Bazele contabilității pentru întreprinderile individuale: explicații simple pentru antreprenori

Contabilitatea și impozitele PFA (FOP) în 2026

Contabilitatea FOP nu înseamnă doar o declarație o dată pe trimestru sau o dată pe an. Antreprenorul trebuie să aleagă corect sistemul de impozitare, să țină evidența veniturilor și, în anumite cazuri, a cheltuielilor, să păstreze documentele primare, să plătească la timp impozitul unic, taxa militară și contribuția socială unificată (USC), să utilizeze RRO/PRRO pentru operațiunile de decontare și, în prezența angajaților, să îndeplinească cerințele de muncă și salarizare. Pentru comerțul online se adaugă reguli privind comerțul electronic, protecția drepturilor consumatorilor și protecția datelor cu caracter personal, iar pentru anumite mărfuri — reguli speciale de licențiere și de produs. (Legea Ucrainei)

Ce sistem de impozitare poate alege un FOP

În 2026, pentru majoritatea antreprenorilor sunt relevante sistemul de impozitare simplificat (impozit unic, grupele 1–3) sau sistemul general. Separat, există grupa 4 pentru gospodăriile agricole familiale în condiții speciale. (kh.tax.gov.ua)

Limitele menționate sunt calculate pe baza salariului minim la 1 ianuarie 2026 — 8.647 UAH, iar cotele fixe maxime pentru grupele 1 și 2 — din minimul de existență pentru persoanele apte de muncă 3.328 UAH și, respectiv, salariul minim 8.647 UAH. Pentru grupa 1, cota maximă de IU este de 332,80 UAH pe lună, pentru grupa 2 — 1.729,40 UAH pe lună. Cota efectivă în limitele acestor maxime este stabilită de consiliul local, astfel încât antreprenorul poate plăti mai puțin dacă o astfel de decizie este luată în comunitatea sa. (Legea Ucrainei)

Pentru grupa 1 sunt obligatorii două condiții cheie: absența angajaților și activitatea exclusiv în format de vânzare cu amănuntul a mărfurilor de la puncte comerciale din piețe și/sau furnizarea de servicii de uz casnic populației. Pentru grupa 2 sunt permiși până la 10 angajați, iar grupa însăși acoperă serviciile către populație și/sau plătitorii de impozit unic, producția și vânzarea de mărfuri, sectorul restaurantelor. Pentru grupa 3, numărul de angajați nu este limitat. (tax.gov.ua)

Separat, funcționează grupa 4 pentru FOP care lucrează exclusiv în cadrul unei gospodării agricole familiale, nu folosesc muncă salariată, lucrează la adresa fiscală și au în proprietate sau folosință între 0,5 și 20 de hectare în total. Acesta este un regim special pentru direcția agrară, nu o alternativă universală pentru micile afaceri obișnuite. (kh.tax.gov.ua)

Ce anume plătește un FOP

Impozitul unic

FOP din grupele 1 și 2 plătesc impozitul unic prin plăți în avans cel târziu până pe data de 20 a lunii curente. FOP din grupa 3 depun declarația trimestrial în termen de 40 de zile calendaristice de la sfârșitul trimestrului și plătesc impozitul în termen de 10 zile calendaristice după termenul limită de depunere a declarației. Pentru grupele 1 și 2, declarația se depune anual — în termen de 60 de zile calendaristice de la sfârșitul anului. (cv.tax.gov.ua)

Pentru grupa 3, cota IU este de 5% din venit dacă FOP nu este plătitor de TVA, sau 3% din venit dacă FOP este plătitor de TVA. Dacă antreprenorul depășește venitul limită al grupei sale, sumei care depășește i se aplică cota de 15%, iar ulterior trebuie să treacă la un alt sistem sau la o altă grupă conform regulilor TCU. (cv.tax.gov.ua)

Plătitorii din grupele 1 și 2 care nu folosesc muncă salariată pot să nu plătească impozitul unic timp de o lună calendaristică pe an pe durata concediului, precum și pe perioada bolii, dacă aceasta durează 30 sau mai multe zile calendaristice și este confirmată printr-un extras din Registrul electronic al certificatelor de incapacitate de muncă. Pentru aceasta se depune o cerere în formă liberă. (tax.gov.ua)

Taxa militară

În 2026, FOP din grupele 1, 2 și 4 plătesc taxa militară într-o sumă fixă — 10% din salariul minim, adică 864,70 UAH pe lună. FOP din grupa 3 plătesc 1% din venit. Pentru grupele 1 și 2, termenul de plată este, de asemenea, cel târziu până pe data de 20 a lunii curente; pentru grupa 3 — în termenul legat de declarația trimestrială. (tax.gov.ua)

Plătitorii din grupele 1 și 2 fără angajați au dreptul la scutire de taxa militară pe perioada concediului și a bolii prelungite, după același principiu ca și pentru impozitul unic. În plus, FOP din grupele 1 și 2, a căror adresă fiscală se află în zonele de conflict sau de ocupație temporară, au dreptul special de a nu plăti taxa militară pentru perioada respectivă. (tr.tax.gov.ua)

USC (Contribuția Socială Unificată)

USC minim în 2026 este de 1.902,34 UAH pe lună, sau 5.707,02 UAH pe trimestru. Obligația de plată a USC pentru sine revine FOP atât pe sistemul simplificat, cât și pe cel general, dacă legea nu prevede expres o scutire. Plata se efectuează până pe data de 20 a lunii următoare trimestrului pentru care se plătește contribuția. (rv.tax.gov.ua)

Sunt scutiți de plata USC pentru sine, în special, pensionarii pentru limită de vârstă sau pentru vechime în muncă, persoanele cu dizabilități, cu condiția primirii unei pensii sau a asistenței sociale, FOP pentru care angajatorul a plătit deja contribuția minimă de asigurare pentru luna respectivă, precum și anumite categorii de antreprenori mobilizați și FOP înregistrați în teritoriile ocupate temporar. Pentru FOP mobilizați funcționează reguli separate privind scutirea, depunerea documentelor și amânarea plății fără amenzi după demobilizare. (kherson.tax.gov.ua)

Sistemul general

În sistemul general, FOP plătește 18% IVPF și 5% taxă militară din venitul net impozabil, adică din diferența dintre venit și cheltuielile documentate legate de activitatea economică. USC se plătește la o cotă de 22%, dar nu mai puțin de contribuția minimă de asigurare. Fără documente adecvate, cheltuielile nu sunt incluse în calcul. (rv.tax.gov.ua)

Ce evidență trebuie să țină un FOP

FOP din grupele 1 și 2, precum și FOP din grupa 3 fără TVA, țin evidența într-o formă arbitrară prin reflectarea lunară a veniturilor primite. FOP din grupa 3 cu TVA țin evidența veniturilor și cheltuielilor conform unei forme tipice. Această evidență poate fi ținută pe hârtie, în format electronic sau prin cabinetul electronic. (dp.tax.gov.ua)

În sistemul general, obiectul impozitării este venitul net, prin urmare toate cheltuielile pe care FOP dorește să le ia în considerare trebuie să fie confirmate prin documente. Documentele justificative pot fi, în special, ordine de plată, chitanțe, bonuri fiscale, acte de execuție a lucrărilor sau alte documente primare care atestă faptul plății mărfurilor, lucrărilor sau serviciilor. (od.tax.gov.ua)

Termenul de păstrare a documentelor nu se rezumă acum automat la „trei ani”. Pentru documentele legate de calculul și plata impozitelor și taxelor, în multe cazuri termenul minim este de 1825 de zile. Pentru alte documente, precum și pentru documentele legate de îndeplinirea cerințelor altor legislații, al căror control este în sarcina autorităților fiscale, inclusiv documentele de autorizare, termenul minim este de 1095 de zile. Numărătoarea începe din ziua depunerii raportării corespunzătoare sau de la termenul limită pentru depunerea acesteia, iar pentru anumite documente de autorizare — din ziua expirării valabilității lor. (lg.tax.gov.ua)

Dacă documentele primare nu pot fi scoase sau sunt pierdute din cauza acțiunilor de luptă sau a ocupației temporare, TCU prevede o procedură specială de notificare a autorității fiscale. Dacă se respectă această procedură, indicatorii de raportare depuși nu pot fi puși sub semnul întrebării doar din cauza lipsei documentelor, iar pentru perioadele respective se aplică garanții separate împotriva verificărilor.

Când sunt necesare RRO sau PRRO

Dacă FOP efectuează operațiuni de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice sau serviciilor, se aplică Legea privind RRO. Regula generală este următoarea: în cazurile în care legea impune aplicarea RRO/PRRO, antreprenorul trebuie să efectueze decontările printr-un RRO sau PRRO fiscalizat și să elibereze cumpărătorului un document de decontare în format pe hârtie sau electronic. Acest lucru este valabil și pentru vânzările prin internet, dacă are loc o operațiune de decontare. (Legea Ucrainei)

Plătitorii de impozit unic din grupa 1 nu utilizează RRO/PRRO. Pentru ceilalți FOP, nu funcționează percepțiile generale, ci normele concrete ale Legii privind RRO și ale Codului Fiscal. Prin urmare, regula „sunt la grupa 2 sau 3, deci nu am nevoie de RRO” nu poate fi utilizată în 2026 fără verificarea modelului concret de decontare și a tipului de marfă. (rv.tax.gov.ua)

Articolul 9 din Legea privind RRO conține o listă de excepții când RRO/PRRO și registrele de decontare nu se aplică. Dar acestea sunt excepții speciale, nu o scutire universală pentru orice mică afacere. Trebuie verificate cu atenție regulile dacă antreprenorul vinde produse electrocasnice complexe din punct de vedere tehnic, medicamente, dispozitive medicale, bijuterii sau produse accizabile. (Legea Ucrainei)

Pentru neefectuarea operațiunii de decontare prin RRO/PRRO, efectuarea ei pentru o sumă incompletă sau neemiterea documentului de decontare, se aplică o amendă: 100% din valoarea mărfurilor, lucrărilor sau serviciilor pentru prima încălcare și 150% — pentru fiecare încălcare ulterioară. Pentru vânzarea de mărfuri nereflectate în evidența stocurilor de marfă sau fără documente care să confirme evidența lor la locul de vânzare, sancțiunea financiară este egală cu valoarea acestor mărfuri la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de 10 venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. (Legea Ucrainei)

Evidența stocurilor de marfă, documentele pe marfă și păstrarea

Dacă afacerii dvs. i se aplică obligația de a ține evidența stocurilor de marfă, puteți vinde doar marfa reflectată în această evidență. Documentele primare pentru o astfel de evidență pot fi, în special, facturile, scrisorile de trăsură, actele de achiziție, declarațiile vamale, bonurile fiscale, alte documente care confirmă intrarea, mișcarea, vânzarea, returnarea sau casarea mărfii. (Legea Ucrainei)

În practică, aceasta înseamnă că antreprenorul trebuie nu doar să „știe soldul în program”, ci să aibă și confirmarea documentară a provenienței mărfii. Pentru afacerile care lucrează prin RRO/PRRO, cu depozit, livrare sau mai multe puncte de vânzare, ordinea internă de mișcare a mărfii trebuie configurată astfel încât documentul pe marfă să poată fi prezentat la locul verificării. (Legea Ucrainei)

Angajați: ce trebuie să facă obligatoriu un FOP

Angajatul nu poate fi admis la muncă fără o formă legală. Contractul de muncă se încheie, de regulă, în formă scrisă, iar notificarea privind angajarea se depune la SFS înainte de începerea activității angajatului. Notificarea poate fi depusă electronic sau pe hârtie în cazurile prevăzute de procedura Cabinetului de Miniștri. (Legea Ucrainei)

Salariul se plătește cel puțin de două ori pe lună, iar intervalul dintre plăți nu poate depăși 16 zile calendaristice. Din salariul angajatului se rețin IVPF 18% și taxa militară 5%, iar angajatorul calculează USC de 22%. (Legea Ucrainei)

Pentru sistemul simplificat, trebuie reținute și limitele de personal ale grupei: grupa 1 — fără angajați, grupa 2 — până la 10 persoane, grupa 3 — fără limită de angajați. Încălcarea condițiilor grupei înseamnă riscul pierderii dreptului la grupa respectivă și necesitatea trecerii la un alt sistem sau la o altă grupă conform TCU. (tax.gov.ua)

Magazin online, livrare, plata ramburs

Pentru vânzările online, un site sau o pagină pe rețelele sociale nu este suficientă. Trebuie respectată Legea privind comerțul electronic: vânzătorul trebuie să fie identificat corespunzător, iar contractul electronic se încheie conform regulilor acestei legi. Dacă lucrați cu livrare, plata ramburs sau plată online, problemele privind documentul de decontare, condițiile contractuale, returul și comunicarea cu cumpărătorul trebuie reglementate din timp. (Legea Ucrainei)

Cumpărătorul are dreptul de a returna sau schimba marfa nealimentară de calitate corespunzătoare în termen de 14 zile. Pentru comerțul la distanță este importantă, de asemenea, fixarea corectă a datei de primire a mărfii, deoarece aceasta influențează calculul termenului de schimb sau retur. Documentul de decontare trebuie eliberat consumatorului și în cazul vânzării la distanță. (Legea Ucrainei)

Dacă afacerea colectează numere de telefon, adrese de livrare, e-mailuri, istoricul comenzilor sau alte date cu caracter personal ale clienților, aceasta trebuie să acționeze în limitele Legii privind protecția datelor cu caracter personal. Aceasta înseamnă că datele nu pot fi colectate „pentru orice eventualitate” și utilizate în afara scopului declarat. (Legea Ucrainei)

Când sunt necesare licențe și autorizații speciale

Nu orice FOP se confruntă cu licențierea. Dar dacă afacerea lucrează cu alcool, tutun, lichide pentru țigări electronice, combustibil sau alte tipuri de activități pentru care legea impune licență, activitatea fără aceasta este interzisă. Pentru astfel de domenii contează nu doar impozitele, ci și locul de comercializare, condițiile speciale de circulație, documentele pe marfă, cerințele separate de păstrare și motivele speciale pentru anularea licenței, definite de legea de profil. (Legea Ucrainei)

De aceea, pentru antreprenorul care vinde produse accizabile sau lucrează în alt domeniu licențiat, nu este suficientă doar plata corectă a impozitului unic. Trebuie verificată separat legea de profil pentru tipul său de activitate: aceasta determină dacă este necesară licența, pentru ce loc de activitate se eliberează, ce documente se anexează, în ce cazuri poate fi anulată și ce amenzi speciale se aplică. (Legea Ucrainei)

Cele mai frecvente riscuri financiare pentru FOP

Pentru nedepunerea sau depunerea cu întârziere a declarației fiscale este prevăzută o amendă de 340 UAH pentru fiecare caz, iar pentru încălcarea repetată în cursul unui an — 1.020 UAH.

Pentru neplata sau plata parțială a avansurilor impozitului unic de către FOP din grupele 1 și 2, amenda este de 50% din cota impozitului unic. Pentru neplata sau plata parțială a taxei militare pentru FOP din grupele 1, 2 și 4, autoritățile fiscale explică, de asemenea, aplicarea unei amenzi în mărime de 50% din suma taxei. (kyivobl.tax.gov.ua)

Dacă FOP a depășit limita de venit a grupei sale, desfășoară activități care nu sunt prevăzute pentru această grupă sau încalcă în alt mod condițiile de aplicare a sistemului simplificat, acest lucru duce fie la o cotă majorată de 15% asupra anumitor sume, fie la trecerea obligatorie la un alt sistem de impozitare. Dacă înregistrarea de stat este încetată sau înregistrarea plătitorului de IU este anulată, obligațiile de plată a impozitului unic sunt calculate până în ultima zi a lunii în care a avut loc încetarea sau anularea. (tax.gov.ua)

Ce merită să configureze un FOP chiar acum

Antreprenorul ar trebui să aibă nu un „pachet formal de documente”, ci un sistem funcțional: grupa de impozitare aleasă și verificată, calendarul de plată a IU, TM și USC, evidența lunară a veniturilor, arhiva documentelor primare, o ordine clară a mișcării mărfii, documente de muncă întocmite corespunzător, iar pentru vânzările online — condițiile de vânzare, retur, livrare și prelucrare a datelor cu caracter personal publicate. Un astfel de sistem reduce riscul amenzilor, pierderea statutului de plătitor de impozit unic, problemele cu RRO/PRRO și litigiile cu cumpărătorii. (Legea Ucrainei)

Surse oficiale

• Codul Fiscal al Ucrainei, № 2755-VI — art. 44 (păstrarea documentelor), art. 49 (termenele de depunere a declarațiilor), art. 120, 122 (amenzi), art. 167, 177 (sistemul general), art. 291–299 (sistemul simplificat), pct. 16 prim 1 subsecț. 10 secț. XX (taxa militară), pct. 69.28 subsecț. 10 secț. XX (pierderea/imposibilitatea scoaterii documentelor primare). (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind Bugetul de Stat al Ucrainei pentru anul 2026”, № 4695-IX — art. 7, 8 (minimul de existență și salariul minim pe anul 2026). (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind colectarea și evidența contribuției unice pentru asigurările sociale de stat obligatorii”, № 2464-VI — art. 4, 7, 8, 9, 25. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind utilizarea registrelor operațiunilor de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor”, № 265/95-VR — art. 3, 9, 17, 20. (Legea Ucrainei)

• Ordinul Ministerului Finanțelor din 03.09.2021 № 496 — Procedura de ținere a evidenței stocurilor de marfă pentru FOP și forma unei astfel de evidențe. (Legea Ucrainei)

• Hotărârea CMU din 17.06.2015 № 413 — procedura de notificare a SFS privind angajarea salariatului. (Legea Ucrainei)

• Codul muncii al Ucrainei — art. 24 (încheierea contractului de muncă), art. 115 (termenele de plată a salariului). (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic”, № 675-VIII — art. 7, 11 și alte norme privind vânzătorul și încheierea contractului electronic. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor”, № 1023-XII — art. 4, 9, 12 și alte norme privind drepturile cumpărătorului, contractele la distanță și returnarea mărfii. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind protecția datelor cu caracter personal”, № 2297-VI — reguli generale privind prelucrarea legală a datelor cu caracter personal ale clienților. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind licențierea tipurilor de activitate economică”, № 222-VIII — reguli generale privind tipurile de activitate licențiate. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind reglementarea de stat a producției și circulației alcoolului etilic, distilatelor alcoolice, băuturilor alcoolice, produselor din tutun, lichidelor utilizate în țigările electronice și combustibilului”, № 481/95-VР — reguli speciale pentru comerțul cu produse accizabile. (Legea Ucrainei)