Inventarierea casei: reguli, etape și evidență

Inventarierea casei de marcat: cum să o efectuați corect și fără riscuri pentru afacere

Inventarierea casei de marcat este o verificare obligatorie a soldului real de numerar și a documentelor de casă, care este necesară pentru a confirma corectitudinea evidenței, a identifica lipsurile sau plusurile și a reduce riscurile de reclamații în timpul controalelor. Pentru întreprinderi, regulile principale sunt stabilite de Legea Contabilității, Regulamentul privind inventarierea activelor și pasivelor nr. 879 și Regulamentul BNU nr. 148 privind operațiunile cu numerar. Aceste acte impun o obligație directă de a efectua inventarierea casei de marcat în mod specific întreprinderilor și instituțiilor; pentru antreprenorii individuali (FOP), nu există o astfel de normă directă separată în aceste acte, dar dacă un antreprenor lucrează cu numerar și un RRO/PRRO, verificarea internă regulată a casei de marcat este necesară pentru control și pentru trecerea în siguranță a controalelor. (Legislația Ucrainei)

O inventariere corectă a casei de marcat constă în mai multe etape obligitorii: ordinul directorului, chitanța persoanei responsabile material, renumărarea bancnotă cu bancnotă a numerarului, confruntarea cu documentele de casă sau datele RRO/PRRO, întocmirea unui act și reflectarea rezultatelor în contabilitate. Numerarul care se află în casa de marcat dar nu este confirmat de documentele de casă este considerat surplus. Dacă discrepanța este legată nu doar de o eroare de contabilitate, ci de o încălcare a regulilor de efectuare a decontărilor sau de lucru cu RRO/PRRO, sunt posibile amenzi administrative în conformitate cu art. 163-15 din Codul contravențiilor administrative și sancțiuni financiare în conformitate cu art. 17 din Legea privind RRO. (Legislația Ucrainei)

Cine este obligat să efectueze inventarierea casei de marcat

Pentru persoanele juridice, inventarierea casei de marcat face parte din obligația generală de a efectua o inventariere a activelor și pasivelor pentru a asigura fiabilitatea contabilității și a raportării financiare. De aceea, casa de marcat este verificată nu „pentru ordine”, ci ca o procedură contabilă oficială care implică pregătirea documentelor primare. (Legislația Ucrainei)

Pentru antreprenorii individuali (FOP), nu există o obligație directă separată de a efectua inventarierea casei de marcat conform Regulamentului nr. 879 și paragrafului 46 din Regulamentul nr. 148, deoarece aceste norme sunt adresate întreprinderilor și instituțiilor. Dar dacă un antreprenor individual acceptă numerar, folosește un RRO/PRRO, are personal angajat sau mai multe puncte de vânzare, fără reconcilierea internă regulată a soldului de numerar, este dificil să controleze disciplina de casă și să dovedească corectitudinea decontărilor. (Legislația Ucrainei)

Când inventarierea casei de marcat este obligatorie

Inventarierea casei de marcat se efectuează obligatoriu, în special, în următoarele cazuri:

Legea nu stabilește o regulă universală separată „inventarierea casei de marcat se face o dată pe trimestru”. Conducătorul stabilește frecvența suplimentară a inspecțiilor planificate sau inopinate în documentele interne ale întreprinderii. Acest lucru este benefic pentru afacere: cu cât casa de marcat este verificată mai des, cu atât este mai mic riscul de a acumula erori, lipsuri și pretenții împotriva casierului sau a vânzătorului. (Legislația Ucrainei)

Cine efectuează inventarierea casei de marcat

Inventarierea este organizată de conducătorul întreprinderii. El emite un ordin cu privire la efectuarea inventarierii și aprobă componența comisiei de inventariere. Persoana responsabilă material nu este inclusă în comisie, dar trebuie să fie prezentă în timpul verificării și să prezinte o chitanță înainte de începerea inventarierii. (Legislația Ucrainei)

În practică, comisia include de obicei managerul sau adjunctul acestuia, un contabil și angajați care cunosc procedura operațiunilor de casă. Pentru întreprinderile mici, componența poate fi minimă, dar ordinul și formalizarea documentară corespunzătoare sunt încă necesare. (Legislația Ucrainei)

Ce documente sunt necesare

Înainte de inventariere, este necesar să pregătiți și să colectați următoarele documente:

Documentele primare pot fi fie pe hârtie, fie electronice, dacă conțin detaliile obligatorii prevăzute de lege. Aceasta înseamnă că faptul inventarierii în sine trebuie confirmat printr-un document care poate fi prezentat unui contabil, auditor sau autoritate fiscală. (Legislația Ucrainei)

Cum se efectuează inventarierea casei de marcat: procedură pas cu pas

1. Emiteți un ordin

Ordinul ar trebui să precizeze data, ora verificării, componența comisiei, casa de marcat sau locul decontărilor, lista documentelor prezentate pentru verificare și persoanele responsabile. Fără un ordin, o inventariere arată ca o reconciliere internă, dar nu ca o procedură contabilă complet formalizată. (Legislația Ucrainei)

2. Obțineți toate documentele și o chitanță de la casier

Înainte de a începe renumărarea, casierul sau o altă persoană responsabilă material trebuie să transfere toate documentele de încasare și plată și să prezinte o chitanță din care să reiasă că toate încasările au fost capitalizate și toate cheltuielile au fost înregistrate. Formatul unei astfel de chitanțe este prevăzut în Anexa 7 la Regulamentul nr. 148. (Legislația Ucrainei)

3. Efectuați o renumărare efectivă bancnotă cu bancnotă

Comisia renumără numerarul bancnotă cu bancnotă, precum și verifică documentele bănești și alte valori prezente în casa de marcat, dacă sunt depozitate acolo. Este interzisă depozitarea numerarului în casa de marcat care nu aparține întreprinderii. Dacă în casa de marcat sunt bani care nu sunt confirmați prin documente de casă, aceștia sunt considerați surplus. (Legislația Ucrainei)

4. Reconciliați soldul real cu contabilitatea

După renumărare, soldul real este reconciliat cu datele registrului de casă, raportului de casă, ordinelor de încasare și plată, iar dacă numerarul este acceptat prin intermediul unui RRO/PRRO — de asemenea, cu documentele de decontare și rapoartele RRO/PRRO. În această etapă sunt identificate lipsurile, plusurile sau erorile în formalizarea operațiunilor de casă. (Legislația Ucrainei)

5. Întocmiți un act și procesul-verbal

Pe baza rezultatelor verificării, se întocmește un act privind rezultatele inventarierii fondurilor disponibile. Apoi, comisia de inventariere întocmește un proces-verbal cu concluzii și propuneri, iar managerul aprobă o decizie cu privire la reflectarea rezultatelor în contabilitate și acțiunile ulterioare. (Legislația Ucrainei)

6. Reflectați rezultatele în contabilitate

Rezultatele inventarierii trebuie reflectate în perioada de raportare în care aceasta a fost finalizată. Nu puteți amâna formalizarea pentru „mai târziu”: dacă există un act, dar nimic nu a fost procesat în contabilitate, acesta este deja un risc pentru contabilitate și pentru un audit fiscal. (Legislația Ucrainei)

Cu ce anume să reconciliați numerarul

Mai jos este o schemă practică cu ce anume trebuie comparat în timpul inventarierii.

O astfel de reconciliere decurge din regulile de efectuare a operațiunilor de casă și de formalizare a decontărilor prin intermediul unui RRO/PRRO. (Legislația Ucrainei)

Ce trebuie să faceți dacă se găsește un plus sau un minus

Surplus

Dacă banii există efectiv, dar lipsesc din documentele de casă, acesta este un surplus. Acesta trebuie consemnat în act, aflat motivul apariției sale și reflectat în contabilitate. Nu puteți lăsa bani „în plus” în casa de marcat fără formalizare. (Legislația Ucrainei)

Lipsă

O lipsă este de asemenea consemnată în act. După aceea, comisia stabilește motivul, ia o explicație de la persoana responsabilă și predă materialele managerului pentru o decizie. Actul de inventariere în sine consemnează doar faptul discrepanței; separat, reflectarea acesteia în contabilitate și acțiunile manageriale ulterioare trebuie formalizate. (Legislația Ucrainei)

Inventarierea casei de marcat și RRO/PRRO

O inventariere a casei de marcat nu înlocuiește regulile de lucru cu un RRO/PRRO. Aceasta ajută la identificarea unei probleme, dar dacă o verificare arată că decontările au fost făcute fără un RRO/PRRO, nu pentru suma integrală sau fără eliberarea unui document de decontare, se aplică sancțiuni financiare conform art. 17 din Legea nr. 265/95-VR. Pentru operațiunile de decontare, acesta este unul dintre cele mai periculoase riscuri, deoarece amenda este legată de valoarea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor vândute cu încălcare. (Legislația Ucrainei)

Amenzi și răspundere

Pentru încălcarea procedurii de efectuare a decontărilor în numerar și a decontărilor prin metode de plată electronice, art. 163-15 din Codul contravențiilor administrative prevede o amendă administrativă pentru antreprenorii individuali și funcționarii persoanelor juridice — de la 100 la 200 de venituri minime neimpozabile ale cetățenilor, iar pentru o încălcare repetată în decurs de un an — de la 500 la 1000 de minime neimpozabile. (Legislația Ucrainei)

Dacă, în timpul unei inspecții, se constată o încălcare a Legii privind RRO, în special efectuarea de operațiuni de decontare fără un RRO/PRRO sau fără emiterea unui cec, se aplică sancțiuni financiare în conformitate cu art. 17 din această Lege: pentru prima încălcare — 100% din valoarea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor vândute cu încălcarea, pentru fiecare ulterioară — 150%. (Legislația Ucrainei)

Evidența contabilă și fiscală a rezultatelor

Rezultatele unei inventarieri a casei de marcat trebuie formalizate prin documente primare și reflectate în contabilitate în perioada în care a fost finalizată inventarierea. Aceasta este o cerință de bază atât pentru contabilitate, cât și pentru contabilitatea fiscală: datele de raportare trebuie confirmate de documente. (Legislația Ucrainei)

Consecințele fiscale nu decurg din faptul însuși de a întocmi actul, ci din operațiunea comercială cu care se formalizează rezultatul: capitalizarea unui surplus, compensarea unei lipsuri, anularea pierderilor etc. Prin urmare, un act de inventariere nu poate fi păstrat doar „pentru uz intern” — rezultatele sale trebuie procesate prin contabilitate și documentate corespunzător. (Legislația Ucrainei)

Cele mai frecvente greșeli în afaceri

Cele mai frecvente probleme în timpul unei inventarieri a casei de marcat sunt următoarele:

Listă de verificare practică pentru un antreprenor

Pentru ca o inventariere a casei de marcat să fie corectă din punct de vedere legal și utilă pentru o afacere, procedați după cum urmează:

Cum se efectuează o verificare bancnotă cu bancnotă și se reconciliază banii în casa de marcat în programul Torgsoft?

Programul Torgsoft oferă o funcționalitate specială pentru efectuarea inventarierii casei de marcat. Acest proces este implementat prin mecanismul "Verificare bancnotă cu bancnotă", care vă permite să renumărați cu precizie numerarul, să îl reconciliați cu datele contabile și să înregistrați discrepanțele. În plus, programul vă permite să controlați strict soldurile fiscale prin integrarea cu PRRO/RRO, ceea ce elimină riscurile de amenzi pe care le-ați menționat.

Iată un algoritm detaliat despre cum să configurați și să efectuați corect o inventariere a casei de marcat în Torgsoft:

Etapa 1: configurarea programului (Pregătire)

Pentru ca inventarierea casei de marcat să fie exactă și transparentă, programul trebuie configurat în prealabil:

Etapa 2: efectuarea inventarierii (Verificare bancnotă cu bancnotă)

Verificarea în sine se face cel mai convenabil la sfârșitul turei de lucru sau în timpul unui audit surpriză:

Etapa 3: reflectarea rezultatelor și soluționarea discrepanțelor

Proprietarul sau administratorul poate vizualiza istoricul tuturor inventarierilor de numerar în meniul Plată - Totaluri casă de marcat în tabelele "Verificare bancnotă cu bancnotă" și "Lista verificărilor bancnotă cu bancnotă". Acolo sunt stocate ora verificării, suma, detaliile pe bancnote și numele complet al angajatului care a efectuat-o.

Ce trebuie să faceți dacă se găsește un plus sau un minus?
Soldurile contabile și reale trebuie nivelate cu documente financiare:

Etapa 4: securitatea în timpul verificărilor și lucrul cu PRRO

Deoarece ați menționat Legislația referitoare la lucrul cu numerar și PRRO, este foarte important ca suma din sertarul de bani să corespundă nu numai programului de management Torgsoft, ci și datelor fiscale transmise Serviciului Fiscal de Stat.

Astfel, combinația dintre o verificare bancnotă cu bancnotă în Torgsoft și utilizarea strictă a depunerilor/retragerilor de serviciu prin PRRO asigură pe deplin afacerea dvs. împotriva decalajelor de numerar și a reclamațiilor din partea autorităților de reglementare.

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва