Planul de automatizare: cum se organizează contabilitatea pentru diferite magazine

Torgsoft se potrivește majorității afacerilor comerciale mici și mijlocii care vând produse sau servicii, gestionează stocuri, casa, decontările cu furnizorii, lucrează cu clienți și angajați. Programul este folosit pentru automatizarea a peste 120 de tipuri de afaceri: de la un magazin mic până la o rețea de magazine, depozit, magazin online, centru de service sau producție mică.

Pentru diferite tipuri de comerț se folosește un singur sistem de evidență. Specificul afacerii este definit de structura produselor, caracteristici, reguli de vânzare, drepturile angajaților, opțiuni suplimentare și echipamente comerciale. De aceea, un magazin de îmbrăcăminte, un magazin alimentar, un magazin de piese auto sau de materiale de construcții are nevoie de setări diferite în Torgsoft, deși logica de bază a evidenței rămâne comună.

Înainte de cumpărare, programul poate fi testat pe produse reale și operațiuni tipice într-o versiune demo de 30 de zile. Aceasta este cea mai exactă metodă de a înțelege dacă Torgsoft acoperă procesele dumneavoastră.

Pentru ce afaceri este potrivit Torgsoft

Tipul magazinului în sine influențează puțin alegerea programului. Este important să înțelegeți cum circulă marfa în afacere, cum este vândută, ce caracteristici trebuie păstrate și ce dorește proprietarul să verifice.

• Magazine de retail. Îmbrăcăminte, încălțăminte, cosmetice, produse pentru copii, papetărie, cărți, produse pentru animale, produse chimice de uz casnic, articole gospodărești, electronice, piese auto, materiale de construcții și alte produse. Torgsoft gestionează recepții, vânzări, retururi, casări, inventariere, prețuri, stocuri, casa și decontări.
• Magazine alimentare și alte magazine cu marfă cântărită. Programul funcționează cu cântare, coduri de bare pentru greutate, ambalare și etichetare a produselor. Casierul poate primi greutatea fără introducere manuală dacă sunt conectate echipamentul și opțiunea corespunzătoare.
• Magazine de îmbrăcăminte și încălțăminte. Pentru produse se pot gestiona modele, mărimi, producători, sezoane și alte caracteristici. Vânzătorul vede disponibilitatea variantei necesare, iar proprietarul analizează vânzările și stocurile.
• Produse cu numere de serie și garanție. Pentru tehnică, unelte, biciclete și alte produse cu garanție se poate conecta evidența după numere de serie și service-ul în garanție.
• Bijuterii, țesături și materiale măsurabile. Funcțiile suplimentare Torgsoft permit evidența produselor în bucăți împreună cu greutatea, lungimea, suprafața sau altă unitate de măsură.
• Materiale de construcții și finisaje. Pentru gresie, laminat, linoleum și produse similare există calcule după caracteristici metrice.
• Comerț angro și depozite. Torgsoft gestionează achiziții, comenzi către furnizori, prețuri angro, stocuri în depozite, transferuri interne, decontări reciproce și livrări.
• Magazine online și marketplace-uri. Torgsoft poate fi baza principală de evidență pentru vânzările offline și online. Pentru aceasta se folosesc sincronizarea cu magazinul online și integrări separate cu platforme comerciale și servicii de livrare.
• Centre de service și ateliere. O opțiune suplimentară permite gestionarea cererilor de reparație, materialelor, etapelor de lucru și decontărilor cu clientul.
• Închiriere. Torgsoft poate gestiona produsele oferite clienților pentru o anumită perioadă, controla returnarea, plata, garanția și rezervarea.
• Producție mică. Programul susține evidența materialelor, fișelor tehnologice, producției de produse finite, costului de producție și utilizării materiilor prime.

De ce Torgsoft poate lucra cu produse foarte diferite

Torgsoft păstrează produsul ca fișă structurată. Pentru o poziție se poate indica tipul produsului, denumirea, codul articolului, codul de bare, producătorul, prețurile și caracteristicile necesare. Pentru anumite categorii se folosesc gama de mărimi, sezonul, unitățile de măsură, numerele de serie și alți parametri.

De aceea, programul nu trebuie să știe ce este un „magazin de încălțăminte” ca tip separat de sistem. Proprietarul descrie structura sortimentului său: model, producător, mărime, culoare, sezon și alte atribute necesare. După aceea, Torgsoft lucrează cu aceste date la recepție, vânzare, căutare, inventariere și analiza stocurilor.

Același principiu funcționează și pentru alte produse. Pentru cafea sunt importante greutatea și ambalarea. Pentru un smartphone poate fi important numărul de serie. Pentru gresie este necesar calculul suprafeței. Pentru îmbrăcăminte sunt necesare mărimile. Pentru piesele auto sunt importante codul articolului, producătorul și caracteristicile.

Sarcinile specializate de industrie trebuie analizate separat. De exemplu, selectarea automată a piesei auto după codul VIN este o sarcină separată de catalogare. Într-o astfel de afacere, Torgsoft poate gestiona nomenclatorul, stocurile, achizițiile, vânzările, casa și finanțele, iar scenariul concret de selectare a pieselor trebuie verificat înainte de implementare.

Torgsoft ordonează procesele de afaceri

Evidența computerizată funcționează atunci când angajații înregistrează aceleași operațiuni în același mod. În magazin trebuie stabilit cine primește marfa, cine înregistrează recepția, când poziția apare la vânzare, cine poate modifica prețul, cum se înregistrează retururile, casările, defectele și transferurile.

Torgsoft fixează această ordine în documente, roluri și drepturi de acces. Vânzarea modifică stocul și starea casei. Returul este înregistrat ca operațiune separată. Transferul între depozite are propriul document. Modificarea datelor de către utilizator poate fi înregistrată în jurnale și protocoale.

Dacă înainte de automatizare vânzătorii lucrau din memorie, se înțelegeau verbal, modificau prețurile fără o regulă unică sau corectau stocurile fără documente, în timpul implementării apar contradicții. Programul arată ce operațiuni din afacere încă nu au o procedură definită.

Într-o astfel de situație este util să descrieți operațiunea prin trei întrebări:

1. Cine execută acțiunea.
2. Ce trebuie să se schimbe în produse, bani sau documente.
3. Ce trebuie să vadă și să verifice proprietarul după aceea.

După aceea se poate determina prin ce document, setare sau funcție Torgsoft se înregistrează operațiunea. O parte dintre situațiile care la început par incompatibilități cu programul apar din lipsa unei reguli unice de lucru chiar în magazin.

Ce oferă Torgsoft proprietarului afacerii

Vânzătorul are nevoie de un instrument pentru munca zilnică. Proprietarul are nevoie de date pentru verificarea afacerii. Torgsoft păstrează operațiunile într-o singură bază și permite vizualizarea lor în legătură una cu alta.

• Produse și stocuri. Proprietarul vede ce există în depozit, unde se află produsul, cum a circulat și ce poziții trebuie reaprovizionate.
• Vânzări. Programul păstrează vânzările, retururile, reducerile, prețurile și datele despre produsele vândute.
• Bani. Se pot gestiona case, cheltuieli, plăți, decontări reciproce și operațiuni bancare.
• Furnizori. Torgsoft păstrează recepțiile, prețurile de achiziție, datoriile și istoricul decontărilor.
• Angajați. Administratorul stabilește rolurile și acțiunile permise. Managerul poate verifica operațiunile utilizatorilor.
• Clienți. Programul păstrează fișele clienților, istoricul cumpărăturilor, reducerile și bonusurile.
• Inventariere. Angajatul introduce cantitatea reală de marfă, iar Torgsoft o compară cu stocul contabil.
• Analitică. Managerul analizează vânzările, stocurile, rotația, profitabilitatea, sortimentul și alți indicatori.
• Vânzări online. Cu ajutorul integrărilor suplimentare se poate conecta baza principală cu magazinul online, marketplace-urile și serviciile de livrare.

Este potrivit Torgsoft pentru lucrul conform regulilor comerciale ucrainene

Torgsoft este dezvoltat pentru afacerile comerciale ucrainene. Programul susține RRO programatic, lucrul cu registre fiscale hardware, UKTZED, TVA, produse accizabile și formularul de evidență a stocurilor de mărfuri.

O vânzare fiscală poate fi legată de o operațiune obișnuită de vânzare în Torgsoft. Pentru plata cu cardul, programul poate transmite suma către un terminal bancar compatibil. Pentru bonul PRRO pe hârtie poate fi folosită o imprimantă obișnuită de bonuri.

Cerințele concrete depind de forma de activitate, sistemul de impozitare, sortiment și metodele de plată. Proprietarul sau contabilul stabilește ce reguli se aplică unei anumite afaceri, iar în Torgsoft se configurează întreprinderile, casele, PRRO, cotele și datele produselor corespunzătoare.

Cu ce echipamente comerciale lucrează Torgsoft

Pentru evidența de bază este suficient un computer cu Windows. Setul concret de echipamente depinde de operațiunile care trebuie efectuate la casă și în depozit.

• Scanerele de coduri de bare citesc produsele la vânzare, recepție și inventariere.
• Imprimantele de bonuri tipăresc bonuri de vânzare și bonuri PRRO pe hârtie.
• Imprimantele de etichete sunt necesare pentru produsele fără cod de bare gata pregătit sau pentru etichetarea proprie a magazinului.
• Cântarele electronice transmit greutatea produsului la casă sau sunt folosite pentru ambalare și tipărirea etichetelor de greutate.
• Terminalele bancare POS pot fi integrate cu Torgsoft, astfel încât programul să transmită suma de plată fără introducere repetată de către casier.
• Registrele fiscale sunt folosite de antreprenorii care lucrează cu RRO hardware.
• Terminalele de colectare a datelor sunt folosite în depozit pentru inventariere, recepție și lucru cu un sortiment mare.
• Afișajele pentru cumpărători arată clientului informații despre cumpărarea curentă.
• Echipamentele pentru case de autoservire pot fi folosite în magazinele unde este prevăzută plata independentă de către cumpărător.

Pentru echipamentele care schimbă date cu Torgsoft prin driver sau protocol special, compatibilitatea trebuie verificată pentru modelul concret. Acest lucru este deosebit de important pentru cântare, terminale bancare, registre fiscale și dispozitive specializate.

Ce configurație Torgsoft este necesară pentru amploarea dumneavoastră

Versiunea programului se stabilește după numărul de puncte comerciale, locuri de lucru, modul de acces la bază și funcțiile necesare. Tipul produsului are aici importanță secundară.

Costul final al automatizării depinde de versiunea Torgsoft, numărul locurilor de lucru, opțiunile suplimentare, echipamentele și volumul lucrărilor de configurare. De aceea, o sumă universală pentru un magazin „mic”, „mediu” sau „mare” oferă o imagine inexactă asupra bugetului.

Ce trebuie verificat înainte de cumpărarea programului

Pentru a determina compatibilitatea Torgsoft cu afacerea dumneavoastră, este suficient să descrieți activitatea reală a magazinului.

1. Ce produse vindeți. Stabiliți caracteristicile după care angajații caută, primesc și vând marfa.
2. Câte magazine, depozite și case aveți. De aceasta depind versiunea și modul de lucru cu baza.
3. Cine lucrează cu evidența. Vânzătorul, responsabilul de marfă, administratorul și proprietarul au nevoie de drepturi diferite.
4. Cum vindeți. Luați în considerare retailul, angroul, site-ul, marketplace-urile, livrarea, plata în avans și alte canale.
5. Cum fiscalizați vânzările. Verificați PRRO, registratorul fiscal și terminalul bancar.
6. Ce echipamente aveți deja. Notați modelele exacte ale cântarelor, imprimantelor, terminalelor și altor echipamente pentru verificarea compatibilității.
7. Ce operațiuni sunt nestandard pentru dumneavoastră. De exemplu, numere de serie, închiriere, producție, vânzare la metru, reparații, marfă în comision sau selecție specializată de industrie.

Când compatibilitatea trebuie verificată separat

Torgsoft este un sistem de evidență de serie. Compania dezvoltă nucleul comun al programului și adaugă funcții necesare unui cerc larg de antreprenori. De aceea, înainte de cumpărare merită verificat separat scenariul dacă afacerea depinde de o funcție îngustă și specializată.

Astfel de situații includ cataloage de industrie pentru selectarea produselor, echipamente speciale cu protocol propriu, algoritm nestandard de calcul sau proces care nu se regăsește printre funcțiile și opțiunile suplimentare Torgsoft.

Acest lucru poate fi clarificat înainte de achiziționarea licenței. Pentru verificare este suficient să reproduceți o zi tipică de lucru în versiunea demo: să recepționați câteva produse reale, să efectuați o vânzare, retur, plată, inventariere și să generați raportul necesar proprietarului.

Cum să treceți la Torgsoft

Implementarea începe cu pregătirea datelor și regulilor de lucru. Cu cât magazinul stabilește mai exact stocurile inițiale și ordinea operațiunilor, cu atât angajații vor trece mai repede la evidența sistematică.

1. Stabiliți structura afacerii. Magazine, depozite, întreprinderi, case, utilizatori și rolurile lor.
2. Pregătiți nomenclatorul de produse. Categorii, denumiri, coduri de articol, coduri de bare, caracteristici, prețuri și furnizori.
3. Efectuați inventarierea. Stocul inițial din program trebuie să corespundă mărfii reale.
4. Transferați datele necesare. O parte din informații poate fi importată din tabele sau din sistemul anterior de evidență.
5. Conectați echipamentele. Verificați scanerele, imprimantele, cântarele, PRRO, terminalul bancar și alte dispozitive.
6. Configurați drepturile angajaților. Fiecare rol primește acces doar la operațiunile necesare.
7. Efectuați operațiuni de test. Recepție, vânzare, retur, plată, inventariere și închiderea zilei de lucru.
8. Începeți să înregistrați toate operațiunile în sistem. În primele zile, proprietarul verifică regulat stocurile, casa, retururile, reducerile și acțiunile angajaților.