Cheia electronică a casieriei OSR a expirat: ce să faci?

Cum să înlocuiți cheia electronică a casierului pentru pRRO la fisc

Pentru a lucra cu un RRO software (pRRO), nu este suficient doar să obțineți un nou fișier de cheie. Operațiunile de decontare pe un pRRO pot fi efectuate numai de persoanele ale căror certificate de semnătură electronică și/sau sigiliu sunt introduse în Registrul RRO software pentru un anumit pRRO. În plus, semnarea documentelor de decontare electronice este posibilă numai dacă certificatul cheii publice corespunzător este valabil. Prin urmare, înlocuirea cheii casierului constă în două acțiuni obligatorii: obținerea unei chei noi de la un furnizor de servicii de încredere electronică și depunerea unei notificări la Serviciul Fiscal de Stat (SFS) privind noul certificat pentru lucrul cu pRRO. (dp.tax.gov.ua)

Înlocuirea propriu-zisă a cheii casierului se legalizează prin formularul nr. 5-PRRO (J/F1391802). Formularul nr. 1-PRRO este utilizat pentru înregistrarea pRRO-ului în sine, iar formularul nr. 5-PRRO — pentru introducerea în Registru a datelor despre certificatele casierilor și casierilor superiori. Aceasta înseamnă că, în cazul unei înlocuiri obișnuite a cheii casierului, nu este necesară reînregistrarea pRRO. (tr.tax.gov.ua)

Când trebuie înlocuită cheia

Înlocuirea trebuie făcută înainte de expirarea perioadei de valabilitate a certificatului, precum și în cazurile în care cheia este revocată, blocată, s-au modificat datele specificate în certificat, s-au detectat erori în atributele certificatului, s-a pierdut suportul cheii sau există suspiciunea că cheia privată a devenit cunoscută altor persoane. (ca.tax.gov.ua)

Procedură

1. Obțineți o cheie nouă de la un furnizor de servicii de încredere electronică

Utilizatorii care au încă certificate valabile pot folosi serviciile online pentru generarea de la distanță a certificatelor. Resursa SFS precizează că, prin această metodă, se poate prelungi independent perioada de valabilitate a certificatelor cu 2 ani. Dacă certificatul a expirat deja sau semnătura este obținută din nou, trebuie să pregătiți documentele conform regulilor furnizorului ales și să vă adresați unui punct de înregistrare. (ca.tax.gov.ua)

2. Depuneți la SFS formularul nr. 5-PRRO (J/F1391802)

După primirea cheii noi, entitatea economică depune la organul de control notificarea conform formularului nr. 5-PRRO (J/F1391802). Aceasta poate fi depusă prin Cabinetul Electronic, Ghișeul Unic de raportare electronică sau alt software care acceptă schimbul electronic de documente cu SFS. În această notificare se indică informațiile despre noul certificat al casierului. (tr.tax.gov.ua)

În coloana despre identificatorul cheii subiectului, trebuie introdusă valoarea din parametrii certificatului de securitate al cheii noi. În formularul nr. 5-PRRO se specifică direct că este vorba despre valoarea identificatorului cheii subiectului din certificatul calificat sau avansat al cheii publice. Acest identificator constă dintr-un set de cifre și litere latine.

3. Definiți corect rolul în formular

În formularul nr. 5-PRRO, în coloana „Tip semnătură”, se indică unul dintre roluri: „Casier”, „Casier superior” sau „Încetarea activității”. Dacă la momentul generării cheii noi tura pe pRRO este deja închisă, se poate indica rolul „Casier”. Dacă cheia nouă este generată în timp ce tura de lucru este încă deschisă, SFS recomandă depunerea formularului cu rolul „Casier superior”.

Exemplu practic: casierul a deschis tura cu cheia veche, dar înainte de închiderea turei a primit un nou KEP (Semnătură Electronică Calificată). În această situație, pentru lucrul cu pRRO sub noul identificator de cheie, se depune formularul nr. 5-PRRO cu mențiunea rolului „Casier superior”. (tr.tax.gov.ua)

4. Lucrați cu pRRO numai după introducerea noului certificat în Registru

Dreptul de a efectua operațiuni de decontare pe pRRO îl are numai persoana al cărei certificat este introdus în Registrul RRO software pentru acel pRRO. Datele certificatelor sunt introduse în Registru anume pe baza notificărilor conform formularului nr. 5-PRRO. Prin urmare, noua cheie începe să fie utilizată pentru operațiuni de decontare după ce SFS procesează notificarea depusă și datele corespunzătoare ajung în Registru. (dp.tax.gov.ua)

Ce trebuie făcut cu cheia veche

Dacă perioada de valabilitate a cheii vechi pur și simplu a expirat sau aceasta a fost deja revocată, nu este necesar să depuneți separat formularul nr. 5-PRRO cu tipul de semnătură „Încetarea activității” pentru acea cheie. Aceasta este poziția directă a resursei de informare și referință a SFS. (ZIR)

O altă situație este dacă cheia a fost compromisă, s-a pierdut suportul, s-au modificat datele din certificat sau s-a detectat o eroare în datele certificatului. În acest caz, utilizatorul trebuie să contacteze imediat furnizorul pentru blocarea sau revocarea certificatului. SFS specifică separat că un certificat revocat nu poate fi restabilit, iar unul blocat poate fi restabilit numai în perioada de blocare. (ca.tax.gov.ua)

Cazuri speciale

Dacă un PFA (FOP) a înregistrat pRRO după seria și numărul pașaportului sau cardului de identitate, iar în timpul unei ture deschise a primit codul fiscal (RNOKPP) și a generat un nou KEP deja cu numărul fiscal, pentru lucrul cu pRRO trebuie depus formularul nr. 5-PRRO (F1391802) cu noul identificator de cheie și rolul „Casier superior”. (dp.tax.gov.ua)

Dacă la deschiderea turei pe pRRO apare mesajul „Lipsesc unitățile economice”, una dintre cauze poate fi faptul că în notificarea J/F1391802 a fost indicat un identificator de cheie greșit sau acest identificator a fost luat din certificatul nepotrivit. SFS atrage atenția direct asupra unei astfel de erori. (vin.tax.gov.ua)

Funcția „Casier superior” este necesară nu doar pentru configurarea inițială. SFS explică faptul că, dacă un casier a deschis tura pe pRRO, alt casier nu poate intra în aceeași tură, dar casierul superior poate intra într-o tură deja deschisă și o poate închide. (tr.tax.gov.ua)

Răspunderea pentru încălcări

Legea impune efectuarea decontărilor prin RRO sau pRRO înregistrate și eliberarea către cumpărător a documentului de decontare de formă stabilită pentru suma totală a operațiunii. Dacă, din cauza unei chei expirate, nevalabile sau neintroduse în Registru, entitatea economică efectuează de fapt decontări cu încălcarea acestor cerințe, se aplică sancțiuni financiare. SFS reamintește că, de la 1 august 2025, sunt din nou în vigoare amenzile standard pentru încălcarea prevederilor punctelor 1 și 2 din articolul 3 din Legea nr. 265: 100% din valoarea bunurilor (lucrărilor, serviciilor) la prima abatere și 150% la fiecare abatere ulterioară. (tax.gov.ua)

Pe lângă sancțiunile financiare pentru entitatea economică, sunt posibile și amenzi contravenționale conform articolului 155-1 din Codul Contravențional. Pentru prima abatere — de la 34 la 85 UAH pentru persoanele care efectuează operațiunile și de la 85 la 170 UAH pentru persoanele cu funcție de răspundere; pentru repetare în cursul anului — respectiv de la 85 la 170 UAH și de la 170 la 340 UAH. (kr.tax.gov.ua)

Cum să înlocuiți cheia casierului pentru lucrul cu pRRO în Torgsoft?

Pentru înlocuirea cheii electronice (KEP) a casierului pentru lucrul cu RRO software (pRRO) în Torgsoft, trebuie urmați câțiva pași. Regula principală este — mai întâi cheia nouă trebuie înregistrată la Serviciul Fiscal (SFS), și abia apoi poate fi adăugată în program.

Pasul 1. Înregistrarea cheii noi la SFS

Înainte de a adăuga noua cheie a casierului în Torgsoft, trebuie să depuneți Formularul nr. 5-PRRO (Notificarea privind furnizarea informațiilor despre certificatele de chei publice calificate/avansate utilizate în pRRO).

Pasul 2. Pregătirea fișierului cheii

Plasați fișierul noii chei private (de obicei formatele .dat, .jks sau .pfx) direct în folderul cu programul Torgsoft. Calea recomandată este: C:\TORGSOFT\PROGRAM\Keys\Nume_Casier\Key-6.dat.

Pasul 3. Înlocuirea cheii în fișa angajatului (casierului)

Pentru ca angajatul să poată semna bonurile cu propria cheie, efectuați următoarele setări:

(Notă: dacă nu mai doriți să folosiți semnătura individuală pentru un anumit angajat, este suficient să ștergeți câmpul cu cheia).

Pasul 4. Înlocuirea cheii principale în setările pRRO (dacă este necesar)

Dacă cheia casierului este folosită și ca cheie principală pentru funcționarea casei (sau dacă schimbați cheia generală a PFA-ului/Directorului), aceasta trebuie înlocuită și în setările pRRO-ului respectiv:

Surse oficiale