Formularul de împuternicire: când este necesar și cum să îl utilizați?

În activitatea lor, antreprenorii folosesc frecvent formularul de procură. Pe baza acestui document, un angajat poate îndeplini diverse împuterniciri în numele organizației. Puteți descărca un model de procură gata pregătit de pe site-ul nostru. 

Acest lucru vă va ajuta să evitați erori grave la redactarea și completarea documentului de la zero. Va trebui doar să introduceți datele mandantului și drepturile pe care acesta le deleagă persoanei împuternicite. Ce este un formular de procură și în ce cazuri poate fi utilizat?

Ce este formularul de procură M-2?

Formularul de procură este un document tipizat gata pregătit. Acesta este utilizat de întreprindere pentru a transfera anumite drepturi unui angajat concret, de exemplu pentru exercitarea unor atribuții în numele conducătorului.

Având în vedere că legislația în vigoare (articolele 244 și 245 din Codul civil al Ucrainei) impune cerințe sporite privind întocmirea și completarea procurii, utilizarea unui formular gata pregătit reduce semnificativ numărul de erori posibile.

Formularul de procură M-2 este un instrument juridic care permite conducătorului unei companii să delege parțial atribuțiile sale unei persoane împuternicite pentru primirea bunurilor materiale și valorilor materiale (în continuare — BMV).

În desfășurarea activității economice, întreprinderea colaborează frecvent cu furnizori de bunuri sau servicii. În acest caz, destinatarul (sau reprezentantul destinatarului) trebuie să își confirme împuternicirile în formă documentară. Compania furnizoare este obligată să verifice datele din procură cu documentul oficial de identitate al destinatarului (pașaport, serie și număr sau alt document de identitate), cu avizul de însoțire a mărfii și să elibereze BMV reprezentantului companiei destinatare.

În ciuda faptului că, potrivit Hotărârii Cabinetului de Miniștri din 17 aprilie 2008, formularele de procură și-au pierdut statutul de documente cu regim special, întreprinderile continuă să țină un registru de evidență a acestora conform formei stabilite prin Instrucțiunea nr. 99.

De ce este necesară procura M-2?

Punctul 2 al Instrucțiunii nr. 99 stabilește tipurile concrete de BMV care pot fi transmise destinatarului pe baza unei procuri:

• valori mobiliare,
• documentație financiară,
• active necorporale,
• mijloace fixe ale companiei,
• bunuri și unelte,
• îngrășăminte, semințe, animale,
• inventar, piese de schimb,
• combustibil, materii prime etc.

Pentru compania destinatară, acest document confirmă decizia mandantului de a delega împuterniciri unei persoane pentru primirea unui anumit set de bunuri.

Pentru compania furnizoare, acest document reprezintă baza pentru transmiterea bunurilor materiale către destinatar. Fără procura M-2, furnizorul nu are dreptul să întocmească și să semneze documente de livrare sau transport pentru eliberarea BMV, iar operațiunea economică nu poate fi finalizată.

Când se emite procura conform formularului M-2?

Documentul este întocmit și completat de conducătorul companiei pentru a primi BMV. Nu are importanță în baza cărui contract are loc transmiterea bunurilor — închiriere, reparație, depozitare sau vânzare-cumpărare.

Compania destinatară emite procura, iar compania furnizoare primește documentul în baza căruia poate elibera:

• echipamente după reparație (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Ucrainei nr. 31-04200-30-5/7021 din 09.12.2003);
• ambalaje pentru returnare sau produse pentru depozitare ulterioară (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Ucrainei nr. 04220-92 din 30.07.2003);
• bunuri materiale în cadrul unui acord de activitate comună;
• materii prime în regim de prelucrare;
• acțiuni și valori mobiliare (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Ucrainei nr. 061-303/11-2263 din 28.04.2001).

În ce cazuri nu este necesară procura conform formularului M-2?

Nu este întotdeauna necesară emiterea unei procuri:

1. Primirea BMV cu plată în numerar, precum și primirea bunurilor de la un antreprenor individual.
2. Achiziționarea BMV personal de către antreprenor pe baza pașaportului sau a unui alt document de identitate.
3. Achiziționarea BMV personal de către conducătorul companiei sau o altă persoană autorizată care poate acționa fără procură.
4. Primirea BMV de către o persoană fizică, dacă aceasta este consumatorul final al bunurilor sau serviciilor.
5. Transferul intern al bunurilor în cadrul organizației, atunci când BMV sunt transmise între angajații aceleiași companii.

Cine poate emite procura conform formularului M-2?

Conform Instrucțiunii nr. 99, procura tip M-2 poate fi completată de persoanele cu funcții de conducere care au acest drept, precum și de angajații care:

• au acest drept prevăzut în fișa postului,
• au fost desemnați de directorul companiei pentru înregistrarea și emiterea procurilor, inclusiv a celor utilizate sau returnate la întreprindere.

Reguli de înregistrare a procurii M-2 în cadrul întreprinderii

Fiecare întreprindere care desfășoară activitate economică ține un Registru de evidență a procurilor. Forma registrului este prevăzută în Anexa 2 la Instrucțiunea nr. 99. Contabilul-șef numerotează și coase registrul, certificând paginile cu semnătura și ștampila directorului companiei.

Pentru procurile returnate, contabilul-șef aplică mențiunea „neutilizat”. Ulterior, documentul trebuie păstrat pe perioada stabilită pentru documentele primare, conform Ordinului Ministerului Justiției nr. 578/5 din 12.04.2012.

Respectați regulile de înregistrare, emitere și păstrare a procurilor, deoarece, în cazul în care este necesar să dovediți faptul achiziționării BMV de la furnizor, copiile paginilor din registru vor constitui argumentul decisiv în favoarea dumneavoastră.

Ce date trebuie introduse în formularul de procură M-2?

Compania furnizoare nu va putea elibera bunurile persoanei împuternicite dacă identifică în document erori precum ștersături sau corecturi, date completate incorect, date personale greșite ale reprezentantului destinatarului sau lipsa semnăturilor.

Completați cu atenție toate câmpurile și nu uitați să indicați în rubrica „Document de identitate” datele din pașaport ale persoanei împuternicite. La primirea BMV, reprezentantul companiei destinatare trebuie să prezinte acest document pentru verificare, iar datele acestuia trebuie să coincidă integral cu cele înscrise în procură.

La completarea procurii trebuie introduse:

• denumirea companiei destinatare, codul EDRPOU, contul de decontare al organizației plătitoare, detaliile băncii;
• perioada de valabilitate a procurii;
• numărul formularului și data emiterii;
• denumirea exactă a BMV;
• cantitatea bunurilor în expresie naturală;
• unitățile de măsură (bucăți, seturi).

Documentul trebuie să fie semnat de directorul companiei și de contabilul-șef sau de alte persoane autorizate.

Este necesară ștampila pe formularul de procură M-2?

Ștampila este un element obligatoriu la certificarea documentului, conform Anexei 1 la Instrucțiunea nr. 99.

Totuși, această regulă nu se aplică antreprenorilor care desfășoară activitate fără ștampilă (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Ucrainei nr. 053-29151 din 31.10.2000).

Care este perioada de valabilitate a procurii M-2?

Conform punctului 8 din Instrucțiunea nr. 99, perioada de valabilitate a procurii nu trebuie să depășească 10 zile calendaristice. Totuși, termenul final depinde de natura primirii bunurilor. Astfel, valabilitatea poate fi extinsă până la 1 lună calendaristică dacă:

1. Pentru livrarea BMV se utilizează transporturi centralizate sau circulare.

2. Toate decontările privind primirea și transportul BMV se efectuează conform unui plan stabilit.

Valabilitatea documentului expiră la data indicată în câmpul corespunzător din formularul de procură.

Primirea bunurilor fără procură este considerată o încălcare a regulilor și procedurilor de contabilitate.