Primirea angajaților și înregistrarea carnetului de muncă

Pe măsură ce afacerea crește, angajarea personalului încetează să mai fie doar o chestiune de resurse umane și devine o chestiune de securitate juridică. Greșelile la începutul relațiilor de muncă costă scump: de la dispute cu angajatul până la amenzi pentru muncă nedeclarată. Astăzi, în Ucraina, evidența activității de muncă se ține în principal în formă electronică în registrul persoanelor asigurate. Carnetul de muncă pe suport de hârtie nu a dispărut complet, dar nu mai este singurul și principalul purtător de informații despre vechimea în muncă. Pentru un angajat care se încadrează în câmpul muncii pentru prima dată, angajatorul întocmește un carnet de muncă pe suport de hârtie doar la cererea acestuia și nu mai târziu de cinci zile de la angajare. Dacă angajatul solicită, angajatorul face, de asemenea, înscrieri în carnetul pe suport de hârtie, pe care angajatul îl păstrează la sine. (Legislația Ucrainei)

Până la 10 iunie 2026, continuă perioada de tranziție pentru digitalizarea carnetelor de muncă pe suport de hârtie. În această perioadă, Fondul de Pensii al Ucrainei introduce în registru informațiile lipsă pe baza documentelor prezentate de angajator sau angajat. După finalizarea introducerii datelor, carnetele de muncă pe suport de hârtie care se mai află la angajator sunt eliberate angajaților sub semnătură. Acest lucru înseamnă că, pentru o nouă angajare, antreprenorul trebuie să nu mai gândească în categorii de „cum să facă corect o înscriere în carnet”, ci în categorii de „cum să oficializeze corect relațiile de muncă, să depună notificarea și să nu piardă datele pentru evidența electronică”. (Legislația Ucrainei)

Ce trebuie făcut înainte de admiterea efectivă la lucru

Angajatul nu poate fi admis la lucru fără trei acțiuni: încheierea unui contract de muncă, emiterea unui ordin sau a unei dispoziții a angajatorului privind angajarea și depunerea unei notificări la organul fiscal înainte de începerea activității. Pentru membrii organului executiv, conducătorul întreprinderii, instituției sau organizației, nu se depune o notificare separată dacă informațiile au fost deja introduse în Registrul de Stat Unificat. (Legislația Ucrainei)

Înainte de începerea lucrului, angajatorul trebuie, de asemenea, să informeze angajatul despre principalele condiții de muncă: locul de muncă, funcția, data începerii lucrului, postul de lucru, mijloacele de muncă, regulamentul intern de ordine interioară, prezența factorilor periculoși sau nocivi și drepturile sale la beneficii și compensații în astfel de condiții. În practică, acest lucru înseamnă că fără un pachet adecvat de documente de personal — ordin, luarea la cunoștință a regulamentelor, documentele postului, condițiile de remunerare și, dacă este necesar, instructajele — angajarea nu poate fi considerată sigură pentru afacere. (Legislația Ucrainei)

Ce documente are dreptul să solicite angajatorul

La încheierea contractului de muncă, angajatul prezintă pașaportul sau un alt document care atestă identitatea, carnetul de muncă dacă există sau informații despre activitatea de muncă din registrul persoanelor asigurate, iar în cazurile prevăzute de lege, și documentul de studii sau calificare, documentul privind starea de sănătate și documentul de evidență militară corespunzător. Angajatorul nu are dreptul să solicite documente sau informații care nu sunt prevăzute de legislație. Pentru antreprenor, aceasta este o regulă importantă: „cu cât mai multe hârtii, cu atât mai sigur” nu funcționează aici. Fără un temei legal, cerințele excesive față de candidat creează riscuri inutile pentru angajator. (Legislația Ucrainei)

O atenție deosebită trebuie acordată evidenței militare. Dacă candidatul face parte din categoria recruților, persoanelor obligate la serviciul militar sau rezerviștilor, angajatorul lucrează cu documentele sale de evidență militară în limitele ordinii aprobate de Cabinetul de Miniștri al Ucrainei. Ignorarea acestui bloc este o greșeală tipică a întreprinderilor mici, mai ales când angajarea se face rapid și „prin cunoștințe”. (Legislația Ucrainei)

