Cum să întreții corect o nomenclatură: tipuri de produse, șabloane de nume și controlul duplicatelor

Pentru proprietarul unei afaceri, haosul în nomenclatură nu este doar o „listă urâtă”, ci pierderi financiare directe din cauza încurcării produselor, imposibilității unei analitici corecte și a furturilor. Pentru ca echipa să lucreze la fel, nu este suficient să „vă înțelegeți” — trebuie să fixați regulile la nivelul setărilor programului Torgsoft.

Iată un algoritm pas cu pas despre cum să transformați nomenclatura într-un standard strict, folosind instrumentele sistemului.

1. Fundament: un arbore unic al tipurilor de produse

Structura este scheletul evidenței dvs. Dacă un manager creează „Pantaloni”, iar altul — „Blugi”, nu veți putea niciodată să reconciliați rapoartele.

• Regulă. Creați o ierarhie de la general la specific în meniul Merceologie — Tip de produs.

• Nivelul 1 (Grup). Îmbrăcăminte, Încălțăminte, Accesorii.

• Nivelul 2 (Subgrup). Bărbați, Femei.

• Nivelul 3 (Tip specific). Blugi, Tricouri, Rochii.

Denumirea tipului de produs (nivelul cel mai de jos) devine automat parte a denumirii produsului pe bon și pe etichetă. De aceea denumirile trebuie să fie concise și clare.

2. Automatizare: formula denumirii produsului

Oamenii greșesc sau nu au răbdare să scrie denumiri complete. Torgsoft permite să scoateți această sarcină din zona „umană” și să o încredințați algoritmului.

• Cum se configurează. În meniul Setări — Parametri — Produs — Denumire.

• Formula. Alegeți singuri din ce „cărămizi” va fi construită denumirea.

• Standard recomandat. Tip de produs + Producător (Brand) + Colecție + Articol + Caracteristici (Mărime/Culoare).

Indiferent cum ar vrea managerul să numească produsul „Blugi albaștri super”, programul îl va salva automat ca „Blugi Levi's 501 Blue 32/34”, dacă așa ați configurat formula.

3. Caracteristici dinamice: ordine în detalii

Ca să nu scrieți totul la grămadă în câmpul „Descriere” (unde apoi nu se mai poate găsi nimic), folosiți caracteristici dinamice.

• Ce sunt. Câmpuri suplimentare specifice unui anumit tip de produs (de exemplu, pentru încălțăminte — „Materialul tălpii”, pentru tehnică — „Diagonala ecranului”).

• Cum funcționează. Creați aceste câmpuri în setările tipului de produs și le faceți obligatorii („Necesar”). Managerul nu va putea salva fișa produsului până nu completează acești parametri. Acest lucru garantează completitudinea datelor pentru magazinul online și filtre.

4. Coduri de bare și articole: unicitate înainte de toate

Dublurile de articole sunt principala cauză a confuziilor în depozit.

• Unicitatea articolelor. Activați setarea Verifică și interzice repetările articolelor în parametrii produsului. Acest lucru nu va permite crearea a două fișe diferite cu același articol de producător.

• Coduri de bare:

• Dacă există cod de bare de producător — îl scanăm.

• Dacă nu există — programul generează un cod de bare intern unic (de obicei începe cu 29...).

• Important. Interziceți duplicarea codurilor de bare în setările tipului de produs pentru a evita situațiile când produse diferite se „înregistrează” identic la casă.

5. Protecție împotriva „creativității” personalului (Roluri și Acces)

Chiar și regulile perfecte nu vor funcționa dacă toată lumea are dreptul să le schimbe.

• Restricționarea drepturilor. Prin meniul Setări — Parametri — Acces sau setările de roluri.

• Interziceți vânzătorilor să editeze referința „Tip de produs” (ca să nu creeze duplicate de categorii).

• Bifați „Denumire fixă a produsului” pentru pozițiile critice. Acest lucru va bloca schimbarea denumirii chiar și la importul facturilor, protejând nomenclatura dvs. de suprascriere.

6. Importul ca sursă de ordine (sau haos)

La încărcarea facturilor de la furnizori (Excel) apare adesea „gunoi” în baza de date.

• Regulă. Folosiți setările de import cu discernământ.

• Dacă produsul există deja în bază, configurați identificarea după Articol sau Cod de bare.

• Dezactivați actualizarea denumirii (bifa „Actualizează parametrii produsului”), dacă doriți să păstrați standardele dvs. interne de denumire, nu denumirile furnizorului.

• Controlul duplicatelor. Dacă după import sau creare vedeți lângă denumirea produsului o „steluță” (*) — este un semnal de alarmă. Înseamnă că sistemul a creat un duplicat (coincidență de denumiri la articole/coduri de bare diferite sau invers). Astfel de poziții trebuie unite imediat prin Diagnostic de erori sau Lista completă de produse.

7. Instrument de control: lista completă de produse și servicii

Acesta este modul principal pentru proprietar sau merceolog (Merceologie — Lista completă de produse și servicii).

• Aici vedeți toată nomenclatura, inclusiv produsele care nu sunt acum în stoc (0 buc.).

• Aici puteți edita în masă fișele, uni duplicatele, tipări etichete pentru reetichetare și scoate din uz produsele vechi, ca să nu aglomereze căutarea.

Rezumat pentru proprietar:

1. Configurați o singură dată arborele tipurilor și formula denumirii.

2. Faceți obligatorii caracteristicile cheie.

3. Interziceți personalului de linie să modifice referințele prin drepturile de acces.

4. Revizuiți regulat Lista completă pentru duplicate și produse cu „steluțe”.