Contabilitatea magazinului online: taxe, livrare, documente
21.03.2026 11:10
Contabilitatea vânzărilor în magazinul online: plăți, RRO/PRRO, livrare, documente și taxe
Un magazin online din Ucraina ar trebui să funcționeze nu doar ca un site cu un coș, ci ca un sistem de tranzacționare complet: cu datele vânzătorului publicate, un contract de ofertă publică, reguli de livrare și retur, evidență adecvată a mărfurilor, documente primare, fiscalizarea corectă a plăților și contabilitate fiscală corectă. Cele mai scumpe greșeli din acest domeniu sunt lipsa informațiilor obligatorii pe site, interpretarea incorectă a plăților prin acquiring pe internet și ramburs, retururile neînregistrate, precum și evidența doar a sumei "nete" după deducerea comisionului băncii sau al serviciului de plată. (Legea Ucrainei)
Pentru un antreprenor, acest lucru înseamnă următoarele: mai întâi trebuie să stabiliți baza legală pentru vânzări, apoi — circuitul documentelor și evidența stocurilor, și abia după aceea — publicitatea, plata și livrarea. Dacă cumpărătorul plătește cu cardul pe site, printr-un buton de plată sau la primire, problema RRO/PRRO (casei de marcat) apare aproape întotdeauna; dacă fondurile sunt primite ca un transfer de credit obișnuit pe un IBAN fără utilizarea unui card de plată în cadrul unei operațiuni de decontare, regula este diferită. Pentru impozitul unic, este important ca venitul din acquiring pe internet să fie luat în suma totală a încasărilor, inclusiv comisionul băncii, și nu în suma care a intrat efectiv "în mână". (kyivobl.tax.gov.ua)
Ce trebuie să fie într-un magazin online înainte de prima vânzare
Vânzătorul în comerțul electronic trebuie să asigure cumpărătorului un acces direct și stabil la informațiile despre sine. Pe site sau în aplicația mobilă trebuie să fie disponibile cel puțin: denumirea persoanei juridice sau numele complet al FOP, adresa, e-mailul și/sau adresa magazinului online, codul de identificare sau codul fiscal, iar dacă activitatea este licențiată — informații despre licență. Separat, legea impune dezvăluirea informațiilor despre includerea taxelor în preț și, dacă marfa este livrată, — despre costul livrării. Un contract electronic se încheie printr-o ofertă și acceptare, iar cumpărătorul trebuie să aibă posibilitatea de a citi termenii acestuia înainte de a confirma comanda.
Pentru vânzarea la distanță către consumator, trebuie să furnizați, de asemenea, informații despre vânzător, caracteristicile principale ale produsului, prețul inclusiv livrarea, condițiile de plată, obligațiile de garanție, alte condiții de livrare, perioada de acceptare a ofertei și procedura de reziliere a contractului. Tocmai la acest bloc se "ard" cel mai des magazinele online: site-ul există, marfa există, plata funcționează, dar condițiile obligatorii de vânzare și retur lipsesc sau sunt ascunse astfel încât consumatorul practic nu le vede. Pentru lipsa informațiilor necesare, accesibile, fiabile și la timp despre produse sau vânzător, legea prevede amenzi. (Legea Ucrainei)
O politică de prelucrare a datelor cu caracter personal trebuie elaborată separat. Datele personale sunt colectate doar pentru un scop specific, în volumul necesar, cu notificarea persoanei despre proprietarul datelor, componența și conținutul datelor, scopul colectării și persoanele cărora le sunt transferate. Pentru un magazin online, acest lucru înseamnă că nu ar trebui să cereți "pentru orice eventualitate" datele din pașaport, data nașterii sau alte informații inutile, dacă numele complet, numărul de telefon, adresa de livrare și detaliile de plată în limitele necesare tranzacției sunt suficiente pentru vânzare și livrare.
Ce documente formează o contabilitate corectă
Baza pentru contabilitate o reprezintă documentele primare. Ele pot fi pe hârtie sau electronice, dar trebuie să conțină detalii obligatorii: denumirea documentului, data întocmirii, conținutul operațiunii, volumul acesteia, funcțiile persoanelor responsabile și alte date obligatorii. Pentru un magazin online, acest lucru se aplică nu numai la achiziționarea de bunuri, ci și la fiecare etapă a vânzării: comandă, plată, expediere, livrare, retur, reducere de preț, casare, reevaluare, servicii de hosting, publicitate, acquiring, marketplace-uri și transportatori.
Pachetul minim de documente pentru o contabilitate stabilă într-un magazin online include de obicei:
Pentru un magazin mic, acest lucru este suficient pentru a avea control asupra mărfurilor și a banilor. Regula principală: fiecare mișcare de bunuri sau fonduri trebuie să aibă un document și un traseu clar — cine a primit, cine a transferat, când, pe ce bază și în ce sumă.
Cum să țineți evidența vânzărilor în funcție de metoda de plată
| Metoda de plată | Ce se întâmplă cu RRO/PRRO | Accent fiscal cheie |
|---|---|---|
| Plata cu cardul pe site, prin butonul de plată, Apple Pay/Google Pay, acquiring pe internet | De obicei este necesar RRO/PRRO, deoarece este o operațiune de decontare utilizând un instrument de plată electronic | Pentru FOP pe impozit unic, venitul este întreaga sumă a încasărilor; la emiterea unui bon fiscal, data venitului în scopul impozitului unic este data specificată în bon |
| Plata prin transfer obișnuit pe IBAN | Dacă cumpărătorul efectuează independent un transfer de credit folosind detaliile IBAN, fără o operațiune de decontare prin instrumentul de plată al vânzătorului, RRO/PRRO nu se aplică | Data venitului — data intrării efective a fondurilor în cont |
| Plata la primire la punctul de eliberare, la curier, prin terminal POS | Este necesar RRO/PRRO | Venitul și documentul de decontare sunt înregistrate conform regulilor generale ale operațiunilor de decontare |
| Plata ramburs prin transportator | Este necesară configurarea fiscalizării ca operațiune de decontare și transmiterea documentului de decontare către cumpărător | Pentru TVA și contabilitate, este esențial să se determine corect momentul furnizării/expedierii și să se contabilizeze separat comisioanele transportatorului și ale transferului de bani |
Această diferențiere decurge din faptul că Legea privind RRO se aplică operațiunilor de decontare în numerar și fără numerar utilizând instrumente de plată electronice, iar serviciul fiscal explică separat: în cazul vânzărilor pe internet, vânzătorul este obligat să furnizeze cumpărătorului un document de decontare de forma și conținutul stabilit, inclusiv în formă electronică. În același timp, în cazul unui transfer de credit obișnuit pe un IBAN, RRO/PRRO nu se aplică. Formele și detaliile obligatorii ale documentelor de decontare sunt determinate de Regulamentul nr. 13 al Ministerului Finanțelor. (Legea Ucrainei)
Acquirarea pe internet: ce este important pentru contabilitate
Acquirarea pe internet este convenabilă pentru cumpărător, dar în contabilitate creează o "punte" separată între vânzare și încasarea efectivă a fondurilor în cont. Cumpărătorul plătește astăzi, serviciul de plată sau banca transferă banii vânzătorului mai târziu și adesea deja minus comisionul. Pentru contabilitatea unei persoane juridice, acest lucru înseamnă că este necesar să se reflecte separat venitul din vânzare, separat — datoria sau fondurile în decontări cu achizitorul, separat — comisionul băncii sau al serviciului ca o cheltuială. Pentru evidența mărfurilor, acest lucru nu schimbă lucrul principal: marfa este radiată din stocuri atunci când este vândută conform regulilor politicii contabile și condițiilor contractului.
Pentru un FOP pe impozit unic, logica fiscală este separată. Serviciul fiscal a explicat direct în martie 2026: dacă decontarea în magazinul online a avut loc prin acquiring pe internet cu emiterea unui bon fiscal, venitul este întreaga sumă a încasărilor, inclusiv comisionul băncii, iar data obținerii venitului este data specificată în bonul fiscal. Aceasta este una dintre cele mai importante poziții practice pentru comerțul online: nu este posibil să ne concentrăm doar pe suma care a "ajuns" în cont după comision. (zak.tax.gov.ua)
Când are loc o vânzare în contabilitate
Venitul în contabilitate este recunoscut atunci când există o creștere a unui activ sau o scădere a unei datorii care duce la o creștere a capitalului propriu, și când sunt îndeplinite criteriile de recunoaștere a venitului. Pentru mărfuri, acest lucru este strâns legat de momentul transferului către cumpărător a controlului, riscurilor și beneficiilor asociate cu produsul. De aceea, pentru un magazin online, este fundamental important ce este scris în oferta publică, regulile de livrare, contractele cu transportatorii și politica contabilă internă.
Practic, funcționează astfel:
Pentru un plătitor de TVA se aplică regula "primului eveniment": obligațiile fiscale apar la data care a survenit prima — încasarea fondurilor sau expedierea mărfurilor. Prin urmare, în cazul plății în avans cu cardul pe site, data consecințelor privind TVA va fi de obicei data plății; la expediere fără plată în avans — data expedierii. Pentru vânzările cu amănuntul către neplătitorii de TVA, este posibilă întocmirea unei facturi fiscale bazate pe totalurile zilnice ale operațiunilor în cazurile definite de Codul Fiscal al Ucrainei. (Legea Ucrainei)
Impozit unic, sistem general, TVA: cum să nu amestecați regulile diferite
Pentru un FOP pe impozit unic, regula de bază este aceasta: venitul este venitul în numerar primit pe parcursul perioadei fiscale, iar data primirii venitului este data încasării fondurilor. În același timp, pentru acquiringul pe internet cu un bon fiscal, serviciul fiscal aplică o legătură practică specială la data din bon. Plătitorii de impozit unic țin evidența în modul prevăzut de articolul 296 din Codul Fiscal: FOP de grupul trei fără TVA — sub formă arbitrară prin reflectarea lunară a veniturilor; FOP de grupul trei cu TVA — ținând cont de venituri și cheltuieli. (zak.tax.gov.ua)
Pentru un FOP pe sistemul general, obiectul impozitării este venitul net impozabil, adică diferența dintre venitul total impozabil și cheltuielile documentate legate de activitatea economică. Pentru un magazin online, acest lucru înseamnă că comisioanele achizitorului, livrarea, ambalarea, hostingul, publicitatea, marketplace-urile, comunicațiile, chiria, software-ul și alte cheltuieli contează doar atunci când sunt documentate și cu adevărat legate de vânzări.
Pentru o persoană juridică-magazin online, contabilitatea fiscală se bazează pe cea financiară: stocurile sunt înregistrate la costul istoric, venitul — conform regulilor Standardului Național de Contabilitate 15, costul mărfurilor vândute — separat de venit, iar serviciile bancare, logistice, de publicitate, IT și alte servicii — ca cheltuieli ale perioadelor respective. De aceea, un magazin fără o evidență de înaltă calitate a soldurilor și a costului de producție își pierde aproape întotdeauna controlul asupra marjei reale.
Înregistrări contabile tipice pentru vânzarea de mărfuri
| Operațiune | Abordare tipică |
|---|---|
| Intrarea mărfurilor | Dt 281 — Ct 631 |
| Recunoașterea venitului din realizare | Dt 361, 377, 681 sau alt cont corespunzător — Ct 702 |
| Scoaterea din evidență a costului mărfurilor vândute | Dt 902 — Ct 281 |
| Încasarea fondurilor de la achizitor în contul curent | Dt 311 — Ct 377, 333 sau alt cont de decontare |
| Reținerea comisionului băncii/serviciului de plată | Dt 92, 93 sau 949 — Ct 685, 377 sau alt cont de decontare |
| Returnarea mărfurilor de către cumpărător | Dt 704 — Ct 361, 311; simultan Dt 281 — Ct 902, dacă marfa este aptă pentru revânzare |
Acestea nu sunt "reguli separate pentru un magazin online", ci logică contabilă obișnuită bazată pe Legea Contabilității, Planul de Conturi și standardele privind veniturile și stocurile. În comerțul online, nu principiul diferă, ci numărul de verigi intermediare: site, CRM, achizitor, transportator, punct de preluare, marketplace, serviciu de retur.
Livrare, puncte de preluare, depozit și retur
Pentru un magazin online, este critic să separați cel puțin patru statusuri ale produsului: "în stoc", "rezervat pentru comandă", "predat pentru livrare", "returnat/în așteptarea inspecției". Fără aceasta, este imposibil să calculați corect soldurile, costul, onorarea comenzilor și reclamațiile cumpărătorilor. Dacă magazinul lucrează cu propriul punct de preluare, simpla mutare a mărfii la punctul de preluare nu înseamnă încă o vânzare; vânzarea are loc atunci când sunt îndeplinite condițiile de transfer al mărfii către cumpărător conform contractului și documentelor primare.
În vânzarea la distanță, cumpărătorul are dreptul de a schimba un produs nealimentar de calitate corespunzătoare în termen de 14 zile dacă produsul nu a fost utilizat și aspectul său comercial, proprietățile de consum și documentul de decontare sunt păstrate. În același timp, există o listă guvernamentală de bunuri de calitate corespunzătoare care nu pot fi schimbate sau returnate. Pentru un magazin online, acest lucru înseamnă că regulile de retur nu ar trebui să fie "de marketing", ci legate de lege și de nomenclatorul real al mărfurilor.
Retururile trebuie procesate nu doar ca un serviciu, ci și în contabilitate: înregistrați cererea cumpărătorului, documentul de primire a returului, stornarea venitului, ajustarea documentelor de decontare, rambursarea fondurilor, iar pentru TVA — dacă este necesar, un calcul de ajustare. Tocmai pe retururi, magazinele online pierd adesea atât bani, cât și mărfuri: fondurile sunt returnate, dar nu există documente care să refacă marfa în depozit sau să reducă venitul. (Legea Ucrainei)
Etichetare, siguranța produselor, categorii speciale
Regula generală este următoarea: obiectul unui contract electronic trebuie să îndeplinească caracteristicile cantitative și calitative convenite, iar cumpărătorul trebuie să primească suficiente informații despre produs înainte de cumpărare. Dacă produsul aparține unor categorii cu reglementare specială — produse alimentare, cosmetice, dispozitive medicale, echipamente cu cerințe de siguranță, bunuri cu restricții de vârstă, produse accizabile etc. — la magazinul online se adaugă cerințe specifice privind etichetarea, depozitarea, documentele însoțitoare și, uneori, licențe sau notificări. Legea privind comerțul electronic impune în mod separat publicarea informațiilor despre licență dacă activitatea este supusă licențierii.
Pentru antreprenor, acest lucru înseamnă o regulă practică: dacă produsul are un regim special de circulație, nu vă puteți limita doar la oferta publică, acquiring și livrare. Este necesar să verificați separat legea specifică anume pentru acest grup de produse, altfel riscul nu este doar fiscal, ci și pentru consumator și reputațional. (Legea Ucrainei)
Hosting, CRM, SaaS, marketplace-uri, publicitate pe internet
Pentru un magazin online, serviciile de hosting, domeniu, CRM, telefonie în cloud, SMS, newslettere prin email, cabinete publicitare, marketplace-uri și servicii de plată sunt cheltuieli comerciale obișnuite care trebuie confirmate prin facturi, acte, extrase și o legătură internă cu activitatea magazinului. Pentru o persoană juridică, ele sunt atribuite cheltuielilor perioadelor respective; dacă serviciul este plătit în avans pentru mai multe luni, este de obicei distribuit între perioade. Pentru un FOP pe impozit unic, astfel de cheltuieli nu reduc baza de impozitare unică, dar rămân importante pentru controlul marjei și al eficienței operaționale. Pentru un FOP pe sistemul general, confirmarea documentară și legătura cu venitul au importanță. (Legea Ucrainei)
Ce amenzi sunt cele mai realiste pentru un magazin online
Cele mai frecvente riscuri în comerțul online sunt amenzile pentru RRO/PRRO și pentru încălcarea drepturilor consumatorilor. Pentru neefectuarea unei operațiuni de decontare prin RRO/PRRO, efectuarea ei nu pentru suma integrală sau neemiterea unui document de decontare, Legea privind RRO prevede sancțiuni financiare: 100% din valoarea vânzării pentru prima încălcare și 150% — pentru fiecare ulterioară. (Legea Ucrainei)
Separat, Legea privind protecția drepturilor consumatorilor prevede răspunderea, în special pentru lipsa informațiilor necesare, accesibile, fiabile și la timp despre produse sau vânzător — în cazurile determinate de Legea privind comerțul electronic. Pentru un magazin online, acest lucru înseamnă că o pagină "inobservabilă" cu detalii sau o ofertă fără condiții cheie nu este un fleac de design, ci un risc juridic real. (Legea Ucrainei)
Minimul practic pentru un magazin online mic
Pentru a ține evidența mărfurilor într-un magazin mic fără haos, este suficient să construiți șase contururi obligatorii:
În practică, este util să verificați lunar patru cifre: suma comenzilor de pe site, suma plăților fiscalizate, suma încasărilor efective în cont și suma expedierilor din depozit. Dacă una dintre ele "cade", problema există deja de obicei — pur și simplu nu a fost încă descoperită de o inspecție sau de o reclamație a cumpărătorului. (Legea Ucrainei)
Exemplu din practica oficială
În martie 2026, serviciul fiscal a explicat oficial o situație care este tipică pentru majoritatea magazinelor online: dacă un FOP pe impozit unic acceptă plata prin acquiring pe internet și emite un bon fiscal, atunci venitul în scopul impozitului unic este întreaga sumă a încasărilor, inclusiv comisionul băncii, iar data obținerii venitului este data specificată în bonul fiscal. Acesta este un exemplu demonstrativ de ce contabilitatea "după extrasul net" dă aproape întotdeauna o eroare. (zak.tax.gov.ua)
Cum să țineți evidența vânzărilor în magazinul online folosind programul Torgsoft?
Pentru a ține evidența vânzărilor într-un magazin online, programul Torgsoft folosește o opțiune suplimentară «Sincronizare cu un magazin online». Aceasta vă permite să combinați contabilitatea comenzilor, vânzărilor și expedierilor platformei online într-un singur sistem de evidență a stocurilor. Programul funcționează cu magazinele online independent de motorul lor (CMS), iar principala cerință tehnică este capacitatea site-ului dvs. de a primi, procesa și returna fișiere în formate .csv sau .xml.
Dacă nu aveți încă un site, companania oferă o soluție gata făcută «Torgsoft Online Market» (TOM) — acesta este un magazin online complet, care este lansat într-o singură zi și este deja integrat 100% cu baza dvs. de date fără a fi nevoie să implicați programatori terți. În plus, există module specializate separate pentru sincronizarea directă cu marketplace-urile Prom.ua și Rozetka.
Ținerea evidenței vânzărilor pe internet în Torgsoft are loc conform următorului algoritm:
Torgsoft acționează ca o singură sursă de adevăr despre prețurile și disponibilitatea mărfurilor. Programul încarcă regulat pe serverul FTP fișiere cu informații complete despre produse: denumiri, articole, coduri de bare, prețuri, solduri, caracteristici și fotografii. În același timp, fotografiile își schimbă automat dimensiunea, iar în timpul sincronizărilor ulterioare se încarcă doar fotografiile noi sau modificate, pentru a nu supraîncărca schimbul de date. Datorită acestui fapt, soldurile se actualizează automat: dacă un produs a fost vândut într-un magazin fizic offline, soldul său va scădea instantaneu pe site, ceea ce face imposibilă comandarea unui articol lipsă de către client.
Când un cumpărător plasează o comandă pe site, se generează un fișier (în formatele .sal, .xml sau .json), care prin serverul FTP este încărcat direct în Torgsoft. Aceste comenzi ajung într-un regim special «Comanda clientului la distanță». Încărcarea poate avea loc fie manual (prin butonul "Acceptă comanda"), fie complet automat conform unui program stabilit sau printr-o conexiune Socket instantanee. Imediat ce comanda intră în program, sistemul poate rezerva automat produsul în depozit.
Din regimul de comandă la distanță, managerul poate crea dintr-un clic o factură de plată, după care munca ulterioară se desfășoară în regimul «Comerț cu emiterea facturii». Programul preia automat datele clientului din magazinul online (nume, telefon, oraș, adresa de livrare) sau creează o nouă fișă de client dacă acesta cumpără de la dvs. pentru prima dată. La rândul lor, statusurile comenzilor (de exemplu, "Acceptat", "Plătit", "Expediat") pot fi sincronizate înapoi pe site, informând clientul în cabinetul personal despre progresul executării comenzii sale.
Torgsoft susține diferite variante de decontare pentru e-commerce. Comenzile neplătite pe site (de exemplu, cele plasate cu plata ramburs) ajung în comenzile clientului la distanță. Dacă comanda a fost plătită online cu succes pe site (de exemplu, prin LiqPay), sistemul poate crea automat în program o factură deja plătită. De asemenea, puteți conecta opțiunea «Extrase bancare pe conturi» pentru descărcarea automată a extraselor de la Privat24 sau Monobank, ceea ce vă permite să identificați rapid transferurile bancare și să controlați intrarea fondurilor direct în sistemul contabil.
Programul are integrări suplimentare cu operatorii logistici — Nova Poshta și Ukrposhta. Aceasta permite crearea automată a avizelor de însoțire a mărfii (TTN) direct pe baza facturii de expediere din Torgsoft, fără a intra în cabinetul poștal. Din program puteți tipări etichete pentru colete, trimite clienților un SMS/Viber cu numărul documentului de transport și urmări statusurile livrării.
Pentru activitatea legală a magazinului online, Torgsoft propune un RRO software încorporat (pPRRO). Acesta permite automatizarea scenariilor complexe de emitere a bonurilor, pentru care Fiscul amendează adesea:
Așadar, utilizarea Torgsoft pentru un magazin online transformă programul într-un centru unic de gestionare a vânzărilor. Nu faceți o muncă dublă: gestionarea catalogului, a prețurilor, a stocurilor din depozit, a bazei de clienți, a livrării și a fiscalizării se realizează exclusiv în sistemul contabil, iar toate modificările sunt transmise automat pe site-ul dvs.
Surse oficiale
-
18.04.2026
Cartea de muncă electronică: ce trebuie făcut până în 2026
Termenul limită pentru digitalizarea cărților de muncă pe hârtie în Ucraina este 10 iunie 2026. Ghid pentru angajatori privind transmiterea datelor către PFU.
-
15.04.2026
Documente fizice vs electronice PFA: tabele pe afaceri
Minimul de documente necesare pentru diverse modele PFA: magazin, cafenea, depozit, comerț online. Aflați ce aveți nevoie pe hârtie și ce electronic.
-
15.04.2026
Documente FOP: ce păstrăm pe hârtie și ce electronic
Reguli de stocare a documentelor pentru FOP în Ucraina. Aflați ce acte sunt necesare pe hârtie și care pot fi păstrate doar în format electronic.
Reveniți la pasul anterior