderea este mare, colectarea este efectuată de către angajații departamentului de control și audit, ale căror atribuții includ

• controlul activității vânzătorilor și a altor angajați ai societății,

• controlarea gamei și a prețurilor de vânzare cu amănuntul ale produselor din magazinele lanțului,

• controlul utilizării caselor de marcat,

• efectuarea de colecții,

• controlul disponibilității mărfurilor și respectarea standardelor de comercializare,

• efectuarea de inventare;

• controlul disponibilității documentelor necesare ale punctului de vânzare, ale vânzătorilor și a certificatelor de marfă,

• controlul condițiilor de vânzare a bunurilor.

Cât de des trebuie să efectuați colectări?

Frecvența încasărilor de numerar într-un magazin depinde de mărimea afacerii și de activitatea sa tranzacțională: în magazinele mici, încasările de numerar pot fi efectuate o dată pe zi, iar în magazinele mai mari — de mai multe ori pe zi. În magazinele mari, cu o intensitate mare a vânzărilor, colectarea poate fi efectuată de mai multe ori pe parcursul zilei.

Frecvența colectării este stabilită în funcție de nevoile financiare ale întreprinderii și de riscurile implicate — posibilitatea pierderii sau furtului de bani.

Cum se dublează un cec de încasare?

Un duplicat al chitanței de colectare este necesar pentru documente de rezervă și pentru transparența procesului de colectare. Chitanța de încasare duplicat este utilizată ca document de referință pentru audituri sau pentru a rezolva litigiile legate de încasare. Este o înregistrare suplimentară a numerarului care a fost numărat și transferat în timpul încasării — chitanța poate fi utilizată pentru a confirma exactitatea soldului de numerar la sfârșitul zilei de lucru. 

Începând cu versiunea 2022.0.20, va fi posibilă imprimarea unui duplicat al chitanței de încasare.

Pentru a face acest lucru, în meniul Plată → Document financiar → Casierie, am adăugat acțiunea "Imprimă chitanța de încasare". Se va deschide o previzualizare a chitanței de încasare, cu opțiunea de a o imprima. Imprimarea unei astfel de chitanțe este posibilă numai pentru documentele financiare de numerar care au categoria "Încasare" și nu este disponibilă pentru încasarea veniturilor.