Documentarea cheltuielilor la acordarea asistenței caritabile

La furnizarea de ajutor caritabil, trebuie să se asigure documentarea acestuia. Conform explicației STS, acest tip de activitate trebuie neapărat susținut cu documente corespunzătoare.

Pentru multe organizații, această problemă este în prezent dificilă și deosebit de relevantă în timp de război.

Ce este activitatea caritabilă?

Activitatea caritabilă este ajutor acordat pe bază voluntară și gratuită. Furnizorul nu obține profit, inclusiv nicio compensație monetară sau recompensă.

Binefăcătorul transferă gratuit bani, drepturi de proprietate sau bunuri în proprietatea beneficiarului pe baza Legii Nr. 5073.

Conform acestei legi, serviciile, bunurile sau lucrările furnizate pe bază gratuită includ:

• bunuri conform unui contract de donație,

• servicii sau lucrări care nu prevăd compensarea valorii lor,

• bunuri transferate pentru păstrare responsabilă.

Instituțiile bugetare, inclusiv organele de stat, nu pot fi binefăcători.

Documentarea ajutorului caritabil în formă monetară

Ajutorul caritabil în formă monetară poate fi primit fie în numerar, fie în cont bancar. Pentru a confirma că fondurile au fost transferate în contul special al instituției, este necesar să se obțină un extras bancar.

La depunerea ajutorului caritabil în casa instituției, trebuie să se întocmească un ordin de casă de intrare, iar chitanța trebuie trimisă către binefăcător.

Astfel, pentru a confirma transferul fondurilor caritabile, este necesar să aveți:

• un ordin de casă de cheltuieli,

• un extras de cont bancar,

• un ordin de plată,

• sau un act de eliberare și primire a ajutorului financiar.

Documente pentru confirmarea furnizării ajutorului caritabil sub formă de bunuri

Pentru a evita riscul unei verificări fiscale și pentru a desfășura activități caritabile într-un mod transparent și legal, este necesar să aveți documentele corespunzătoare pentru fiecare operațiune.

Este obligatoriu să încheiați un contract și un act de predare-primire a bunurilor.

Contractul se încheie în scris sau în formă electronică. Documentul specifică informațiile despre bunuri și scopurile transferului acestora. În plus, poate fi furnizată o scrisoare de solicitare din partea beneficiarului ajutorului caritabil.

Actul de predare-primire a ajutorului caritabil este un document care confirmă transferul bunurilor către o altă parte. În act trebuie menționat:

• numele documentului,

• detaliile părților,

• data întocmirii,

• scopul, conținutul și volumul ajutorului,

• semnăturile părților.

De asemenea, este necesar să se furnizeze o descriere detaliată a bunurilor, cantitatea și valoarea acestora.

Contractul și actul sunt documente complementare. Ele confirmă mișcarea fondurilor caritabile sau a bunurilor.

Beneficiarul ajutorului caritabil, la primirea acestuia, trebuie să aibă o procură sau orice document care să certifice autoritatea respectivei persoane.

Și cel mai important: la completarea raportului privind primirea și distribuirea ajutorului umanitar pentru fisc, compania trebuie să se asigure neapărat de existența documentației primare necesare. Documentele trebuie întocmite în conformitate cu cerințele art. 9 din Legea Nr. 996.

Doar actele de predare-primire care au fost întocmite corespunzător pot confirma utilizarea ajutorului caritabil primit în scopul propus.

Când voluntarii furnizează bunuri sau bani caritabili, această operațiune trebuie înregistrată în raportul corespunzător cu toate detaliile necesare.

Ordinul de acordare a ajutorului caritabil

Conducătorul organizației care oferă servicii caritabile emite un ordin în care specifică mai multe detalii:

• tipul și valoarea ajutorului caritabil,

• scopul acordării acestuia,

• detaliile părții beneficiare,

• datele persoanelor autorizate responsabile pentru transferul fondurilor sau bunurilor caritabile.

Documentarea activelor fixe de la donator

Astfel de active pot fi acceptate doar de o comisie a instituției beneficiare de ajutor caritabil. Aceasta este creată prin ordinul conducătorului. Comisia trebuie să includă contabili sau economiști.

Când o instituție primește ajutor caritabil sub formă de active fixe, este necesar să:

• întocmească un act de predare-primire a activelor fixe: documentul trebuie să indice valoarea bunurilor primite. Actul se întocmește în două exemplare și se aprobă de conducătorul instituției;

• întocmească un act de punere în funcțiune a activelor fixe: acesta trebuie să descrie caracteristicile bunurilor primite și să indice existența documentației tehnice însoțitoare;

• creeze o fișă de evidență a activelor fixe primite.

Contabilizarea și distribuirea ajutorului umanitar

Proiectul de lege Nr. 9111 prevede simplificarea procedurii de contabilizare, distribuire și import de ajutor umanitar de către organizațiile caritabile. Documentul include următoarele norme:

• contabilizarea obligatorie a ajutorului umanitar într-un sistem electronic automatizat;

• extinderea listei de beneficiari, pe lângă fundațiile caritabile și organizațiile publice înregistrate în Ucraina;

• posibilitatea de a oferi vehicule ca ajutor caritabil militarilor.

Este posibil să se furnizeze copii scanate ale documentelor?

Deși legea nu interzice direct acest lucru, fiscul nu recomandă să se procedeze astfel. Problema este că copiile scanate nu sunt considerate documente primare electronice sau pe hârtie. Prin urmare, organizația care furnizează servicii caritabile trebuie să dețină și să furnizeze doar originalul.

Ajutor caritabil pentru armată

O fundație caritabilă poate oferi acest tip de ajutor doar organizațiilor militare care aparțin instituțiilor non-profit și sunt incluse în registrul corespunzător.

La întocmirea documentelor, trebuie să se indice următoarea formulare: «sprijinirea capacității de apărare și a pregătirii de mobilizare a țării», conform Legii Nr. 5073.

Fondurile din contribuțiile caritabile pot fi acceptate doar în conturi bancare speciale înregistrate la Trezoreria de Stat.

Pentru raportarea la STS, trebuie să aveți:

1. Documente primare: extras bancar privind primirea fondurilor, act de predare-primire, factură-solicitare la furnizarea resurselor materiale.

2. Acord scris: documentul trebuie să conțină toate detaliile ambelor părți și informații detaliate despre volumul ajutorului, caracteristicile bunurilor furnizate etc.

3. Scrisoare de solicitare din partea destinatarului despre necesitatea acordării unui astfel de ajutor.

4. Ordinul conducătorului privind alocarea și furnizarea ajutorului caritabil.

Ce răspundere este prevăzută pentru lipsa documentelor primare la donator?

Răspunderea donatorului pentru lipsa documentației necesare poate include:

• o amendă de la STS în valoare de 1020 UAH;

• răspundere administrativă sub forma unei amenzi cuprinse între 170 și 250 UAH.

Ce spune Codul Fiscal?

Art. 140 din Codul Fiscal nu prevede ajustarea veniturilor și cheltuielilor la acordarea ajutorului caritabil persoanelor fizice care plătesc impozitul pe venit. Cu toate acestea, donatorul este obligat să țină evidența contabilă și să reflecte mișcarea fondurilor, bunurilor etc.

Adică o persoană fizică sau o organizație care se ocupă de activități caritabile este obligată să țină evidența veniturilor și cheltuielilor legate de obiectele impozabile. Pentru aceasta, este necesar să se întocmească și să se completeze documentația primară.

Odată cu aceasta, rezultă o mulțime de registre contabile, rapoarte financiare și alte documente legate de calcularea impozitelor.

Automatizarea activităților caritabile

Prin urmare, pentru a simplifica raportarea fiscală și evidența financiară, este mai bine să instalați programul Torgsoft. Este ușor de utilizat, chiar și fără o educație contabilă. Cu ajutorul programului de contabilitate, puteți automatiza inclusiv activitățile caritabile și să vă eliberați de sarcinile de rutină.

Torgsoft înseamnă libertate de acțiune și comoditate: programul generează automat rapoarte zilnice, creează diferite tipuri de documente financiare și vă ajută să controlați cu ușurință mișcarea banilor și a bunurilor.

Și cel mai plăcut lucru — toate informațiile necesare sunt mereu la îndemână. Prin instalarea aplicației mobile Torgsoft, puteți ține evidența și gestiona rapoartele de oriunde.