Este posibil să amendați angajații?

Se pot amenda angajații: ce îi este permis angajatorului și ce nu

Angajatorul nu poate stabili „amenzi” pentru angajați pentru întârzieri, greșeli, neîndeplinirea planului, încălcarea standardelor de servire, lipsuri fără o documentație adecvată sau alte abateri disciplinare, dacă este vorba strict de rețineri din salariu. În legislația muncii în vigoare, pentru încălcarea disciplinei muncii sunt prevăzute alte mecanisme: mustrarea sau concedierea. Reținerile din salariu sunt permise doar în cazurile expres definite de lege. (Legislația Ucrainei)

Dacă un angajat a cauzat într-adevăr prejudicii întreprinderii, angajatorul nu îl poate „amenda”, ci îl poate trage la răspundere materială — dar numai conform regulilor Codului Muncii: trebuie să existe un prejudiciu real direct, vinovăția angajatului, documentația corespunzătoare, calculul corect al sumei și respectarea procedurii de reținere sau apelul la instanță. Reținerea incorectă din salariu creează pentru companie riscul unui litigiu cu angajatul, al unui ordin din partea inspecției muncii și al unor sancțiuni financiare pentru plata incompletă a salariului. (Legislația Ucrainei)

Amenzile salariale pentru încălcări la locul de muncă sunt ilegale

Codul Muncii prevede în mod expres că pentru încălcarea disciplinei muncii se poate aplica angajatului doar una dintre măsurile disciplinare: mustrarea sau concedierea. Orice reguli interne ale companiei, fișe ale postului, regulamente de personal sau regulamente interne nu pot adăuga la această listă un alt tip de sancțiune disciplinară sub formă de „amendă”. În același timp, legea privind salarizarea interzice angajatorului să înrăutățească unilateral condițiile de salarizare și permite reținerile din salariu doar în cazurile prevăzute de legislație. (Legislația Ucrainei)

Prin urmare, formulări precum „amendă de 500 UAH pentru întârziere”, „amendă pentru o greșeală pe bon”, „amendă pentru reclamația unui client”, „amendă pentru nerespectarea standardelor magazinului” sau „amendă pentru neprezentarea la inventar” nu creează o bază legală pentru reținerea acestor sume din salariul angajatului. Pentru relațiile de muncă, acest lucru nu funcționează nici măcar atunci când angajatul a semnat regulamentul intern al companiei. (Legislația Ucrainei)

Ce poate aplica legal angajatorul

1. Mustrarea

Mustrarea este o sancțiune disciplinară de bază. Se aplică pentru încălcarea disciplinei muncii, dacă angajatorul a respectat procedura: a solicitat angajatului explicații scrise, a ales o singură sancțiune pentru o singură încălcare, a oficializat decizia printr-un ordin și l-a notificat pe angajat sub semnătură. Sancțiunea trebuie aplicată nu mai târziu de o lună de la data constatării abaterii și nu mai târziu de șase luni de la data comiterii acesteia. (Legislația Ucrainei)

Timp de un an de la data aplicării mustrării, se consideră că angajatul are o sancțiune disciplinară, dacă aceasta nu a fost ridicată mai devreme. În această perioadă, nu i se aplică măsuri de stimulare. Acesta este un instrument legal important de influență pentru angajator, care nu este asociat cu rețineri ilegale din salariu. (Legislația Ucrainei)

2. Concedierea

Concedierea este, de asemenea, o sancțiune disciplinară, dar nu este un răspuns universal la orice încălcare. Se poate aplica numai atunci când există o bază legală și procedura sancțiunii disciplinare este respectată. Pentru o singură încălcare nu se poate aplica simultan și o mustrare și concedierea. (Legislația Ucrainei)

3. Neacordarea sau reducerea bonusului — doar conform regulilor sistemului de salarizare

Bonusurile legate de îndeplinirea sarcinilor și funcțiilor de producție fac parte din structura salariului suplimentar. În același timp, condițiile și cuantumurile bonusurilor sunt stabilite de întreprindere într-un contract colectiv sau, în lipsa acestuia, într-un act local convenit. De asemenea, angajatorul este obligat să informeze angajatul despre condițiile de salarizare și temeiurile posibilelor rețineri, iar la fiecare plată — despre structura salariului și temeiurile reținerilor. (Legislația Ucrainei)

În practică, acest lucru înseamnă următoarele. Angajatorul nu poate numi pur și simplu o „amendă” neplata unei sume salariale deja calculate. Dar el poate determina în prealabil, prin regulamentul de premiere sau contractul colectiv, condiții clare în care un bonus pentru o anumită perioadă nu este calculat sau este calculat într-o sumă mai mică. Aceste condiții trebuie să fie transparente, identice pentru situații comparabile și nu pot contrazice legea. Angajatorul nu are dreptul de a înrăutăți unilateral condițiile de salarizare deja stabilite. (Legislația Ucrainei)

Când se pot face rețineri din salariu

Reținerile din salariu sunt permise numai în cazurile prevăzute în mod expres de lege. Codul Muncii menționează, în special, următoarele cazuri: restituirea unui avans, restituirea sumelor plătite în plus din cauza unor erori de calcul, rambursarea unui avans necheltuit și nerestituit pentru o deplasare sau nevoi gospodărești, reținerea pentru zilele de concediu neefectuate la concediere și compensarea prejudiciului cauzat întreprinderii din vina angajatului — conform regulilor articolului 136 din Codul Muncii. (Legislația Ucrainei)

Ca regulă generală, la fiecare plată a salariului, suma totală a tuturor reținerilor nu poate depăși 20% din suma care urmează a fi plătită, iar în cazurile expres prevăzute de lege — 50%. Pentru anumite categorii de sancțiuni, inclusiv pensia alimentară pentru copii minori, limita poate fi de până la 70%. Nu sunt permise rețineri din plățile compensatorii și alte plăți asupra cărora nu se poate face executare silită. (Legislația Ucrainei)

Răspunderea materială a angajatului: când este posibilă

Răspunderea materială nu este o amendă și nici un mod de a „educa” un angajat. Este un mecanism exact pentru compensarea prejudiciului pe care un angajat l-a cauzat întreprinderii ca urmare a încălcării îndatoririlor de muncă. Legea cere să fie un prejudiciu real direct cauzat prin acțiunile sau inacțiunile culpabile și ilegale ale angajatului. De obicei, răspunderea este limitată la o anumită parte din câștigurile angajatului și nu ar trebui să depășească suma integrală a prejudiciului, cu excepția cazurilor prevăzute expres de lege. Este important ca răspunderea materială să poată fi impusă indiferent dacă angajatul a fost sau nu tras la răspundere disciplinară, administrativă sau penală. (Legislația Ucrainei)

Ca regulă generală, un angajat răspunde în limitele prejudiciului real direct, dar nu mai mult de câștigul său mediu lunar. Răspunderea materială deplină este o excepție, nu o regulă. Este posibilă doar în cazurile specificate de lege. (Legislația Ucrainei)

Când este posibilă răspunderea materială deplină

Sunt necesare condiții separate pentru răspunderea materială colectivă: executarea în comun a lucrărilor cu valori, imposibilitatea de a distinge răspunderea fiecărui angajat, un contract scris cu toți membrii colectivului și aplicarea numai la lucrările definite în lista aprobată. (Legislația Ucrainei)

Cum să documentați corect o sancțiune disciplinară

Pentru ca o mustrare să fie legală, angajatorul ar trebui să acționeze conform următorului algoritm:

Pentru o afacere, cel mai periculos lucru nu este încălcarea în sine a angajatului, ci o bază de probe slabă. Dacă angajatorul nu poate dovedi faptul încălcării, termenele, o legătură de cauzalitate și respectarea procedurii, sancțiunea disciplinară este ușor de atacat. (Legislația Ucrainei)

Cum să documentați corect compensarea daunelor

Pentru a cere în mod legal despăgubiri de la un angajat, angajatorul are nevoie de un pachet de dovezi, nu de suspiciuni generale. Acestea sunt, minim:

Valoarea daunelor este determinată de pierderile efective pe baza datelor contabile, pornind de la valoarea de bilanț sau de la prețul de cost, luând în considerare deprecierea. Legea stabilește reguli speciale de evaluare pentru furt, lipsă, distrugerea intenționată sau deteriorarea intenționată a anumitor bunuri materiale. (Legislația Ucrainei)

Dacă valoarea prejudiciului nu depășește câștigul mediu lunar al angajatului, aceasta poate fi recuperată prin dispoziția angajatorului printr-o reținere din salariu. Însă o astfel de decizie trebuie emisă nu mai târziu de două săptămâni de la data descoperirii prejudiciului și executată nu mai devreme de șapte zile de la notificarea angajatului. Dacă angajatul nu este de acord sau suma este mai mare, angajatorul va trebui să meargă în instanță. (Legislația Ucrainei)

Ce documente interne ar trebui să aibă angajatorul

Pentru managementul legal al disciplinei și al problemelor financiare ale companiei, este recomandabil să aveți:

Pentru afacerile de retail, acest lucru este deosebit de important. În magazine, depozite, zone de case de marcat și puncte de ridicare, conflictele apar cel mai adesea nu din cauza faptului lipsei în sine, ci din lipsa documentelor despre cine, când și în ce condiții a fost responsabil pentru bunuri, bani sau echipamente. (Legislația Ucrainei)

Cu ce se confruntă angajatorul pentru amenzi ilegale

Dacă un angajator reține în mod nerezonabil bani din salariu, acest lucru poate fi calificat drept plată incompletă a salariului. Pentru o astfel de încălcare, articolul 265 din Codul Muncii prevede o amendă de trei ori salariul minim stabilit la momentul constatării încălcării. La data de 12 aprilie 2026, salariul minim este de 8.647 UAH, deci o astfel de amendă este de 25.941 UAH. Separat, sunt posibile sancțiuni administrative împotriva oficialilor în temeiul articolului 41 din Codul Contravențional. (Legislația Ucrainei)

Legea marțială trebuie luată în considerare separat. Articolul 265 din Codul Muncii menționează că, în timpul legii marțiale, amenzile în temeiul acestui articol nu se aplică dacă angajatorul respectă pe deplin și în termenul stabilit ordinul de eliminare a încălcărilor constatate în timpul unui eveniment de control neprogramat al statului. Dar acest lucru nu legalizează reținerile ilegale în sine: salariul va trebui în continuare să fie acumulat și plătit suplimentar, iar litigiul de muncă poate ajunge în instanță. (Legislația Ucrainei)

Exemplu practic

Un exemplu ilustrativ a fost publicat de Curtea Supremă în martie 2026 în revizuirea practicii curente a Curții Civile de Casație. Curtea a menționat că reținerea de fonduri din salariul unui angajat la cererea sa voluntară pentru a sprijini Forțele Armate ale Ucrainei și ajutorul umanitar este legală dacă nu există dovezi ale presiunii psihologice sau economice. Pentru afaceri, concluzia este simplă: legalitatea deducerii nu depinde de denumirea internă a plății, ci de prezența unei baze legale directe sau a unei exprimări cu adevărat voluntare a voinței angajatului. (Sistemul Judiciar din Ucraina)

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва