10 schimbări pentru întreprinderile individuale și comerțul cu amănuntul: ce ar trebui să ia în considerare antreprenorii începând cu iunie 2026

La sfârșitul primăverii și la începutul verii anului 2026, pentru Persoanele fizice autorizate și comerțul cu amănuntul au cea mai mare importanță practică raportarea fiscală și de personal pentru angajați și plățile către persoane fizice, noua procedură de calcul al contribuției pentru neîndeplinirea normei de angajare a persoanelor cu dizabilități, modificările privind certificatele de concediu medical, schimbul electronic de documente cu Serviciul Fiscal de Stat și în relațiile de muncă, încheierea perioadei de tranziție pentru brokerii vamali, precum și înăsprirea cerințelor privind confirmarea documentară a operațiunilor în bănci, activitatea economică externă, CM/PCM și comerțul cu amănuntul cu produse accizabile.

Antreprenorul ar trebui să verifice nu doar taxele, ci întregul model operațional: dacă angajații sunt înregistrați corect, dacă a fost depusă raportarea pentru plățile către persoane fizice, dacă există documente pentru marfă, dacă CM/PCM funcționează corect, dacă casele sunt legate de licențe în comerțul cu amănuntul cu produse accizabile, dacă sunt păstrate facturile, TTN, declarațiile vamale, contractele, actele și confirmările bancare. Pentru magazine, comerț online, cafenele, depozite, importatori și vânzători de alcool, tutun, lichide pentru țigări electronice sau combustibil, aceste cerințe influențează direct amenzile, riscul de blocare a operațiunilor, pierderea licenței sau problemele în timpul unui control.

1. Persoană fizică autorizată cu angajați și plăți către persoane fizice: raportarea pentru trimestrul I al anului 2026

Persoanele fizice autorizate și persoanele care desfășoară activitate profesională independentă și sunt agenți fiscali raportează trimestrial în 2026, cu defalcarea indicatorilor pe lunile trimestrului de raportare. Acest lucru se aplică Persoanelor fizice autorizate care au angajați sau plătesc bani persoanelor fizice, inclusiv în baza contractelor civile. Serviciul Fiscal de Stat a explicat că pentru trimestrul I al anului 2026 Persoanele fizice autorizate trebuiau să depună calculele până la 11 mai 2026, iar din cauza lipsei unui formular trimestrial aprobat au depus temporar formularul lunar valabil separat pentru ianuarie, februarie și martie. (tax.gov.ua)

Raportul se depune numai dacă, în timpul trimestrului, au fost calculate sau plătite venituri persoanelor fizice, a fost reținut impozitul sau a fost calculată contribuția socială unică. Dacă în timpul trimestrului nu au existat astfel de operațiuni, raportul nu trebuie depus. Serviciul Fiscal de Stat a explicat, de asemenea, că avertismentul din chitanța nr. 2 privind presupusa depunere cu întârziere a formularului lunar pentru ianuarie, februarie și martie până la 11 mai a avut caracter informativ și nu a însemnat automat o amendă. (tax.gov.ua)

Pentru o Persoană fizică autorizată angajatoare, aceasta înseamnă că evidența de personal, salariile, contractele civile, actele, concediile medicale, indemnizațiile de concediu, impozitul pe venitul persoanelor fizice, taxa militară și contribuția socială unică trebuie să fie sincronizate între ele. O eroare într-un document duce adesea la erori în raportare.

2. Angajați cu dizabilități: noua procedură de calcul al contribuției pentru angajatori

Cabinetul de Miniștri a aprobat Procedura de calcul al salariului mediu lunar sau al remunerației pentru calcularea contribuției de susținere a angajării persoanelor cu dizabilități. Hotărârea nr. 268 a intrat în vigoare la 3 martie 2026 și se aplică de la 1 ianuarie 2026. (Legislația Ucrainei)

Procedura se aplică angajatorilor la care numărul mediu scriptic al angajaților titulari pentru trimestrul calendaristic este de 8 sau mai multe persoane și care nu au îndeplinit norma locurilor de muncă pentru angajarea persoanelor cu dizabilități. Dacă angajatorul are mai puțin de 8 angajați sau norma este îndeplinită, această procedură nu se aplică. (Legislația Ucrainei)

Perioada de calcul este trimestrul calendaristic. Angajatorul calculează singur indicatorul pe baza documentelor de evidență, contabile și primare. În calcul nu se includ remunerațiile în baza contractelor civile, indemnizația de maternitate, plata primelor cinci zile de incapacitate temporară de muncă din contul angajatorului și indemnizația de incapacitate temporară de muncă din contul Fondului de Pensii. (Legislația Ucrainei)

Pentru comerțul cu amănuntul, acest lucru este important în primul rând pentru magazine, rețele, depozite, cafenele, puncte de service și magazine online cu angajați. Dacă în diferite luni ale trimestrului numărul angajaților se schimbă, trebuie calculat anume indicatorul mediu scriptic, nu pur și simplu numărul de persoane „la zi”.

Ce trebuie să existe în documente

• statul de personal sau alt document care confirmă structura personalului;

• ordinele de angajare, transfer și concediere;

• pontajele de evidență a timpului de lucru;

• documentele privind angajarea persoanelor cu dizabilități;

• calculul numărului mediu scriptic de angajați;

• documentele primare privind salariile și plățile;

• confirmarea plății contribuției, dacă norma nu este îndeplinită.

3. Concediile medicale de la 1 aprilie 2026: noi reguli de control

De la 1 aprilie 2026 a intrat în vigoare Legea nr. 4683-IX, care a modificat Legea Ucrainei „Privind asigurarea socială de stat obligatorie” în ceea ce privește eliberarea, prelungirea și controlul justificării certificatelor de incapacitate temporară de muncă. Fondul de Pensii a explicat că verificarea justificării eliberării sau prelungirii certificatelor de incapacitate temporară de muncă este efectuată de funcționari desemnați ai organelor teritoriale ale Fondului de Pensii al Ucrainei, iar concluziile medicale privind incapacitatea temporară de muncă pot fi verificate numai de medici autorizați. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Regula principală pentru angajator este următoarea: dacă nu este posibilă formarea certificatului electronic de incapacitate temporară de muncă, baza pentru acordarea indemnizației de incapacitate temporară de muncă sau a indemnizației de maternitate poate fi certificatul medical pe hârtie. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Persoana fizică autorizată angajatoare trebuie să păstreze corect documentele privind concediile medicale, să le reflecte la timp în evidența salarială și să nu plătească perioade fără temei corespunzător.

4. Schimbul electronic de documente cu Serviciul Fiscal de Stat și documentele de muncă în formă electronică

Ministerul Finanțelor, prin ordinul nr. 169 din 25 martie 2026, a modificat Procedura de schimb al documentelor electronice cu autoritățile de control; ordinul a fost înregistrat la Ministerul Justiției la 9 aprilie 2026 cu nr. 487/45881. Pentru Persoana fizică autorizată, aceasta înseamnă că raportarea, corespondența cu autoritatea fiscală, cererile, chitanțele, notificările și alte documente trebuie depuse cu o semnătură electronică valabilă și cu împuternicirile corecte ale semnatarului. (Legislația Ucrainei)

Separat, Ministerul Economiei, prin ordinul nr. 4408 din 26 martie 2026, a modificat procedura de circulație electronică a documentelor în domeniul relațiilor de muncă, inclusiv protecția muncii. Ordinul a fost înregistrat la Ministerul Justiției la 13 aprilie 2026 cu nr. 499/45893. (Legislația Ucrainei)

Circulația electronică a documentelor de personal nu înseamnă că se poate renunța pur și simplu la documentele pe hârtie fără o decizie internă. Angajatorul trebuie să stabilească ce documente se țin electronic, cine le creează, le semnează, le păstrează, cum primesc angajații acces la ele și cum se confirmă luarea la cunoștință.

Ce trebuie verificat

• termenul de valabilitate al semnăturii electronice calificate sau al altei semnături electronice permise;

• dacă contabilul sau o altă persoană are dreptul să semneze raportarea;

• dacă se păstrează prima și a doua chitanță;

• dacă există un ordin intern privind circulația electronică a documentelor de personal;

• dacă este stabilită lista documentelor care se țin electronic;

• dacă este asigurat accesul angajaților la documentele electronice.

