Protocolul de numerotare a produselor: numărul articolului, codul de bare, numărul de serie — cine este responsabil și cum se controlează

În Torgsoft este implementat un protocol clar de numerotare și identificare a produselor, care permite automatizarea evidenței, evitarea încurcării sortimentului și controlul acțiunilor personalului.

Sistemul se bazează pe trei identificatori principali: Articol, Cod de bare și Număr de serie. Mai jos este prezentată o descriere detaliată a modului în care funcționează, cine răspunde de acest proces și cum poate fi controlat.

1. Articol (SKU) — Cod intern sau de catalog

Articolul este folosit pentru identificarea modelului produsului. Acesta poate fi codul producătorului sau un cod intern al magazinului.

• Logica formării:

• Torgsoft permite formarea automată a articolului pentru produsele noi.

• Articolul poate fi format din codurile Tipului de produs și ale Producătorului. De exemplu, dacă codul tipului "Blugi" este "D", iar al producătorului "Levis" este "L", articolul poate începe cu "DL".

• Lungimea și regulile de generare a articolului pot fi configurate în meniul Setări — Parametri — fila Produs.

• Controlul unicității:

• În setări se poate stabili modul de verificare a unicității articolului: "Nu verifica", "Avertizează despre duplicate" sau "Interzice duplicatele". Ultima opțiune este cea mai potrivită pentru o evidență strictă.

2. Cod de bare (Barcode) — Identificator pentru scanare

Acesta este principalul instrument pentru vânzare rapidă și inventariere. În sistem există o prioritate a codurilor de bare.

• Codul de bare al producătorului. Dacă produsul are un cod de bare de fabrică (EAN-13), acesta este scanat la recepție, iar sistemul îl folosește ca principal.

• Codul de bare intern. Dacă nu există cod de bare de fabrică sau acesta nu poate fi citit, Torgsoft generează propriul cod de bare unic (standard EAN-13).

• Codurile de bare interne încep de obicei cu prefixul 29 (se configurează în parametri).

• Pentru marfa cântărită se utilizează prefixul 25 (sau 21), iar structura codului conține greutatea produsului.

• Controlul duplicatelor:

• În setările Tipului de produs se poate stabili comportamentul la detectarea aceluiași cod de bare: "Interzice", "Permite" (pentru variații de culoare ale aceluiași model) sau "Întreabă".

• Pentru produsele care au coduri de bare identice de la producător (de exemplu, diferite mărimi de îmbrăcăminte cu același cod de bare), Torgsoft poate genera coduri de bare interne unice pentru fiecare mărime.

3. Număr de serie — ID unic al unei unități de produs

Este utilizat pentru electronice, electrocasnice și alte produse care necesită service în garanție.

• Moduri de evidență:

• Se activează prin opțiunea suplimentară "Evidența produselor cu garanție după numere de serie".

• Se poate configura "Evidență strictă a garanției". În acest mod, programul nu doar solicită introducerea numărului de serie, ci controlează strict corectitudinea și mișcarea acestuia.

• Proces. La vânzarea unui astfel de produs, sistemul solicită scanarea sau introducerea numărului de serie al exemplarului concret, care se scade din sold.

Cine răspunde și cum se controlează?

Responsabilitatea este distribuită între rolurile din sistem (Proprietar, Specialist în mărfuri, Vânzător), ale căror drepturi se configurează în meniul Setări — Utilizatori.

1. Proprietar / Administrator (Control strategic)

• Responsabilitate. Stabilirea politicii de numerotare (dacă se generează articole proprii, dacă se permit duplicatele de coduri de bare, dacă se utilizează evidența strictă a numerelor de serie).

• Instrumente de control:

• Jurnalul acțiunilor utilizatorilor. Permite să vedeți cine și când a modificat fișa produsului, codul de bare sau prețul.

• Diagnosticarea erorilor. Modul Gestionarea mărfurilor — Diagnosticarea erorilor permite identificarea produselor cu aceleași coduri de bare, dar cu denumiri diferite, și unirea sau corectarea acestora.

• Interzicerea modificărilor. Puteți interzice vânzătorilor să editeze tipurile de produse sau fișele produselor, pentru a evita haosul în nomenclatură.

2. Specialist în mărfuri / Gestionar (Control operațional)

• Responsabilitate. Recepția corectă a mărfii. La recepția mărfii este necesar să se urmărească faptul că:

• Produsul cu cod de bare al producătorului a fost scanat (sistemul îl va găsi sau va crea o fișă nouă).

• Produsul fără cod de bare a primit un cod generat de sistem și o etichetă aplicată.

• Pentru produsele cu garanție au fost introduse numerele de serie.

• Instrumente:

• Tipărirea etichetelor. La recepție puteți configura tipărirea automată a etichetelor doar pentru produsele noi sau pentru cele care nu au cod de bare de fabrică.

• Verificarea facturii de recepție. Funcția de control al facturii de recepție permite verificarea corespunderii dintre marfa primită efectiv și cea introdusă în sistem.

3. Vânzător (Executare)

• Responsabilitate. Scanarea  codului de bare al produsului la vânzare.

• Control. Dacă este configurată "Evidență strictă a garanției" sau "Interzicerea vânzării pe minus", sistemul nu îi va permite tehnic vânzătorului să greșească (să vândă un număr de serie inexistent sau un produs care nu există în sold).

Recomandare privind implementarea

Pentru control maxim se recomandă:

1. Să activați setarea "Verifică și interzice duplicatele de articole".

2. Să utilizați prefixe unice pentru codurile de bare interne (implicit '29').

3. Pentru tehnica scumpă să activați "Ține evidență strictă a garanției".

4. Să efectuați regulat Inventarierea cu ajutorul unui scanner sau al unui terminal de colectare a datelor, pentru a alinia stocurile reale cu cele contabile.