Planul de automatizare: cum se organizează contabilitatea pentru diferite magazine

31.07.2024 23:31

Specialist în sisteme de contabilitate și automatizare. Redactor.

Autor și analist de conținut în domeniul automatizării tranzacțiilor

Cum să automatizați munca într-un magazin?

Trecerea de la contabilitatea pe caiet la un program computerizat facilitează foarte mult procesul de vânzare, controlul cifrei de afaceri, raportarea și stocarea datelor privind rezultatele comerciale.

Pregătirea pentru automatizarea comerțului

Automatizarea comerțului nu înseamnă doar un program de contabilitate, ci și echipamente comerciale, formarea angajaților și munca zilnică sistematică privind organizarea proceselor comerciale.

Analiza necesităților

Înainte de a alege un software pentru magazinul dumneavoastră, trebuie să determinați sarcinile prioritare care trebuie rezolvate:

începeți să vindeți cu o casă de marcat,
puneți lucrurile în ordine în depozit,
controlați acțiunile vânzătorilor,
țineți evidența clienților și a achizițiilor acestora,
faceți plățile către furnizori transparente și ușor de înțeles etc.

Oricare ar fi scopul automatizării, puteți implementa orice idee în programul de contabilitate Torgsoft.

Pentru a înțelege de ce program și de ce echipament de bază aveți nevoie pentru a începe contabilitatea, contactați echipa Torgsoft. Specialiștii în automatizare vă vor oferi o consiliere completă: vă vor sfătui de unde să începeți, ce versiune a programului Torgsoft vi se va potrivi cel mai bine, ce echipament de casă de marcat va fi optim pentru afacerea dvs., de câte scannere și imprimante aveți nevoie etc.

Alegerea unui program

Programul de contabilitate ar trebui să aibă funcționalitatea necesară pentru efectuarea contabilității comerciale, financiare, de depozit, de gestiune, de depozitare și de primire a mărfurilor, de sincronizare cu un magazin online, cu alte platforme online etc. Este ideal atunci când un program vă permite să faceți comerț într-o manieră cuprinzătoare - astfel încât utilizatorul să nu fie nevoit să treacă de la un program la altul, acoperind toate domeniile de activitate, cu integrarea serviciilor comerciale.

O astfel de aplicație este programul Torgsoft. Este un program de contabilitate universal pentru magazine online, magazine mici sau mari cu una sau mai multe case de marcat, lanțuri de magazine, depozite și unități de producție.

Torgsoft oferă nu numai un program de contabilitate, ci și echipamente comerciale, instalare la cheie, posibilitatea de a testa programul - utilizarea gratuită a întregii funcționalități timp de o lună, precum și: asistență în peste 120 de tipuri de afaceri, peste 250 de tutoriale video și podcast-uri gratuite, un curs de formare în domeniul contabilității de gestiune etc.

Migrarea datelor

Adunați toate datele din registrele pe care le-ați păstrat în carnete, foi de calcul Excel, inclusiv informații despre produse, vânzări, clienți, plăți către angajați și furnizori pentru a crea o singură bază de date în programul de contabilitate. Dacă aveți o cantitate mare de informații, dintre care o parte se află în foi de calcul sau fișiere din alte programe, și nu știți de unde să începeți, suportul tehnic Torgsoft vă va ajuta să transferați datele pas cu pas.

Personalizați programul pentru a se potrivi afacerii dvs.

Adăugați la program:

tipuri de mărfuri - categoriile și subcategoriile acestora, marja medie pe tip de mărfuri,
un semn de fiscalitate a produsului - dacă produsul este fiscal,
întreprinderi și detaliile acestora - puteți gestiona mulți întreprinzători individuali și persoane juridice în Torgsoft,
puncte de vânzare și numele acestora, dacă există mai multe,
casieriile și conturile curente ale întreprinderilor, pentru a ține în totalitate evidența financiară,
furnizorii, datele de contact ale acestora și datoriile inițiale, dacă există,
intermediarii și procentul lor de remunerare, dacă sunteți furnizor dropshipping,
adăugați clienți pentru a face trimiteri în masă, creați o serie de coduri de bare și comandați producția de carduri de reducere pentru a vă mări baza de clienți,
configurați casele de marcat pentru casele de marcat necesare,
stabiliți restricții de acces pentru angajați - în mod implicit, programul oferă doar minimul necesar pentru vânzători, permisiunile pentru anumite acțiuni pot fi adăugate sau eliminate în setările rolului.

