Cum să alegeți un program pentru contabilitatea mărfurilor și a depozitelor: 50 de funcții esențiale pentru comerț

Criteriile obiective pentru alegerea unui program de contabilitate sunt numărul de funcții + adaptabilitatea la tipul de afacere + prețul.

La începutul contabilității, antreprenorii încearcă de obicei să minimalizeze în mod artificial nevoile lor. Auzim adesea fraza "Trebuie doar să țin evidența depozitului și a vânzărilor". Dar, de fapt, pentru a alege cel mai bun software de contabilitate, trebuie să țineți cont nu numai de sarcinile imediate care trebuie îndeplinite, ci și de locul în care software-ul va fi utilizat, în ce condiții, cine îl va folosi, când și de unde.

Alegerea unui software de contabilitate potrivit pentru afacerea dumneavoastră poate părea o sarcină dificilă, dar este un pas esențial pentru a asigura un management și un control eficient. O opțiune care merită luată în considerare este programul Torgsoft, conceput pentru contabilitatea în comerț, producție și servicii.

Caracteristicile software-ului de contabilitate: de ce aveți nevoie pentru automatizarea comerțului?

Alegerea unei aplicații de contabilitate pentru afacerea dvs. nu este doar o alegere între o interfață frumoasă și o mulțime de butoane. Este o alegere între nopți nedormite și un somn sănătos, între haos și liniște sufletească, între a-ți pierde afacerea și a avea controlul deplin asupra ei.

Dacă aveți un sistem de contabilitate simplificat, este posibil să nu fie nevoie să vă ocupați de nuanțele legate de debite și credite. Dar asta nu înseamnă că vă puteți descurca cu un caiet vechi sau o foaie de calcul Excel.

Tranzacțiile moderne necesită decizii rapide și date precise. Aici aveți nevoie de un program de contabilitate.

Ar trebui să fie ca un cuțit elvețian: multifuncțional, fiabil și mereu la îndemână. Programul dvs. ar trebui să poată face totul, de la contabilizarea fiecărui bănuț și a fiecărui produs până la analiza profitabilității și instrumentele de marketing. Ar trebui să fie analistul dvs. financiar personal, permițându-vă nu doar să țineți evidențe, ci și să vă gestionați afacerea.

Torgsoft este un software pentru automatizarea comerțului și a contabilității. Torgsoft este utilizat de antreprenorii din comerțul cu amănuntul, cu ridicata și online, din sectorul serviciilor, din depozite și din producție.

Principalele funcții ale Torgsoft includ gestionarea stocurilor, procesarea comenzilor, contabilitatea vânzărilor și a clienților, precum și integrarea cu diverse sisteme și echipamente comerciale.

Pe lângă funcțiile de bază de contabilitate și vânzări, Torgsoft conține instrumente pentru analiza datelor, planificarea achizițiilor, gestionarea depozitelor, automatizarea operațiunilor de vânzare cu amănuntul și îmbunătățirea eficienței unui magazin sau a unui lanț de magazine.

Caracteristici cheie în alegerea unui program de contabilitate

✔️ Gestionarea inventarului de depozit, coduri de bare pentru mărfuri, inclusiv acceptarea, depozitarea, rezervarea și circulația mărfurilor.

✔️ Automatizarea vânzărilor și a serviciilor pentru clienți: procesarea rapidă și precisă a vânzărilor, a retururilor, lucrul cu sistemele de fidelizare a clienților și cu reducerile.

✔️ Contabilitate și raportare financiară: obținerea de rapoarte de vânzări detaliate, înregistrarea vânzărilor fiscale, contabilizarea veniturilor brute, a profiturilor și a cheltuielilor aferente pentru optimizarea proceselor de afaceri.

✔️ Integrare cu casele de marcat și terminalele bancare pentru plăți rapide și convenabile.

✔️ Gestionarea resurselor umane: contabilizarea orelor de lucru, a productivității angajaților și a contribuției acestora la vânzări. Contabilitatea salariilor, sistem de motivare: calcul automat al bonusurilor și alocațiilor.

