Soldurile negative: cum să le găsiți și să le remediați

Soldurile negative din programul de contabilitate sunt un semnal de dezordine în procesele comerciale din depozit, în documentele cu furnizorii sau clienții. Apariția soldurilor negative și a soldurilor inexistente (când bunurile sunt în program, dar nu și în depozit) este un semn că procesele de afaceri trebuie reorganizate și că trebuie întărit controlul.

Cauzele soldurilor negative

Ați uitat să introduceți în programul de contabilitate recepția de bunuri, dar vânzarea către minus este permisă. Această problemă se rezolvă prin înregistrarea retroactivă a mărfurilor. Pentru a detecta din timp o astfel de situație, activați setarea "avertizare privind vânzările negative". În acest caz, vânzătorii vor raporta situația litigioasă, iar merchandiserul va putea să găsească rapid cauza și să decidă cum să vândă bunurile.

A fost folosit un produs greșit. Din greșeală, la chitanță a fost postat un articol greșit, iar vânzătorul vinde articole neprofitabile. Într-o astfel de situație, trebuie să analizați mișcarea bunurilor, să creați veniturile lipsă și să găsiți bunurile care au fost înregistrate din greșeală și să corectați mișcarea lor.

A uitat să pună în vigoare factura. Documentul de primire a fost creat în prealabil, dar în momentul sosirii efective a bunurilor, s-a uitat să fie activ. Soluție: În meniul Warehouse - Receipt Registre (Depozit - Registru de recepție), găsiți documentul de recepție, deschideți-l și bifați caseta "Active învoise" (Factură activă).

Re-sortare: produs greșit vândut sau mutat. În cazul în care vânzătorul a făcut o greșeală la vânzare, astfel de solduri negative sunt nivelate în inventar. În cazul în care există o eroare în documentele de anulare, de returnare către furnizor sau de transfer intern, trebuie să faceți corecții în document. Vă rugăm să rețineți că editarea unei returnări către un furnizor poate afecta decontările reciproce.

S-au făcut modificări retroactive la documentele de venit. Chiar și o interdicție totală a vânzărilor negative nu vă va salva din această situație. Dacă cineva a corectat în mod intenționat sau din greșeală cantitatea dintr-o factură de vânzare, este posibil ca soldurile negative să nu apară imediat, deoarece pot exista multe înregistrări ulterioare și puține cheltuieli. Ajustarea retroactivă a documentelor trebuie să fie strict verificată. Scrieți un comentariu la elementul de factură - acest lucru vă va ajuta să vă amintiți ce ați făcut și să corectați discrepanțele în cel mai bun mod posibil.

Nerespectarea diagramelor de flux. Erorile de contabilitate în diagramele de flux pot apărea în modurile de producție a produselor finite, vânzarea de servicii complexe sau de kituri și în cazul în care există mărfuri cu greutate sau fracționate în depozit.
Dacă, conform diagramei de flux, N unități ar fi trebuit să fie amortizate, dar de fapt au fost folosite mai puține în producție, atunci materialul pentru fabricarea unei alte unități apare în depozit, dar atunci când este produs, componentele sunt în roșu. Într-o astfel de situație, monitorizați respectarea de către personal a standardelor tehnice.

Bunuri ponderate. Mărfurile cântărite aduc întotdeauna o mulțime de probleme în contabilitate - micșorări, perturbări, găuri în saci și pachete, furturi și supra ponderare. Acest lucru va face ca depozitul real să nu fie sincronizat cu contabilitatea mărfurilor din program.
Principalul motiv al soldurilor negative este faptul că sunt ambalate mai puține mărfuri cu o greutate mai mare. Excesul de greutate al mărfurilor este compensat de micșorarea și scuturarea menționate mai sus.
Nu este în întregime corect să corectați soldurile negative și inexistente doar cu ajutorul extrasului de inventar, deoarece recalcularea nu elimină cauza erorilor și poate afecta decontările cu furnizorii - dumneavoastră și furnizorul veți avea date de aprovizionare diferite. Dacă 5-10 kilograme de fructe "se usucă" în magazinul dumneavoastră în fiecare lună, trebuie mai întâi să aflați motivul acestui "microclimat".

Cauzele soldurilor negative:

1. Bunurile nu sunt confiscate.
2. Re-sortați.
3. Ștergerea notelor de livrare.
4. Permisiunea de a vinde bunuri în pierdere.
5. Erori de inventariere.
6. Furt.
Cum se corectează soldurile negative?https://t.co/wi4CjlUiqg pic.twitter.com/n0cFUx0S1K

— Torgsoft (@torgsoft) 7 august 2021

Cum să controlați soldurile negative și inexistente

Interzicerea vânzării în pierdere pentru toate bunurile, cu excepția greutății. Vânzătorul nu va putea să vândă mărfurile care au fost uitate să fie trecute pe chitanță sau amestecate în contabilitate, iar comerciantul va corecta prompt situația.

Vizualizați starea depozitului cu un filtru în funcție de soldurile negative, zilnic sau săptămânal, pentru a detecta erorile în timp util și a evita acumularea acestora.

Cum se corectează soldurile negative: procedura

1. Aflați care dintre procesele de afaceri au condus la eroare: sosirea mărfurilor, circulația între depozite și puncte de vânzare, furtul sau pierderea de mărfuri. Cel mai simplu mod de a urmări traseul mărfurilor este în modul "Mișcarea mărfurilor". Dacă nu o puteți face singur, contactați serviciul de asistență tehnică al Torgsoft.
2. Salvați baza de date înainte de a face orice modificare.
3. Acționați pas cu pas, lăsați comentarii și monitorizați rezultatul după fiecare acțiune.
4. Dacă motivul este că documentele au fost depuse cu întârziere, luați măsuri administrative. Introduceți documentele lipsă ale depozitului și nu uitați să lăsați un comentariu.
5. În cazul în care motivul este re-sortarea, se ține cont din nou de tipul de bunuri.
6. În principiu, nu ar trebui să existe nicio situație de modificare retroactivă a cantității de bunuri. Dar dacă bănuiți că un document a fost modificat, puteți urmări toate acțiunile în jurnalul de modificare a documentelor.
7. Nerespectarea tehnologiei de producție sau de cântărire se corectează prin efectuarea unui inventar. Crearea manuală a facturilor va denatura decontările reciproce cu furnizorii.

Cum se pot preveni soldurile negative?

• Interzicerea vânzărilor în pierdere. O interdicție strictă a vânzărilor în pierdere vă va permite să rezolvați imediat și la fața locului cauzele și să nu acumulați erori.
• Dezactivați din punct de vedere administrativ selectarea articolelor din depozit și căutarea după nume. Aceste metode pot fi utilizate în unele cazuri în care trebuie să identificați un produs. Cu toate acestea, selecția manuală constantă a bunurilor din depozit crește numărul de erori din cauza neatenției vânzătorului.
• Creați o descriere clară, unică, atașați o fotografie a produsului atunci când îl adăugați în sistemul de contabilitate, astfel încât angajatul să poată verifica vizual ce produs adaugă la documentul de vânzare sau de depozit.
• Închideți documentele atunci când ați terminat cu ele. Acest lucru vă protejează împotriva modificărilor accidentale sau intenționate.
• Minimizați introducerea manuală și automatizați procesele. Pentru vânzarea de bunuri cântărite, activați funcția "Conectarea cântarelor electronice pentru cântărirea bunurilor în timpul vânzării", astfel încât vânzătorii să nu mai introducă manual greutatea bunurilor.
• Scrieți instrucțiuni pentru angajați. Dacă un antreprenor permite ca ordinea din documentele depozitului să fie dezordonată, acest lucru duce inevitabil la greșeli și abuzuri. Monitorizați și motivați respectarea regulilor. Numiți și instruiți persoanele care sunt responsabile din punct de vedere financiar.