Cum să creezi o ordine perfectă în mărfuri: implementarea unui standard unic pentru baza de produse

Cauza acestui haos este lipsa unor standarde unice de lucru cu informația. În afacerile mari, această problemă este rezolvată prin MDM (Master Data Management) — o abordare care creează o sursă unică, etalon și fără erori de date.

Pentru comerțul cu amănuntul și lucrul cu programul Torgsoft, MDM înseamnă un lucru simplu: ordine perfectă în nomenclatoarele de produse, astfel încât scalarea afacerii să nu se transforme într-o catastrofă.

De ce apar datele «de gunoi»?

Cel mai des, baza de date se transformă într-un depozit de duplicate din cauza câtorva greșeli tipice:

1. Formate diferite ale listelor de prețuri de la furnizori. Într-un fișier Excel, codul de bare este scris ca număr, în altul — ca text. Programul le citește diferit și creează duplicate.

2. Factorul uman. Vânzătorii introduc diferit denumirile sau creează din proprie inițiativă categorii noi (unul a creat ramura «Jucării», altul — «Jucărie»).

3. Setări incorecte de import. Programul caută produsul doar după denumire și, dacă nu găsește o potrivire de 100% cu lista de prețuri a furnizorului, creează o fișă nouă în loc să o actualizeze pe cea existentă.

5 pași spre ordine perfectă (MDM) în Torgsoft

Pentru a reduce munca manuală la minimum și pentru a avea mereu încredere în rapoartele dvs., configurați sistemul după cinci reguli.

1. Centralizarea controlului (Data Governance)

Regula principală a ordinii: doar o singură persoană responsabilă (de exemplu, proprietarul sau principalul merceolog) trebuie să aibă dreptul de a modifica structura bazei de date.

• Cum faceți asta în Torgsoft? Intrați în setările rolurilor utilizatorilor. Pentru toți vânzătorii obișnuiți și stagiarii, debifați neapărat opțiunea «Este permisă modificarea tipurilor de produse». Acest lucru vă va proteja imediat «Arborele tipurilor de produse» de apariția categoriilor duplicate și de haosul din diferite puncte de vânzare.

2. Pregătirea corectă a listelor de prețuri (Data Quality)

Cele mai multe erori ajung în baza de date în etapa încărcării facturilor din fișierele Excel ale furnizorilor.

• Igiena Excel. Selectați întotdeauna întregul tabel înainte de import și transformați formatul celulelor în «Text». Acest lucru este critic de important. Dacă nu faceți asta, Excel poate «înghiți» zerourile de la începutul codurilor de bare sau poate transforma articolele în date calendaristice. De asemenea, verificați ca în descrierea produsului să nu existe ruperi ascunse de rând (apăsări ale tastei Enter). Pentru viteză, în Torgsoft puteți folosi un macro special pentru text.

3. Căutare inteligentă în timpul importului (Data Matching)

Pentru ca programul să înțeleagă clar unde se află în stoc produsul vechi și unde a apărut unul nou, trebuie să configurați corect logica de recunoaștere.

• Cum configurați în Torgsoft? În formularul de import, setați prioritățile în câmpul «Parametrii de căutare a produsului». Setați căutarea mai întâi după codul de bare și abia apoi după articol. Dacă codul de bare coincide, programul va actualiza pur și simplu stocurile și prețurile.

• Actualizare, nu creare. Activați comutatorul «Actualizează parametrii produsului». Atunci, dacă furnizorul a trimis o listă de prețuri cu o descriere mai bună sau caracteristici noi, Torgsoft va îmbogăți automat fișa existentă, nu va crea una nouă. Iar dacă în lista de prețuri nu există coloane cu categoria, folosiți funcția «Nod părinte», astfel încât lotul să ajungă automat în ramura corectă.

4. Automatizarea denumirilor (Data Standardization)

Nu le permiteți angajaților să inventeze manual denumirile produselor.

• Soluția. Folosiți setarea «Regula de formare a denumirii produsului». Torgsoft poate compune singur denumirile după formulă. De exemplu: [Tip produs] + [Producător] + [Model] + [Culoare] + [Mărime].

• În timpul importului, activați pur și simplu bifa «Fixează denumirea produsului», iar toate miile dvs. de poziții vor avea denumiri perfect uniforme și standardizate (de exemplu, «Adidași Nike AirMax Negru 42»). Acest lucru este ideal pentru exportul pe Prom sau Rozetka.

5. Ce faceți dacă erorile au apărut deja și baza este aglomerată? Nu le căutați una câte una.

• Unirea duplicatelor. Intrați în modul Merceologie -> Diagnosticarea erorilor. Sistemul va găsi produse cu aceleași coduri de bare, dar cu denumiri diferite. Puteți efectua unificarea produselor: programul va elimina ce este în plus și va reuni atent tot istoricul mișcărilor și stocurile într-o singură fișă corectă (etalon).

• Clasificare în masă. În fila «Atribuirea nomenclatoarelor», filtrați toate produsele «orfane» (unde nu este specificat tipul sau producătorul). Selectați-le din listă și apăsați «Modificare» pentru a lega dintr-un singur clic sute de produse de ramura corectă.

Rezumat

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва