Achizițiile ca sistem de control al banilor: ce ar trebui să vadă proprietarul

Procesul de recepție a mărfii nu este doar o operațiune de depozit pentru înregistrarea stocurilor, ci un punct de bază pentru controlul finanțelor companiei. Proprietarul afacerii trebuie să privească achizițiile ca pe o etapă de formare a costului, apariție a obligațiilor de datorie și fundamentare a profitului viitor.

Iată aspectele-cheie pe care proprietarul trebuie să le vadă și să le controleze în procesul de recepție a mărfii:

1. Formarea corectă a costului și evidența cheltuielilor suplimentare 

Proprietarul trebuie să vadă costul real al mărfii, care nu este format doar din prețul furnizorului. Programul permite înregistrarea tuturor componentelor care influențează costul final:

• Reducerile de la furnizor. La crearea facturii se poate indica procentul total de reducere pentru întreaga partidă, iar sistemul va recalcula automat prețul fiecărui produs.

• TVA. Dacă marfa este impozabilă, proprietarul indică prețul fără TVA, iar programul adaugă automat taxa pentru formarea corectă a prețului de vânzare.

• Cheltuieli de factură și transport. Foarte importantă este fila "Cheltuieli ale facturii". Proprietarul trebuie să vadă toate cheltuielile financiare suplimentare (livrare, ambalare, servicii bancare). Aceste cheltuieli pot fi incluse în costul mărfii (atunci ele cresc valoarea stocului și se compensează pe măsura vânzării) sau pot să nu fie incluse în cost, dar să fie luate în calcul la stabilirea prețului de vânzare cu amănuntul (cost suplimentar de achiziție).

2. Controlul decontărilor și apariția datoriilor față de furnizori 

În momentul salvării facturii de recepție apare o obligație financiară. Proprietarul trebuie să controleze:

• Balanța cu partenerii. Orice marfă primită de la furnizor este înregistrată automat în balanța mărfuri-bani. Proprietarul vede clar câtă marfă a fost primită și câți bani trebuie plătiți.

• Evidența multivalutară. Dacă achiziția are loc în valută străină (de exemplu, în dolari), iar vânzarea — în grivne, proprietarul poate fixa valuta facturii de recepție și cursul. Acest lucru permite recalcularea corectă a prețurilor de vânzare cu amănuntul și controlul datoriei față de furnizor exact în valuta achiziției.

• Legarea plăților de livrări concrete. Proprietarul poate controla plățile prin legarea mișcării banilor (din casă, din contul curent sau din bani personali) direct de o anumită factură de recepție.

3. Siguranța datelor: ascunderea prețurilor de achiziție față de personal 

Pentru siguranța financiară, proprietarul trebuie să dețină monopolul asupra informațiilor despre prețurile de achiziție și marjă. În sistem este implementată o delimitare strictă a drepturilor:

• Vânzătorilor sau angajaților obișnuiți din depozit li se poate interzice să vadă prețurile de achiziție.

• Cu o astfel de setare, angajatul poate număra fizic marfa și poate introduce cantitatea în program, dar nu va cunoaște valoarea ei și nu va putea calcula profitul proprietarului. Acest lucru reduce riscul de fraude și comportament necinstit.

4. Verificarea facturilor și blocarea modificărilor ("Înghețarea" recepției) 

Pentru a evita furturile în etapa recepției sau manipulările cu documentele retroactiv, proprietarul folosește instrumente de control:

• Verificarea cantității. Cu ajutorul unui scanner de coduri de bare sau al unui terminal de colectare a datelor, se poate compara cantitatea reală de marfă cu cea indicată în document.

• Control efectuat. După verificarea finală a facturii de recepție, proprietarul (sau administratorul autorizat) stabilește statusul «Control efectuat». După aceasta, factura este blocată: niciun angajat nu va putea edita cantitatea, prețul sau șterge marfa din acest document. În sistem rămâne înregistrat pentru totdeauna numele utilizatorului (Controlorului) care a aprobat această recepție.

5. Analiza eficienței banilor investiți (Rentabilitatea achiziției) 

Controlul banilor în achiziții nu se încheie în momentul recepției mărfii. Proprietarul trebuie să vadă cât de profitabilă a fost o anumită investiție:

• Folosind raportul «Analiza rentabilității facturii de recepție», proprietarul poate urmări "soarta" unei achiziții concrete.

• Raportul arată câtă marfă din această factură a fost deja vândută, câtă a rămas în stoc ("bani înghețați"), ce sumă a fost încasată, ce reduceri au fost acordate cumpărătorilor și ce profit real a adus exact această partidă de marfă. Acest lucru îi permite proprietarului să ia decizii privind necesitatea decontării cu furnizorul (de exemplu, dacă merită să solicite o amânare, în cazul în care marfa se vinde slab) și să planifice achizițiile viitoare.