eCec electronic, terminale obligatorii și reguli noi: un ghid complet pentru un antreprenor pentru 2026

Fiecare antreprenor cunoaște această frustrare: clientul dorește să returneze un produs, dar bonul fiscal pe hârtie a fost pierdut. Sau, și mai rău — s-au pierdut bonurile necesare pentru contabilitate.

Această problemă obișnuită va deveni în curând de domeniul trecutului, deoarece retailul ucrainean trece printr-o transformare digitală de amploare. Noile tehnologii și cerințele legislative schimbă regulile jocului pentru toți — de la magazine mici la lanțuri comerciale mari.

În acest articol analizăm principalele schimbări care așteaptă mediul de afaceri: ce este eCheck, de ce terminalele POS devin obligatorii pentru fiecare Persoană fizică autorizată și cum să respectați noile reguli, evitând amenzile și crescând eficiența activității.

1. Ce este eCheck și de ce este necesar

eCheck este un bon fiscal electronic pe care cumpărătorul îl primește în aplicația sa bancară după plata cu cardul. Această inovație are scopul de a simplifica viața atât consumatorilor, cât și afacerilor, oferind o alternativă modernă la bonurile pe hârtie.

Principalele avantaje ale serviciului pot fi împărțite în trei direcții cheie:

1. Pentru cumpărători, este o dovadă digitală convenabilă a achiziției, care nu poate fi pierdută sau deteriorată. Este mereu disponibilă pe smartphone, ceea ce simplifică semnificativ retururile, schimburile și serviciile de garanție.

2. Pentru afaceri, implementarea bonurilor electronice reduce costurile operaționale legate de achiziția rolelor de hârtie și întreținerea imprimantelor. Este, de asemenea, un pas spre reducerea birocrației pe hârtie.

3. Pentru stat, serviciul oferă date mai transparente despre operațiunile de plată, contribuind la reducerea economiei subterane, fără a intensifica direct controlul asupra antreprenorilor.

2. Cum va funcționa eCheck: aspecte cheie

Pentru a evita neînțelegerile, este important să înțelegem principiile de bază ale funcționării noului serviciu. Iată punctele esențiale:

• Este voluntar. Serviciul nu este obligatoriu. Cumpărătorul decide în ce format să primească bonul: pe hârtie, electronic sau ambele simultan.

• Lansare în 2026. Implementarea serviciului este planificată pentru anul 2026 și va avea loc etapizat. În prima etapă, acesta va funcționa ca un proiect pilot experimental, cu participarea unor mari rețele comerciale și bănci selectate.

• Nu înlocuiește CM. Este important de subliniat că eCheck nu anulează și nu modifică cerințele legale actuale privind utilizarea caselor de marcat (CM). Este doar un instrument digital modern pentru accesul la informațiile bonului fiscal, care, ca și până acum, trebuie să fie înregistrat la autoritățile fiscale.

Deși eCheck este o inovație digitală, acesta se bazează pe infrastructura existentă de plăți, unde rolul-cheie îl joacă terminalul POS, ale cărui cerințe sunt, de asemenea, semnificativ consolidate.

3. Terminalele POS devin obligatorii pentru toți

În paralel cu inovațiile digitale precum eCheck, statul consolidează cerințele privind infrastructura hardware a afacerilor. Principala schimbare este instalarea obligatorie a terminalelor POS pentru plățile fără numerar.

Rețineți aceste termene:

• Începând cu 1 ianuarie 2025, cerința a fost extinsă asupra antreprenorilor care activează în localități cu o populație mai mică de 5.000 de locuitori.

• Începând cu 1 ianuarie 2026, instalarea unui terminal POS devine obligatorie pentru toate Persoanele fizice autorizate, indiferent de nivelul veniturilor sau de locul desfășurării activității.

Această cerință se aplică inclusiv celor care lucrează în sate, piețe, chioșcuri stradale sau desfășoară comerț ambulant. Nerespectarea prevederilor atrage amenzi semnificative: de la 1.700 la 3.400 UAH pentru prima abatere și de la 8.500 la 17.000 UAH pentru fiecare abatere ulterioară în decurs de un an.

O excepție se aplică Persoanelor fizice autorizate din grupa 1, pentru care obligația utilizării terminalelor POS nu se aplică pe întreaga durată a stării de război și încă trei luni după anularea sau încetarea acesteia; în această perioadă, acești antreprenori pot funcționa legal fără terminale de plată, fără a crea o povară financiară și operațională suplimentară, în concordanță cu condițiile reale ale activității lor.

4. Riscurile unui terminal „autonom”: erori, stres și fraudă

Simpla instalare a unui terminal nu este suficientă. Dacă acesta funcționează autonom, adică nu este integrat cu programul dumneavoastră de evidență, apar o serie de riscuri serioase.

Principalele probleme ale acestei abordări:

• Casierul este nevoit să introducă manual suma fiecărei achiziții în terminal, ceea ce creează un risc ridicat de erori.

• Acest proces încetinește deservirea clienților și crește nivelul de stres al personalului, în special în orele de vârf.

• Lipsa automatizării creează oportunități pentru fraudă din partea angajaților necinstiți.

5. Soluția: cum integrarea terminalului cu programul de evidență protejează afacerea

Cea mai eficientă modalitate de a evita problemele descrise mai sus este integrarea terminalului POS cu sistemul de evidență. Funcția principală a acestei integrări este transferul automat al sumei corecte a achiziției din programul de evidență direct către terminal.

Această soluție aparent simplă oferă protecție completă și optimizarea proceselor de afaceri:

✔️ Elimină erorile și factorul uman. Suma este întotdeauna corectă.

✔️ Înregistrează automat vânzările în sistemul de evidență. Toate tranzacțiile apar instantaneu în rapoarte.

✔️ Protejează împotriva fraudei din partea personalului. Manipulările cu numerar devin imposibile.

✔️ Accelerează deservirea clienților. Procesul de plată devine mai rapid și mai comod.

Astfel, pentru a respecta nu doar cerința legală privind existența terminalului, ci și pentru a garanta că fiecare bon corespunde normelor fiscale privind afișarea tranzacției bancare, afacerea are nevoie de o soluție complexă. Această sarcină este rezolvată prin combinarea opțiunii Torgsoft „Conectarea terminalului bancar” și „CM software”, care asigură automatizare completă și conformitate legislativă.

6. Pasul final: elementele obligatorii ale bonului fiscal

Chiar și cu cele mai moderne instrumente digitale, cerința-cheie rămâne completarea corectă a bonului fiscal. O eroare chiar și într-un singur element obligatoriu poate duce la invalidarea bonului și, în consecință, la o amendă de 100% din valoarea vânzării pentru prima abatere și 150% pentru fiecare abatere ulterioară.

Asigurați-vă că bonurile dumneavoastră conțin următoarele date esențiale:

• Denumirea și adresa unității economice (trebuie să corespundă datelor depuse în formularul 20-OPP).

• Date fiscale:

• Pentru persoane juridice: număr fiscal (cod EDRPOU).

• Pentru Persoană fizică autorizată: număr fiscal (RNOKPP / CNP).

• Pentru plătitorii de TVA (suplimentar): cod de identificare TVA.

• Denumirea bunurilor/serviciilor, precum și cantitatea și prețul acestora.

• Forma de plată (numerar, fără numerar) și suma totală de plată.

• Numărul fiscal al CM și numărul său de fabrică.

• Cod QR pentru verificarea rapidă a autenticității bonului.

• Pentru terminale de plată integrate (sau combinate), sunt indicate obligatoriu detaliile terminalului (identificatorul acceptatorului, ID-ul terminalului, datele cardului etc.), ceea ce este asigurat automat de software-ul integrat.

În concluzie, anul 2026 va aduce schimbări semnificative în retailul ucrainean. Serviciul eCheck va oferi comoditatea erei digitale pentru clienți și afaceri, terminalele POS vor deveni un standard universal, iar integrarea lor corectă cu programele de evidență se va transforma din opțiune în necesitate pentru o activitate exactă, sigură și conformă cu legislația. Aceste schimbări nu sunt doar reguli noi, ci un pas spre o piață mai transparentă și mai eficientă.

Este afacerea dumneavoastră pregătită pentru viitorul digital al comerțului și noile standarde de transparență?