Document electronic: cum se lucrează cu el?

Documentele electronice au aceeași valoare juridică ca și varianta pe hârtie. Acestea sunt reglementate de Legea nr. 851. Astfel, gestionarea electronică a documentelor este o practică obișnuită în multe companii.

Ce este un document electronic?

Un document electronic este informația prezentată sub formă de date electronice. Acesta conține elemente obligatorii. Dacă acestea nu sunt specificate, documentul nu are valoare juridică.

Un document electronic poate fi procesat cu orice mijloace electronice: servicii guvernamentale, contabile și alte platforme care susțin gestionarea documentelor electronice.

Elemente obligatorii ale unui document electronic

Legea nr. 996 definește structura și formatul unui document electronic. La completarea acestuia, trebuie specificate următoarele elemente:

• denumirea,

• data emiterii,

• denumirea companiei,

• conținutul,

• funcția persoanei responsabile,

• semnătura electronică a antreprenorului.

Principalele caracteristici ale unui document electronic:

1. Autenticitate: doar tranzacții reale, fără informații suplimentare.

2. Integritate: conținutul documentului nu poate fi modificat după semnarea sa electronică.

3. Accesibilitate: documentul electronic poate fi utilizat în orice moment.

Avantajele documentelor electronice față de cele pe hârtie

Câteva dintre principalele avantaje:

• schimb rapid, procesare și semnare: antreprenorul primește o notificare atunci când documentul ajunge într-un serviciu electronic. Acesta poate fi accesat din cabinetul personal, procesat, semnat și descărcat pe computer sau telefon;

• gestionare eficientă: serviciile de gestionare a documentelor electronice permit urmărirea circulației documentelor, aprobărilor și semnăturilor partenerilor;

• arhivă electronică: nu este necesară crearea unui spațiu fizic special în birou pentru depozitare. Toate documentele sunt stocate în cloud, iar un anumit document poate fi găsit rapid folosind bara de căutare;

• siguranță: serviciile care oferă gestionarea documentelor electronice asigură un nivel ridicat de confidențialitate, garantând protecția datelor.

Statutul juridic al documentelor electronice

Legea conferă documentelor electronice același statut juridic ca și celor pe hârtie. Prin urmare, acestea pot fi utilizate oficial pentru următoarele operațiuni:

• schimbul de contracte între parteneri și colaboratori;

• semnarea documentelor financiare și a contractelor;

• depunerea rapoartelor către autoritățile de stat: fondul de asigurări sociale, trezorerie, fisc etc.;

• gestionarea contabilității: generarea ordinelor de casă, facturilor, avizelor de însoțire a mărfii etc.

Pentru ca un astfel de document să aibă valoare juridică, acesta trebuie semnat cu o semnătură electronică. Aceasta poate fi un KEP (calificat) sau un UEP (avansat). KEP este stocat în cloud, iar UEP pe un dispozitiv fizic, precum un stick USB. Ambele tipuri de semnături sunt recunoscute de autoritățile statului.

Cum se verifică integritatea unui document electronic?

Fiecare document electronic trebuie semnat digital pentru a avea valabilitate juridică. Pentru a verifica integritatea acestuia, este suficient să verifici semnătura electronică sau sigiliul.

Un document semnat digital nu poate fi modificat. Toate informațiile din acesta sunt criptate. Serviciul de gestionare a documentelor electronice asigură confidențialitatea datelor și protecția împotriva falsificării.

Semnătura electronică a companiei poate fi verificată pe site-ul Autorității Centrale de Certificare. Acolo pot fi consultate și datele semnatarilor, data semnării etc.

Unde sunt stocate documentele electronice?

Documentele electronice sunt stocate într-un serviciu cloud. Acestea pot fi descărcate oricând pe un stick USB, computer sau smartphone.

Există servicii specializate de gestionare a documentelor electronice, precum VCHASNO, Signy, ASKOD Online, Document.Online și altele. Aceste servicii oferă:

• stocare în cloud a documentelor;

• sistem eficient de căutare rapidă;

• înregistrare unică a documentelor;

• urmărirea circulației documentelor între parteneri;

• bază unică de informații de afaceri.

Toate documentele pot fi filtrate după status, dată de semnare. Accesul este permis doar persoanelor autorizate.

Este necesar să tipărim documentele electronice?

Legea nu prevede obligativitatea tipăririi documentelor electronice. Cu toate acestea, în cazul unei inspecții fiscale, inspectorul poate solicita o copie a documentului electronic, adică tipărirea acestuia. După imprimare, documentele trebuie semnate și ștampilate.

În cazul unui control fiscal, inspectorul poate solicita tipărirea documentelor cu cel puțin cinci zile înainte de încheierea verificării. Documentele tipărite sunt acceptate de inspector, care întocmește un proces-verbal. Ridicarea originalelor documentelor este interzisă.

Pot fi corectate erorile din documentele electronice?

Legea nu prevede în mod expres o procedură de corectare a erorilor în documentele electronice. Ministerul Finanțelor recomandă corectarea erorilor din perioadele anterioare prin metoda "storno roșu".

În cazul unei corectări, trebuie întocmită o notă contabilă în care să se indice eroarea și suma aferentă.

Dacă eroarea a fost făcută într-un document electronic în perioada curentă, trebuie întocmit un nou document corect și înlocuit cel eronat.

Cât timp trebuie păstrate documentele electronice și care sunt cerințele?

Documentele electronice trebuie păstrate pentru aceeași perioadă ca și documentele pe hârtie, adică cel puțin 1095 de zile de la data depunerii raportului în care au fost utilizate. Acestea trebuie stocate pe suporturi electronice, cu posibilitatea verificării integrității documentelor.

La păstrarea documentelor electronice, trebuie respectate următoarele cerințe:

• Informațiile conținute în documentele electronice trebuie să fie disponibile pentru utilizare ulterioară.
• Trebuie asigurată posibilitatea restabilirii documentului electronic în forma în care a fost primit sau creat.
• În afară de conținutul documentului electronic, trebuie păstrate informații despre originea documentului, data și ora creării sau primirii acestuia.