10 funcții de software de contabilitate de care antreprenorii au nevoie în primul rând

Funcționalitatea mare a software-ului de contabilitate Torgsoft este descurajantă: antreprenorii au uneori impresia falsă că, dacă software-ul este mare, înseamnă că este complicat.

Nu este. Cu Torgsoft contabilitatea este ușoară.

Aveți nevoie doar de un set diferit de caracteristici pentru fiecare etapă de automatizare. Acesta este, de asemenea, răspunsul la întrebarea sacramentală: "De unde încep să fac contabilitate?".

Ați descărcat și instalat Torgsoft. Începem cu primirea bunurilor.

Mărfuri primite

În primul rând, proprietarul afacerii dorește să înregistreze ceea ce are în stoc, ceea ce deține. Procesul de numărare nu poate fi numit foarte interesant, dar odată ce suma totală a stocului apare pe ecran, atitudinea față de contabilitate se schimbă - există motivația de a o face și de a finaliza implementarea sistemelor contabile.

Pentru mărfurile primite, vă recomandăm să conectați o imprimantă de etichete și să etichetați imediat mărfurile. Etichetele servesc drept indicator pe rafturi - puteți vedea ce bunuri au fost primite și care nu au fost încă primite.

Mărfurile sunt etichetate și ordinea este creată pe rafturi: vânzătorul nu se pierde când clientul întreabă "cât costă marfa?

Puteți vorbi despre introducerea unui sistem de evidență după ce toate bunurile au fost etichetate.

Відкрили офіс у Нересниці.
Автоматизуємо #Apple Shop pic.twitter.com/pqPq88AADz

— Торгсофт (@torgsoft) April 15, 2022

Apoi, totul se desfășoară conform proceselor clasice ale comerțului: vânzare → contabilizare → transfer → contabilitate financiară → lucru cu clienții → decontarea conturilor cu furnizorii → controlul vânzătorilor → analiza rezultatelor vânzărilor.

Contabilitatea în mai multe valute

Adesea cumpărați bunuri în valută și le vindeți în grivne.
Programul Torgsoft:

• fixează cursul de schimb valutar pentru momentul curent,
• stabilește marja de profit în funcție de tipul de bunuri,
• în momentul încasării oferă o sumă de vânzare recomandată în funcție de marja de profit, manual puteți rotunji frumos prețul bunurilor.

Imprimarea etichetelor

Cele mai comune și mai convenabile etichete sunt de 4x2,5 cm. Puteți marca pe această etichetă de preț informații detaliate despre produs, codul de bare, prețul, numele magazinului sau puteți configura un nou șablon de etichetă, astfel încât cele mai importante informații să fie vizibile.

De exemplu, pentru candelabre, care tind să atârne sus pe tavan, puteți face o etichetă cu un preț mare. O astfel de etichetă de preț este clar vizibilă de la distanță. Alocați o parte din etichetă pentru codul de bare și o mică suprafață pentru codul articolului sau orice alt element care va ajuta la identificarea produsului, la găsirea manuală în baza de date, dacă codul de bare este uzat sau dacă nu aveți la îndemână un scanner.

Relatând

La începutul evidenței se pune întrebarea: când trebuie să reverificați mărfurile?
Există două recomandări:

1. În cazul în care numărul de bunuri unice este de până la 5 mii, este logic să se recalculeze bunurile în momentul sosirii. Dacă la momentul sosirii sunt vânzări de bunuri deja etichetate, atunci este posibil să le vindeți imediat prin modul "Implementare" sau "Comerț cu factură".
2. În cazul în care numărul de elemente unice este mai mare de 5 mii, atunci este logic să se creeze nomenclatura și să se "umple" mai întâi baza de date. Și abia după aceea faceți bilanțul.

• Cum se realizează în mod corespunzător un inventar

Vânzarea de bunuri

Este nevoie de 5-15 minute pentru a învăța un agent de vânzări cum să vândă un produs. Atât de rapid, pentru că vânzătorul trebuie să cunoască locația a trei sau patru butoane și secvența de operațiuni cu acestea: găsirea produsului în stoc sau scanarea acestuia, acceptarea plății, anularea vânzării sau returnarea bunurilor, dacă este cazul. Asta e tot.

Acțiuni recomandate care pot fi deschise pentru vânzător în modul "Vânzări":

1. selectarea mărfurilor din depozit - în mod implicit, vânzătorul nu vede prețurile de achiziție;
2. posibilitatea de a modifica prețul de vânzare - pentru acele magazine care sunt "aproape" de clienții lor și care pot face reduceri la mărfuri sau pot vinde mărfuri la un preț redus,
3. Raportați vânzările din ziua respectivă, astfel încât vânzătorul să poată verifica vânzările și să se asigure că nu a ratat nimic.

• Cum să vinzi produse în Torgsoft

Două moduri de vânzare a articolelor

În Torgsoft puteți vinde în două moduri: "Vânzări" și "Comerț cu factură".

"Realizarea" este utilizată de magazinele obișnuite cu un flux de clienți. "Vânzarea este folosită la casierie.
"Comerțul cu facturare" este destinat magazinelor pe internet și lucrului cu comenzi, atunci când clientul este numit - cunoscut, iar acesta plătește, de regulă, cu cardul sau contul bancar înainte de trimiterea mărfii sau în numerar la livrare, după ce a primit-o.

Transferul de bunuri în altă locație

După ce ați primit deja bunurile în depozitul principal, este posibil să doriți să transferați o parte din ele într-un alt magazin. Pentru a face acest lucru, nu trebuie să faceți o chitanță de debit, ci să folosiți trei clicuri și să transferați bunurile în meniul Document - Transfer intern: creați un document, selectați magazinul destinatar, scanați bunurile care urmează să fie transferate și închideți formularul Transfer intern.

Reconcilierea numerarului

Pentru contabilitatea financiară, întreprinzătorul dispune de un mod special Plăți - Document financiar.
Întreprinzătorul vede câți bani ar trebui să fie în casa de marcat, câți bani au fost plătiți de clienți prin transfer cu cardul.

La sfârșitul zilei, este important să faceți o reconciliere a casei de marcat: recalculați suma reală de bani din casa de marcat. În cazul în care există discrepanțe, verificați de două ori "Lista de cheltuieli" (vânzări). (vânzări) și se efectuează ajustarea numerarului în grivne. Pentru a face acest lucru, creați un document de intrare sau de ieșire în "Document financiar" și reconciliați suma de bani din casa de marcat.

Dacă luați bani din casa de marcat pentru dvs. - efectuați această operațiune în prezența vânzătorului în modul "Realizarea" prin una din următoarele modalități:

• "Predați veniturile" - transferul din casa de marcat a magazinului în propria casă de marcat. Această metodă este potrivită dacă păstrați înregistrări financiare precise și pentru casa de marcat.
• "Încasare", în cazul în care pur și simplu luați banii din casa de marcat a vânzătorului și nu țineți o contabilitate ulterioară a banilor.

Vă recomandăm să țineți o evidență financiară completă a tuturor caselor de marcat, pentru că antreprenorul cheltuiește adesea bani din propriul buzunar în scopul afacerii: decontări cu furnizorii, plata chiriilor, plata energiei, salarii, comisioane etc.
În acest fel, la sfârșitul lunii veți vedea imaginea reală a contabilității de gestiune și nu va trebui să vă întrebați "unde s-au dus banii?

Decontări cu furnizorii

În timpul primei intrări de mărfuri, mărfurile sunt primite cu solduri inițiale, deoarece mărfurile se află deja în magazin și nu există datorii la furnizori. Acest lucru este convenabil.

Dar mai târziu, când primiți bunurile, trebuie să înregistrați suma exactă pe care ați plătit-o furnizorului. Plata către furnizor poate fi efectuată pe bonul de livrare. Acest lucru poate fi făcut de către proprietarul magazinului dacă nu are încredere în sosirea bunurilor unui angajat. Sau permiteți angajatului să acceseze această funcție pentru a introduce plata către furnizor.

Calculul cu furnizorul este o cheltuială care afectează calculul costurilor finale ale bunurilor și profitul final, făcând astfel clar dacă magazinul funcționează în pierdere.

Reevaluarea mărfurilor

Mulți întreprinzători sunt îngrijorați de faptul că au cumpărat bunuri acum 5 ani cu 100 de dolari, iar acum nu mai sunt aceiași dolari, iar impresia este că fac comerț "în deficit".
Dar, de fapt, bunurile au fost cumpărate la vechiul raport și la vechiul curs de schimb.
Pentru această categorie de bunuri se poate face o reevaluare în masă și, prin urmare, se poate vedea delta pentru o reducere pe această poziție - cât de mult puteți da cumpărătorului, dacă este posibil să se efectueze o promoție pe această categorie de produse pentru a vinde rapid și atractiv acest produs clientului.

Analiza acțiunilor

Merită să efectuați o analiză a performanțelor de vânzări de îndată ce aveți un anumit istoric al vânzărilor. Dar, chiar și în prima etapă, puteți efectua o analiză generală:

• Depozit - Depozit - Stare depozit. În acest mod veți vedea câte bunuri sunt în stoc și la ce preț, veți vedea marja reală. În cazul în care nu mai sunt suficiente bunuri, puteți seta un semn care să indice necesitatea de a comanda bunuri. Și dacă bunurile în exces, atunci interziceți să le comandați de la un furnizor.
• Analiză - Perioada. În acest raport puteți vedea rezultatul comerțului pentru luna respectivă, dar în timp ce la începutul înregistrării rezultatele comerțului nu sunt încă disponibile, puteți estima cantitatea de bunuri la preț și puteți vedea profitul estimat.
• Raport - Raportul de mărfuri pentru perioada respectivă, în care puteți vedea toate vânzările primite și efectuate pentru perioada selectată.
• Raport - Raport de anulare a mărfurilor. În cazul în care s-a constatat că mărfurile au fost defecte în timpul procesului de intrare a mărfurilor, le puteți anula și puteți indica motivul pentru care au fost anulate într-un comentariu. Puteți utiliza acest raport pentru a evalua amploarea pierderii inițiale datorate depozitării necorespunzătoare a bunurilor.
• Raport - Un raport de sinteză pentru ziua respectivă. Acest raport arată soldul de numerar de la începutul zilei, numărul de vânzări și retururi, sumele tuturor tranzacțiilor financiare și soldul de numerar la sfârșitul zilei. Acest raport poate fi tipărit și semnat de către vânzător, ca o confirmare că totul este în regulă.

Software-ul de contabilitate Torgsoft este un instrument de control și de liniște atât pentru proprietarul afacerii, cât și pentru angajați.