Cartea de muncă electronică: ce trebuie făcut până în 2026

Cartea de muncă electronică în Ucraina: ce trebuie să facă angajatorul până la 10 iunie 2026

Cartea de muncă electronică din Ucraina funcționează deja: evidența principală a activității de muncă nu se ține într-o carte de hârtie, ci în format electronic în registrul persoanelor asigurate. Cartea de muncă pe hârtie nu a dispărut complet, dar rolul ei s-a schimbat: nu mai este documentul de bază al personalului pentru evidența zilnică, ci este folosită în primul rând pentru a face înregistrări la cererea angajatului și pentru a confirma perioadele vechi de muncă care nu au fost încă transferate în registru. (Legea Ucrainei)

Ce este o carte de muncă electronică

„Cartea de muncă electronică” se referă de fapt la informațiile despre activitatea de muncă a angajatului, care sunt stocate în registrul persoanelor asigurate din Registrul de stat al asigurărilor sociale de stat obligatorii. Tocmai acest registru este principala sursă de date privind activitatea de muncă, și nu un formular separat pe hârtie. (Legea Ucrainei)

Procedura PFU prevede că, în format electronic, pot fi înregistrate nu doar angajarea și concedierea, ci și alte perioade și evenimente: muncă, studii, practică, serviciu, îngrijire, șomaj, stagiu, relații în baza contractelor de drept civil, muncă prin cumul, transfer, precum și temeiul încetării relațiilor de muncă cu trimitere la norma legală și detaliile documentului prin care a fost perfectată înregistrarea corespunzătoare. (Legea Ucrainei)

Sunt anulate cărțile de muncă pe hârtie

Nu, nu există o dispariție completă a cărții de muncă pe hârtie. Legea a păstrat-o ca document ce poate fi ținut la cererea angajatului. Dacă un angajat este angajat pentru prima dată și cere perfectarea unei cărți de muncă pe hârtie, angajatorul este obligat să facă acest lucru nu mai târziu de cinci zile de la angajare. Dacă angajatul are deja o carte păstrată de el, angajatorul este obligat, la cererea sa, să facă în ea înregistrări referitoare la angajare, transfer, concediere, stimulente și recompense. (Legea Ucrainei)

Adică, în prezent funcționează următorul model: evidența electronică este principală, iar cartea de muncă pe hârtie este un document suplimentar, care este ținut la cererea angajatului sau utilizat pentru a confirma înregistrările vechi în perioada de tranziție. (Legea Ucrainei)

Ce trebuie să facă angajatorul la angajarea unui salariat

La încheierea contractului de muncă, angajatul prezintă pașaportul sau un alt act de identitate, cartea de muncă — dacă există — sau informații despre activitatea de muncă din registrul persoanelor asigurate. În cazurile prevăzute expres de lege, se prezintă și documentul de studii, documentul privind starea de sănătate, documentul de evidență militară și alte documente. (Legea Ucrainei)

Pentru angajator, aceasta înseamnă:

Ce s-a schimbat în timpul activității angajatului

Evidența curentă a personalului este ținută de angajator nu prin păstrarea unei cărți de muncă pe hârtie la întreprindere, ci prin perfectarea corespunzătoare a documentelor de personal și transmiterea informațiilor către registrele de stat în modul stabilit. Dacă în registrul persoanelor asigurate lipsesc informații despre angajare, mutare între subdiviziuni, transfer, concediere, reintegrare la locul de muncă, suspendarea sau reluarea contractului de muncă, atribuirea rangului, categoriei, efectuarea stagiului sau studiilor, asiguratul transmite aceste informații prin portalul web al serviciilor electronice PFU cu aplicarea semnăturii electronice calificate. (Legea Ucrainei)

Pentru antreprenor, aceasta înseamnă că în centrul atenției trebuie să fie nu formularele cărților de muncă, ci calitatea ordinelor de personal, corectitudinea formulărilor temeiurilor de angajare, transfer și concediere, corespunderea detaliilor documentelor și transmiterea la timp a informațiilor către PFU, dacă există lacune în registru. Anume aceste date vor influența ulterior confirmarea vechimii în muncă a angajatului și stabilirea pensiei. (Legea Ucrainei)

Ce trebuie să facă angajatorul până la 10 iunie 2026

Perioada de tranziție este stabilită pentru cinci ani de la data intrării în vigoare a Legii nr. 1217-IX. În practică, aceasta este perioada de la 10.06.2021 până la 10.06.2026. În acest timp, PFU include în registru informațiile lipsă despre activitatea de muncă pe baza datelor prezentate de asigurat sau de persoana asigurată. Până la finalizarea acestui proces, datele din cartea de muncă pe hârtie sunt utilizate pentru a lua în considerare informațiile despre activitatea de muncă pentru perioada de până la intrarea în vigoare a legii. După finalizarea acestor lucrări, cărțile de muncă existente sunt eliberate personal angajaților sub semnătură. (Legea Ucrainei)

Prin urmare, până la 10.06.2026, angajatorul ar trebui să îndeplinească următorul minim de acțiuni:

