Cum vinzi fără internet, verifici stocul și urmărești profitul magazinului

Internetul sau curentul electric s-a întrerupt

Mai întâi verificați ce anume a încetat să funcționeze. Dacă nu există internet, casele din rețeaua locală pot continua vânzările. Dacă s-a întrerupt curentul electric, calculatoarele și echipamentele de rețea au nevoie de alimentare de rezervă.

Când nu există internet

Baza de date Torgsoft Ultra este păstrată pe un calculator din magazin. Celelalte case se conectează la acesta prin rețeaua locală. Vânzările, retururile și recepția mărfurilor sunt disponibile atât timp cât funcționează acest calculator, casele și rețeaua.

Site-ul, platformele de comerț electronic, serviciile de livrare și alte servicii externe necesită internet. După restabilirea conexiunii, verificați comenzile și stocurile de pe platforme.

Când nu există curent electric

Conectați la sursa de alimentare de rezervă calculatorul pe care se află baza de date, casa, routerul sau comutatorul și imprimanta de bonuri. Dacă se oprește calculatorul cu baza de date, celelalte case vor pierde accesul la aceasta.

Dacă vânzarea a fost întreruptă, după pornirea programului verificați «Fișier — Ciorne de vânzări». Acolo puteți găsi vânzarea nefinalizată și o puteți continua. Dacă este utilizată o altă setare pentru scăderea mărfurilor din stoc, căutați vânzarea în meniul «Plată — Vânzări neachitate către clienți obișnuiți».

Cum să păstrați datele

În meniul «Setări — Sarcini programate», configurați crearea zilnică a unei copii a bazei de date. Apoi apăsați «Creați arhiva acum» și verificați dacă fișierul a fost creat. Rugați serviciul de asistență să vă arate cum să restaurați baza de date din copie.

Păstrați o copie și în afara calculatorului pe care se află baza de date. Pentru aceasta există opțiunea Arhivă de date în cloud: aceasta poate transfera arhiva în Google Drive conform unui program stabilit.

Ce trebuie făcut cu bonurile fiscale

Casa de marcat software emite bonuri fiscale. Aceasta poate funcționa fără conexiune cu autoritatea fiscală dacă a fost configurată în prealabil și există numere pentru bonuri primite de la autoritatea fiscală. Când conexiunea la internet revine, bonurile trebuie transmise către server.

În documentația Torgsoft sunt indicate limite de 36 de ore consecutive și 168 de ore pe lună. Serviciul fiscal permite depășirea acestor termene în timpul legii marțiale sau al stării de urgență. Rugați serviciul de asistență să verifice cum funcționează versiunea dumneavoastră a casei de marcat software în această situație. Verificați separat la banca dumneavoastră funcționarea terminalului bancar fără conexiune.

Conform evidenței, marfa există, dar nu este pe raft

Un cumpărător solicită un produs. Programul arată o unitate în stoc, dar vânzătorul nu o găsește. Cauza poate fi o eroare apărută la recepție, vânzare, retur sau scoaterea din gestiune.

Efectuați un inventar: numărați sau scanați marfa și comparați rezultatul cu cantitatea din program. Pentru scanare puteți utiliza un scaner de coduri de bare, un dispozitiv special pentru inventariere sau opțiunea Aplicația mobilă Torgsoft.

După numărare, verificați documentele. În meniul «Fișier — Jurnalul acțiunilor utilizatorilor» puteți vedea cine a lucrat în program. Jurnalul modificărilor documentelor ajută la verificarea modificărilor din recepții, vânzări și retururi, dacă înregistrarea acestora este activată în setări.

Anumite înregistrări din jurnal sunt protejate împotriva modificării manuale. Administratorul poate șterge înregistrările pentru o anumită perioadă. Pentru păstrarea istoricului pe termen lung, creați copii ale bazei de date. Desemnați o persoană care să confrunte marfa cu factura în timpul recepției. Factura în format Excel poate fi încărcată în documentul de recepție a mărfii, pentru a reduce introducerea manuală a datelor.

S-a cumpărat prea multă marfă, iar produsul necesar s-a terminat

Un produs se află de mult timp în depozit. Altul este solicitat zilnic de cumpărători, dar nu mai este în stoc. Înainte de a plasa o comandă la furnizor, verificați stocurile și vânzările din ultimele săptămâni.

În meniul «Document — Formarea comenzii către furnizor», selectați filtrul «Marfă care trebuie comandată». Programul va afișa mărfurile care s-au terminat sau au ajuns la stocul minim stabilit. Alături sunt afișate vânzările pentru perioada selectată și ultimul preț de achiziție. Cantitatea comandată este stabilită de angajat, ținând cont de fondurile disponibile și termenul de livrare.

Cantitatea minimă poate fi stabilită în fișa produsului. Dacă pentru fiecare depozit este necesară o cantitate diferită, există opțiunea Stocuri minime și maxime pe depozite. Opțiunea Calcularea automată a stocurilor ajută la calcularea acesteia pe baza vânzărilor și a termenelor de livrare.

Verificați marfa care se află deja în stoc

• «Analiza mărfurilor cu circulație lentă» afișează mărfurile care nu s-au vândut de mult timp și costul acestora. După verificare, puteți modifica prețul sau conveni returnarea către furnizor.
• «Analiza stocurilor în funcție de perioada de depozitare» arată de cât timp se află marfa în depozit și de la ce furnizor a fost primită.
• «Analiza ABC și XYZ» arată ce mărfuri generează mai multe vânzări și cât de regulat sunt cumpărate.

Consultați aceste rapoarte înainte de a plasa o comandă mare. «Formarea comenzii către furnizor» este disponibilă în Torgsoft Ultra; Torgsoft Start nu include acest regim.

Există vânzări, dar profitul nu este clar

Magazinul vinde zilnic, dar prețurile de achiziție au crescut. Proprietarul trebuie să știe cât a câștigat magazinul după cheltuielile pentru marfă, chirie, salarii și alte plăți.

Torgsoft preia costul din documentul de recepție a mărfii. La acesta pot fi adăugate cheltuielile de livrare. Profitul din mărfuri reprezintă suma vânzărilor după reduceri și retururi, minus costul mărfurilor vândute și scoase din gestiune. Pentru a vedea profitul după plata chiriei, salariilor și comisioanelor, introduceți aceste cheltuieli în program.

Creați categorii clare pentru cheltuieli: chirie, salarii, comision bancar, livrare. În raportul «Plată — Sold pe categorii de analiză financiară» puteți verifica plățile pentru fiecare categorie. «Soldul cu partenerii» arată datoriile către furnizori și datoriile clienților magazinului.

Ce rapoarte trebuie deschise

• «Profitul din mărfuri pe zile pentru o perioadă» — pentru verificarea vânzărilor și a profitului din mărfuri pe zile.
• «Analiza influenței prețului de vânzare asupra profitului» — pentru compararea vânzărilor la preț integral și cu reducere. Raportul arată rezultatele reale, dar nu stabilește cauza modificării cererii.
• «Act de reevaluare» — pentru pregătirea noilor prețuri și aplicarea acestora la momentul selectat.

Înainte de modificarea prețului, verificați costul ultimului lot și cheltuielile dumneavoastră. Dacă există multe plăți, opțiunea Extrase bancare ajută la încărcarea datelor din Privat24 și monobank.

Doi cumpărători au comandat ultimul produs

Ultima unitate a fost vândută în magazin. Pe site aceasta este încă disponibilă, astfel încât este comandată de alt cumpărător. Acest lucru se întâmplă atunci când stocurile sunt actualizate manual sau schimbul de date este întârziat.

Stabiliți de unde preia site-ul cantitatea de marfă și cât de des este actualizată. Pentru site-ul propriu există opțiunea Sincronizare cu magazinul online. Pentru vânzările pe platforme există Integrare cu Prom.ua și Integrare cu Rozetka.ua. Dacă nu aveți un site propriu, puteți lua în considerare Torgsoft Online Market.

Marfa poate fi rezervată pentru un anumit cumpărător în timpul întocmirii comenzii. Alegerea metodei de rezervare depinde de necesitatea retragerii imediate a mărfii din stocul disponibil. Verificați comenzile neexecutate pentru a expedia marfa la timp.

Pentru expedieri există Integrare cu Nova Poshta și Integrare cu Ukrposhta. Acestea ajută la crearea documentelor de expediere și verificarea livrării.

Clienții fideli vin mai rar

Reducerea aplicată tuturor mărfurilor diminuează profitul obținut din fiecare unitate. Verificați mai întâi ce clienți nu au mai venit de mult timp și ce au cumpărat anterior.

Torgsoft păstrează în fișa clientului datele de contact, cumpărăturile și condițiile reducerii. Raportul «Analiză — Analiza activității cumpărătorilor» ajută la găsirea persoanelor care au cumpărat un anumit produs și nu au mai revenit de mult timp. Apoi puteți pregăti o ofertă pentru un anumit grup de cumpărători.

Torgsoft Ultra include deja reduceri, promoții și un sistem de bonusuri. Pentru alte sarcini pot fi conectate opțiuni:

• Trimiteri în masă către clienți — mesaje prin SMS, Viber și e-mail.
• Bonusuri cu termen de valabilitate limitat — bonusuri valabile pentru o perioadă stabilită.
• Club de reduceri — reducere acordată la îndeplinirea condițiilor clubului.
• Certificate cadou — vânzarea și evidența certificatelor.

Înainte de promoție, verificați profitul obținut din marfă după aplicarea reducerii. Pentru trimiterea mesajelor, verificați datele de contact și consimțământul clienților pentru primirea acestora. După promoție, deschideți «Analiza utilizării reducerilor».

Casierul trebuie înlocuit rapid

Angajatul nu a venit la schimb. Altă persoană trebuie să înregistreze vânzările și retururile, dar are nevoie de propriul acces la program.

Creați conturi separate pentru angajați. În «Expertul pentru configurarea drepturilor de acces», stabiliți cine poate efectua vânzări, primi retururi, modifica prețurile și consulta rapoartele financiare. Când un angajat trece pe alt post, modificați-i drepturile.

Programul poate înregistra vânzările în funcție de schimb sau de un anumit vânzător. Dacă mărfurile din același bon sunt vândute de consultanți diferiți, există opțiunea Asocierea vânzării fiecărui produs cu vânzătorul. Pentru calcularea premiilor există Salariile și motivarea personalului.

Prin opțiunea Notificări pentru personal puteți trimite angajaților o instrucțiune și verifica cine a citit-o.

Proprietarul lucrează în afara magazinului

Proprietarul dorește să știe cât s-a vândut într-o zi, dacă există bani în casă, cui trebuie să-i plătească și ce marfă se termină. Aceste date pot fi verificate în rapoarte.

«Raport — Raport general pentru zi» afișează vânzările, retururile, plățile, cheltuielile, încasarea numerarului și soldul de bani din casă. «Plată — Totalurile casei» arată soldul de la începutul și sfârșitul zilei. În «Soldul cu partenerii» sunt afișate datoriile către furnizori.

În Aplicația mobilă Torgsoft puteți consulta o parte dintre aceste date din afara magazinului. Pentru aceasta, calculatorul cu baza de date trebuie să funcționeze și să aibă acces la internet cu o adresă IP statică, adică o adresă permanentă pentru conectare. Accesul trebuie configurat și pe router. Dacă internetul sau calculatorul cu baza de date nu funcționează, datele din aplicație nu sunt disponibile.

Dacă există mai multe magazine

Într-o bază de date locală comună pot fi create centre de evidență separate pentru magazine și depozite. Fiecare va avea propriile stocuri și case. Dacă punctele comerciale lucrează cu baze de date separate, documentele sunt transmise între acestea conform procedurii configurate. Datele respective se actualizează după efectuarea schimbului.

Dacă magazinele aflate la distanță au nevoie de o bază de date comună cu informații despre vânzări în timp real, luați în considerare versiunea Terminal. Înainte de alegere, explicați specialistului unde sunt amplasate punctele comerciale și cât de repede trebuie actualizate stocurile între acestea.

Când să alegeți Torgsoft Ultra

Torgsoft Start este potrivit pentru evidența mai simplă a unui singur magazin. Torgsoft Ultra este necesar, în special, pentru următoarele sarcini:

• transferarea mărfurilor între depozite;
• întocmirea comenzilor către furnizori;
• formarea seturilor de produse și vânzarea angro;
• emiterea facturilor și gestionarea listelor de prețuri valutare și regionale;
• lucrul cu clienți VIP, bonusuri și intermediari.

Pentru fiecare post de lucru din rețeaua locală este necesară o licență. Opțiunile suplimentare au propriile condiții: unele se conectează pentru fiecare post de lucru, iar altele — pentru întreaga rețea. Înainte de cumpărare, verificați condițiile Torgsoft Ultra și paginile opțiunilor necesare.

Pe scurt

Cu ce să începeți

1. Adăugați mărfurile și introduceți cantitățile de la care începeți evidența.
2. Numărați marfa din depozit și corectați diferențele.
3. Creați magazinele, depozitele, casele și conturile angajaților.
4. Configurați copierea zilnică a bazei de date și verificați restaurarea.
5. Efectuați vânzări și retururi de probă și închiderea zilei de casă.
6. După aceea, conectați site-ul, serviciile de livrare și celelalte opțiuni necesare magazinului.

Întrebări frecvente