Transferul angajatului, promovarea, stimulentele și înscrierile în carnetul de muncă: ce trebuie să știe angajatorul

Problema transferului unui angajat astăzi nu poate fi privită doar prin prisma carnetului de muncă pe suport de hârtie. Evidența activității de muncă în Ucraina se ține în formă electronică în registrul persoanelor asigurate. Carnetul de muncă pe hârtie nu a dispărut complet, dar angajatorul introduce mențiuni în acesta la cererea angajatului, dacă carnetul este păstrat de către angajat. Pentru persoanele angajate pentru prima dată, carnetul de muncă pe hârtie se întocmește doar la cererea angajatului și nu mai târziu de cinci zile de la angajare. Informațiile pentru crearea carnetelor de muncă electronice sunt transmise prin intermediul portalului web de servicii electronice al Fondului de Pensii al Ucrainei. (Legea Ucrainei)

Pentru angajator, acest lucru înseamnă două lucruri. În primul rând, documentele de personal — cererile, avizele medicale, propunerile, ordinele, notificările angajatului — rămân obligatorii, deoarece acestea confirmă legalitatea transferului, modificarea condițiilor de muncă sau stimularea. În al doilea rând, carnetul de muncă pe hârtie nu mai este singurul loc unde se înregistrează istoricul muncii, dar dacă angajatul solicită efectuarea unei înscrieri, angajatorul este obligat să o facă conform regulilor actuale de gestionare a carnetelor de muncă. După introducerea informațiilor lipsă în registrul electronic, carnetele de muncă pe hârtie existente trebuie eliberate angajaților sub semnătură; dacă angajatul este concediat înainte de finalizarea acestei proceduri, trebuie să i se elibereze carnetul de muncă completat corespunzător în ziua concedierii. (Legea Ucrainei)

Când este transfer și când nu este

Nu orice schimbare de personal constituie un transfer. Transferul la o altă activitate în cadrul aceleiași unități, transferul la o altă unitate sau într-o altă localitate împreună cu unitatea este permis doar cu acordul angajatului. În schimb, nu se consideră transfer și nu necesită acordul angajatului mutarea la un alt loc de muncă, într-o altă subdiviziune structurală în aceeași localitate, încredințarea muncii la un alt mecanism sau echipament — dar numai în limitele aceleiași specialități, calificări sau funcții definite de contractul de muncă. Angajatorul nu are dreptul să mute angajatul la o muncă ce îi este contraindicată din motive de sănătate. (Legea Ucrainei)

O situație separată este modificarea condițiilor esențiale de muncă. Dacă angajatul continuă să lucreze în aceeași specialitate, calificare sau funcție, dar se modifică sistemul sau cuantumul remunerării muncii, facilitățile, regimul de lucru, timpul de lucru parțial, cumulul de profesii, gradele, denumirea funcției sau alte condiții esențiale, aceasta nu constituie un transfer la o altă muncă. Conform regulii generale, angajatul trebuie notificat despre aceste schimbări cu cel puțin două luni înainte. Pe perioada legii marțiale, această normă privind notificarea de două luni nu se aplică. Dacă vechile condiții esențiale de muncă nu pot fi menținute, iar angajatul nu este de acord să continue activitatea, contractul de muncă poate fi încetat conform punctului 6 al articolului 36 din Codul Muncii. (Legea Ucrainei)

Când este necesară înscrierea în carnetul de muncă pe hârtie

Pentru carnetul de muncă pe hârtie, regula cheie este următoarea: în acesta se introduc informații despre activitate, transferul la o altă activitate permanentă și concediere. Cuvântul „permanentă” este fundamental aici. Aceasta înseamnă că transferurile temporare, prin natura lor, nu sunt acele schimbări care trebuie fixate în carnetul de muncă pe hârtie ca o înregistrare obișnuită a muncii. (Legea Ucrainei)

Prin urmare, dacă angajatul este transferat într-o funcție superioară pe bază permanentă, dacă i se modifică funcția de muncă permanent sau dacă este transferat la o altă muncă permanentă mai prost plătită sau echivalentă, o astfel de înscriere în carnetul de muncă pe hârtie se face la cererea angajatului. Dacă este vorba doar despre exercitarea temporară a unei alte activități, transferul temporar în caz de staționare sau înlocuirea temporară a unui angajat absent, nu există temeiuri pentru înscrierea transferului ca fiind permanent. (Legea Ucrainei)

Cum se formalizează corect un transfer permanent sau o promovare

Transferul permanent sau promovarea se formalizează nu prin înscrierea în carnetul de muncă, ci în primul rând printr-o decizie de personal. Este necesar un temei legal: cererea angajatului, acordul scris la propunerea angajatorului, avizul medical, decizia de transfer prin acordul între angajatori sau un alt document prevăzut de lege. Ulterior, se emite un ordin (dispoziție) al angajatorului. Doar după emiterea ordinului este permisă efectuarea înscrierii în carnetul de muncă pe hârtie, iar această înscriere trebuie să corespundă exact textului ordinului. (Legea Ucrainei)

Înscrierea în carnetul de muncă nu poate fi arbitrară. Instrucțiunea nr. 58 cere ca aceasta să fie introdusă după emiterea ordinului, nu mai târziu de un termen de o săptămână, iar în caz de concediere — în ziua concedierii. În coloana 3 a secțiunii „Informații despre muncă”, se indică denumirea completă a întreprinderii ca titlu, sub care se trece numărul de ordine al înscrierii, data, esența acțiunii de personal și detaliile ordinului. Trebuie evitate prescurtările și formulările care nu se regăsesc în ordin. (Legea Ucrainei)

Promovarea angajatului nu este o procedură separată „privilegiată”. Dacă se schimbă funcția, acesta este un transfer la o altă muncă permanentă, de aceea este necesar acordul angajatului și formalizarea documentară corespunzătoare. În carnetul de muncă pe hârtie, la cererea angajatului, înscrierea se face ca transfer în funcția respectivă. (Legea Ucrainei)

Cazuri speciale de transfer

Transferul temporar la o altă muncă, neprevăzută în contractul de muncă

Conform regulii generale, transferul temporar la o altă muncă, neprevăzută în contractul de muncă, este permis doar cu acordul angajatului. Excepția — un termen de până la o lună fără acordul angajatului, dacă munca nu este contraindicată din motive de sănătate și este necesară pentru prevenirea sau lichidarea consecințelor dezastrelor naturale, epidemiilor, epizootiilor, avariilor de producție sau altor circumstanțe care pun sau pot pune în pericol viața sau condițiile normale de trai ale oamenilor. În acest caz, remunerarea muncii trebuie să fie nu mai mică decât câștigul mediu de la locul de muncă anterior. Totodată, femeile însărcinate, femeile care au un copil cu dizabilități sau un copil cu vârsta de până la șase ani, precum și persoanele sub 18 ani nu pot fi transferate fără acordul lor în astfel de cazuri. (Legea Ucrainei)

Transferul temporar în caz de staționare

Staționarea (prostoi) este oprirea lucrului din cauza absenței condițiilor organizatorice sau tehnice, forței majore sau altor circumstanțe. În caz de staționare, angajatul poate fi transferat la o altă muncă doar cu acordul său, ținând cont de specialitate și calificare: la aceeași unitate — pe toată durata staționării, la o altă unitate din aceeași localitate — pe un termen de până la o lună. Nici acesta nu este cazul în care se face o înscriere despre transferul permanent în carnetul de muncă pe hârtie. (Legea Ucrainei)

Transferul la o muncă mai ușoară din motive de sănătate

Dacă angajatul are nevoie de o muncă mai ușoară din motive de sănătate, angajatorul trebuie să îl transfere, cu acordul angajatului, conform avizului medical — temporar sau fără limită de termen. Dacă o astfel de muncă mai ușoară este mai prost plătită, angajatului i se menține câștigul mediu anterior timp de două săptămâni de la data transferului, iar în cazurile prevăzute de lege — pe toată durata executării muncii mai prost plătite sau i se acordă asigurare materială conform asigurărilor sociale de stat obligatorii. Dacă este vorba despre un transfer permanent la o muncă mai ușoară, înscrierea în carnetul de muncă pe hârtie se face la cererea angajatului ca un transfer la o altă activitate permanentă. (Legea Ucrainei)

Femeile însărcinate și femeile care au copii cu vârsta de până la trei ani

Femeilor însărcinate, conform avizului medical, li se reduc normele de producție sau normele de servire, ori sunt transferate la o muncă mai ușoară, care exclude influența factorilor de producție nefavorabili, cu menținerea câștigului mediu de la locul de muncă anterior. Dacă o astfel de muncă nu poate fi oferită imediat, femeia însărcinată este scutită de lucru cu menținerea câștigului mediu pentru toate zilele lucrătoare ratate, pe cheltuiala angajatorului. Femeile care au copii cu vârsta de până la trei ani, în cazul imposibilității executării muncii anterioare, sunt transferate la o altă muncă cu menținerea câștigului mediu până la împlinirea vârstei de trei ani a copilului. (Legea Ucrainei)

Transferul la o altă unitate

Transferul angajatului la o altă unitate cu acordul său este un temei pentru încetarea contractului de muncă conform punctului 5 al articolului 36 din Codul Muncii. Totodată, persoanei invitate la muncă prin transfer de la o altă unitate, prin acordul între conducători, nu i se poate refuza încheierea contractului de muncă. Pentru afaceri, aceasta înseamnă că transferul între doi angajatori trebuie să fie agreat și confirmat documentar de ambele părți. (Legea Ucrainei)

Ce trebuie făcut cu salarizarea la transfer

Dacă angajatul este transferat la o altă muncă permanentă mai prost plătită, acestuia i se menține câștigul mediu anterior timp de două săptămâni de la data transferului. Dacă însă nu este vorba despre un transfer, ci despre o mutare în limitele articolului 32 din Codul Muncii, iar din cauza acestei mutări, din motive independente de angajat, salariul scade, angajatului i se plătește o diferență până la câștigul mediu anterior timp de două luni. (Legea Ucrainei)

Stimulările și distincțiile: ce se introduce în carnetul de muncă

Codul Muncii prevede că stimulările angajaților se anunță prin ordin sau dispoziție. Dacă carnetul de muncă pe hârtie este păstrat la angajat, atunci la cererea sa, astfel de informații se trec în acesta. Această regulă este la fel de importantă atât pentru stimulări, cât și pentru distincții, dacă acestea corespund cerințelor Instrucțiunii nr. 58. (Legea Ucrainei)

Instrucțiunea nr. 58 distinge două secțiuni: „Informații despre premii (distincții)” și „Informații despre stimulări”. În secțiunea „Informații despre premii” se introduc informații despre decorarea cu distincții de stat ale Ucrainei. La înregistrările despre stimulări se referă informațiile despre stimulările pentru succese în muncă și alte stimulări conform legislației în vigoare a Ucrainei. Premiile prevăzute de sistemul de salarizare sau cele care au un caracter regulat nu se introduc în carnetul de muncă. (Legea Ucrainei)

Practic, aceasta înseamnă următoarele. O mulțumire unică, o diplomă de onoare, o distincție unică, decorarea cu o distincție de stat sau un alt act individual de stimulare pot fi introduse în carnetul de muncă pe hârtie la cererea angajatului. Premiile lunare, trimestriale sau alte premii regulate, care se plătesc conform sistemului de salarizare, nu se scriu în carnetul de muncă. Orice înscriere despre stimulare sau distincție se face, de asemenea, în baza ordinului angajatorului sau a altui document care constituie temeiul legal pentru efectuarea înscrierii. (Legea Ucrainei)

La ce trebuie să acorde angajatorul o atenție deosebită

Cea mai frecventă greșeală este confundarea transferului, mutării și modificării condițiilor esențiale de muncă. Dacă angajatorul modifică funcția de muncă, caracterul muncii sau atribuțiile funcționale ale angajatului, el iese de fapt din limitele unei simple mutări. În această situație, este mai sigur să se formalizeze schimbările ca transfer cu acordul angajatului, în loc să se încerce prezentarea acestora ca o mutare internă. (Legea Ucrainei)

A doua greșeală tipică este introducerea a orice în carnetul de muncă pe hârtie. Legea nu cere acest lucru. În carnet se introduc doar acele înscrieri prevăzute de lege și de regulile de gestionare a acestuia: angajarea, transferul la o altă activitate permanentă, concedierea, stimulările și distincțiile cuvenite. Transferurile temporare, premiile regulate și sancțiunile disciplinare — acestea nu sunt înscrierile care ar trebui introduse ca istorie obișnuită a muncii. (Legea Ucrainei)

A treia greșeală este perceperea formatului electronic ca pe un motiv de a nu întocmi documente de personal interne și pe hârtie. Evidența electronică a activității de muncă nu anulează necesitatea unui ordin corect întocmit, a acordului angajatului, a notificării despre modificarea condițiilor esențiale de muncă, a avizului medical sau a documentului despre stimulare. Tocmai aceste documente protejează angajatorul în caz de litigiu, control sau proces judiciar. (Legea Ucrainei)

Răspunderea pentru încălcarea regulilor

De organizarea gestionării, evidenței, păstrării și eliberării carnetelor de muncă este responsabil conducătorul unității. Hotărârea Cabinetului de Miniștri nr. 301 prevede direct că pentru încălcarea ordinii stabilite de gestionare, evidență, păstrare și eliberare a carnetelor de muncă, persoanele cu funcții de răspundere poartă răspundere disciplinară, iar în cazurile prevăzute de lege — altă răspundere. (Legea Ucrainei)

În plus, încălcările cerințelor legislației muncii pot atrage sancțiuni financiare conform articolului 265 din Codul Muncii. Pentru „alte încălcări ale cerințelor legislației muncii”, unde pot intra și încălcările formalizării de personal, este prevăzută o amendă în cuantumul unui salariu minim pentru fiecare încălcare, iar pentru încălcarea repetată în decursul unui an — în cuantum dublu al salariului minim. În paralel, articolul 41 din Codul contravențional prevede o amendă administrativă pentru persoanele cu funcții de răspundere ale întreprinderilor și PFA (FOP) pentru alte încălcări ale cerințelor legislației muncii — de la treizeci la o sută de venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. Supravegherea și controlul de stat asupra respectării legislației muncii sunt exercitate de organul central al puterii executive care implementează politica de stat în aceste chestiuni și de organele sale teritoriale. (Legea Ucrainei)

Separat, trebuie luată în considerare și regula specială a timpului de război: în perioada legii marțiale, dacă angajatorul îndeplinește integral și în termenele stabilite somația de eliminare a încălcărilor constatate în timpul unei activități de control de stat neplanificate, amenzile conform articolului 265 din Codul Muncii nu se aplică. Acest lucru nu anulează obligația de a elimina încălcarea, dar influențează consecințele financiare ale controlului. (Legea Ucrainei)

Exemplu din practica judiciară

În sinteza practicii judiciare a Curții Supreme în litigiile de muncă este prezentată concluzia că modificarea funcției de muncă, a caracterului muncii și a atribuțiilor funcționale ale angajatului constituie un transfer, nu o mutare. Pentru angajator, acesta este un reper practic: dacă se modifică nu doar locul de muncă, ci însăși munca pe care o execută angajatul, fără acordul acestuia astfel de acțiuni sunt riscante de formalizat ca „mutare”. În caz de litigiu, instanța poate recunoaște acest lucru ca un transfer ilegal. (Curtea Supremă a Ucrainei)

Surse oficiale

Codul muncii al Ucrainei, № 322-VIII: articolele 24, 32–34, 36, 48, 114, 144, 170, 178, 259, 265. (Legea Ucrainei)

Legea Ucrainei din 05.02.2021 № 1217-IX „Cu privire la modificarea unor acte legislative ale Ucrainei privind evidența activității de muncă a angajatului în formă electronică”: prevederi privind evidența electronică a activității de muncă, întocmirea carnetului de muncă pe hârtie la cererea angajatului, introducerea înscrierilor în carnetul pe hârtie la cerere, tranziția de cinci ani și eliberarea carnetelor pe hârtie angajaților. (Legea Ucrainei)

Instrucțiunea privind procedura de gestionare a carnetelor de muncă ale angajaților, aprobată prin ordinul Ministerului Muncii, Ministerului Justiției și Ministerului Protecției Sociale din 29.07.1993 № 58: punctele privind efectuarea înscrierilor despre transferul la o altă activitate permanentă, termenele de efectuare a înscrierilor, formalizarea secțiunilor despre stimulări și distincții, neincluderea premiilor regulate. (Legea Ucrainei)

Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 27.04.1993 № 301 „Despre carnetele de muncă ale angajaților”: regulile privind carnetele de muncă și răspunderea pentru încălcarea ordinii de gestionare, evidență, păstrare și eliberare a acestora. (Legea Ucrainei)

Hotărârea Fondului de Pensii al Ucrainei din 01.06.2022 № 8-3 „Cu privire la ordinea și succesiunea transmiterii informațiilor pentru crearea carnetelor de muncă electronice”: procedura de transmitere a informațiilor prin portalul web de servicii electronice al FPU. (Legea Ucrainei)

Codul contravențional al Ucrainei, № 8073-X: articolul 41 privind răspunderea administrativă pentru încălcarea cerințelor legislației muncii. (Legea Ucrainei)

Publicația Curții Supreme „SINTEZA practicii judiciare a Curții de Casație Civile din cadrul Curții Supreme” privind litigiile de muncă: concluzia că modificarea funcției de muncă, a caracterului muncii și a atribuțiilor funcționale ale angajatului este un transfer, nu o mutare. (Curtea Supremă a Ucrainei)