Ce procese de depozitare automatizează software-ul de gestiune Torgsoft?
Programul Torgsoft automatizează ciclul complet al operațiunilor de depozitare — din momentul comandării mărfii de la furnizor până la expedierea acesteia către client sau casare. Mai jos este o descriere detaliată a proceselor de afaceri pe care sistemul le gestionează.
1. Recepția și intrarea mărfurilor
Aceasta este fundația contabilității de depozit. Programul permite transformarea rapidă a mărfii fizice într-o înregistrare digitală în sistem.
Crearea facturilor de intrare: posibilitatea de a introduce marfa manual, cu ajutorul unui scaner de coduri de bare sau de a importa facturile din Excel (dacă furnizorul le-a transmis în format electronic).
Etichetare și coduri de bare: dacă marfa nu are un cod de bare din fabrică, programul generează un cod de bare intern unic. Puteți tipări imediat etichete (prețuri) la imprimanta de etichete.
Generarea articolelor: sistemul poate crea automat articole pentru mărfuri noi conform regulilor stabilite.
Gestiunea seriilor de mărimi: pentru magazinele de îmbrăcăminte sau încălțăminte este implementată introducerea comodă a mărfurilor conform grilei de mărimi.
Ambalare: pentru mărfurile la cântar sau la bucată (de exemplu, șuruburi) vândute la pachet, programul permite crearea unei ambalări cu propriul cod de bare.
2. Inventariere și controlul stocurilor
Procesul de verificare a disponibilității faptice cu datele contabile este automatizat la maximum pentru a evita oprirea activității depozitului.
Metode de efectuare: inventarierea poate fi realizată manual (după lista tipărită), cu ajutorul unui scaner de coduri de bare conectat la laptop sau prin terminalul de colectare a datelor (TCD), ceea ce permite deplasarea liberă prin depozit.
Detectarea sortării greșite: programul detectează automat sortarea greșită (când există surplus de o culoare/mărime și lipsă de alta) și propune compensarea reciprocă a acestor poziții pentru a minimiza pierderile financiare.
Corectarea stocurilor: în baza rezultatelor reviziei, se creează automat documente de intrare a surplusurilor și de casare a lipsurilor.
Inventariere parțială: se poate efectua reevaluarea nu a întregului depozit, ci a unor grupuri separate de mărfuri sau rafturi, fără a opri activitatea magazinului.
3. Logistică internă și transferuri
Dacă aveți mai multe depozite sau magazine, Torgsoft controlează mișcarea mărfurilor între ele.
Transferuri interne: procesarea mutării mărfii dintr-un centru de gestiune în altul. Marfa este scăzută dintr-un depozit și adăugată în altul.
Marfă în tranzit: funcția permite controlul mărfii care a plecat fizic din depozitul expeditor, dar nu a ajuns încă la depozitul destinatar. Aceasta previne situațiile în care marfa "dispare" din evidență pe durata transportului.
Centru de gestionare a sortimentului: instrument pentru analiza stocurilor în întreaga rețea și redistribuirea operativă a mărfurilor din punctele unde nu se vând, acolo unde există cerere.
Distribuirea intrărilor: marfa ajunsă la depozitul central poate fi distribuită imediat în program către punctele comerciale, creând automat facturi de transfer.
4. Completare și producție
Pentru depozitele care se ocupă de asamblarea seturilor sau producție mică.
Completare (Kitting): puteți crea un produs nou (de exemplu, "Set cadou"), format din mai multe alte produse. La vânzarea setului, componentele sale vor fi scăzute automat din depozit.
Decompletare: procesul invers — desfacerea setului în părți componente pentru vânzare separată.
Producție: dacă produceți bunuri, programul scade materialele conform fișei tehnologice, ia în calcul costul manoperei și înregistrează produsul finit în depozit cu calculul costului său.
5. Gestionarea stocurilor și achizițiilor
Programul ajută la menținerea unui nivel optim al stocurilor.
Stoc minim: pentru fiecare produs se poate seta o limită, la atingerea căreia programul va semnala necesitatea achiziției.
Formarea comenzilor către furnizor: programul analizează vânzările și stocurile, ajutând la formarea automată a comenzilor către furnizor pentru mărfurile care se termină.
Analiza mărfurilor stagnante: permite identificarea pozițiilor care nu se vând de mult timp și ocupă loc în depozit, pentru a efectua reduceri sau retur către furnizor.
6. Expedierea și lucrul cu clienții
Comerț cu emitere de factură: managerul emite factura, rezervă marfa în depozit (pentru a nu fi vândută altcuiva), iar gestionaril, pe baza avizului, colectează și expediază marfa.
Expediere din depozit: regim specific, când clientul achită marfa la casa magazinului (biroului), dar o ridică fizic din depozit. Gestionarul vede în program bonul achitat și eliberează marfa, fixând faptul expedierii.
Sincronizare cu Nova Poshta / Ukrposhta: crearea automată a AWB-ului (documentului de transport) pe baza avizului de expediție direct în program pentru trimiterea rapidă a mărfurilor din depozit.
7. Depozitare la adresă (Locuri de depozitare)
Pentru depozite mari, unde este greu de găsit marfa.
Programul permite atribuirea unui loc concret (rând, raft, poliță) pentru fiecare produs. La tipărirea facturii pentru colectarea comenzii, gestionarul vede unde se află fiecare produs, ceea ce accelerează considerabil procesul.
8. Evidența garanțiilor
Pentru tehnică și electronice se ține evidența după numerele de serie. Aceasta permite urmărirea istoricului unei unități concrete de marfă: când a sosit, cui a fost vândută, termenul de garanție.
Ce este necesar pentru gestionarea contabilității de depozit la întreprindere
Pentru automatizarea contabilității de depozit la întreprindere cu ajutorul programului Torgsoft veți avea nevoie de o soluție complexă, formată din software, echipament corespunzător și configurarea proceselor principale de afaceri. Mai jos este o listă detaliată a ceea ce este necesar pentru automatizarea completă a depozitului, bazată pe posibilitățile sistemului Torgsoft.
1. Software (Licență și server)
Baza automatizării este programul de gestiune în sine. Alegerea versiunii depinde de scara depozitului dvs. și de nevoia accesului la distanță.
Licența Torgsoft: pentru un singur depozit/magazin se potrivește versiunea «Start» sau «Ultra». Versiunea «Start» include gestiunea de bază a depozitului (intrări, casări, inventariere, starea depozitului). Pentru o rețea de depozite sau lucrul angajaților la distanță (de exemplu, contabilul sau proprietarul lucrează de acasă) este necesară Licența Terminal. Aceasta permite lucrul într-o bază de date unică prin internet.
Server: dacă planificați să lucrați la distanță sau să uniți mai multe depozite, este nevoie de un server. Acesta poate fi propriul PC puternic cu o adresă IP statică sau un server închiriat în cloud (Torgsoft oferă serviciul de închiriere server și licențe gata «Torgsoft-Online»).
Baza de date: programul utilizează Microsoft SQL Server (versiunea gratuită Express este potrivită pentru întreprinderile mici și mijlocii), ceea ce asigură stocarea sigură a datelor despre mișcarea mărfurilor.
2. Echipament comercial pentru depozit
Echipamentul accelerează munca gestionarilor și minimizează erorile la introducerea datelor.
Scaner de coduri de bare: necesar pentru identificarea mărfii la recepție, expediere și inventariere. Pentru depozit se recomandă un scaner radio fără fir (de exemplu, Netum C750 sau Asianwell AW-E7), care permite deplasarea liberă printre rafturi fără a fi legat de computer.
Imprimantă de etichete (coduri de bare): necesară pentru marcarea mărfurilor care nu au cod de bare din fabrică sau pentru tipărirea articolelor interne, etichetelor de raft. Programul generează coduri de bare unice care pot fi tipărite pe etichete.
Terminal de colectare a datelor (TCD): este un computer mobil cu scaner încorporat. Este indispensabil pentru depozite mari la efectuarea inventarierii, recepția loturilor mari de marfă și verificarea stocurilor direct la raft. Torgsoft se integrează cu TCD (de exemplu, CipherLab, Casio sau terminale Android) printr-un modul special sau aplicație mobilă.
Imprimantă de bonuri sau imprimantă obișnuită: pentru tipărirea facturilor interne, dispozițiilor de plată sau bonurilor pentru gestionar la colectarea comenzii.
3. Configurarea proceselor de evidență a depozitului
Pentru automatizarea corectă în programul Torgsoft este necesar să configurați și să utilizați următoarele funcții:
Structura depozitului (Merceologie): crearea arborelui de tipuri de mărfuri (categorii) pentru sistematizarea sortimentului.
Import: încărcarea bazei de mărfuri existente din Excel, pentru a nu introduce nomenclatura manual.
Intrarea mărfii: introducerea facturilor de la furnizori. Programul permite crearea automată a fișelor de produs la scanarea noilor coduri de bare.
Etichetare: dacă marfa nu are cod de bare, programul va genera un cod intern. Tipăriți eticheta și o lipiți pe marfă pentru scanare ulterioară.
Inventariere: procesul de verificare a stocurilor faptice cu cele scriptice. Poate fi efectuată cu ajutorul scanerului, TCD sau manual prin listă tipărită. Programul creează automat documente de intrare a surplusurilor și casare a lipsurilor conform rezultatelor reviziei.
Operațiuni de depozit: transfer intern (dacă aveți mai multe depozite sau magazine, perfectați transferul mărfii între ele), casare (fixarea deteriorării, rebutului sau utilizarea mărfii pentru nevoi proprii), completare (dacă asamblați seturi din mărfuri separate sau dezasamblați seturi).
4. Opțiuni suplimentare utile (la necesitate)
În funcție de specificul întreprinderii dvs., funcționalitatea poate fi extinsă:
Locul de depozitare a mărfii: permite indicarea raftului, rândului sau poliței concrete pentru fiecare produs, ceea ce accelerează considerabil căutarea într-un depozit mare.
Aplicația mobilă Torgsoft: permite utilizarea smartphone-ului ca terminal de colectare a datelor pentru efectuarea inventarierii, verificarea disponibilității mărfii și crearea facturilor de intrare direct în depozit.
Producție: dacă depozitul dvs. este legat de producție, această opțiune permite casarea materialelor și intrarea produselor finite conform fișelor tehnologice.
Sincronizare cu Nova Poshta / Ukrposhta: pentru crearea automată a AWB-urilor la expedierea mărfurilor din depozit.
Rezumat: Pentru a începe automatizarea depozitului aveți nevoie de un PC/laptop, programul Torgsoft (minim versiunea «Start»), scaner de coduri de bare și imprimantă de etichete. Aceasta vă va permite să recepționați marfa, să o marcați, să efectuați rapid revizii și să vedeți stocurile reale în orice moment. Puteți descărca versiunea demo a programului gratuit pentru 30 de zile, pentru a testa funcționalitatea de gestiune a depozitului pe echipamentul dvs.
Reveniți la pasul anterior