Contabilitate strictă a garanțiilor: reguli pentru lucrul cu numerele de serie

Înregistrarea numerelor de serie și a IMEI (International Mobile Equipment Identity) în programul Torgsoft se realizează cu ajutorul opțiunii suplimentare cu plată «Evidența produselor în garanție după numerele de serie»

Când este obligatorie înregistrarea?

Introducerea numerelor de serie (SN) devine obligatorie din punct de vedere tehnic în program dacă pentru un anumit tip de produs este activată setarea «Ține evidență strictă a garanției».

1. La recepția mărfii (Intrare). În regimul de evidență strictă a garanției, nu veți putea salva nota de intrare până nu introduceți un număr de serie unic (sau IMEI) pentru fiecare unitate de marfă. Programul nu va permite înregistrarea în stoc a unui produs cu un număr de serie care există deja în stoc.

2. La vânzare (Realizare). Nu veți putea vinde un astfel de produs fără a scana sau a selecta numărul său concret de serie. Programul va bloca vânzarea produsului al cărui număr de serie lipsește din stoc.

3. La transfer și asamblare. La transferul intern sau la crearea seturilor de produse pentru care se ține evidență strictă, este de asemenea obligatoriu să indicați numerele de serie concrete.

Dacă este ales regimul «Ține evidența garanției» (nu strict), introducerea SN este de dorit pentru urmărirea istoricului, însă programul nu va bloca acțiunile la fel de strict ca în regimul de evidență strictă.

Ce îi oferă acest lucru proprietarului afacerii?

Utilizarea evidenței după IMEI și numere de serie oferă următoarele avantaje:

1. Protecție împotriva fraudei și a încurcării produselor

• Prevenirea substituției. Dacă un client încearcă să returneze un produs (de exemplu, un telefon) cumpărat din alt loc sau un aparat vechi și defect în locul unuia nou, programul va detecta acest lucru. Nu veți putea procesa returul unui produs al cărui număr de serie nu figurează ca fiind vândut în baza dumneavoastră de date.

• Controlul unicității. Evidența strictă nu va permite înregistrarea în stoc sau vânzarea de două ori a aceluiași număr de serie, ceea ce exclude dublările și confuziile din stoc.

2. Istoricul complet al "vieții" produsului 

Proprietarul poate urmări întregul parcurs al unei anumite unități de produs după IMEI/SN-ul acesteia:

• Când și de la ce furnizor a fost primit produsul (numărul notei de intrare, prețul de achiziție).

• Când și cui a fost vândut (data vânzării, bonul, cumpărătorul).

• Dacă produsul a fost în reparație sau dacă a fost returnat.

• Câte zile de garanție au rămas (produsele cu garanție activă sunt evidențiate cu verde).

3. Automatizarea serviciului de garanție

• Tipărirea certificatelor de garanție. La vânzarea unui produs cu număr de serie, programul poate tipări automat un certificat de garanție, în care vor fi indicate modelul, numărul de serie și termenul de garanție.

• Controlul termenelor. Programul calculează automat data expirării garanției pe baza setărilor tipului de produs.

4. Lucru eficient cu reparațiile 

Dacă utilizați opțiunea «Reparații și service în garanție», legarea de numărul de serie permite identificarea rapidă a produsului la primirea în reparație, verificarea dacă a fost cumpărat de la dumneavoastră și consultarea istoricului solicitărilor anterioare. Este disponibilă și funcția de schimb al produsului în garanție (înlocuirea vechiului număr de serie cu unul nou).

5. Calcul precis al costului 

La utilizarea metodei de ieșire din stoc pe loturi după numere de serie, programul știe exact la ce preț de achiziție a fost primit acel telefon sau aparat concret. Acest lucru permite calcularea profitului cu precizie maximă, chiar dacă diferite loturi ale aceluiași produs au intrat la prețuri diferite.

Înregistrarea numerelor de serie și a IMEI este critic de importantă pentru vânzătorii de electronice, electrocasnice și mecanisme complexe, pentru a asigura o evidență exactă a stocului, îndeplinirea obligațiilor de garanție și protecția împotriva retururilor nejustificate.