5. CM/PCM: fiscalizare, bonuri, evidența mărfurilor și amenzi

Entitățile comerciale care efectuează operațiuni de decontare în numerar sau fără numerar cu utilizarea instrumentelor electronice de plată trebuie să efectueze aceste operațiuni pentru suma integrală printr-un CM sau PCM înregistrat, dacă nu există o excepție legală directă. Documentul de decontare trebuie oferit cumpărătorului în formă pe hârtie sau electronică, inclusiv la comandă sau plată prin internet. (Legislația Ucrainei)

În cazul efectuării operațiunilor de decontare, trebuie create zilnic rapoarte fiscale zilnice, trebuie create benzi de control și acestea trebuie păstrate în termenele prevăzute de lege. Pentru produsele accizabile, CM/PCM trebuie să funcționeze în regim de programare, cu indicarea codului subcategoriei de produs conform UKT ZED, denumirii, prețului, cantității, iar la vânzarea cu amănuntul a alcoolului — și a valorii digitale a codului de bare al timbrului de acciză. (Legislația Ucrainei)

O cerință separată este evidența mărfurilor. Antreprenorul trebuie să vândă numai mărfuri reflectate în evidență și, la începutul controlului, să prezinte documente care confirmă evidența și originea stocurilor de marfă. Pentru Persoanele fizice autorizate — plătitoare de impozit unic, care nu sunt plătitoare de TVA, există o excepție, dar aceasta nu se aplică celor care vând produse electrocasnice tehnic complexe cu reparație în garanție, medicamente, dispozitive medicale, bijuterii și articole de uz casnic din metale și pietre prețioase. (Legislația Ucrainei)

Amenda pentru neefectuarea operațiunii de decontare prin CM/PCM, efectuarea acesteia pentru o sumă incompletă sau neemiterea bonului este de 100% din suma vânzării pentru prima încălcare și 150% — pentru fiecare încălcare ulterioară. (Legislația Ucrainei)

Ce trebuie să existe în comerțul cu amănuntul

6. Alcool, tutun, lichide pentru țigări electronice și combustibil: licențe, timbre, CM și riscul pierderii autorizațiilor

Pentru comerțul cu amănuntul cu băuturi alcoolice, produse din tutun și lichide pentru țigări electronice, licențele se acordă pentru fiecare loc de comerț cu amănuntul. Aceste licențe sunt pe termen nedeterminat, iar plata pentru ele se achită trimestrial în părți egale. Prima plată trebuie efectuată înainte de obținerea licenței. (Legislația Ucrainei)

Pentru combustibil funcționează un model separat: licența pentru comerțul cu amănuntul cu combustibil se acordă pentru fiecare loc de comerț cu amănuntul cu combustibil, iar taxa anuală se stabilește ca parte din salariul minim stabilit la 1 ianuarie al anului de raportare. Legea interzice comerțul cu amănuntul cu combustibil în locuri necorespunzătoare, cu excepția vânzării combustibilului în ambalaje de consum cu volum de până la 5 litri inclusiv și a unor cazuri separate pentru gazul lichefiat în butelii. (Legislația Ucrainei)

Comerțul cu amănuntul cu produse accizabile trebuie să verifice nu doar existența licenței, ci și dacă numerele fiscale ale CM/PCM sau ale cărților de evidență a operațiunilor de decontare sunt incluse în registrul corespunzător al licențiaților. Legea prevede o amendă pentru comerțul cu amănuntul cu alcool, tutun, lichide pentru țigări electronice sau combustibil prin CM/PCM ale căror date lipsesc din registrul corespunzător: 200% din valoarea mărfurilor vândute prin acest CM/PCM, dar nu mai puțin de 8,5 salarii minime stabilite la 1 ianuarie al anului de raportare. (Legislația Ucrainei)

Comerțul cu băuturi alcoolice, produse din tutun sau lichide pentru țigări electronice fără licența corespunzătoare atrage o amendă de 200% din valoarea mărfurilor vândute, dar nu mai puțin de 3 salarii minime stabilite la 1 ianuarie al anului de raportare. Pentru comerțul cu amănuntul cu combustibil fără licență este prevăzută o amendă de 45 de salarii minime stabilite la 1 ianuarie al anului de raportare. (Legislația Ucrainei)

Temeiuri pentru încetarea valabilității licenței

Legea nr. 3817-IX folosește mecanismul de încetare a valabilității licenței în locul termenului „anulare”. Printre temeiuri se numără — cererea licențiatului, încetarea activității Persoanei fizice autorizate sau a persoanei juridice, neconcordanța datelor din registre cu datele reale, utilizarea documentelor care nu au fost emise sau aprobate de autoritățile competente, neplata plății curente pentru licență, absența licențiatului la locul desfășurării activității, refuzul ilegal de admitere la control, refuzul inventarierii în timpul controlului, comercializarea produselor accizabile fără timbre de acciză sau a produselor accizabile neevidențiate în cazurile stabilite de lege. (Legislația Ucrainei)

Decizia de încetare a valabilității licenței intră în vigoare în a doua zi lucrătoare după trimiterea către contribuabil, iar decizia poate fi contestată pe cale administrativă sau judiciară, în funcție de organul care a adoptat-o. (Legislația Ucrainei)

7. Raportarea producătorilor, importatorilor și angrosiștilor de produse accizabile

De la 1 martie 2026, pentru entitățile din domeniul producției și circulației produselor accizabile se aplică formulare actualizate de raportare, aprobate prin ordinul Ministerului Finanțelor nr. 641 din 22 decembrie 2025. Este vorba, în special, despre formularele lunare nr. 1-VP și nr. 1-OP pentru producători, importatori, exportatori și vânzători angro ai produselor accizabile corespunzătoare. (tax.gov.ua)

Un magazin obișnuit de retail, care doar vinde alcool, tutun sau lichide pentru țigări electronice consumatorilor finali, nu trebuie să depună automat aceste formulare doar din cauza comerțului cu amănuntul. Dar dacă Persoana fizică autorizată sau compania este simultan importator, producător, exportator sau vânzător angro, trebuie verificat dacă apare obligația de a depune formularul corespunzător.

Ce trebuie să verifice afacerea cu produse accizabile

• tipul de activitate: retail, angro, import, export, producție;

• existența licenței exact pentru tipul de activitate necesar;

• corectitudinea datelor în registrul licențiaților;

• numerele fiscale ale CM/PCM în cerere și registru;

• existența timbrelor de acciză sau a timbrelor electronice în cazurile prevăzute;

• documentele de livrare, soldurile, inventarierea;

• prețurile maxime de vânzare cu amănuntul pentru produsele din tutun, dacă se aplică.

8. E-acciza: lansarea completă a fost amânată până la 1 noiembrie 2026

Introducerea completă a Sistemului electronic de circulație a băuturilor alcoolice, produselor din tutun și lichidelor pentru țigări electronice cu utilizarea timbrului electronic de acciză a fost amânată până la 1 noiembrie 2026. Serviciul Fiscal de Stat menționează că aceste modificări sunt prevăzute de Legea nr. 4698-IX și Hotărârea Cabinetului de Miniștri nr. 1752. (kyiv.tax.gov.ua)

Amânarea termenului nu anulează pregătirea. Retailul ar trebui să ordoneze deja nomenclatura, codurile de bare, soldurile, documentele furnizorilor, scanarea timbrelor, legarea produselor de loturi și corectitudinea bonurilor. Când sistemul electronic va funcționa complet, evidența haotică sau manuală a produselor accizabile va deveni un risc semnificativ.

9. Import și brokeri vamali: din 20 aprilie 2026 verificați autorizația brokerului

Serviciul Vamal de Stat, prin ordinul nr. 1790 din 17 aprilie 2026, a anulat de la ora 00:00, 20 aprilie 2026, permisele pentru desfășurarea activității de brokeraj vamal acordate întreprinderilor și Persoanelor fizice autorizate care nu au primit autorizațiile corespunzătoare. Același ordin prevede încetarea publicării vechiului „Registru al brokerilor vamali”. (Serviciul Vamal de Stat)

Pentru importatori, magazine online, magazine de electronice, îmbrăcăminte, cosmetice, echipamente, piese de schimb și produse pentru casă, aceasta înseamnă: înainte de vămuire trebuie verificat nu doar contractul cu brokerul, ci și existența unei autorizații valabile. Dacă brokerul a pierdut dreptul de a lucra, importul se poate întârzia, iar antreprenorul poate suporta costuri suplimentare pentru depozitare, staționări, reemiterea documentelor sau căutarea unui nou reprezentant.

Documente pentru import

• contract de activitate economică externă sau alt document utilizat în practica internațională;

• factură;

• listă de ambalare;

• documente de transport;

• declarație vamală;

• documente privind originea mărfii, dacă sunt necesare;

• documente permisive, certificate sau declarații de conformitate, dacă sunt necesare pentru un anumit produs;

• confirmarea autorizației brokerului vamal, dacă vămuirea este efectuată prin broker.

10. Bănci, activitate economică externă și monitorizare financiară: operațiunile Persoanei fizice autorizate trebuie să fie clare documentar

Banca Națională a Ucrainei, prin hotărârea nr. 56 din 27 mai 2026, a modificat actele normative privind supravegherea în domeniul monitorizării financiare, supravegherii valutare și sancțiunilor. Hotărârea a intrat în vigoare la 30 mai 2026. Aceasta nu creează o nouă obligație directă pentru fiecare Persoană fizică autorizată, dar influențează activitatea băncilor și instituțiilor nebancare care verifică operațiunile clienților. (Banca Națională a Ucrainei)

Pentru antreprenor, concluzia principală este următoarea: fiecare operațiune trebuie să aibă sens economic și documente. Acest lucru este deosebit de important pentru Persoanele fizice autorizate cu un flux mare de transferuri de la persoane fizice, creștere bruscă a rulajelor, import, export, marketplace-uri, dropshipping, produse accizabile, plăți pe carduri și operațiuni cu nerezidenți.

Serviciul Fiscal de Stat a reamintit, de asemenea, entităților comerciale că în timpul operațiunilor de export-import trebuie să transmită la timp băncilor documentele și să indice corect rechizitele bancare în declarațiile vamale. În caz contrar, băncile pot forma notificări privind posibile încălcări ale termenelor de decontare. (tax.gov.ua)

Ce trebuie păstrat pentru bancă și control

11. Taxele Persoanei fizice autorizate în 2026: sume valabile și riscul cotei de 15%

Pentru Persoanele fizice autorizate din grupele 1 și 2, în 2026 se aplică cote fixe ale impozitului unic, legate de minimul de existență și salariul minim. Serviciul Fiscal de Stat a comunicat următorii indicatori: minimul de existență pentru persoanele apte de muncă — 3 328 UAH, salariul minim — 8 647 UAH, impozitul unic maxim pentru Persoanele fizice autorizate din grupa 1 — 332,80 UAH pe lună, pentru Persoanele fizice autorizate din grupa 2 — 1 729,40 UAH pe lună. Taxa militară pentru Persoanele fizice autorizate din grupele 1, 2 și 4 — 864,70 UAH pe lună. (tax.gov.ua)

Cota majorată a impozitului unic de 15% se aplică, în special, în cazul depășirii limitei de venit, obținerii venitului din activități care nu sunt indicate în registrul plătitorilor de impozit unic, utilizării unui mod de decontare nepermis sau desfășurării activităților interzise pentru sistemul simplificat de impozitare. (tax.gov.ua)

Ce trebuie să verifice Persoana fizică autorizată

• grupa de impozit unic;

• codurile KVED în registrul plătitorilor de impozit unic;

• limita de venit;

• tipurile de activitate interzise pentru sistemul simplificat de impozitare;

• termenele de plată a impozitului unic, contribuției sociale unice și taxei militare;

• dacă nu sunt acceptate decontări într-o formă care nu este permisă pentru sistemul simplificat de impozitare;

• dacă nu se desfășoară o activitate care depășește efectiv limitele grupei alese.

12. „Afacerea albă”: disciplina fiscală devine mai importantă

La 30 aprilie 2026, Serviciul Fiscal de Stat a publicat Scrisoarea informativă nr. 2/2026 privind formarea listei contribuabililor cu un nivel ridicat de respectare voluntară a legislației fiscale. (tax.gov.ua)

Aceasta nu este o licență separată și nici o garanție universală împotriva controalelor. Dar pentru antreprenor este un semnal că disciplina fiscală, raportarea la timp, lipsa datoriilor, operațiunile transparente, angajații înregistrați corect, CM/PCM corecte și documentele primare reale devin tot mai importante pentru reputația afacerii și interacțiunea cu autoritățile de control.

Listă de verificare pentru Persoana fizică autorizată și retail

1. Verificați raportarea fiscală pentru angajați și plățile către persoane fizice.

2. Reconciliați documentele de personal, pontajele, calculul salariilor, concediile medicale și contractele civile.

3. Dacă sunt 8 sau mai mulți angajați — calculați îndeplinirea normei de angajare a persoanelor cu dizabilități.

4. Verificați valabilitatea semnăturii electronice calificate, drepturile semnatarului și accesul la cabinetul electronic.

5. Verificați CM/PCM, rapoartele Z, benzile de control, bonurile și nomenclatorul mărfurilor.

6. Adunați documentele pentru marfă: contracte, facturi, acte, TTN, declarații vamale.

7. Pentru produsele accizabile verificați licențele, plățile curente, CM/PCM în registre, timbrele, UKT ZED și soldurile.

8. Pentru import verificați autorizația brokerului vamal și setul complet de documente vamale.

9. Pentru activitatea economică externă și operațiunile bancare pregătiți documente care explică proveniența fondurilor și conținutul operațiunilor.

10. Reconciliați grupa de impozit unic, codurile KVED, limitele de venit, cotele de impozitare și taxa militară.

Surse oficiale