✔️ Planificarea achizițiilor și gestionarea stocurilor: automatizarea procesului de comandă pe baza analizei stocurilor și a vânzărilor curente, ceea ce ajută la evitarea suprastocurilor și a lipsurilor.

✔️ Marketing în comerț: gestionarea programelor de reduceri, organizarea de promoții și oferte speciale, ceea ce ajută la menținerea loialității clienților și la atragerea de noi clienți, precum și la creșterea vânzărilor și a popularității bunurilor.

✔️ Analiză și luare de decizii: colectarea și analiza datelor pentru a informa deciziile strategice, cum ar fi mixul de produse, stabilirea prețurilor și campaniile de marketing.

✔️ Integrarea cu sistemele de afaceri - piețe, servicii de e-mail, servicii bancare pentru clienți, servicii de mailing în masă, aplicații de contabilitate etc.

✔️ Mobilitate și accesibilitate: acces de la distanță la sistem pentru gestionarea afacerii oriunde și oricând.

Toate aceste caracteristici sunt disponibile în Torgsoft

Specificul comerțului: cum să alegeți un program pentru afacerea dumneavoastră?

Pe lângă funcțiile clasice de contabilitate, programul pe care îl alegeți ar trebui să țină cont de nevoile specifice proceselor de afaceri - producție, contabilizarea tăieturilor, rulourilor, seturilor, mărfurilor nefinalizate și ponderate etc.

Funcții specifice la alegerea unui program de contabilitate

Producție: contabilizarea materialelor și a produselor finite pentru automatizarea proceselor tehnologice, a costurilor de producție și a orelor de lucru ale angajaților.

Contabilitatea bunurilor în garanție prin numere de serie pentru a ține evidența nu numai prin coduri de bare, ci și prin numere de serie, pentru a urmări perioadele de garanție.

Politica de prețuri cu ridicata pentru calcularea automată a prețurilor cu ridicata în funcție de cantitatea de bunuri achiziționate, reduceri individuale pentru clienții angro.

Contabilitatea măsurilor și a scării pentru bijuterii pentru a contabiliza și a crea un sistem de măsurare cu factori de conversie pentru bijuterii.

Caracteristicile metrice ale produsului: calculator de țiglă pentru antreprenorii care vând bunuri măsurate în metri pătrați și în metri liniari.

Închirierea de bunuri, inclusiv contabilizarea închirierii de stocuri și echipamente, contracte de închiriere.

Reparații și servicii de garanție a bunurilor, colaborarea cu furnizorii pentru automatizarea atelierului de reparații.

Toate aceste caracteristici sunt disponibile în Torgsoft

Torgsoft este un program universal de contabilitate care poate fi implementat într-o singură zi și poate fi stăpânit chiar și de un utilizator nepregătit. Având în vedere că Torgsoft a fost creat în funcție de dorințele utilizatorilor, acesta este potrivit pentru peste 120 de tipuri de afaceri.

E-commerce: ce software de contabilitate să alegi pentru un magazin online?

Gestionarea unui magazin online fără un program de contabilitate fiabil este ca și cum ai încerca să pui cap la cap un puzzle pe întuneric. Nu știi unde te va duce următorul pas.

Primul și cel mai important lucru este inventarul. Trebuie să știți ce este în stoc, ce este în trend și ce a rămas nevândut. Un program de contabilitate adecvat vă oferă o imagine clară a stocului, vă permite să optimizați achizițiile și să evitați supraîncărcarea depozitului cu bunuri nepopulare.

În al doilea rând, datele actualizate privind prețurile și caracteristicile produselor de pe site-ul internet. Sarcina software-ului magazinului online este de a minimiza munca manuală de rutină, adică schimbul de informații cu site-ul web trebuie să fie automat, programat și fără intervenție umană.

Al treilea este reprezentat de comenzi. Clienții dumneavoastră se așteaptă la o îndeplinire rapidă și precisă a comenzilor lor. Programul de contabilitate urmărește fiecare etapă a procesului, din momentul achiziției până la livrare, și oferă control asupra întregului proces.

