Registrul electronic de muncă și cerințele Fondului ucrainean de pensii

La 15 iulie a intrat în vigoare Rezoluția Fondului de pensii al Ucrainei nr. 11-1 din 12.03.2021. Acesta prevede formarea și menținerea unui registru electronic al persoanelor asigurate. Aceasta înseamnă că trebuie să se creeze o fișă electronică pentru fiecare persoană asigurată.

Ce este nou?

Procedura prevede furnizarea către Registrul de stat al persoanelor asigurate a informațiilor privind persoanele asigurate care nu figurează în registru. Aceste informații trebuie transmise de către asigurat prin intermediul portalului electronic al Fondului de pensii din Ucraina.
În cazul în care nu există informații în registru, asiguratul trebuie să prezinte informații privind

• angajarea unui angajat,
• transferul unui angajat de la o unitate structurală la alta,
• transferul unui angajat pe un alt post sau la o altă muncă,
• concedierea unui angajat,
• reangajarea unui angajat,
• suspendarea sau reînnoirea contractului de muncă,
• atribuirea unui rang, grad, clasă, titlu, categorie sau schimbare sau privarea unui angajat de acestea,
• depunerea unui jurământ,
• stagii de practică sau de formare.

Acest lucru înseamnă că toate înregistrările făcute în carnetul de muncă al unui angajat vor fi acum transferate la Fondul de pensii al Ucrainei. Cu toate acestea, ordinul nu prevede modul în care angajatorul trebuie să afle ce mențiuni nu se regăsesc în registru.
Aparent, angajatorul trebuie să transfere informații către Fondul de pensii din Ucraina numai cu privire la proprii angajați și pentru perioada relației de muncă cu acest angajator.
Nu toate informațiile trebuie să fie transmise prin intermediul portalului electronic al Fondului de pensii din Ucraina. Angajatorul poate transmite următoarele informații prin intermediul Anexei 5 a Raportului Unic:

• cu privire la admiterea și concedierea angajaților,
• transferul unui angajat de la o unitate structurală la alta,
• transferul unui angajat pe un alt post sau la o altă muncă,
• numirea unui angajat într-un nou post.

Informațiile care nu au fost transmise la Fondul de pensii din Ucraina prin intermediul Raportului unificat trebuie transmise prin intermediul Cabinetului electronic al Fondului de pensii din Ucraina. Informațiile trebuie să fie încărcate în format electronic utilizând fișierul xml care va fi elaborat de Fondul de pensii din Ucraina, iar structura acestuia va fi prezentată în anexa la procedură.
În prezent, nu există un termen limită stabilit pentru momentul în care persoanele asigurate trebuie să transmită următoarele informații.

Dosare de angajare scanate

Atât angajatorii, cât și angajații pot scana registrele de evidență a muncii și le pot încărca pe site-ul web al Fondului de pensii din Ucraina. În afară de transmiterea electronică, începând cu 15 iulie, puteți să duceți dosarele de angajare pe suport de hârtie la Fondul de pensii din Ucraina pentru ca angajații Fondului să le proceseze ei înșiși.
Istoricul de angajare pentru perioada de până la 10.06.2021 poate fi prezentat sub formă de copii scanate sau ca document digital. Pentru perioada ulterioară datei de 10.06.2021, informațiile trebuie transmise utilizând fișierul xml elaborat de Fondul de pensii din Ucraina, a cărui structură este prezentată în anexa la procedură.