15 erori contabile care duc la pierderi

Nu faceți greșeli! 15 recomandări de la Torgsoft despre cum să păstrezi corect înregistrările https://t.co/nBuFN6pJ2e pic.twitter.com/xqVUQv7feI

- Torgsoft (@torgsoft) 20 octombrie 2021

Toți cei care vând software de afaceri le promit clienților lor soluții la problemele lor, creșterea profitului, reducerea costurilor, optimizarea proceselor și alte beneficii.

Dar poate programul să rezolve toate problemele de afaceri?

Dacă ne uităm la definiția automatizării afacerilor, aceasta reprezintă stocarea și procesarea proceselor de afaceri ale unei companii. Oamenii sunt parte integrantă a automatizării, deoarece aceștia introduc datele în sistem, le gestionează și fac modificări.

Erorile în politicile contabile, procesele de afaceri prost concepute, distribuția incorectă a responsabilităților și descrierile posturilor introduse în sistemul contabil duc la pierderi financiare grave pentru magazin.

Nu este neobișnuit ca un proprietar de afacere să cumpere un program de contabilitate și să lase toată gestiunea în seama sistemului. Cu toate acestea, Torgsoft, ca orice software, este un instrument care îl ajută pe proprietar să gestioneze magazinul, îl scutește de unele sarcini de rutină și alocă eficient timpul și resursele.

Cu ajutorul unui sistem flexibil de setări, Torgsoft permite sau interzice acțiuni, avertizează, solicită și înregistrează, dar, din păcate, nu poate corecta automat erorile și nu poate detecta fraudele.
De-a lungul anilor, am întocmit o listă de greșeli pe care antreprenorii le fac atunci când instalează un sistem de contabilitate.

Greșeala #1: accesul angajaților la toate funcțiile aplicației

Numai proprietarul ar trebui să aibă acces deplin, fără restricții.
Restricțiile sunt protecția datelor împotriva acțiunilor neautorizate și controlul angajaților în cadrul programului.

Proprietarul poate să salveze și să descarce baza de date, să aibă acces direct la baza de date, să returneze bunuri fără restricții, să șteargă statisticile, să vadă analiza rezultatelor comerciale și documentele financiare. Aceste funcții nu ar trebui să fie oferite oricui, iar utilizarea lor ar trebui să fie strict reglementată.
Dacă totuși trebuie să acordați competențe extinse unui angajat sau coproprietar, soluția corectă este să creați un cont separat și să deschideți manual accesul la elementele de meniu și acțiunile necesare.

Unde se configurează: Setări → Setări rol.
După ce ați creat un rol, trebuie să îl atribuiți unui angajat în meniul Setări → Utilizatori → Editare → selectați Rol din listă.
Nu utilizați opțiunea Fără restricții de rol pentru angajați.

Greșeala #2: parola implicită sau parola simplă

După instalarea aplicației, trebuie să schimbați parola implicită. Schimbați parolele dacă bănuiți că cineva le-ar putea cunoaște.
Este important de reținut că parola pentru fiecare aplicație, serviciu, cont trebuie să fie unică - nu folosiți aceeași parolă pentru toate resursele.

Unde se instalează: Setări → Utilizatori → Schimbare → Schimbare parolă.

Greșeala #3: un singur cont pentru toți angajații

Fiecare angajat ar trebui să aibă un cont personal.
Acest lucru este necesar pentru ca Torgsoft și, ulterior, proprietarul afacerii, să știe clar cine efectuează ce acțiuni în cadrul programului.

Dacă toată lumea lucrează cu același cont, adică se conectează la program cu același nume de utilizator și aceeași parolă, va fi imposibil să se afle cine a făcut o greșeală sau acțiuni ilegale și când, deoarece același utilizator va apărea întotdeauna în jurnalul de acțiuni și în documente.

Unde se configurează: Setări → Utilizatori → Adăugare - această acțiune creează un nou utilizator.
Setări → Angajați → Adăugați un angajat și atribuiți-i un nume de acces în card - această acțiune leagă angajatul de utilizator.

Greșeala #4: unui angajat i se permite mai mult decât este necesar

Restricțiile de rol ar trebui să fie în concordanță cu descrierile posturilor. Pentru fiecare angajat, deschideți numai acele acțiuni pe care le efectuează în mod regulat în cadrul sarcinilor de serviciu. Este periculos să deschideți funcțiile aplicației "pentru orice eventualitate", deoarece acest lucru îi oferă angajatului acces constant la informații care nu vor fi necesare.

Unde se configurează: Setări → Setări rol → Resurse

Greșeala #5: acces permanent pentru o acțiune unică

Deschideți funcții noi după cum este necesar, adică numai dacă angajatul nu lucrează pentru prima dată cu acest mod în Torgsoft și în viitor va lucra în mod regulat cu acest mod în programul de contabilitate.

Unde se configurează: Setări → Setări rol → Resurse

Greșeala #6: Ignorarea notificărilor aplicației

Citiți avertismentele din programul de contabilitate. În cursul activității sale, Torgsoft poate semnala nuanțe sau erori. Dacă un angajat vede un mesaj din partea programului și nu înțelege conținutul mesajului, acesta trebuie să anunțe imediat proprietarul afacerii sau, dacă este necesar, suportul tehnic Torgsoft.

De exemplu, dacă ignorați avertismentele sistemului cu privire la problemele de transmitere a datelor către registratorul fiscal sau către software-ul CM, puteți primi amenzi din partea serviciului fiscal.

Greșeala #7: contabilitatea selectivă

Informațiile din program reprezintă o documentație reală a ceea ce se întâmplă în cadrul întreprinderii.

Toate acțiunile trebuie să se reflecte în program. În cazul în care banii sunt transferați între mai mulți angajați în timpul colectării, acest lucru trebuie luat în considerare în program.
Înregistrarea fiecărei acțiuni vă va permite să refaceți imaginea evenimentelor chiar și după câteva luni sau ani și vă va ajuta să identificați erorile, inexactitățile și fraudele.

Cealaltă extremă este reprezentată de informațiile incomplete. Dacă inițial nu acordați atenție unei fișe de produs corect completate, acest lucru va afecta extinderea afacerii dvs. - va fi dificil să încărcați rapid bunuri în magazinul dvs. online. Formarea corectă a arborelui tipului de produs este baza sistemului de contabilitate a mărfurilor, care este utilizat nu numai pentru a analiza rezultatele comerciale, ci și pentru a construi structura corectă a imaginii mărfurilor în magazinul online.

Greșeala #8: neînțelegerea stării reale a lucrurilor

Un proprietar de afacere trebuie să cunoască și să înțeleagă toate procesele de afaceri ale companiei. În acest caz, el sau ea poate evalua calitatea muncii personalului, eficiența și eficacitatea acțiunilor.

Dacă numărul de vânzări a scăzut, se datorează faptului că noul manager nu mai sună clienții după ce aceștia plasează o comandă? Sau poate din cauză că vânzătorul nu respectă termenii sistemului de fidelizare și nu oferă carduri de reducere clienților? Sau poate că vânzătorul pur și simplu închide magazinul mai devreme? În acest caz, ar trebui să controlați sosirea și plecarea angajaților.
Dacă stabiliți reguli și o procedură clară de implementare a acestora, puteți controla rezultatele în Torgsoft.

Greșeala #9: "programul este gestionat de administratorul meu"

Torgsoft este un program intuitiv. Esența lucrului cu sistemul de contabilitate constă în faptul că utilizatorul introduce datele de intrare - vânzări, retururi, radieri, rebuturi, respingeri, rezultate ale recontabilizării, iar programul interpretează aceste date și oferă informații gata pregătite pentru deciziile de management.

Este important ca proprietarul să cunoască principiile programului, să aibă o idee despre motivul pentru care angajații efectuează anumite acțiuni, să înțeleagă structura generală a proceselor de afaceri pentru fiecare poziție, să fie ghidat în ceea ce privește corectitudinea acțiunilor angajaților în cadrul programului și să depisteze erorile sau comportamentele necorespunzătoare.

Nu ar trebui să lăsați un administrator sau un vânzător senior să vă gestioneze afacerea.

Greșeala #10: o mulțime de acțiuni inutile

Fiecare proces de afaceri dintr-un magazin ar trebui să fie gândit și simplificat. Efectuarea unor acțiuni inutile duce la greșeli și la pierderi de timp.
Greșeli frecvente:

Greșeala #11: perioade deschise

Nu permiteți accesul la perioadele anterioare. Informațiile privind rezultatele tranzacțiilor din lunile anterioare trebuie protejate împotriva modificării intenționate sau accidentale. Închideți fiecare document al circulației mărfurilor după verificare și blocați editarea informațiilor după încheierea perioadei calendaristice.

Unde să vă instalați: Analiză → Perioadă → Schimbare de stare → Închidere perioadă

Greșeala #12: lipsa de control

Controlul și verificarea reciprocă în toate etapele.
Angajații ar trebui să se verifice reciproc. Dacă un angajat creează nota de transfer, angajatul destinatar trebuie să verifice și să confirme că datele introduse sunt corecte.
În cazul în care mai mulți angajați sunt implicați într-un proces de afaceri, fiecare dintre ei este responsabil pentru acuratețea informațiilor din program.

Un proprietar de afacere trebuie să planifice punctele de control - analiza rezultatelor comerciale, promoții, decontări cu furnizorii - cine ce datorează și cui, verificarea marjei de profit pentru mărfuri, documente pentru scoaterea mărfurilor din vânzare și încasarea.

Greșeala #13: să faci manual ceea ce este automatizat

Automatizare maximă și decizii minime la discreția angajatului. Factorul uman va fi întotdeauna principala sursă de probleme și erori în contabilitate. Dacă este posibil să se transfere procesul decizional către un program de contabilitate, merită să se facă acest lucru.

De exemplu, sistemul identifică un produs sau un client printr-un cod de bare, astfel încât nu ar trebui să permiteți unui vânzător să utilizeze o căutare manuală după nume dacă nu este necesar.

Greșeala #14: contabilizarea dezordinii

Haosul nu poate fi automatizat. Dacă procesele de afaceri din magazin sunt lipsite de logică, structură și ordine, atunci programul de contabilitate nu va ajuta la rezolvarea lor doar prin prezența sa.

Introducerea cu întârziere a documentelor, modificările retroactive ale informațiilor fără a fi necesare și ajustările inutile ale datelor vor înrăutăți situația. Faceți contrariul: introduceți documentele de îndată ce acestea devin disponibile și interziceți modificarea retroactivă a datelor.
Efectuați inventare regulate și nu "ajustați" rezultatele. În caz contrar, nu are rost să se țină contabilitatea, iar programul va deveni o baterie de haos acumulat.

Greșeala #15: Inventarea unor soluții care au fost deja implementate

Fiecare configurație în Torgsoft este o experiență, rezultatul rezolvării problemelor și situațiilor dificile a mii de antreprenori.
Proprietarul întreprinderii are dreptul de a utiliza sau nu restricții. Cu toate acestea, este important să se înțeleagă că restricțiile nu sunt create pentru a complica viața unui antreprenor, ci pentru a preveni problemele.

Automatizarea este un instrument de creștere a productivității, de îmbunătățire a calității serviciilor și produselor și a eficienței proceselor de gestionare a afacerilor.
Automatizarea comerțului necesită o abordare cuprinzătoare și sistematică a controlului proceselor comerciale dintr-un magazin.