Al patrulea este analiza. Comerțul electronic nu se referă doar la vânzare, ci și la colectarea de date. Fiecare click, fiecare vizualizare de produs reprezintă informații care pot fi folosite pentru a vă îmbunătăți afacerea. Programul de contabilitate analizează aceste date, vă ajută să înțelegeți comportamentul clienților și să vă optimizați sortimentul.

Al cincilea este reprezentat de marketing, servicii pentru clienți și vânzări suplimentare. Informațiile despre clienți și achizițiile acestora ar trebui să fie înregistrate, sistematizate și stocate de către software. După aceea, tot cu ajutorul programului de contabilitate, puteți grupa baza de clienți în funcție de interese, puteți face trimiteri în masă și înregistra fiecare contact cu clientul.

Funcțiile programului de contabilitate pentru un magazin online

• Sincronizarea cu un magazin online vă permite să combinați sistemul de contabilitate cu un magazin online; aceasta oferă actualizări de date în timp real, contabilizarea comenzilor, vânzărilor și expedierilor într-un singur sistem.
• Sistemul CRM vă permite să mențineți o bază de date a clienților - o evidență detaliată a informațiilor despre clienți, comenzile acestora și interacțiunea cu magazinul, analiza istoricului de achiziții și a comportamentului clienților, care vă ajută să planificați campanii de marketing și să creșteți gradul de loialitate.
• Integrarea cu Prom și Rozetka sincronizează automat informațiile despre produse și comenzi, asigurând o gestionare eficientă a stocurilor și a prețurilor.
• Campaniile în masă prin Viber, SMS și e-mail îți permit să trimiți publicitate în masă sau mailuri informative personalizate către baza ta de clienți, să te notifici cu privire la starea de livrare a mesajelor și să înregistrezi fiecare contact cu un client.
• Sincronizarea cu Nova Poshta și Ukrposhta generează o scrisoare de trăsură pentru expediere și adaugă informații despre client. Și toate acestea fără a părăsi magazinul sau biroul dumneavoastră.
• Extrasele bancare pentru conturile Privat24 și Monobank vă permit să transferați conturile de afaceri de verificare și să importați extrasele bancare direct în programul de contabilitate. Fără apeluri inutile, confirmări sau transfer de acces la serviciile bancare ale clienților

Toate aceste caracteristici sunt disponibile în Torgsoft

În plus, Torgsoft dispune de opțiunea Online Market, care vă permite să creați un magazin online în 1 zi, cu integrare completă cu sistemul de contabilitate.

Torgsoft Online Market (TOM) — este o platformă modernă pentru crearea unui magazin online, care se integrează complet cu programul de contabilitate Torgsoft și permite antreprenorilor să vândă produse online imediat după lansarea site-ului. Dacă aveți deja o bază de date cu produse în Torgsoft, conectarea TOM se realizează într-o zi și nu necesită efort suplimentar: catalogul se sincronizează automat cu magazinul online, iar toate datele se actualizează sincron. 

Spre deosebire de site-urile create pe constructori separați, TOM face parte din ecosistemul unificat Torgsoft, creat special pentru automatizarea comerțului, ceea ce face lansarea vânzărilor online rapidă, comodă și avantajoasă.

Conformitate legislativă: case de marcat, vânzări fiscale și produs licențiat ucrainean

În comerț, unde fiecare comandă și fiecare vânzare este sub observație, un program de contabilitate cu funcții de case de marcat și vânzări fiscale nu este doar o datorie față de lege, ci și o siguranță.

Primul lucru pe care trebuie să îl înțelegeți este că nerespectarea cerințelor legale vă poate costa nu numai amenzi, ci și reputația. Lumea comerțului electronic apreciază transparența. Astfel, un program de contabilitate care garantează respectarea OPC și a reglementărilor fiscale acționează ca un mijloc de a crea încredere între dumneavoastră și clienții dumneavoastră.

Al doilea lucru care trebuie luat în considerare este că un astfel de program nu trebuie să fie doar eficient, ci și intuitiv. Ar trebui să ajute, nu să creeze noi obstacole. Contabilitatea dvs. ar trebui să fie ușoară, astfel încât să vă puteți concentra pe creșterea afacerii, nu pe încercarea nesfârșită de a înțelege proceduri fiscale complexe.

În cele din urmă, este important să rețineți că un program de contabilitate nu este o investiție unică. Acesta trebuie să evolueze odată cu afacerea dumneavoastră și cu legislația. Asigurați-vă că software-ul pe care îl alegeți este un produs cu licență care este actualizat în mod regulat pentru a se conforma tuturor modificărilor legislative.

Ce ar trebui să conțină programul de contabilitate pentru a respecta legea?

Casă de marcat bazată pe un software care vă permite să vindeți bunuri fiscale cu și fără internet, să imprimați și să trimiteți chitanțe electronice, să analizați vânzările de bunuri fiscale, să vindeți bunuri fiscale de pe un smartphone și la punctele de vânzare cu internet instabil.

Integrarea cu un terminal bancar vă permite să conectați terminale bancare pentru plăți convenabile, să transferați automat sumele de plătit din programul de contabilitate către terminal și detaliile terminalului către chitanța fiscală a OPP.

Programul va avea avantajul de a lucra cu produse accizabile, TVA, UKTVED, etc.

Declarația de accize, care automatizează procesul de creare și transmitere a rapoartelor privind produsele accizabile, simplifică procedura de contabilizare a produselor accizabile prin generarea automată a declarațiilor pe baza vânzărilor.

Lucrați cu TVA pentru a crea și imprima facturi fiscale atunci când vindeți bunuri, selectați o persoană responsabilă atunci când întocmiți o factură; exportați facturi fiscale pentru integrarea cu programe de contabilitate, cum ar fi M.E.Doc; țineți evidența tuturor facturilor fiscale emise pentru a le imprima sau trimite ulterior. Contabilitatea TVA ar trebui să adauge automat TVA la prețul de achiziție a bunurilor. La introducerea unei comenzi de achiziție, utilizatorul introduce prețul de achiziție fără TVA, iar software-ul adaugă TVA și afișează noul preț de achiziție cu TVA inclus. Prețul de vânzare cu amănuntul al bunurilor este calculat ținând cont de marja din prețul de achiziție care include deja TVA.

UKTZED pentru contabilizarea și corelarea codurilor din Clasificatorul ucrainean al bunurilor pentru activități economice străine. Antreprenorii implicați în comerțul internațional, în special în ceea ce privește importul sau exportul de bunuri, trebuie să afișeze codul UKTZED în chitanță pentru a asigura acuratețea contabilității vamale și fiscale. Acest lucru vă permite să determinați cu exactitate ratele vamale și obligațiile fiscale asociate fiecărui articol. Afișarea codurilor UKTZED pe chitanțe simplifică, de asemenea, procesul de audit și permite cumpărătorilor să utilizeze aceste informații în scopuri contabile.

Contabilitatea stocurilor este necesară pentru întreprinzătorii individuali din sistemul general de impozitare, pentru întreprinzătorii din grupa a 3-a de la cota unică de TVA, precum și pentru cei care vând aparate electrocasnice complexe, medicamente și bijuterii. Acesta generează un raport privind toate documentele primare pentru achiziționarea de bunuri, inclusiv detalii, costul total al bunurilor și alte informații necesare.

Toate aceste funcții sunt disponibile în Torgsoft

Lucrul cu echipamente comerciale

Este important ca programul să fie compatibil cu echipamentele de vânzare cu amănuntul, ceea ce accelerează activitatea în magazin.

Ce echipament de tranzacționare să alegeți pentru programul de contabilitate?