Cum se transmit informațiile către Fondul de Pensii

Procedura PFU permite în mod expres transmiterea informațiilor atât de către angajatul însuși, cât și de către asigurat. Depunerea este posibilă personal sau prin portalul web al serviciilor electronice PFU în format electronic, cu aplicarea obligatorie a semnăturii electronice bazate pe un certificat calificat. Pentru perioadele de până la intrarea în vigoare a Legii nr. 1217-IX, informațiile pot fi transmise fie ca și copii scanate ale documentelor, fie în format digitalizat prin crearea unei înregistrări electronice cu scanările atașate. Ca regulă generală, informațiile sunt transmise o singură dată, iar repetat — în cazul corectării inexactităților. (Legea Ucrainei)

Copiile scanate trebuie să fie realizate de pe originale, color, să conțină toate paginile cărții de muncă în care au fost făcute înregistrări, în ordine cronologică, precum și câmpurile documentelor. Rezoluția recomandată — 300 dpi, formatul fișierelor — jpg sau pdf, dimensiunea fiecărui fișier — nu mai mult de 1 Mb. Pentru afaceri, aceasta înseamnă că scanările de calitate slabă, paginile incomplete sau câmpurile tăiate pot deveni motivul problemelor legate de confirmarea vechimii în muncă. (Legea Ucrainei)

Ce trebuie făcut dacă angajatul este concediat

În ziua concedierii, angajatorul este obligat să elibereze angajatului o copie a ordinului sau a dispoziției de concediere, o notificare scrisă privind sumele calculate și plătite și să efectueze calculul final în termenele stabilite de articolul 116 din Codul Muncii. Dacă angajatul solicită, angajatorul trebuie, de asemenea, să facă înregistrarea corespunzătoare privind concedierea în cartea de muncă pe hârtie care se păstrează la angajat. (Legea Ucrainei)

Separat, funcționează o regulă specială a perioadei de tranziție: dacă contractul de muncă a fost încheiat înainte de intrarea în vigoare a Legii nr. 1217-IX, iar angajatul este concediat înainte de finalizarea procedurii de introducere a informațiilor lipsă în registru, angajatorul este obligat, în ziua concedierii, să îi elibereze cartea de muncă pe hârtie perfectată corespunzător. (Legea Ucrainei)

Pentru angajatorul-persoană fizică autorizată mai există o excepție: dacă un astfel de angajator este chemat la serviciul militar în timpul mobilizării sau într-un alt mod prevăzut de lege, el își poate îndeplini obligațiile conform articolului 47 din Codul Muncii în termen de o lună după eliberarea din serviciu, fără aplicarea de sancțiuni și amenzi. (Legea Ucrainei)

Ce se va întâmpla dacă cartea nu este digitalizată până la 10.06.2026

Explicația oficială a PFU se reduce la faptul că stagiul de cotizare nu dispare automat doar pentru că cartea pe hârtie nu a fost digitalizată până la 10.06.2026. Dar acest lucru complică substanțial stabilirea viitoare a pensiei, în primul rând în ceea ce privește perioadele de muncă de până la 01.01.2004, care nu au ajuns în registrul electronic. În acest caz, persoana va trebui să își confirme separat vechimea cu originalul cărții sau cu alte documente. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

PFU explică, de asemenea, că dacă angajatorul nu a prezentat cartea, angajatul poate prezenta el însuși documentele scanate prin portalul web PFU și după încheierea perioadei de tranziție, dar acest lucru nu anulează faptul că termenul limită oficial actual pentru tranziția în masă este 10.06.2026. Pentru antreprenor, aceasta înseamnă o regulă simplă: este mai sigur să închidă problema acum, cât timp angajatul lucrează, documentele de personal sunt disponibile, iar sursele de confirmare a vechimii nu sunt pierdute. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Riscuri, responsabilitate și bani

Legea nu stabilește în mod expres o amendă separată specială anume pentru „cartea de muncă nedigitalizată”. Dar acest lucru nu înseamnă absența riscurilor. Dacă angajatorul încalcă alte cerințe ale legislației muncii, i se pot aplica sancțiuni financiare generale conform articolului 265 din Codul Muncii, în special pentru încălcarea altor cerințe ale legislației muncii — în mărimea salariului minim pentru fiecare încălcare. (Legea Ucrainei)

Cele mai sensibile consecințe pentru afaceri apar la concediere. Pentru întârzierea eliberării copiei ordinului de concediere din vina angajatorului, angajatului i se plătește salariul mediu pentru întregul timp de absență forțată. Pentru neplata sumelor cuvenite în termenele stabilite de articolul 116 din Codul Muncii, angajatorul riscă să plătească salariul mediu pentru întregul timp de întârziere până în ziua calculului efectiv, dar nu mai mult de șase luni. (Legea Ucrainei)

Prin urmare, riscul principal pentru antreprenor aici nu este atât „amenda pentru cartea electronică”, cât un cumul de probleme: evidența incompletă a personalului, litigiile privind vechimea, conflictele la concediere, pretențiile angajaților și costurile suplimentare pentru corectarea greșelilor vechi. (Legea Ucrainei)

Un scurt exemplu din practică

Ce ar trebui să facă antreprenorul chiar acum

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва