Cum se perfectează concedierea unui angajat și înscrierea în carnetul de muncă

Încetarea raporturilor de muncă în Ucraina nu se mai bazează exclusiv pe carnetul de muncă pe suport de hârtie. Evidența principală a activității de muncă se ține în formă electronică în registrul persoanelor asigurate, iar angajatorul introduce înscrierea cu privire la concediere în carnetul de muncă pe suport de hârtie doar la cererea angajatului. În același timp, pentru angajații care au fost angajați înainte de intrarea în vigoare a Legii nr. 1217-IX, se aplică o procedură de tranziție: dacă acești angajați sunt concediați înainte de finalizarea introducerii datelor lipsă în registru, angajatorul trebuie să le elibereze carnetul de muncă pe suport de hârtie, completat corespunzător, în ziua concedierii. Legea nr. 1217-IX a intrat în vigoare la 10 iunie 2021, prin urmare perioada de tranziție de cinci ani durează până la 10 iunie 2026; la data de 12 martie 2026, această perioadă nu s-a încheiat încă. (Legea Ucrainei)

În ziua concedierii, angajatorul trebuie să efectueze simultan mai multe acțiuni obligatorii. Angajatului trebuie să i se elibereze o copie a ordinului sau dispoziției de concediere, o notificare scrisă cu privire la sumele calculate și plătite la încetarea activității, să se efectueze decontarea finală în termenele stabilite de articolul 116 din Codul Legilor Muncii (KzpP) și, de asemenea, la cererea angajatului, să se introducă înscrierea despre concediere în carnetul de muncă pe suport de hârtie, dacă acesta este păstrat de angajat. Dacă angajatul nu a lucrat în ziua concedierii, toate sumele cuvenite trebuie plătite cel târziu în ziua următoare prezentării de către acesta a cererii de decontare. (Legea Ucrainei)

Carnetul de muncă pe suport de hârtie nu a dispărut complet, dar rolul său s-a schimbat. Instrucțiunea nr. 58 rămâne în vigoare și se aplică acolo unde se mai fac înscrieri în carnetul pe suport de hârtie. După finalizarea introducerii datelor lipsă în registru, carnetele de muncă existente trebuie eliberate angajaților personal, sub semnătură. Aceasta înseamnă că pentru mediul de afaceri în anul 2026 abordarea corectă este următoarea: evidența electronică este principală, iar carnetul pe suport de hârtie este un document suplimentar în situații tranzitorii și în anumite cazuri practice. (Legea Ucrainei)

Cum trebuie să arate înscrierea în carnetul de muncă pe suport de hârtie

Dacă angajatul solicită efectuarea unei înscrieri în carnetul de muncă pe suport de hârtie sau dacă angajatorul este încă obligat să îl elibereze în perioada de tranziție, formularea temeiului concedierii trebuie scrisă exact conform legii. O formulare eronată sau imprecisă nu este un detaliu minor: în caz de litigiu, instanța o modifică cu cea care corespunde legii, făcând referire la articolul sau punctul corect. Prin urmare, în înscriere nu trebuie utilizate fraze arbitrare, abrevieri sau formulări „colocviale” fără temei juridic. (Legea Ucrainei)

Pentru carnetul de muncă pe suport de hârtie, reperul rămâne structura clasică a înscrierii: în coloana 1 se trece numărul curent, în coloana 2 — data concedierii, în coloana 3 — formularea cauzei concedierii cu referire la norma legală corespunzătoare, în coloana 4 — datele de identificare ale ordinului sau dispoziției. Înscrierea propriu-zisă trebuie să se bazeze pe ordinul de concediere, nu pe cererea angajatului sau pe un acord verbal. (Legea Ucrainei)

Regula veche răspândită privind ștampila obligatorie nu mai poate fi prezentată ca o cerință generală. Pentru subiecții economici, utilizarea ștampilei nu este obligatorie, iar amprenta ștampilei nu poate fi un element obligatoriu al documentului. Prin urmare, dacă întreprinderea lucrează fără ștampilă, acest fapt în sine nu face ca formalizarea concedierii să fie incorectă. (Legea Ucrainei)

Data concedierii

În caz general, data concedierii este ziua stabilită în ordinul de concediere și confirmată de temeiul corespunzător de încetare a contractului de muncă. Dacă angajatului i se acordă, la cererea sa, concediul neutilizat cu concediere ulterioară, data concedierii este ultima zi de concediu. Această regulă nu se aplică în cazurile de concediere pentru încălcarea disciplinei muncii. (Legea Ucrainei)

În timpul stării de asediu, se aplică o regulă specială pentru concedierea din inițiativa angajatorului: aceasta este permisă atât în perioada de incapacitate temporară de muncă, cât și în timpul concediului angajatului, cu excepția concediului de maternitate și a concediului pentru îngrijirea copilului până la vârsta de trei ani. În acest caz, data concedierii este prima zi lucrătoare după terminarea concediului medical sau a concediului de odihnă. Acest aspect este important de luat în considerare atât pentru ordin, cât și pentru înscrierea în carnetul de muncă pe suport de hârtie, dacă se face o astfel de înscriere. (Legea Ucrainei)

Formulări sigure pentru temeiurile tipice de concediere

Pentru încetarea contractului de muncă prin acordul părților, este indicat să se utilizeze următoarea formulă în înscriere: „Concediat prin acordul părților, punctul 1 al primei părți a articolului 36 din Codul Legilor Muncii al Ucrainei”. Pentru concedierea din proprie inițiativă — „Concediat din proprie inițiativă, articolul 38 din Codul Legilor Muncii al Ucrainei”. Pentru reducerea de personal — nu o frază simplificată, ci formularea juridică exactă: „Concediat în legătură cu modificări în organizarea producției și a muncii, inclusiv reducerea numărului sau a statului de personal, punctul 1 al primei părți a articolului 40 din Codul Legilor Muncii al Ucrainei”. (Legea Ucrainei)

Dacă angajatul este concediat pentru absență nemotivată (nemotivată), în înscriere trebuie indicat exact temeiul menționat în ordin și care corespunde Codului Legilor Muncii, de exemplu: „Concediat pentru absență de la locul de muncă fără motive întemeiate, punctul 4 al primei părți a articolului 40 din Codul Legilor Muncii al Ucrainei”. Pentru noile temeiuri apărute la articolul 36 din Codul Legilor Muncii, este necesară, de asemenea, formularea literală. În special, în cazul decesului angajatului, temeiul este punctul 8-2 al primei părți a articolului 36 din Codul Legilor Muncii al Ucrainei, iar în cazul absenței angajatului de la locul de muncă și lipsei informațiilor despre motivele unei astfel de absențe timp de mai mult de patru luni consecutive — punctul 8-3 al primei părți a articolului 36 din Codul Legilor Muncii al Ucrainei. (Legea Ucrainei)

Pentru cazul special al decesului angajatului, în practica de personal privind carnetul de muncă pe suport de hârtie se utilizează tradițional formula „Activitatea a încetat în legătură cu decesul”, după care se indică data și numărul ordinului. Temeiul încetării contractului de muncă trebuie formalizat în conformitate cu articolul 36 actual din Codul Legilor Muncii. (Legea Ucrainei)

Dacă angajatul nu a ridicat carnetul de muncă pe suport de hârtie

Dacă carnetul de muncă pe suport de hârtie a rămas la angajator și angajatul nu l-a primit, angajatorul nu are dreptul să ignore pur și simplu această problemă. Expedierea carnetului de muncă prin poștă este permisă doar cu acordul scris al angajatului. Carnetele de muncă și duplicatele acestora neridicate la concediere se păstrează timp de doi ani în departamentul de resurse umane, separat de carnetele de muncă ale angajaților activi, iar ulterior sunt predate la arhiva întreprinderii, unde se păstrează încă 50 de ani. (Legea Ucrainei)

În caz de deces al angajatului, carnetul de muncă pe suport de hârtie se eliberează rudelor apropiate pe bază de chitanță sau se trimite prin poștă la cererea acestora. Sumele salariale neplătite angajatului în timpul vieții și alte prestații sociale cuvenite acestuia se transmit membrilor familiei, iar dacă aceștia nu există — intră în componența masei succesorale. Aceeași regulă se aplică și în ceea ce privește compensația bănească pentru zilele de concediu neutilizate, care nu a fost primită în timpul vieții angajatului. (Legea Ucrainei)

Ce trebuie să transmită angajatorul în registrul electronic

Pentru evidența electronică a activității de muncă, asiguratul transmite informații despre concediere sistemului de evidență personalizată. Procedura de transmitere a acestor informații este aprobată de Fondul de Pensii. În informații se specifică, în special, cauza încetării raporturilor de muncă cu referire la punctul, partea și articolul legii, precum și tipul documentului, numărul și data acestuia, pe baza căruia s-a făcut înscrierea. Pentru afaceri, aceasta înseamnă că ordinul de concediere trebuie să fie întocmit impecabil: tocmai din acesta datele ajung în registrul electronic. (Legea Ucrainei)

Răspunderea angajatorului pentru erori la concediere

Cele mai riscante greșeli pentru un angajator sunt întârzierea decontării finale, formularea incorectă a temeiului concedierii și formalizarea necorespunzătoare a documentelor. Dacă, din vina angajatorului, angajatului nu i se plătesc sumele cuvenite în termenele stabilite de articolul 116 din Codul Legilor Muncii, în absența unui litigiu privind cuantumul acestora, întreprinderea trebuie să plătească salariul mediu pentru întreaga perioadă de întârziere până la ziua decontării efective, dar nu mai mult de șase luni. În plus, pentru încălcarea cerințelor legislației muncii este prevăzută răspunderea administrativă conform articolului 41 din Codul Contravențiilor Administrative (KUpAP) — amendă aplicată persoanelor cu funcții de răspundere și persoanelor fizice autorizate (FOP) care utilizează muncă salariată, de la 30 la 100 de minime neimpozabile ale cetățenilor. (Legea Ucrainei)

Practica judiciară confirmă faptul că litigiile privind formularea temeiurilor de concediere și întârzierea decontării la concediere rămân litigii de muncă tipice. Pentru angajator, aceasta înseamnă o regulă simplă: temeiul concedierii trebuie preluat literal din norma legală, iar toate plățile și documentele trebuie eliberate în ziua concedierii. (Curtea Supremă a Ucrainei)

Surse oficiale

• Codul Legilor Muncii al Ucrainei, nr. 322-VIII: articolele 36, 38, 40, 47, 48, 116, 117, 235. Textul oficial al Radei Supreme a Ucrainei. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Cu privire la modificarea unor acte legislative ale Ucrainei privind evidența activității de muncă a angajatului în formă electronică”, nr. 1217-IX din 05.02.2021: dispoziții finale și tranzitorii privind perioada de cinci ani, eliberarea carnetelor de muncă sub semnătură, obligația de a elibera carnetul la concediere înainte de finalizarea tranziției. (Legea Ucrainei)

• Ordinul Ministerului Muncii, Ministerului Justiției, Ministerului Protecției Sociale al Ucrainei „Cu privire la aprobarea Instrucțiunii privind procedura de ținere a carnetelor de muncă ale angajaților”, nr. 58 din 29.07.1993, redacția actuală: reguli de ținere a carnetelor de muncă pe suport de hârtie, expedierea prin poștă cu acordul scris, păstrarea carnetelor neridicate, formalizarea în caz de deces al angajatului. (Legea Ucrainei)

• Hotărârea Consiliului de Administrație al Fondului de Pensii al Ucrainei nr. 11-1 din 12.03.2021 „Cu privire la aprobarea Procedurii de transmitere a informațiilor despre activitatea de muncă... în formă electronică”: date despre cauza încetării raporturilor de muncă, datele de identificare ale documentului-temei. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Cu privire la organizarea raporturilor de muncă în condițiile stării de asediu”, nr. 2136-IX: reguli speciale de concediere în timpul stării de asediu. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Cu privire la concedii”, nr. 504/96-VR: articolul 3 despre concediul cu concediere ulterioară, articolul 24 despre compensarea concediului neutilizat. (Legea Ucrainei)

• Codul Civil al Ucrainei, nr. 435-IV: articolul 1227 privind transmiterea către membrii familiei a sumelor neplătite, cuvenite angajatului decedat. (Legea Ucrainei)

• Codul Ucrainei privind Contravențiile Administrative, nr. 8073-X: articolul 41 privind răspunderea pentru încălcarea cerințelor legislației muncii. (Legea Ucrainei)

• Codul Economic al Ucrainei, nr. 436-IV: articolul 58-1 privind caracterul neobligatoriu al ștampilei pentru un subiect economic. (Legea Ucrainei)