Spitale electronice: cum să obțineți și să plătiți - un ghid pentru antreprenori

Începând cu 1 ianuarie 2023, întregul sector al serviciilor medicale din Ucraina a trecut la sistemul concediilor medicale electronice. Cu toate acestea, în ciuda inovațiilor introduse anul trecut, există încă multe întrebări despre cum se plătesc aceste concedii medicale și care sunt termenele legale pentru plata concediilor medicale în 2024?

De unde ar trebui să înceapă angajatorul?

Angajatorul are doar 10 zile pentru a aloca ajutorul financiar pentru incapacitate temporară. Perioada de timp începe să fie calculată doar la 7 zile după ce concediul medical electronic este închis, și nu din momentul eliberării acestuia.

Anterior, angajatorul coordona această problemă cu comisia de asigurări sociale a companiei, care calcula și plătea ajutorul financiar conform acestui Regulament. Totuși, Legea actualizată № 1105 nu mai obligă angajatorul să creeze un astfel de organ în companie. Astfel, responsabilitatea pentru decizia de acordare sau refuz a plății concediilor medicale electronice revine managementului companiei.

Ministerul Sănătății supraveghează plata concediilor medicale în timpul legii marțiale. În acest sens, administrația de stat modifică constant ordinul № 1066. Datorită reacției rapide a ministerului la circumstanțele actuale, problemele legate de formarea, eliberarea și plata concediilor medicale electronice sunt rezolvate destul de rapid.

Astfel, de la crearea sa, Registrul Electronic a ajutat întreprinderile să:

• simplifice procesul de certificare a incapacității temporare;

• accelereze alocarea și plata ajutorului financiar;

• reducă cazurile de falsificare a concediilor medicale;

• minimizeze amenzile din cauza erorilor care erau frecvente în procesarea certificatelor de incapacitate temporară.

Cum se obține un extras de concediu medical electronic?

Toate certificatele de incapacitate temporară sunt generate în Registrul Electronic. Prezența unui astfel de document în sistem confirmă faptul că persoana asigurată este temporar incapabilă să își îndeplinească obligațiile de muncă.

Pentru a obține un extras, angajatul trebuie să se înregistreze într-un cont personal pe site-ul Casei Naționale de Pensii. Cu toate acestea, și angajatorul poate obține documentul prin contul electronic al asiguratorului.

Cum s-a schimbat procedura de alocare a plății concediilor medicale?

Reamintim că noua procedură de acordare a ajutorului pentru incapacitate temporară este formată de Fondul de Asigurări Sociale (FAS).

Pentru ca angajatul să poată primi fondurile, angajatorul trebuie să facă următoarele:

• să aloce ajutor pentru incapacitate temporară;

• să formalizeze ajutorul și să depună o cerere-calcul la fondul de pensii.

Și deoarece sistemul funcționează de la distanță, angajații nu mai trebuie să tipărească formulare sau să colecteze semnături ori ștampile.

Etapele de revizuire și plată a concediului medical electronic în companie

Concediul medical electronic urmează acest proces:

1. Concediul medical electronic este generat automat pe baza concluziei medicale corespunzătoare.

2. Angajatorul primește o notificare despre deschiderea certificatului de incapacitate temporară în contul asiguratorului de pe portalul Casei Naționale de Pensii.

3. Documentul electronic generat poate fi vizualizat imediat după crearea acestuia.

4. Documentele referitoare la sprijinul financiar al concediului medical electronic pot fi pregătite doar după ce statutul său se schimbă în "Gata de plată," ceea ce se întâmplă la 7 zile după închiderea concediului medical.

5. Angajatorul decide independent dacă să tipărească documentul sau să îl păstreze în formă electronică.

6. Departamentul de resurse umane trebuie să determine vechimea în muncă a angajatului asigurat, eligibilitatea pentru beneficii și numărul de zile de incapacitate. Ajutorul financiar va fi plătit pentru fiecare dintre aceste zile.

7. Angajatorul sau o persoană autorizată decide dacă să acorde sau să refuze asistența financiară. Ordinul corespunzător este transmis departamentului de salarizare pentru calcularea sumei de plată.

8. Departamentul de contabilitate calculează plata pe baza concediului medical electronic și a deciziei managementului companiei.

9. Cererea-calcul este depusă la biroul Casei Naționale de Pensii la locul de înregistrare a companiei în formă fizică sau electronică prin portalul serviciilor electronice.

10. Cererea-calcul trebuie depusă la Casa Națională de Pensii în termen de 5 zile de la momentul în care conducerea companiei a decis cu privire la ajutorul financiar.

11. Angajatorul primește de la Fondul de Asigurări Sociale suma de ajutor pe un cont special și o plătește angajatului.

Cum se plătesc două concedii medicale electronice cu același număr de caz de asigurare?

Imaginați-vă o situație în care un angajat a primit două concedii medicale pentru perioadele din 14.07 până în 16.07 și din 17.07 până în 24.07. Ambele documente sunt închise, dar au același număr de caz de asigurare pentru incapacitate temporară.

Conform legii, astfel de concedii medicale trebuie plătite începând cu a șasea zi de incapacitate temporară. În același timp, departamentul de contabilitate trebuie să calculeze venitul mediu zilnic al angajatului.

Cu toate acestea, există și o altă latură a acestei probleme. De exemplu, în Ordinul № 1066, se specifică faptul că angajatul sau angajatorul său poate solicita medicului să genereze un nou concediu medical cu numărul corect. Acest lucru se poate face doar înainte ca documentul să dobândească statutul "gata de plată".

Cum se plătește concediul medical electronic pentru un angajat cu un al doilea loc de muncă?

Angajații care lucrează cu un al doilea loc de muncă au dreptul la plata concediului medical electronic doar dacă li s-a refuzat plata la locul de muncă principal. În toate celelalte cazuri, nu există diferențe față de plata concediilor medicale pentru angajații principali.

Baza pentru plata concediului medical va fi existența unei copii a certificatului de incapacitate temporară. Cu toate acestea, documentul trebuie să fie certificat cu semnătura managerului și ștampila de la locul de muncă principal.

Cum se plătește concediul medical electronic pentru un lucrător cu contract civil?

Astfel de persoane au dreptul la asistență financiară în cazul obținerii unui concediu medical. Cu toate acestea, angajatorul plătește ajutorul doar dacă:

• lucrătorul a obținut concediul medical în perioada de valabilitate a contractului;

• din cauza incapacității temporare, lucrătorul nu a primit o parte din venitul sau salariul său;

• această persoană nu lucrează simultan pentru o altă companie cu un contract de muncă.

Dacă toate condițiile sunt îndeplinite, angajatorul trebuie să depună o cerere-calcul și să plătească asistența financiară lucrătorului cu un al doilea loc de muncă.

Cine are autoritatea de a plăti concediile medicale?

Deși am clarificat situația pentru întreprinderi în articol, rămâne să explicăm cum ar trebui să acționeze PFA-urile.

O persoană fizică autorizată poate delega astfel de competențe altor persoane de încredere, dar poate gestiona singură concediile medicale și poate decide asupra plăților. În plus, un PFA trebuie să:

• asigure corectitudinea calculului și plata la timp a fondurilor pentru concediul medical electronic;

• decidă cu privire la acordarea sau refuzul plății asigurării;

• verifice corectitudinea documentelor pe baza cărora pot fi calculate plățile.

Suma ajutorului depinde de experiența de asigurare a lucrătorului.

Când se plătesc concediile medicale?

De îndată ce Fondul de Asigurări Sociale transferă fondurile în contul bancar al angajatorului, acesta din urmă trebuie să plătească ajutorul financiar angajatului pentru incapacitate temporară, și anume:

• în următoarea zi stabilită pentru plata salariilor;

• în termen de 10 zile de la alocarea ajutorului pentru un angajat cu un contract civil.

Se poate refuza plata concediului medical?

Dacă un angajat deschide un concediu medical electronic, dar continuă să își îndeplinească sarcinile de muncă, angajatorul poate alege să nu plătească pentru concediul de incapacitate temporară. Cu toate acestea, managerul trebuie să asigure înregistrarea exactă a orelor de muncă ale angajaților săi. Aceste informații trebuie reflectate în foaia de pontaj. În acest caz, angajatul va primi doar salariul fără compensarea concediului medical.

Angajatorul poate refuza acordarea plății concediului medical pe baza Legii №1105, invocând absența pierderii veniturilor sau a salariului angajatului.