DSTU 4163:2020: reguli de redactare a documentelor

DSTU 4163:2020: cerințe de redactare a documentelor întreprinderii în 2026

DSTU 4163:2020 stabilește regulile de redactare a documentelor organizatorice și administrative ale persoanelor juridice: ordine, dispoziții, regulamente, instrucțiuni, acte, certificate, note de serviciu și note informative, scrisori și alte documente de management. Standardul se aplică documentelor pe suport de hârtie și documentelor electronice. Persoanele juridice trebuie să ia în considerare cerințele acestuia împreună cu normele în vigoare privind gestionarea documentelor; pentru întreprinzătorii individuali standardul nu stabilește o obligație generală, însă aceștia îl pot aplica voluntar sau pentru îndeplinirea unor cerințe normative, contractuale ori interne speciale.

DSTU nu înlocuiește cerințele speciale pentru contracte, documente contabile primare, raportare fiscală, documente de decontare RRO/PRRO, documente de personal și alte documente a căror formă sau ale căror elemente obligatorii sunt stabilite prin lege ori printr-un act normativ separat. Încălcarea cerințelor privind fontul, marginea sau amplasarea unui element nu conduce automat la nulitatea documentului și nu atrage o amendă universală distinctă. Totodată, lipsa semnăturii, datei, informațiilor despre autor, competenței semnatarului sau a altor elemente obligatorii conform unei legi speciale poate îngreuna evidența, verificarea, executarea documentului ori dovedirea forței sale juridice.

Ce este DSTU 4163:2020 și când se aplică

DSTU 4163:2020 „Sistemul unificat de stat al documentației. Sistemul unificat al documentației organizatorice și administrative. Cerințe privind redactarea documentelor” a fost adoptat prin Ordinul nr. 144 al întreprinderii de stat „UkrNDNC” din 1 iulie 2020. Standardul se aplică din 1 septembrie 2021 și a înlocuit DSTU 4163-2003.

Legea Ucrainei „Cu privire la standardizare” prevede aplicarea voluntară a standardelor naționale, dacă obligativitatea respectării lor nu este stabilită expres printr-un act normativ. Totodată, Normele în vigoare privind organizarea activității de secretariat și păstrarea arhivistică, aprobate prin Ordinul nr. 1000/5 al Ministerului Justiției al Ucrainei, sunt obligatorii pentru întreprinderi, instituții și organizații, indiferent de forma de proprietate, și prevăd expres redactarea elementelor documentelor organizatorice și administrative cu luarea în considerare a DSTU 4163:2020.

Documentele asupra cărora se aplică standardul

DSTU 4163:2020 acoperă documentele organizatorice și administrative, indiferent de suportul informației. Acestea includ:

Standardul stabilește:

• componența elementelor documentelor;
• cerințele privind conținutul și redactarea elementelor;
• regulile de amplasare a elementelor;
• cerințele privind formularele;
• regulile de realizare a documentelor;
• cerințe distincte pentru exemplarele pe hârtie și cele electronice.

Pentru documentația contabilă primară, bancară, financiară, statistică, științifico-tehnică și alte documentații speciale, normele generale de secretariat se aplică numai în partea referitoare la principiile generale de lucru cu documentele și pregătirea lor pentru păstrarea în arhivă. Formularele și elementele speciale au prioritate.

Elementele obligatorii ale documentului unei persoane juridice

DSTU stabilește șapte elemente obligatorii pentru documentele create de o persoană juridică. Pentru un document electronic, semnătura se aplică în conformitate cu legislația privind documentele electronice și serviciile de încredere electronice.

Prezența acestor elemente nu înlătură cerințele suplimentare ale legislației speciale. De exemplu, un document contabil primar trebuie să conțină elementele stabilite la articolul 9 din Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina”.

Lista completă a elementelor conform DSTU 4163:2020

Standardul prevede 32 de elemente posibile. Într-un document concret se utilizează numai elementele obligatorii și cele necesare tipului respectiv de document.

