Cum să organizezi PCM, comenzi online, livrări și retururi în Torgsoft

Cum să organizați РCM, comenzile online, livrarea și retururile în Torgsoft

În Torgsoft poate fi gestionat întregul ciclu de activitate al unui magazin online: primirea unei comenzi de pe site sau de pe o platformă de comerț electronic, rezervarea produselor, generarea unei facturi și a unei facturi de ieșire, înregistrarea plății, crearea bonului fiscal, organizarea livrării, returnarea produselor în depozit și verificarea tuturor operațiunilor în rapoarte. Datele despre vânzare, plată, bonul fiscal, client și circulația produselor sunt păstrate într-un singur sistem.

Unele funcționalități sunt conectate ca opțiuni separate. Printre acestea se numără: CM software, sincronizarea cu magazinul online, integrarea cu Nova Poshta, terminalele bancare, extrasele bancare, formularul de evidență a stocurilor de produse și arhivarea în cloud.

Conectarea și utilizarea РCM

În Torgsoft puteți înregistra direct din program unitatea comercială, РCM și casierii. Pentru aceasta, în fișa întreprinderii se introduc datele de înregistrare și se conectează semnătura electronică calificată a antreprenorului sau a directorului.

După înregistrarea РCM, trebuie să:

• îl adăugați în Torgsoft;

• îl asociați cu întreprinderea și postul de lucru corespunzătoare;

• stabiliți casierii care au dreptul să lucreze cu РCM;

• configurați formele și mijloacele de plată;

• stabiliți produsele a căror vânzare trebuie fiscalizată;

• verificați denumirile produselor, prețurile, cotele de impozitare și codurile necesare;

• configurați tipărirea sau trimiterea electronică a bonurilor.

Un singur РCM poate fi configurat pentru activitatea mai multor casieri care lucrează în schimburi, câte un casier pentru fiecare schimb. Programul păstrează informațiile despre casierul care a generat fiecare bon.

În timpul vânzării, Torgsoft creează documentul de vânzare, scade produsul din stoc, înregistrează plata și generează bonul fiscal. Bonul este asociat cu vânzarea corespunzătoare, astfel încât proprietarul poate verifica pentru ce vânzare a fost creat.

Pentru fiecare modalitate de plată trebuie configurat separat scenariul corect:

• numerar;

• card de plată prin terminal POS;

• plată online cu cardul;

• transfer bancar în cont;

• plată în avans;

• plată intermediară;

• plată finală;

• plată ramburs;

• vânzare cu plata amânată.

Programul aplică scenariul selectat de utilizator. Prin urmare, înainte de începerea activității trebuie stabilit cine încasează banii de la cumpărător, în ce moment se generează bonul și cine fiscalizează plata ramburs — vânzătorul sau serviciul de livrare.

Bonuri electronice pentru cumpărători

Bonul fiscal generat în Torgsoft poate fi:

• tipărit;

• trimis cumpărătorului prin SMS sau Viber;

• trimis prin e-mail;

• atașat la un e-mail în format PDF;

• transmis cumpărătorului sub forma unui link către bonul înregistrat pe serverul Serviciului Fiscal de Stat.

Numărul fiscal al bonului, numărul РCM, numărul documentului din Torgsoft și linkul pentru verificarea bonului pot fi adăugate automat în mesaj.

Dacă numărul de telefon sau adresa de e-mail sunt deja salvate în fișa clientului, programul poate completa automat aceste date în timpul vânzării. În funcție de setări, bonul pe hârtie poate să nu fie tipărit dacă acesta a fost transmis cumpărătorului în format electronic.

Plata în avans, plata parțială și plata finală

Pentru comenzile cu plată în avans se utilizează modul «Comerț cu emiterea facturii». În acesta poate fi generată factura cumpărătorului, poate fi înregistrată plata și poate fi creat bonul РCM corespunzător.

Pentru plățile efectuate în etape, Torgsoft acceptă trei tipuri de bonuri:

1. Plată în avans — se generează la efectuarea primei plăți parțiale.

2. Plată intermediară — se generează la efectuarea următoarei plăți, care nu acoperă încă întreaga datorie.

3. Plată finală — se generează atunci când cumpărătorul achită soldul rămas.

În bonurile pentru plata intermediară și plata finală poate fi indicat numărul fiscal al primului bon de plată în avans. Programul afișează, de asemenea, suma achitată anterior, plata curentă și soldul datoriei.

Pentru generarea bonului poate fi configurat unul dintre următoarele moduri:

• să nu se genereze automat bonul;

• utilizatorului să i se propună generarea bonului;

• bonul să fie generat întotdeauna;

• bonul să fie generat numai pentru suma achitată;

• bonul de plată să fie generat luând în considerare datoria;

• să fie solicitată selectarea variantei necesare înainte de fiscalizare.

Setarea concretă se selectează în funcție de contractul cu cumpărătorul, modalitatea de plată și procedura de predare a produsului.

Comenzi din magazinul online

În timpul sincronizării cu site-ul, Torgsoft poate descărca comenzile cumpărătorilor și poate crea automat:

• factura;

• factura de ieșire;

• fișa clientului;

• adresa de livrare;

• lista produselor comandate;

• valoarea comenzii;

• datele necesare pentru plata și expedierea ulterioară.

O comandă primită din magazinul online are un marcaj separat, astfel încât angajatul o poate deosebi de o vânzare creată direct în program.

Torgsoft poate fi sincronizat și cu mai multe site-uri. Pentru fiecare site se creează un obiect de sincronizare separat. Programul poate transmite către site stocurile, prețurile, caracteristicile și fotografiile produselor și poate primi de pe site comenzile noi.

Livrarea prin Nova Poshta

După conectarea integrării cu Nova Poshta în Torgsoft, puteți:

• crea destinatarul;

• selecta o filială, un locker pentru colete sau livrarea la adresă;

• genera documentul de transport;

• tipări documentul de transport;

• transmite datele expedierii către Nova Poshta;

• vizualiza starea livrării;

• actualiza în masă stările expedierilor.

Dacă o comandă este primită din magazinul online împreună cu datele destinatarului, localitatea, numărul filialei și numărul de telefon, Torgsoft poate utiliza aceste informații pentru crearea documentului de transport.

Angajatul poate vedea dacă expedierea a fost creată, transmisă transportatorului, livrată sau este returnată. Acest lucru ajută la înregistrarea la timp a revenirii produselor în depozit și la verificarea încasării plății ramburs.

Plata ramburs

Procedura de lucru cu plata ramburs depinde de contractul încheiat cu serviciul de livrare.

Dacă transportatorul încasează banii de la cumpărător, emite propriul bon fiscal și transferă fondurile în contul curent al vânzătorului, în Torgsoft pot fi gestionate:

• factura cumpărătorului;

• factura de ieșire;

• documentul de transport;

• starea livrării;

• datoria până la primirea fondurilor;

• plata după primirea extrasului bancar.

Dacă bonul fiscal trebuie generat de vânzător, acesta este creat prin РCM conectat, în conformitate cu scenariul selectat pentru plată și livrare.

Returnarea produsului de către cumpărător

În Torgsoft, returul poate fi înregistrat pe baza vânzării inițiale.

Angajatul poate:

1. Deschide secțiunea «Document — Retur» dacă vânzarea a fost efectuată printr-o operațiune de vânzare obișnuită.

2. Scana codul de bare al bonului sau selecta vânzarea necesară din listă.

3. Marca produsele returnate de cumpărător.

4. Crea documentul de retur.

5. Returna produsele în depozit.

6. Înregistra restituirea banilor.

7. Genera bonul de retur prin РCM.

Dacă cumpărătorul nu are bonul, vânzarea poate fi găsită după cardul de reducere, client, produs sau lista vânzărilor anterioare.

Programul permite restituirea banilor prin aceeași modalitate prin care a fost efectuată plata. Pentru o operațiune fără numerar poate fi indicată restituirea din contul curent corespunzător. Dacă este conectat un terminal bancar, operațiunea de restituire poate fi transmisă către terminal, iar datele bonului terminalului pot fi adăugate în document.

Documentul de retur păstrează legătura cu vânzarea inițială. În secțiunea de analiză РCM pot fi vizualizate numărul fiscal al vânzării inițiale, bonul de retur, suma și casierul.

Dacă cumpărătorul nu a ridicat coletul

Atunci când serviciul de livrare returnează un colet neachitat, circulația efectivă a produselor trebuie înregistrată în Torgsoft:

• verificați starea documentului de transport;

• înregistrați returnarea expedierii;

• readuceți produsul în stocul disponibil al depozitului;

• salvați numărul documentului de transport și documentele transportatorului;

• verificați dacă au fost primite fonduri;

• verificați dacă a fost generat bonul fiscal inițial.