• Scanere de coduri de bare: cu fir pentru utilizare la casierie, fără fir pentru scanare la o distanță de până la 70 de metri.
• Imprimantă de etichete pentru imprimarea codurilor de bare și a informațiilor pe etichete.
• O imprimantă de chitanțe pentru imprimarea chitanțelor nefiscale și fiscale (dacă aveți o casă de marcat) la casa de marcat.
• Un registrator fiscal pentru înregistrarea vânzărilor fiscale și tipărirea chitanțelor fiscale.
• Cântare electronice pentru cântărirea rapidă a mărfurilor de cântărire în timpul vânzărilor, tipărirea de etichete pe cântar - ambalarea mărfurilor de cântărire și marcarea acestora cu coduri de bare.
• Un terminal de colectare a datelor pentru contabilizarea mărfurilor în depozit și în timpul vânzărilor pe teren. Aplicație mobilă ca alternativă la terminalul de colectare a datelor pentru contabilizarea prin intermediul unui smartphone.
• Contor de vizitatori pentru a urmări numărul de vizitatori ai magazinului și pentru a analiza conversia.

Echipamentul de tranzacționare este compatibil cu Torgsoft.

Lista curentă a modelelor de echipamente de casă de marcat potrivite pentru lucrul cu Torgsoft este disponibilă în magazinul online store.torgsoft.ua

Cerințe tehnice: unde și de unde aveți nevoie de aplicație?

Alegerea unei aplicații de contabilitate pentru afacerea dumneavoastră depinde în mare măsură de cerințele tehnice și de condițiile în care va fi utilizată.

Nuanțe tehnice la care trebuie să fiți atenți atunci când alegeți un software de contabilitate

• Locul de utilizare: pentru punctele de vânzare staționare, aveți nevoie de un program care să ruleze pe un computer, laptop sau terminal POS și să se integreze cu echipamente precum imprimantele de chitanțe, scanerele de coduri de bare, cântarele etc. Dacă vindeți pe drum, într-o piață unde nu puteți pune un computer, programul trebuie să funcționeze pe o tabletă sau un smartphone.
• Modurile online și offline: este important ca aplicația să poată funcționa atât cu, cât și fără internet, cu sincronizarea ulterioară a datelor atunci când este disponibilă o conexiune la internet.
• Compatibilitatea cu sistemele de operare: programul selectat trebuie să ruleze cel puțin pe Windows, deoarece acest sistem de operare este cel mai comun, intuitiv pentru utilizatori și suportă lucrul cu un număr mare de modele de echipamente comerciale.
• Scalabilitate: programul trebuie să răspundă nevoilor în creștere ale afacerii dumneavoastră. Acest lucru este valabil atât pentru numărul de produse din baza de date, cât și pentru volumul de tranzacții și numărul de casierii, magazine etc.
• Integrarea cu alte sisteme: dacă programul funcționează cu Rozetka, Prom.ua, Nova Poshta, Viber, Monobank, Software APM, Privat24, Google Drive, MEDoc, Ukrposhta, Art-Report, Binotel, Goodtop, Turbosms, AlfaSMS, Google Analytics, Google Ads, Google Search Console și Google Shopping, acesta va fi un avantaj absolut pentru extinderea oportunităților de afaceri.

Toate aceste caracteristici sunt disponibile în Torgsoft

✅Pentru orice tip de afacere: magazine, servicii, depozite, producție, comerț electronic. Pentru ∞ locuri de muncă.

✅Pentru magazine și comerț în aer liber.

✅Pentru Windows, cu o aplicație pentru Android și iOS.

✅Integrarea cu serviciile de afaceri.

✅ Lucrați prin internet și fără, cu conexiune instabilă la punctul de vânzare folosind Torgsoft-Hybrid.

✅Instrumente de securitate pentru afaceri: arhivarea automată în cloud și ștergerea informațiilor despre rezultatele anterioare ale tranzacțiilor.

Preț: cum influențează costul alegerea unui program de contabilitate?

Prețul este adesea un indicator al calității programului. Cu cât un antreprenor investește mai mulți bani într-un program, cu atât îl implementează și îl utilizează mai activ. Aplicațiile cu costuri reduse sau gratuite pot părea atractive, însă acestea au adesea o funcționalitate limitată.

Puneți-vă întrebarea: "Acoperă acest program toate nevoile afacerii mele?"

Ce trebuie să căutați înainte de a cumpăra un software de contabilitate

• Deschidere și transparență: prezența prețurilor și a termenilor pe site-ul web indică faptul că firma vă oferă o cooperare bazată pe onestitate și încredere. Acesta este un semn că scopul nu este de a vă obține numărul de telefon și de a vă convinge să cumpărați. Luați o decizie pe baza informațiilor publice în avans și fără presiuni.
• Versiunea demo: posibilitatea de a instala singur programul de contabilitate, de a vă familiariza cu el, de a-l testa și de a introduce date este o garanție că veți face o alegere în cunoștință de cauză și nu veți cumpăra un produs netestat.
• Opțiuni de plată diferite: cumpărare, leasing, rate, plăți recurente - atunci când o companie vă poate oferi posibilitatea de a alege, aceasta demonstrează flexibilitate și loialitate față de clienți.
• Consultanță și implementare: acordați atenție dacă este posibil să solicitați ajutorul specialiștilor în automatizare, dacă aceștia oferă informații complete înainte de achiziție, dacă vă ajută în alegerea configurației sistemului și dacă vă sfătuiesc cum să țineți evidențele. De fapt, astfel de servicii sunt o parte neprețuită a unui program de contabilitate.
• Baza de date este proprietatea dumneavoastră. Sistemele cloud oferă un instrument pentru stocarea și procesarea datelor, dar dacă nu mai folosiți serviciul cloud pentru o perioadă de timp, datele dvs. pot fi dezactivate sau șterse. Este important ca experiența contabilă acumulată și informațiile din baza de date să fie proprietatea dumneavoastră.

Toate acestea sunt disponibile în Torgsoft

✅Toate prețurile de pe site

✅Consiliere și asistență pentru implementare: selectarea unui pachet software și a echipamentelor, asistență pentru instalare și începerea contabilității.

✅Versiune demo gratuită timp de 30 de zile.

✅Baza de date aparține titularului licenței.

✅Oportunitatea de a achiziționa software-ul în rate, de a-l închiria ca serviciu sau de a-l cumpăra direct.

Asistență: implementare, instruire și actualizări

Programul ar trebui să fie clar. Dacă durează mai mult să îl stăpânești decât să înveți chineza, atunci ceva nu este în regulă. Ar trebui să fie ușor de înțeles pentru fiecare dintre angajații dumneavoastră din prima zi de lucru.

Factorii de suport tehnic și actualizări în alegerea unui software de contabilitate

Asistența pentru software-ul de contabilitate este o nuanță semnificativă care poate determina dacă veți integra sau nu software-ul de contabilitate în afacerea dumneavoastră.

• Implementarea. Oferă vânzătorul asistență pentru configurarea software-ului? Este important ca implementarea să fie rapidă și nedureroasă, astfel încât să puteți începe să lucrați imediat.
• Instruire. Sunt disponibile resurse de formare? Un program ușor de utilizat, cu materiale de formare eficiente, poate reduce semnificativ timpul de integrare.
• Actualizări. Actualizările periodice asigură că software-ul îndeplinește cerințele moderne și este îmbunătățit în mod constant.
• Asistență tehnică.Este ușor să obțineți ajutor atunci când aveți nevoie de el? Un suport tehnic eficient poate fi crucial în situații critice.

Toate acestea sunt disponibile în Torgsoft

✅Peste 250 de tutoriale video și aproximativ 100 de podcast-uri

✅Manual de utilizare complet pentru fiecare mod

✅Curs de contabilitate de gestiune cu 4 module

✅Torgsoft este o soluție gata făcută: puteți începe să țineți evidența imediat după instalarea programului.

✅Îmbunătățiri în funcție de dorințele dumneavoastră

✅Actualizări periodice ale sistemului contabil

✅ Suport tehnic zilnic prin telefon, Viber și Telegram

În concluzie, nu uitați: un bun program de contabilitate nu este un lux, ci o necesitate. Atunci când îl alegeți, nu cumpărați doar un program. Investiți în liniște sufletească și încredere în viitorul afacerii dumneavoastră. Așadar, alegeți cu înțelepciune.

+38 (067) 558 37 84

info@torgsoft.ua

@torgsoft_sale

---