Formarea angajaților

Pentru a automatiza un magazin mic cu o singură casă de marcat, va fi nevoie de 1 zi pentru a configura programul și a instrui vânzătorii.

Puteți să comandați instruire - totul se întâmplă online, sau să urmăriți un curs video gratuit pentru începători, să începeți cu instrucțiunile de pe site, podcast-uri.

Instruirea include:

Începerea contabilității: primirea, vânzarea și returnarea mărfurilor,
deschiderea și închiderea unui schimb,
adăugarea clienților și a informațiilor despre aceștia la fișele de produs,
introducerea de informații despre contrapărți și parteneri.

Implementarea treptată

Succesul automatizării și implementării programului de contabilitate depinde în primul rând de regularitate și de metodologie. În procesul de implementare a contabilității, este important ca proprietarul magazinului sau o persoană responsabilă și de încredere să se afle în contextul configurării și utilizării programului - astfel încât, indiferent de fluctuația de personal, să puteți introduce rapid un nou angajat în procesul de afaceri fără a pierde cunoștințele și eficiența comercială.

Stabiliți termene limită pentru implementarea sistemului de contabilitate. Acesta poate fi de la o săptămână până la o lună, în funcție de obiectivele inițiale și de mărimea afacerii dumneavoastră. Începeți cu un departament al magazinului, treceți-l la aplicație și evaluați rezultatele. Apoi extindeți automatizarea la toate departamentele.

Fiți atenți la caracteristicile suplimentare ale aplicației, care pot deveni un instrument neașteptat pentru a rezolva multe probleme de afaceri: CRM și sistem de fidelizare pentru a lucra cu baza de clienți, trimiteri în masă pentru a crește vânzările și gradul de conștientizare a magazinului, arhivarea datelor pe Google drive pentru a crea copii de siguranță pentru bazele de date, distribuirea accesului la program pentru diferiți angajați ca instrument de securitate a informațiilor pentru magazin etc.

Tranziția către contabilitatea computerizată va necesita ceva timp și efort, dar pe termen lung, va facilita foarte mult munca angajaților, va sistematiza activitatea și va crește profitabilitatea magazinului dumneavoastră.

Planul de automatizare a magazinului

	Un mic magazin: 1 casierie	Magazin mare: mai multe raioane și casierii	Magazin în lanț: mai multe puncte de vânzare, depozit separat
Set minim de calculatoare și echipamente de tranzacționare	Calculator sau laptop, cititor de coduri de bare, imprimantă de chitanțe.	Calculatoare sau laptopuri, scanner pentru fiecare casă de marcat, imprimante de chitanțe pentru fiecare casă de marcat, imprimantă de etichete.	Server, un calculator sau un laptop pentru fiecare loc de muncă, un scaner pentru fiecare casă de marcat, o imprimantă de chitanțe pentru fiecare casă de marcat, o imprimantă de etichete pentru depozit.
Echipament suplimentar recomandat	La minim: + imprimantă de coduri de bare, etichete pentru marcarea mărfurilor la sosire.	La minimum: + terminal de colectare a datelor, + terminal bancar.	La minim: + terminal de colectare a datelor, + tabletă pentru telecomandă.
Cine va lucra cu programul: recomandări pentru personal	Proprietarul magazinului, vânzătorul.	Proprietarul de vânzări, expert în mărfuri, contabil sau administrator al magazinului.	Proprietarul, vânzători, administrator, merchandiser, contabil, administrator de sistem.
Nivel de dificultate: timp de pregătire, instalare și antrenament	Ușor 1 zi fără a închide magazinul. Puteți învăța și configura singur: tutoriale video, seminarii online, comandați un curs de contabilitate în Torgsoft.	Este ușor 2 zile Aveți nevoie de: + să configurați o rețea locală, + să vă conectați la Internet, + să instalați calculatoare și echipamente comerciale la casele de marcat, + să asigurați accesul de la distanță pentru ca un specialist tehnic să configureze software-ul și echipamentele, + să adunați toți angajații pentru instruire. Vă sfătuim să comandați un training online de la Torgsoft pentru un administrator sau manager	Durata proiectului 2-7 zile Aveți nevoie de: + comandați și configurați un server, + să vă conectați la internet, + să instalați calculatoare și echipamente comerciale la casele de marcat, + să asigurați accesul de la distanță pentru ca un specialist tehnic să configureze software-ul și echipamentele, + să adunați toți angajații pentru instruire. Vă recomandăm să comandați cursuri de formare online de la Torgsoft pentru un administrator sau manager, un vânzător senior sau un contabil.
Ore gratuite de implementare a suportului tehnic Torgsoft	2 ore	4 ore	5 ore
Perioada de tranziție completă la contabilitatea automatizată, ținând cont de introducerea bunurilor în program	săptămână	2 săptămâni	lună
Internet	opțional, dar de dorit, mai ales dacă intenționați să folosiți o casă de marcat.	Ethernet WiFi 3G/4G	Ethernet cu o adresă IP statică pe server, Ethernet WiFi 3G/4G
Opțiuni suplimentare recomandate	+ Casierie software, + Conectarea unui terminal bancar, + Aplicație mobilă.	+ Casă de marcat software, + Conectarea unui terminal bancar, + Aplicație mobilă, + Ștergerea statisticilor pentru perioadele închise, + Calcularea salariilor și motivarea vânzătorilor, + Torgsoft Online Market.	+ Software CM, + Conectarea unui terminal bancar, + Aplicație mobilă, + Eliminarea statisticilor pentru perioadele închise, + Calcularea salariilor și motivarea vânzătorilor, + Torgsoft Online Market, + Certificate cadou, + Trimitere în masă prin Viber, SMS și e-mail.
Ce trebuie să urmăriți atunci când utilizați programul:	Instrumente de marketing: CRM, sisteme de fidelizare, trimiteri în masă. Copii de siguranță ale bazei de date.	Securitatea informațiilor: controlul accesului, parole pentru diferiți utilizatori. Copii de siguranță ale bazei de date.	Securitatea informațiilor: controlul accesului, parole pentru diferiți utilizatori. Copii de siguranță ale bazei de date. Stocarea arhivelor bazei de date pe un suport independent.
Costul estimat al automatizării	de la 200$*	de la 600$*	de la 1200$*
Perioada de recuperare a investiției	2 luni	1,5 luni	1,5 luni

*Costul automatizării depinde de numărul de locuri de muncă. Calculul costurilor nu include laptopurile și computerele necesare pentru a configura programul și pentru a lucra în magazine, deoarece gama de prețuri a acestora este destul de semnificativă.

Consultați un specialist și comandați automatizarea comerțului:

+38(067) 558 37 84

info@torgsoft.ua

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва

Echipamente Opțiuni suplimentare Începutul contabilității

Vă mulțumim pentru feedback! Acesta va fi publicat după verificarea de către un moderator.

Articole similare

Nume de familie și prenume
Numar de telefon
Alte informații de contact
Tip de bază de date
Ai nevoie de un apel și de consultanță de la un angajat al companiei? Asa de Nu Alegeți una dintre opțiuni
Sunt de acord cu Politica de confidențialitate a Torgsoft. Vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate a Torgsoft. Dacă sunteți de acord, vă rugăm să confirmați mai jos.