Denumirea întreprinderii, a subdiviziunii și utilizarea mărcii comerciale

Denumirea persoanei juridice din document trebuie să corespundă denumirii complete indicate în actele constitutive. Denumirea prescurtată, dacă este prevăzută oficial, se plasează sub denumirea completă sau alături de aceasta, între paranteze. Denumirea persoanei juridice și denumirea tipului de document se scriu cu majuscule pe formulare.

De exemplu:

Denumirea subdiviziunii structurale se indică atunci când această subdiviziune este autorul documentului și are competențele corespunzătoare.

Emblema sau marca comercială înregistrată poate fi amplasată pe formular în conformitate cu actele constitutive și regulile interne. Imaginea mărcii comerciale nu înlocuiește denumirea oficială a persoanei juridice.

Datele de referință ale întreprinderii

Pe formularul unei scrisori pot fi indicate:

• adresa poștală;
• numerele de telefon;
• adresa de e-mail;
• adresa site-ului web;
• datele bancare;
• alte informații necesare comunicării.

Adresa poștală se redactează în următoarea ordine: denumirea străzii, numărul clădirii, după caz numărul corpului, biroului sau încăperii, denumirea localității, raionului, regiunii și codul poștal. Dacă adresa juridică și cea efectivă diferă și ambele sunt necesare pentru corespondență, pot fi indicate ambele.

Denumirea tipului de document

Denumirea trebuie să corespundă competenței autorului și conținutului documentului:

Pe o scrisoare oficială nu se indică elementul „denumirea tipului de document”.

Un document nu trebuie denumit arbitrar „ordin” dacă persoana care îl emite nu are competența de a emite ordine. Tipurile de documente, dreptul de semnare și procedura de avizare trebuie stabilite în statut, regulamentele subdiviziunilor, fișele de post, procuri, instrucțiunea internă de secretariat și matricea competențelor.

Modul de redactare a datei

Data documentului poate fi redactată în format numeric sau alfanumeric.

Format numeric:

Ziua și luna se indică prin două cifre, iar anul prin patru cifre. Dacă ziua sau luna are o singură cifră, înaintea acesteia se adaugă zero.

Format alfanumeric:

În textele actelor normative, în trimiterile la acestea și în documentele cu informații financiare se utilizează redactarea alfanumerică a datei, cu respectarea cerințelor standardului.

În funcție de tipul documentului, data documentului este:

• data semnării;
• data aprobării;
• data adoptării;
• data înregistrării;
• data creării.

Mențiunile de serviciu de pe document se datează de asemenea.

Dacă documentul este semnat de mai multe persoane juridice, data documentului comun este data ultimei semnături.

Indicele de înregistrare

Indicele de înregistrare este format din numărul de ordine al documentului. La acesta se pot adăuga indici utilizați în sistemul de gestionare a documentelor al întreprinderii: indicele dosarului, subdiviziunii, tipului de document, corespondentului sau persoanei cu funcție de răspundere. Componentele indicelui se separă prin bară oblică sau prin altă modalitate prevăzută de instrucțiunea internă.

De exemplu:

Sistemul de indexare trebuie să fie unitar și clar. Nu este recomandată utilizarea unor reguli diferite de numerotare pentru aceleași tipuri de documente fără explicații în instrucțiunea internă.

Locul întocmirii documentului

Locul întocmirii se indică în toate documentele, cu excepția scrisorilor. Denumirea localității trebuie redată conform organizării administrativ-teritoriale în vigoare și denumirii oficiale. Pentru verificarea denumirii actuale a localității se utilizează Codificatorul unităților administrativ-teritoriale și al teritoriilor comunităților teritoriale, KATOTTG.

De exemplu:

Pentru Kyiv nu se utilizează abrevierea corespunzătoare cuvântului „oraș”.

Destinatarul

Destinatarul documentului poate fi:

• o persoană juridică;
• o subdiviziune structurală;
• o persoană cu funcție de răspundere;
• un grup de destinatari omogeni;
• o persoană fizică.

Dacă documentul este transmis unei persoane juridice sau unei subdiviziuni fără indicarea unei persoane concrete cu funcție de răspundere, denumirea destinatarului se redactează la cazul nominativ.

Dacă documentul este adresat conducătorului sau adjunctului acestuia, denumirea persoanei juridice se include în denumirea funcției, iar funcția, prenumele și numele se indică la cazul dativ.

De exemplu:

Dacă documentul este adresat conducătorului unei subdiviziuni structurale, denumirea persoanei juridice se indică separat la nominativ, iar funcția și numele destinatarului la dativ.

Într-un document pot fi indicați cel mult patru destinatari. Cuvântul „Copie” nu se înscrie înaintea celui de-al doilea, al treilea sau al patrulea destinatar. Dacă există mai mult de patru destinatari, se întocmește o listă de distribuire și se pregătește câte un exemplar separat pentru fiecare destinatar.

Mențiunea de aprobare

Documentul poate fi aprobat de o persoană cu funcție de răspundere sau printr-un alt document administrativ.

Dacă documentul este aprobat de o persoană cu funcție de răspundere:

Dacă documentul este aprobat prin ordin, decizie sau alt document:

Mențiunea de aprobare nu trebuie confundată cu semnătura autorului documentului: acestea sunt elemente diferite, cu funcții juridice diferite.

Rezoluția

Rezoluția consemnează o dispoziție de management referitoare la document. Aceasta poate conține:

• numele și prenumele executorului sau executorilor;
• conținutul dispoziției;
• termenul de executare;
• semnătura conducătorului;
• data.

Executorul principal se indică primul. Textul dispoziției trebuie să fie concret și să permită înțelegerea rezultatului așteptat.

De exemplu:

Titlul textului

Titlul redă succint conținutul documentului și trebuie să fie coordonat gramatical cu denumirea acestuia. În funcție de tipul documentului, acesta răspunde la întrebări precum „despre ce?”, „al cui?” sau „pe cine?”. La sfârșitul titlului nu se pune punct.

De exemplu:

Titlul nu trebuie să repete întregul conținut al documentului sau să includă formulări neclare precum „Cu privire la diverse chestiuni”.

Cerințe privind textul

Textul documentului trebuie să fie clar, consecvent, obiectiv și lipsit de ambiguitate. Documentele persoanelor juridice se întocmesc în limba de stat. În corespondența cu destinatari străini se poate utiliza limba ucraineană, limba destinatarului sau o limbă de comunicare internațională, în funcție de legislație, înțelegerile părților și natura corespondenței.

Într-un document administrativ este recomandată stabilirea clară a următoarelor aspecte:

• ce acțiune trebuie realizată;
• cine este responsabil;
• care este termenul;
• ce rezultat trebuie obținut;
• cine controlează executarea.

Formulările neclare din ordine, dispoziții și regulamente interne creează riscuri de litigii privind întinderea obligațiilor și responsabilitatea angajaților.

Anexe

Dacă documentului i se anexează alte materiale, după text se redactează mențiunea privind anexele. În aceasta se indică denumirea documentului, numărul de file și numărul de exemplare, dacă aceste informații nu rezultă din textul documentului principal.

De exemplu:

Dacă anexa este menționată în text:

Dacă există mai multe anexe, acestea se numerotează și se enumeră. Dacă documentul nu este transmis tuturor destinatarilor împreună cu anexele, acest fapt trebuie indicat expres.

Pentru o anexă aprobată sau pusă în aplicare printr-un document administrativ se utilizează mențiunea corespunzătoare privind apartenența la documentul principal.

Semnătura

Semnătura unui document pe hârtie conține:

1. denumirea funcției;
2. semnătura personală;
3. prenumele;
4. numele.

De exemplu:

Dacă documentul nu este întocmit pe un formular, denumirea completă a persoanei juridice poate fi inclusă în denumirea funcției:

Dacă documentul este semnat de mai multe persoane, semnăturile se amplasează potrivit subordonării de serviciu. Semnăturile persoanelor cu funcții de același nivel se plasează la același nivel.

Dreptul de semnare trebuie confirmat prin statut, regulament, fișa postului, ordin, procură sau un alt document privind competențele. Existența unei semnături grafice nu elimină riscul dacă documentul a fost semnat de o persoană fără competență.

Semnarea în absența conducătorului

Dacă persoana cu funcție de răspundere a cărei semnătură a fost prevăzută în proiect este absentă, documentul este semnat de persoana care îndeplinește efectiv atribuțiile acesteia sau are drept de semnare. În document se indică funcția efectivă și numele real al semnatarului.

Nu sunt admise următoarele variante:

Formularea „Director interimar” se utilizează numai atunci când exercitarea atribuțiilor a fost formalizată prin documentul administrativ corespunzător.

Ștampila

Ștampila nu este un element obligatoriu universal al fiecărui document al întreprinderii. Persoana juridică stabilește lista documentelor pe care se utilizează ștampila, ținând cont de lege, cerințele normative speciale și instrucțiunea internă de gestionare a documentelor. Legislația nu permite autorităților publice să solicite unei entități economice ștampila ca o condiție generală obligatorie pentru acceptarea documentului, dacă o asemenea cerință nu este stabilită prin lege.

Dacă ștampila este utilizată, amprenta acesteia nu trebuie să acopere semnătura personală. Potrivit standardului, amprenta poate acoperi ultimele litere ale denumirii funcției semnatarului sau poate fi aplicată într-un loc marcat special.

Ștampila nu înlocuiește semnătura unei persoane autorizate.

Vizarea și avizarea

Viza se utilizează pentru avizarea internă a documentului. Aceasta poate conține:

• denumirea funcției;
• semnătura personală;
• prenumele și numele;
• data.

Dacă există observații, acestea se prezintă separat sau se indică direct în viză, potrivit normelor interne de gestionare a documentelor.

Mențiunea de avizare este utilizată pentru avizarea externă de către o altă persoană juridică sau persoană cu funcție de răspundere. Avizarea și aprobarea au funcții diferite: avizarea confirmă susținerea sau lipsa obiecțiilor, iar aprobarea conferă documentului efect în cazurile prevăzute de legislație sau regulile interne.

Certificarea copiei

Mențiunea de certificare a unei copii pe hârtie conține:

Nu se folosesc ghilimele în jurul cuvintelor „Conform cu originalul”.

Ștampila se adaugă numai atunci când este impusă de lege, de o procedură specială sau de instrucțiunea aprobată de întreprindere.

Copiile trebuie certificate de o persoană căreia i-a fost acordat dreptul corespunzător. Instrucțiunea internă trebuie să stabilească:

• cine are dreptul de a certifica copii;
• ce documente pot fi copiate;
• când este necesară ștampila;
• cum se certifică documentele cu mai multe pagini;
• cum se verifică conformitatea copiei cu originalul.

Informații despre executor

Informațiile despre executor conțin numele și prenumele angajatului care a pregătit documentul și numărul telefonului său de serviciu. Pentru documentele interne este permisă varianta prescurtată, cu numele și numărul de telefon. Dacă documentul a fost pregătit de mai mulți executori, pot fi indicate două sau trei persoane.

De exemplu:

Acest element permite obținerea rapidă a explicațiilor privind conținutul documentului, însă nu înseamnă că executorul are drept de semnare sau răspunde în locul semnatarului.

Luarea la cunoștință a documentului de către angajat

Mențiunea de luare la cunoștință poate conține cuvintele „Am luat cunoștință de document”, semnătura personală a angajatului, prenumele și numele acestuia, precum și data. În locul denumirii generale poate fi indicat tipul concret de document.

De exemplu:

Fiecare angajat aplică personal semnătura și data. Pentru luarea la cunoștință în format electronic, întreprinderea trebuie să utilizeze o metodă care permite stabilirea identității angajatului, conținutului documentului și datei luării la cunoștință.

Cerințe privind formularele, hârtia și paginile

Pentru documente se utilizează următoarele formate principale:

Margini recomandate:

Marginea stângă este mai mare deoarece documentul poate fi îndosariat.

Întreprinderea poate utiliza:

• un formular general;
• un formular de scrisoare;
• un formular pentru un tip concret de document.

Formularele unei subdiviziuni structurale sau ale unei anumite persoane cu funcție de răspundere se utilizează numai dacă subdiviziunea sau persoana respectivă are dreptul de a crea și semna astfel de documente.

Un formular separat pentru un anumit tip de document este justificat în cazul unui volum semnificativ de asemenea documente; standardul permite utilizarea acestuia, inclusiv atunci când într-un an se creează peste 2000 de documente de tipul respectiv.

Fontul, spațierea și evidențierea

Pentru realizarea documentelor, standardul prevede utilizarea fontului Times New Roman cu dimensiunea de 12–14 puncte tipografice. Pentru anumite elemente auxiliare este permisă o dimensiune mai mică, iar denumirea tipului de document poate fi redactată cu un font mai mare.

Pentru documentele în format A4 se recomandă un interval între rânduri de 1–1,5, iar pentru A5 un interval simplu. Componentele elementelor cu mai multe rânduri se separă potrivit regulilor standardului.

Caracterele aldine pot fi utilizate pentru evidențierea:

• denumirii persoanei juridice;
• denumirii subdiviziunii structurale;
• denumirii tipului de document;
• titlului textului.

Un document oficial trebuie să rămână funcțional: un număr excesiv de fonturi, culori, elemente decorative și evidențieri arbitrare reduce lizibilitatea și complică prelucrarea uniformă a documentelor.

Numerotarea paginilor

A doua pagină și paginile următoare ale documentului se numerotează cu cifre arabe în mijlocul marginii de sus. Pe prima pagină nu se indică numărul. Lângă număr nu se scrie cuvântul „pagină” și nu se folosesc puncte, paranteze sau alte semne.

Documentul principal și fiecare anexă au numerotare separată a paginilor.

Documentele cu păstrare permanentă sau de lungă durată, mai mare de 10 ani, se imprimă pe o singură față a foii. Documentele cu termen de păstrare temporară de până la 10 ani pot fi redactate pe ambele fețe, dacă aceasta corespunde normelor de gestionare a documentelor ale întreprinderii.

Documentele electronice

Documentul electronic este un document în care informația este consemnată sub formă de date electronice și care conține elementele obligatorii. Acesta poate fi afișat pe ecran sau într-o formă adecvată perceperii pe hârtie.

Crearea documentului electronic se finalizează prin aplicarea semnăturii electronice sau a sigiliului electronic în cazurile prevăzute de lege. Originalul este exemplarul electronic cu elementele obligatorii și semnătura electronică a autorului sau cu un alt mijloc echivalent prevăzut de legislație.

Semnătura electronică calificată are aceeași forță juridică precum semnătura olografă și beneficiază de prezumția conformității cu cerințele legii. Sigiliul electronic calificat confirmă integritatea datelor și originea documentului în limitele stabilite de lege.

Imaginea unei semnături olografe inserată într-un fișier PDF sau text nu reprezintă prin ea însăși o semnătură electronică calificată și nu creează automat aceleași garanții juridice privind identificarea semnatarului și integritatea documentului.

Forța juridică a unui document electronic nu poate fi contestată numai din cauza formei sale electronice. Legislația prevede însă excepții distincte pentru documentele care trebuie să existe într-un singur original sau pentru care a fost stabilită o formă specială.

Ce trebuie să stabilească întreprinderea pentru gestionarea electronică a documentelor

În regulile interne este recomandată stabilirea:

• documentelor create exclusiv în formă electronică;
• tipului de semnătură electronică utilizat;
• persoanelor care au drept de semnare;
• procedurii de avizare și aprobare;
• regulilor de atribuire a datei și indicelui de înregistrare;
• procedurii de verificare a semnăturilor electronice;
• formatului de păstrare;
• regulilor de creare a copiilor de rezervă;
• procedurii de acordare a accesului;
• termenelor de păstrare;
• metodei de creare a copiilor pe hârtie sau a reproducerilor vizuale.

Copia pe hârtie a documentului electronic

Exemplarul pe hârtie al unui document electronic reprezintă reproducerea sa vizuală. Procedura de certificare a unei asemenea copii este stabilită de lege, de reguli speciale și de procedurile interne ale întreprinderii.

DSTU prevede un element care permite indicarea existenței unui exemplar electronic sau pe hârtie. Pentru identificarea documentului pot fi utilizate un cod de bare, un cod QR sau alte mijloace, dacă acestea sunt prevăzute de sistemul de gestionare a documentelor.

Documente speciale: când DSTU nu este suficient

Înainte de redactarea documentului trebuie verificat dacă pentru acesta a fost stabilit un formular separat sau o listă specială de elemente.

Documente contabile primare

Articolul 9 din Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” stabilește elemente obligatorii speciale pentru documentul primar. Acestea includ:

• denumirea documentului;
• data întocmirii;
• denumirea întreprinderii în numele căreia a fost întocmit documentul;
• conținutul și volumul operațiunii economice;
• unitatea de măsură;
• funcțiile și numele persoanelor responsabile de efectuarea și redactarea corectă a operațiunii;
• semnătura personală sau alte date care permit identificarea persoanei.

DSTU nu poate înlocui aceste elemente. Dacă documentul primar nu corespunde cerințelor legislației contabile, amplasarea corectă a elementelor conform standardului nu va înlătura deficiența.

Contracte

Pentru contracte sunt determinante normele Codului civil al Ucrainei, legile speciale și condițiile convenite de părți. Forma scrisă este respectată dacă conținutul actului juridic este consemnat într-unul sau mai multe documente, inclusiv electronice, iar documentul este semnat de parte sau de părți.

Numărul contractului, fontul, marginile sau amplasarea titlului nu determină, în mod obișnuit, valabilitatea acestuia prin ele însele. Sunt relevante forma corespunzătoare, condițiile esențiale convenite, competențele părților și semnarea corespunzătoare.

Documente fiscale, de decontare și alte documente cu formă specială

Raportarea fiscală, facturile fiscale, documentele de decontare RRO/PRRO, documentele bancare, raportarea statistică și alte formulare reglementate se redactează potrivit actelor normative speciale. DSTU se aplică numai în măsura în care nu contravine formularului special.

Întreprinderea nu trebuie să modifice din proprie inițiativă componența aprobată a elementelor obligatorii sau structura documentului, dacă actul normativ impune utilizarea unui formular concret.

Păstrarea documentelor

Întreprinderea trebuie să organizeze păstrarea documentelor în conformitate cu normele de gestionare a documentelor, nomenclatorul dosarelor și termenele de păstrare stabilite. Termenul depinde de tipul documentului și este stabilit prin Lista documentelor-tip aprobată prin Ordinul nr. 578/5 al Ministerului Justiției al Ucrainei, precum și prin acte normative speciale.

Pentru documentele electronice trebuie asigurate:

• disponibilitatea informațiilor pe întreaga durată de păstrare;
• posibilitatea reproducerii documentului în formatul inițial;
• verificarea integrității;
• păstrarea datelor privind originea, data și ora expedierii sau primirii;
• protecția împotriva modificării sau distrugerii neautorizate.

Termenul de păstrare a documentului electronic nu poate fi mai scurt decât termenul stabilit pentru documentul corespunzător pe hârtie.