Când contractul de muncă se încheie obligatoriu în formă scrisă

Forma scrisă a contractului de muncă nu este întotdeauna obligatorie, dar legea o cere expres, în special în cazul recrutării organizate a lucrătorilor, al muncii în regiuni cu condiții naturale sau geologice deosebite ori cu risc sporit pentru sănătate, la încheierea unui contract (contract civil de tip "contract"), când angajatul insistă asupra formei scrise, la angajarea unui minor, la încheierea unui contract cu un angajator persoană fizică, pentru munca la distanță și munca la domiciliu, pentru contractul de muncă cu timp de lucru nefixat, precum și pentru lucrătorii casnici. Dacă afacerea funcționează la distanță, atrage personal în mod flexibil sau angajează lucrători prin intermediul unui angajator FOP (persoană fizică autorizată), contractul scris nu mai este o recomandare, ci o cerință obligatorie. (Legislația Ucrainei)

Prima muncă, carnetul pe hârtie și confirmarea vechimii

Dacă o persoană se angajează pentru prima dată, angajatorul nu trebuie să cumpere și să deschidă automat un carnet de muncă pe suport de hârtie. Un astfel de carnet se întocmește doar la cererea angajatului. În același timp, vechimea după implementarea evidenței personalizate se confirmă în primul rând prin datele registrului persoanelor asigurate, iar pentru perioadele de până la 1 ianuarie 2004, importanță au carnetul de muncă pe suport de hârtie și alte documente confirmative. Dacă carnetul este pierdut, înscrierile lipsesc sau sunt inexacte, vechimea poate fi confirmată prin alte documente conform unei proceduri speciale a Cabinetului de Miniștri al Ucrainei. (Legislația Ucrainei)

Cum se fac înscrierile în carnetul de muncă pe hârtie, dacă angajatul solicită acest lucru

Carnetele de muncă pe suport de hârtie, dacă continuă să fie ținute, se completează conform Instrucțiunii nr. 58. Înscrierile privind angajarea, transferul sau concedierea se fac pe baza ordinului sau dispoziției angajatorului; acestea trebuie să corespundă exact conținutului documentului respectiv. Regula generală pentru efectuarea înscrierii este nu mai târziu de o săptămână de la emiterea ordinului, iar înscrierea privind concedierea se face în ziua concedierii. Pentru antreprenor, acest lucru înseamnă un lucru simplu: înscrierea în carnet nu corectează un ordin greșit, ci doar îl repetă. Prin urmare, mai întâi trebuie să existe un document de personal întocmit impecabil, și abia apoi — înscrierea. (Legislația Ucrainei)

Denumirea funcției, profesiei sau a muncii este mai bine să fie verificată cu Clasificatorul Profesiilor DK 003:2010 în redacția actuală. Acest lucru este important nu doar pentru carnetul de muncă, ci și pentru ordine, statul de funcții, notificarea de angajare, tabelele de pontaj, fișele postului și confirmarea ulterioară a vechimii. Dacă angajatul lucrează prin cumul, înscrierea despre o astfel de muncă se face în carnetul de muncă doar la dorința acestuia și la locul de muncă principal. (me.gov.ua)

Angajații minori: cerințe speciale

Regula generală este următoarea: angajarea este permisă de la 16 ani. De la 15 ani — cu acordul unuia dintre părinți sau al persoanei care îl înlocuiește. Persoanele care au împlinit 14 ani pot fi angajate doar pentru munci ușoare care nu dăunează sănătății și nu afectează studiile, de asemenea cu acordul unuia dintre părinți sau al persoanei care îl înlocuiește. Toate persoanele sub 18 ani sunt angajate doar după un control medical prealabil. În plus, pentru minori nu se stabilește o perioadă de probă la angajare. (Legislația Ucrainei)

Cum se digitalizează carnetul de muncă și ce trebuie făcut dacă lipsesc înscrieri

Depunerea informațiilor despre activitatea de muncă la Fondul de Pensii poate fi făcută atât de angajator, cât și de angajatul însuși prin portalul web de servicii electronice al PFU. Pentru aceasta se utilizează cabinetul cu semnătură electronică calificată, secțiunea „Comunicări cu PFU” și tab-ul „Informații despre relațiile de muncă”. PFU solicită copii scanate color, clare ale paginilor în format PDF sau JPEG; se depun toate paginile completate în ordine cronologică. Dacă carnetul de muncă lipsește sau înscrierile necesare în acesta sunt insuficiente, pentru confirmarea vechimii sunt acceptate alte documente conform hotărârii nr. 637. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Responsabilitatea angajatorului

Cea mai riscantă încălcare este admiterea efectivă a angajatului la lucru fără oficializarea corespunzătoare a contractului de muncă, fără ordin sau fără notificarea organului fiscal. Pentru aceasta, articolul 265 din Codul Legilor Muncii (KUSP/KzpP) prevede o sancțiune financiară în mărime de zece salarii minime pe economie pentru fiecare angajat în privința căruia a fost comisă încălcarea. La nivelul anului 2026, salariul minim pe economie este de 8 647 UAH, prin urmare suma sancțiunii este egală cu 86 470 UAH pentru fiecare angajat neînregistrat. Pentru persoanele juridice și FOP-urile care sunt plătitori de impozit unic de grupele 1-3, pentru prima astfel de încălcare este prevăzut un avertisment. Legea permite, de asemenea, achitarea a 50 la sută din sancțiune în termen de zece zile bancare de la data primirii hotărârii. Separat, rămâne răspunderea administrativă conform articolului 41 din Codul Contravențiilor Administrative (KUpAP). (Legislația Ucrainei)

Practica judiciară

În cauza nr. 260/1743/19, Curtea Supremă a atras atenția că obligația de a oficializa corespunzător relațiile de muncă revine tocmai angajatorului, indiferent dacă angajatul insistă sau nu asupra acestui lucru. În aceeași cauză, instanța a subliniat că un FOP care utilizează munca salariată nu poate fi pedepsit simultan pentru aceeași încălcare și conform părții a doua a articolului 265 din Codul Muncii, și conform părții a treia a articolului 41 din Codul Contravențiilor, deoarece acest lucru contravine principiului inadmisibilității dublei răspunderi. Pentru afaceri, concluzia este practică: speranța într-o „înțelegere verbală” cu angajatul nu protejează angajatorul. (Curtea Supremă a Ucrainei)

Pentru un antreprenor, algoritmul sigur de angajare arată astfel: verificarea documentelor, încheierea contractului de muncă în forma corespunzătoare, emiterea ordinului, depunerea notificării la fisc înainte de începerea lucrului, îndeplinirea obligațiilor de informare a angajatului, iar problema carnetului de muncă pe suport de hârtie să fie rezolvată ca una suplimentară — la cererea angajatului și ținând cont de evidența electronică. Tocmai o astfel de abordare reduce riscurile pentru afacere, păstrează datele de muncă ale angajatului și nu creează probleme în timpul controalelor, la concediere sau la stabilirea pensiei. (Legislația Ucrainei)

Surse oficiale

Codul Legilor Muncii al Ucrainei, nr. 322-VIII — articolele 24, 25, 26, 29, 48, 188, 191, 265. (Legislația Ucrainei)

Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 17.06.2015 nr. 413 — procedura de notificare a organului fiscal privind angajarea lucrătorului. (Legislația Ucrainei)

Legea Ucrainei din 05.02.2021 nr. 1217-IX — evidența electronică a activității de muncă, perioada de tranziție, eliberarea carnetelor de muncă pe suport de hârtie angajaților după digitalizare. (Legislația Ucrainei)

Ordinul Ministerului Muncii, Ministerului Justiției, Ministerului Protecției Sociale din 29.07.1993 nr. 58 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunii privind ordinea de ținere a carnetelor de muncă ale angajaților” — regulile de efectuare a înscrierilor, termenele, cumulul, corectările. (Legislația Ucrainei)

Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 30.12.2022 nr. 1487 — Procedura de organizare și conducere a evidenței militare a recruților, persoanelor obligate la serviciul militar și rezerviștilor. (Legislația Ucrainei)

DK 003:2010 „Clasificatorul Profesiilor” și ordinul Ministerului Economiei din 13.12.2024 nr. 27751 — redacția actuală a clasificatorului și Modificarea nr. 14. (me.gov.ua)

Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 12.08.1993 nr. 637 — Procedura de confirmare a vechimii în muncă existente pentru stabilirea pensiilor în absența carnetului de muncă sau a înscrierilor corespunzătoare în acesta. (Legislația Ucrainei)

Legea Ucrainei „Cu privire la Bugetul de Stat al Ucrainei pentru anul 2026”, nr. 4695-IX — articolul 8, salariul minim pe economie în anul 2026. (Legislația Ucrainei)

Codul Ucrainei privind Contravențiile Administrative, nr. 8073-X — articolul 41. (Legislația Ucrainei)

Explicații oficiale ale Fondului de Pensii al Ucrainei privind carnetul de muncă electronic, depunerea copiilor scanate și confirmarea vechimii. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Practica Curții Supreme: cauza nr. 260/1743/19, hotărârea din 22.12.2020. (Curtea Supremă a Ucrainei)