În Torgsoft pot fi atașate fișiere la documentul de depozit. Astfel, împreună cu returul pot fi păstrate chitanța transportatorului, cererea cumpărătorului, un proces-verbal sau un alt document justificativ.

Dacă banii nu au fost încasați, iar vânzătorul nu a generat bonul fiscal inițial, operațiunea de restituire prin РCM nu se efectuează. Dacă bonul inițial a fost generat, returul se înregistrează ținând cont de acesta.

Plăți și extrase bancare

Torgsoft permite evidența conturilor curente și încărcarea extraselor bancare. După configurare, antreprenorul poate:

• primi operațiunile efectuate în cont;

• vedea data și suma încasării;

• asocia plata cu factura sau factura de ieșire a cumpărătorului;

• stinge datoria;

• controla comenzile achitate parțial;

• înregistra comisionul bancar;

• verifica restituirile de bani.

Pentru plățile cu cardul poate fi conectat un terminal POS bancar. În acest caz, suma este transmisă din Torgsoft către terminal, iar rezultatul operațiunii revine în program. Acest lucru reduce riscul apariției unei erori atunci când casierul introduce manual suma în terminal.

Evidența produselor și documentele primare

Torgsoft păstrează istoricul circulației fiecărei poziții de produs:

• recepția de la furnizor;

• transferul intern;

• rezervarea;

• vânzarea;

• returul de la cumpărător;

• returul către furnizor;

• scoaterea din gestiune;

• inventarierea.

În documentele de recepție pot fi introduse numărul facturii furnizorului, furnizorul, întreprinderea, prețul de achiziție și alte date. Pentru produse pot fi păstrate informații despre producător, certificatele de calitate, numerele de serie, garanția, codurile de bare și caracteristicile.

Funcția separată «Formularul de evidență a stocurilor de produse» formează evidența soldurilor inițiale, intrărilor și ieșirilor de produse pe baza documentelor create în program. Aceasta este utilizată după activarea opțiunii corespunzătoare și configurarea datei de începere a evidenței.

Pentru produsele accizabile, Torgsoft oferă setări separate pentru produsul fiscal, transmiterea codurilor necesare și includerea datelor timbrului de acciz în bonul fiscal.

Controlul bonurilor și închiderea schimbului

În secțiunea de analiză РCM, proprietarul sau angajatul responsabil poate verifica:

• data și ora bonului;

• tipul documentului;

• suma;

• numărul fiscal;

• vânzarea, factura de ieșire sau returul asociat;

• casierul;

• punctul comercial;

• modalitatea de plată;

• crearea bonului în regim online sau offline;

• transmiterea bonului către serverul Serviciului Fiscal de Stat.

În program sunt disponibile deschiderea schimbului, raportul X, raportul Z, introducerea și retragerea de numerar din casă. Raportul Z închide automat schimbul. De asemenea, poate fi generat un raport centralizator pentru o anumită perioadă, cu repartizarea vânzărilor și retururilor în funcție de modalitatea de plată.

Dacă se întrerupe conexiunea cu serverul fiscal, РCM poate trece în regim offline. După restabilirea conexiunii, Torgsoft transmite către server documentele offline create. În program poate fi verificată starea sesiunilor offline și înregistrarea fiecărui bon.

Stornarea în Torgsoft este utilizată pentru anularea ultimului bon fiscal înregistrat eronat. Pentru returul obișnuit al produselor se utilizează documentul de retur și bonul de retur corespunzător.

Păstrarea datelor și controlul angajaților

În Torgsoft pot fi configurate drepturile de acces pentru casieri, vânzători, gestionari de produse, magazioneri, manageri și proprietar. Fiecare angajat primește acces numai la operațiunile permise.

Programul păstrează registrul acțiunilor utilizatorilor și jurnalul modificărilor documentelor. Proprietarul poate verifica cine a creat, modificat sau anulat o operațiune.

Pentru protejarea informațiilor pot fi configurate:

• copierea de rezervă automată și programată a bazei de date;

• păstrarea copiilor de rezervă în spațiul de stocare în cloud;

• restricționarea accesului la operațiunile financiare și de depozit.

Acest mod de lucru permite păstrarea într-un singur sistem a comenzilor, documentelor de produse, plăților, bonurilor РCM, documentelor de transport, retururilor și rapoartelor. Înainte de lansare trebuie configurat un scenariu separat pentru fiecare modalitate de plată și livrare, iar angajaților trebuie să li se ofere instrucțiuni clare privind vânzarea, plata ramburs, retururile și închiderea schimbului de casă.