Există amendă pentru încălcarea DSTU 4163:2020

DSTU 4163:2020 nu stabilește o amendă universală distinctă pentru font incorect, margine, formatul datei, amplasarea elementului sau altă încălcare a regulilor de redactare. Standardul nu stabilește nici licențe, autorizații sau motive de anulare a acestora.

Răspunderea poate apărea ca urmare a încălcării legislației speciale, de exemplu dacă:

• documentul primar nu conține elementele obligatorii;
• au fost prezentate informații necorespunzătoare realității;
• a fost încălcată procedura contabilă sau fiscală;
• documentul a fost semnat de o persoană fără competențele necesare;
• nu a fost asigurată păstrarea documentelor;
• au fost încălcate cerințele privind protecția informațiilor sau a datelor cu caracter personal;
• angajatul nu a fost familiarizat cu documentul într-un caz în care acest lucru este necesar pentru confirmarea îndeplinirii obligației angajatorului;
• a fost utilizat un document într-o formă diferită de cea cerută expres de lege.

Întreprinderea trebuie, prin urmare, să evalueze conținutul, competențele autorului, procedura de adoptare, avizare, semnare, înregistrare și păstrare împreună cu redactarea exterioară.

Documentul devine nul din cauza încălcării standardului

Documentul nu devine automat nul numai pentru că:

• a fost utilizat un alt font;
• o margine a fost stabilită incorect;
• titlul a fost amplasat cu o abatere;
• numele nu a fost scris cu majuscule;
• data sau indicele au fost amplasate în afara poziției recomandate.

Evaluarea forței juridice depinde de tipul documentului și de normele speciale. Pentru contract sunt importante forma, conținutul, manifestarea voinței și semnăturile părților; pentru documentul primar, elementele stabilite prin legislația contabilă; pentru ordin, competența autorului, conținutul, semnătura, data, înregistrarea și comunicarea corespunzătoare către angajați.

Totodată, ignorarea sistematică a standardului mărește riscul de:

• interpretare ambiguă a documentelor;
• pierdere sau dublare a documentelor;
• erori la înregistrare;
• dificultăți de căutare și păstrare arhivistică;
• litigii privind data, autorul, competențele sau faptul luării la cunoștință;
• pierderi de reputație în corespondența cu clienții, partenerii și autoritățile publice.

Ce trebuie stabilit în instrucțiunea internă de gestionare a documentelor

Pentru protejarea activelor, bazei probatorii și reputației de afaceri a întreprinderii, instrucțiunea internă trebuie să stabilească cel puțin:

1. lista documentelor create de întreprindere;
2. tipurile de formulare și șabloanele aprobate;
3. regulile de numerotare și înregistrare;
4. persoanele cu funcție de răspundere care au drept de semnare;
5. procedura de înlocuire a conducătorului;
6. procedura de avizare și aprobare;
7. lista documentelor pe care se utilizează ștampila;
8. regulile de certificare a copiilor;
9. procedura de lucru cu documentele electronice și semnăturile electronice;
10. procedura de transmitere și confirmare a livrării;
11. regulile de lucru cu documentele cu acces restricționat;
12. procedura de familiarizare a angajaților;
13. termenele de executare și controlul;
14. regulile de constituire a dosarelor;
15. termenele și condițiile de păstrare;
16. procedura de transmitere a documentelor în arhivă;
17. procedura de distrugere a documentelor după expirarea termenului de păstrare;
18. persoanele responsabile de gestionarea documentelor și arhivă.

Conducătorul persoanei juridice răspunde de organizarea gestionării documentelor, iar activitatea directă poate fi atribuită serviciului de secretariat sau unui angajat desemnat.

Exemplu de redactare a unui ordin

Acesta este un exemplu orientativ de structură. Conținutul concret al ordinului, competențele semnatarului, procedura de avizare și elementele suplimentare sunt stabilite prin legislație și documentele interne ale întreprinderii.

Verificarea documentului înainte de semnare

Înainte de semnare trebuie verificate următoarele: