Contabilitate e-commerce: livrări, reclame, bunuri defecte

Contabilitatea livrărilor, publicității și a bunurilor deteriorate în comerțul online

Regula principală pentru un magazin online este următoarea: livrarea bunurilor de la furnizor la depozitul dumneavoastră crește valoarea inițială a stocurilor, în timp ce livrarea către cumpărător, publicitatea, marketingul, ambalarea pentru expediere, întreținerea depozitului de vânzări, salarizarea personalului de vânzări și alte cheltuieli legate de vânzare sunt recunoscute ca cheltuieli ale perioadei și nu sunt „adăugate” la costul bunurilor. Bunurile deteriorate nu pot fi lăsate în stocuri: în contabilitate acestea sunt trecute la alte cheltuieli de exploatare, iar pentru TVA și pentru PFA pe diferite sisteme de impozitare consecințele diferă. (Legea Ucrainei)

Cele mai mari riscuri în comerțul online în prezent nu constau în cheltuielile în sine, ci în documentarea lor: sunt necesare documente primare cu detalii obligatorii, sunt permise și documentele electronice; schema de plată determină dacă este necesar un RRO/PRRO (aparat de marcat); compensația pentru livrare poate intra în baza de impozitare a TVA; iar în cazul deteriorării bunurilor, plătitorul de TVA trebuie adesea să calculeze obligații fiscale compensatorii. De aceea, contabilitatea livrării, a publicității și a casării rebuturilor trebuie construită împreună cu modelul contractual de vânzare, și nu „adăugată” după un control. (Legea Ucrainei)

1. Contabilitatea cheltuielilor de livrare

Livrarea de la furnizor la depozitul dumneavoastră

Dacă bunurile sunt transportate de la furnizor la depozitul dumneavoastră, magazinul-depozit sau centrul de fulfillment, costurile unei astfel de livrări aparțin cheltuielilor de transport și achiziție și sunt incluse în valoarea inițială a stocurilor. Valoarea inițială a stocurilor nu include cheltuielile de desfacere și pierderile sau lipsurile peste normele admise. Prin urmare, logistica de intrare crește valoarea bunurilor, nu este imediat trecută pe cheltuielile perioadei.

Livrarea către cumpărător

Atunci când bunul este deja vândut și se îndreaptă către cumpărător, aceasta nu reprezintă „o formare suplimentară a costului”, ci o cheltuială de vânzare. Standardul Național (poziția) de Contabilitate 16 clasifică în mod explicit drept cheltuieli de vânzare, printre altele, materialele de ambalare, salarizarea personalului de vânzări, cheltuielile cu publicitatea și marketingul, leasingul operațional al activelor legate de vânzări, precum și costurile de transport, transbordare, asigurare, expediție și alte servicii legate de livrarea bunurilor către cumpărător conform condițiilor contractuale. (Legea Ucrainei)

Livrarea între depozitele dumneavoastră

Mutarea produselor finite sau a bunurilor între depozitele departamentelor, filialelor sau reprezentanțelor aparține, de asemenea, cheltuielilor de vânzare. Pentru comerțul electronic, acest lucru este important dacă lucrați cu un depozit central, un dark store, puncte de ridicare sau depozite individuale ale marketplace-urilor. (Legea Ucrainei)

Dacă cumpărătorul plătește separat pentru livrare

Aici este important cine anume a comandat transportul. Dacă cumpărătorul însuși comandă transportatorul și îl plătește direct, vânzătorul nu are, de obicei, nici un venit din livrare, nici o cheltuială proprie cu aceasta. Dacă însă vânzătorul comandă transportatorul, iar cumpărătorul doar compensează această sumă vânzătorului, pentru TVA o astfel de compensație, de regulă, se include în valoarea contractuală a livrării, deoarece Codul Fiscal include în aceasta orice sume primite drept compensație pentru valoarea bunurilor sau serviciilor. În bonul fiscal, denumirea bunului sau serviciului trebuie să fie identificată, prin urmare, este mai sigur să arătați livrarea pe care o vindeți separat pe un rând distinct. (Legea Ucrainei)

Dacă coletul nu a fost ridicat sau a fost returnat

Returnarea unui colet nerevendicat nu transformă livrarea „de ieșire” într-o cheltuială de transport și achiziție. Dacă costurile de expediere sau de returnare nu sunt compensate de cumpărător sau de transportator, pentru vânzător aceasta rămâne, de obicei, o cheltuială legată de vânzări. Dacă compensația este prevăzută în contract și este efectiv încasată, aceasta se reflectă separat, în funcție de condițiile contractului și de sistemul de impozitare al vânzătorului. (Legea Ucrainei)

2. Ce poate fi inclus în cheltuielile întreprinderii și ale PFA

Persoanele juridice

Pentru întreprinderile plătitoare de impozit pe profit, baza este rezultatul financiar conform datelor contabile, cu ajustările prevăzute de Codul Fiscal. Pentru cheltuielile obișnuite cu livrarea, publicitatea, ambalarea sau casarea bunurilor deteriorate, nu există o „listă fiscală” separată, precum în cazul PFA-urilor din sistemul general: esențială este reflectarea contabilă corectă și prezența documentelor primare corespunzătoare. (Legea Ucrainei)

PFA în sistemul general

La PFA pe sistemul general de impozitare, obiectul impozitării este venitul net impozabil: încasările minus cheltuielile documentate legate de activitatea economică. Lista cheltuielilor de la pct. 177.4 din Codul Fiscal include, printre altele, valoarea bunurilor achiziționate și vândute, precum și serviciile de comunicații, publicitate, servicii de decontare și casierie, chirie, reparații, exploatarea proprietății, expediția de mărfuri și alte servicii direct legate de producția sau vânzarea bunurilor. De aceea, pentru un contribuabil din sistemul general, cheltuielile cu publicitatea, livrarea, chiria depozitului, acquiring-ul și o parte din cheltuielile conexe nu sunt „interzise în sine” — ele trebuie să fie direct legate de afacere, achitate și confirmate prin documente. (Legea Ucrainei)

PFA pe impozit unic

Impozitul unic nu se calculează din profit. Baza o constituie venitul, și nu venitul minus cheltuielile, prin urmare, livrarea, publicitatea, chiria, salariile, ambalarea sau deteriorarea bunurilor nu reduc suma impozitului unic. Totuși, aceste cheltuieli sunt în continuare importante pentru contabilitatea de gestiune, formarea prețurilor, confirmarea originii bunurilor, iar pentru un plătitor de TVA — și pentru evidența TVA. (Legea Ucrainei)

3. Publicitate, marketplace-uri, comisioane și acquiring

Cheltuielile cu publicitatea și marketingul sunt clasificate în mod direct de SNC 16 drept cheltuieli de vânzare. Acest lucru se aplică publicității pe rețelele sociale, publicității contextuale, targetării, serviciilor SEO/SEM, promovării pe marketplace-uri, promovării plătite a bunurilor, comisioanelor din vânzări și majorității serviciilor care asigură efectiv vânzarea bunurilor. (Legea Ucrainei)

Dar factura de la un marketplace conține adesea servicii de natură diferită. Ceea ce reprezintă promovare propriu-zisă sau vânzare intră de obicei la cheltuieli de vânzare; în schimb, taxa pentru serviciile de decontare și casierie sau serviciile bancare nu mai reprezintă o cheltuială de vânzare, ci o cheltuială administrativă. De aceea, un singur act sau registru de la un marketplace trebuie uneori defalcat în contabilitate în mai multe tipuri de cheltuieli, în funcție de esența economică a serviciului. (Legea Ucrainei)

Un act pe hârtie privind lucrările executate nu este o condiție obligatorie doar pentru că serviciul este prestat online. Documentele primare pot fi întocmite în format electronic, iar în cazul unui contract electronic, vânzătorul este obligat să confirme primirea comenzii. Astfel, pentru evidența cheltuielilor pe un marketplace, publicitate sau livrare pot fi valabile un contract electronic sau o ofertă publică, un act electronic, o factură (invoice), un raport din contul utilizatorului, un registru de servicii, o instrucțiune de plată, corespondența și alte documente, dacă împreună conțin detaliile obligatorii și permit identificarea tranzacției. (Legea Ucrainei)

4. Ce documente trebuie păstrate pentru ca cheltuielile să nu fie „anulate”

Pentru evidența fiscală și contabilă, tranzacțiile trebuie confirmate prin documente primare; evidența pe baza acestora este impusă în mod direct atât de Legea Contabilității, cât și de Codul Fiscal. Documentele primare pot fi pe hârtie sau electronice, dar trebuie să conțină detaliile obligatorii. (Legea Ucrainei)

Minimul practic pentru comerțul online este de obicei următorul:

5. RRO/PRRO la livrare și plata online

Legea privind RRO definește operațiunea de decontare ca fiind acceptarea de numerar, carduri de plată, cecuri de plată, jetoane etc. la locul de vânzare a bunurilor sau serviciilor și impune vânzătorului obligația de a efectua astfel de operațiuni prin intermediul unui RRO/PRRO și de a furniza cumpărătorului un document de decontare. Pentru încălcarea acestei reguli sunt prevăzute sancțiuni financiare: 100% din valoarea bunurilor (lucrărilor, serviciilor) la prima abatere și 150% pentru fiecare abatere ulterioară. (Legea Ucrainei)

Dacă cumpărătorul plătește printr-un transfer bancar obișnuit din cont în cont folosind detaliile IBAN, o astfel de plată nu este considerată o operațiune de decontare în sensul Legii nr. 265, iar RRO/PRRO nu se aplică. Dar atunci când vânzătorul acceptă plata cu cardul pe site, prin intermediul unui buton de plată, acquiring, terminal POS, curier sau un alt model în care este efectiv acceptat un instrument electronic de plată sau numerar, RRO/PRRO este deja necesar. (SFS)

La vânzările cu ramburs, regula universală conform căreia „bonul este tipărit întotdeauna de altcineva” nu există. Organul fiscal menționează clar că necesitatea unui RRO/PRRO depinde de condițiile contractului dintre vânzător și transportator, iar în anumite modele de comerț pe internet, obligația de a emite bonul fiscal îi revine chiar vânzătorului. Prin urmare, înainte de a lansa plata ramburs, trebuie să verificați: cine încasează banii, cine este parte a operațiunii de decontare, cine generează bonul și ce document este inclus în colet. (SFS)

În bonul fiscal, denumirea bunului sau a serviciului trebuie să identifice operațiunea. Prin urmare, atunci când livrarea este vândută separat, este mai sigur să o afișați pe un rând distinct, și nu să o „ascundeți” în interiorul valorii bunului fără explicații. Acest lucru este deosebit de important dacă cumpărătorul vede o sumă separată pentru livrare în coșul de cumpărături, în comandă sau în ofertă. (Legea Ucrainei)

Exemplu

6. Evidența bunurilor deteriorate

În contabilitate, lipsurile și pierderile din deteriorarea valorilor se raportează la alte cheltuieli de exploatare. În același timp, SNC 9 nu permite includerea pierderilor și lipsurilor de stocuri peste limitele normale în valoarea inițială a stocurilor. Adică, bunul deteriorat nu este „distribuit” pe restul celorlalte bunuri și nu este lăsat în depozit — el este casat printr-o operațiune separată. (Legea Ucrainei)

Pentru întreprinderile plătitoare de impozit pe profit, acest lucru înseamnă că casarea unui astfel de bun influențează rezultatul financiar conform regulilor contabile; nu există o interdicție specială separată pentru o astfel de cheltuială în regimul general de impozitare a profitului, dacă operațiunea este documentată corespunzător. (Legea Ucrainei)

Pentru PFA pe sistemul general situația este mai strictă. Codul Fiscal leagă cheltuielile, în special, de valoarea bunurilor achiziționate și vândute, iar formatul evidenței orientează în mod direct spre reflectarea în cheltuieli a valorii bunurilor materiale achiziționate, care au fost vândute sau utilizate în producție. Din acest motiv, valoarea bunului deteriorat, dar nevândut, în cazul unui contribuabil din sistemul general, de obicei nu reduce venitul impozabil așa cum funcționează în contabilitatea unei persoane juridice. (Legea Ucrainei)

Pentru plătitorul de impozit unic, casarea bunului deteriorat nu influențează suma impozitului unic, deoarece baza impozitului unic este venitul, nu rezultatul financiar sau profitul net. Dar documentarea deteriorării este totuși necesară: atât pentru controlul intern, cât și pentru explicarea discrepanțelor din solduri, și pentru confirmarea originii și mișcării bunurilor. (Legea Ucrainei)

TVA la deteriorarea bunurilor

Dacă plătitorul de TVA a cumpărat bunul cu TVA și l-a inclus în creditul fiscal, iar bunul deteriorat încetează de fapt să mai fie utilizat în activitatea economică impozabilă, art. 198.5 din Codul Fiscal impune calcularea obligațiilor fiscale compensatorii și întocmirea unei facturi fiscale centralizatoare. Baza pentru o astfel de calculare conform art. 189.1 din Codul Fiscal cu privire la bunuri se determină reieșind din valoarea lor de achiziție. (Legea Ucrainei)

7. Ce ar trebui stabilit în regulile interne și în contracte

Pentru ca evidența cheltuielilor în comerțul online să fie stabilă, în contract, ofertă și regulile interne ar trebui să se stabilească din start:

Dacă aceste reguli nu sunt prescrise în prealabil, aceeași sumă poate să se „împartă” între costul de producție, cheltuielile de desfacere, cheltuielile administrative, baza de impozitare a TVA și bonul fiscal RRO. Tocmai din acest motiv, în comerțul online, modelul corect al documentelor și al decontărilor este adesea mai important decât suma însăși a cheltuielii. (Legea Ucrainei)

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва