Evidența lipsurilor, surplusurilor și a resortării

Lipsuri, surplusuri și resortarea mărfurilor: cum să le documentați și să le reflectați în evidență

Lipsurile, surplusurile și resortarea nu pot fi rezolvate "tehnic" sau doar printr-un acord intern între depozit și contabilitate. Pentru afaceri, procedura sigură este următoarea: mai întâi să se înregistreze disponibilitatea efectivă a mărfurilor prin documente primare corespunzătoare, apoi să se stabilească cauza diferenței, să se evalueze separat dacă există norme active de scădere naturală și abia după aceea să se reflecte operațiunea în contabilitate, taxe și, dacă este necesar, în munca de revendicare sau în recuperarea daunelor de la persoana vinovată. Întreprinderile sunt obligate să efectueze inventarierea activelor și pasivelor, iar rezultatele trebuie să fie documentate. (Legislația Ucrainei)

Când apar lipsurile, surplusurile și resortarea

O lipsă este o diferență atunci când cantitatea efectivă de mărfuri este mai mică decât conform contabilității sau documentelor de însoțire. Un surplus este atunci când cantitatea efectivă este mai mare. Resortarea este o situație în care se descoperă simultan o lipsă la unele articole și un surplus la altele, ceea ce indică de fapt o eroare în identificarea, eliberarea, etichetarea sau evidența mărfurilor.

Cel mai adesea, astfel de diferențe apar în două situații: în timpul recepției mărfurilor de la un furnizor sau transportator și în timpul unei inventarieri într-un depozit, magazin, unitate de producție sau punct de vânzare. Pentru afaceri, acestea sunt scenarii diferite, deoarece de ele depind setul de documente, metoda de reflectare în contabilitate și problema revendicărilor față de un furnizor, transportator sau angajat.

Ce este considerat scădere naturală și ce este o lipsă peste normă

Scăderea naturală se aplică numai atunci când există norme active de scădere naturală pentru bunul sau stocul relevant. Dacă nu există astfel de norme, pierderea în scopuri contabile este considerată o lipsă peste normă. Pentru anumite bunuri, normele de scădere naturală sunt încă valabile în acte speciale, în special pentru anumite produse alimentare, cereale, produse petroliere și alte categorii. (Legislația Ucrainei)

O altă distincție este importantă pentru contabilitate. Dacă o lipsă în limitele normelor de scădere naturală este descoperită în timpul transportului stocurilor achiziționate, aceasta este atribuită creșterii costului inițial al stocurilor capitalizate. Dacă se referă la lipsuri în limitele normelor de scădere naturală în timpul depozitării sau la lipsuri peste norme, acestea sunt deja cheltuieli ale perioadei de raportare. Pierderile și lipsurile peste norme nu sunt incluse în costul inițial al stocurilor. (Legislația Ucrainei)

Când inventarierea este obligatorie și cum se efectuează

Inventarierea este necesară pentru a confirma prezența, starea și evaluarea activelor și pasivelor. Legea contabilității o cere în mod explicit pentru a asigura fiabilitatea datelor contabile și a raportării financiare. Inventarierea este obligatorie înainte de pregătirea situațiilor financiare anuale. (Legislația Ucrainei)

Pentru efectuarea unei inventarieri, managerul emite un document administrativ pentru a crea o comisie de inventariere. Prezența activelor este stabilită prin numărare, cântărire, măsurare obligatorie. Descrierile de inventar sau actele sunt semnate de toți membrii comisiei și persoanele responsabile financiar; persoanele responsabile financiar oferă, de asemenea, o chitanță care atestă că verificarea a avut loc în prezența lor și că acceptă activele enumerate în descriere pentru depozitare responsabilă. (Legislația Ucrainei)

Este recomandabil să se finalizeze rezultatele comisiei cu un protocol și, în caz de discrepanțe, cu o decizie separată a managerului cu privire la modul exact de a reflecta aceste diferențe în contabilitate. O astfel de abordare este recomandată direct în metodologia oficială actuală de inventariere. (Legislația Ucrainei)

Ce documente trebuie pregătite

Documentele primare reprezintă baza contabilității. O întreprindere poate utiliza atât formulare standard, cât și formulare dezvoltate intern, dar acestea trebuie să conțină în mod necesar toate detaliile prevăzute de Regulamentul nr. 88: denumirea întreprinderii, denumirea documentului, data întocmirii, conținutul și volumul operațiunii, unitatea de măsură, funcțiile și numele persoanelor responsabile, semnătura sau alte date pentru identificarea persoanei. Documentele primare electronice sunt, de asemenea, permise cu condiția respectării legislației privind documentele electronice. (Legislația Ucrainei)

Pentru o lipsă sau un surplus rezultat în urma unei inventarieri, se întocmesc de obicei următoarele:

Pentru o lipsă descoperită la recepția mărfurilor, este necesar un act de discrepanțe sau un alt document primar cu detaliile obligatorii, și apoi — un pachet de revendicare către furnizor sau transportator conform contractului și regulilor de transport.

Lipsă la recepția mărfurilor de la un furnizor

În primul rând, trebuie consultat contractul de furnizare. Poziția oficială a autorităților este: dacă părțile au reglementat ele însele ordinea de acceptare-transfer a produselor, se aplică contractul; dacă nu — se aplică Instrucțiunile P-6 și P-7 referitoare la acceptarea produselor din punct de vedere al cantității și calității. Aceasta este încă o linie directoare importantă pentru litigiile cu furnizorii. (Legislația Ucrainei)

În contabilitate, diferența trebuie împărțită. O lipsă în limitele normelor valabile de scădere naturală în timpul transportului crește costul inițial al stocurilor efectiv capitalizate. O lipsă peste normă nu este inclusă în costul inițial; ea este fie prezentată spre rambursare părții vinovate, fie trecută la cheltuieli dacă nu există motive de recuperare. (Legislația Ucrainei)

Lipsă descoperită în timpul inventarierii

Dacă o lipsă este descoperită în mod specific printr-o inventariere, ea este reflectată ca un rezultat al controlului intern asupra păstrării activelor. Conform Recomandărilor Metodologice nr. 2, lipsurile și pierderile de stocuri în limitele normelor de scădere naturală în timpul depozitării, precum și lipsurile peste norme, sunt recunoscute ca cheltuieli ale perioadei de raportare. În metodologia standard, subcontul 947 este utilizat pentru aceasta. Lipsurile peste normă, până la identificarea persoanelor vinovate, sunt afișate suplimentar în subcontul extrabilanțier 072. După identificarea persoanelor care trebuie să compenseze daunele, se recunosc creanțele și alte venituri din exploatare. (Legislația Ucrainei)

Prin urmare, secvența sigură pentru întreprindere este următoarea:

Cum se capitalizează surplusurile

Surplusurile descoperite prin inventariere nu pot fi lăsate "în afara evidenței". Conform Recomandărilor Metodologice nr. 2 actuale, acestea sunt capitalizate la valoarea netă de realizare dacă aceste stocuri vor fi vândute, sau la o valoare estimată de utilizare posibilă dacă vor fi utilizate de însăși întreprinderea. Pentru stocuri în general, se aplică regula evaluării la cea mai mică dintre două valori — costul inițial sau valoarea netă de realizare. (Legislația Ucrainei)

Pentru un magazin, aceasta înseamnă: dacă bunul găsit va fi vândut în mod normal, el trebuie capitalizat la valoarea sa netă reală de realizare, nu la o sumă simbolică arbitrară.

Cum se documentează resortarea

Resortarea este zona cu cel mai mare risc, deoarece aici afacerile încearcă cel mai adesea să "ascundă" lipsa și surplusul fără motive suficiente. Abordarea sigură este următoarea: mai întâi înregistrați separat surplusurile și lipsurile, și faceți o compensare reciprocă numai atunci când există o resortare evidentă și documentată. În practica de inventariere, compensarea reciprocă este considerată o excepție: pentru aceeași perioadă, aceeași persoană responsabilă financiar, aceeași nomenclatură și în cantități identice; o propunere de compensare este analizată de comisie, iar decizia finală este luată de manager. (Legislația Ucrainei)

Dacă după o astfel de compensare valoarea mărfurilor lipsă este mai mare decât valoarea mărfurilor în surplus, diferența este supusă rambursării de către partea vinovată. Dacă vinovatul specific nu este identificat, diferența de sumă este tratată ca o lipsă peste normă și trecută la cheltuieli. (Legislația Ucrainei)

Taxe: ce trebuie luat în considerare

Impozitul pe profit

Pentru plătitorii de impozit pe profit, principiul de bază este: obiectul impozabil se formează din rezultatul financiar înainte de impozitare conform datelor contabile, ajustat pentru diferențele prevăzute în mod explicit de Secțiunea III a Codului Fiscal. Codul, în general, nu stabilește o diferență specifică separată doar pentru lipsuri de inventar obișnuite, surplusuri sau resortare, deci rezultatul fiscal în majoritatea cazurilor urmează evidența contabilă. (Legislația Ucrainei)

TVA

Cel mai mare risc fiscal apare de obicei în legătură cu lipsurile peste norme sau pierderile de mărfuri pentru care s-a format un credit fiscal. Punctul 198.5 din Codul Fiscal cere acumularea obligațiilor fiscale dacă astfel de mărfuri încep să fie utilizate, în special, în operațiuni care nu reprezintă o activitate de afaceri. Baza de impozitare pentru mărfuri într-un astfel de caz este determinată conform punctului 189.1 din Codul Fiscal, bazându-se pe costul lor de achiziție. Prin urmare, pentru pierderile peste norme, problema TVA-ului trebuie analizată separat în funcție de cauza pierderii și de setul de documente primare. (Legislația Ucrainei)

Accize

Un risc separat se aplică comerțului cu amănuntul de bunuri supuse accizelor. Dacă prezența sau locația unor astfel de bunuri nu este confirmată, inclusiv dacă se descoperă o lipsă prin rezultatele unei inventarieri efectuate la cererea unei autorități de control în timpul unei verificări, data apariției obligației fiscale este data întocmirii documentului relevant care atestă astfel de fapte. Acest lucru este deosebit de important pentru alcool, tutun, lichide pentru țigări electronice și alte produse de vânzare cu amănuntul supuse accizelor. (ck.tax.gov.ua)

RRO/PRRO și evidența stocurilor de mărfuri

O diferență de inventar în sine nu este o operațiune de decontare. Legea RRO definește o operațiune de decontare ca fiind acceptarea numerarului, cardurilor, cecurilor de plată, jetoanelor etc., de la un cumpărător la locul de vânzare a mărfurilor sau procesarea documentelor privind rambursările. Prin urmare, lipsurile, surplusurile și resortarea sunt documentate prin documente primare și ajustări la evidența stocurilor și contabilitate, mai degrabă decât prin bonuri fiscale "tehnice" fără o vânzare reală sau returnare. (Legislația Ucrainei)

În același timp, pentru subiecții acoperiți de Legea RRO, există obligația de a păstra evidența stocurilor de mărfuri și de a vinde doar mărfurile reflectate în această evidență. La începutul unei inspecții, trebuie furnizate documente care să confirme evidența și originea mărfurilor la locul de vânzare. Pentru Întreprinzătorii Individuali (FOP) obligați să țină o astfel de evidență, procedura și forma sunt definite de Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496. (Legislația Ucrainei)

Dacă o întreprindere vinde bunuri neînregistrate sau nu furnizează documente care confirmă evidența stocurilor la locul de vânzare în timpul unei inspecții, se aplică o sancțiune financiară în cuantumul valorii acelor bunuri la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de zece venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. (Legislația Ucrainei)

Se poate casa automat o lipsă pe seama unui angajat?

Nu. Răspunderea materială a unui angajat nu apare automat doar prin simplul fapt al unei lipsuri. Conform Codului Muncii, un angajat este responsabil pentru prejudiciul real direct cauzat prin acțiuni sau inacțiuni ilicite vinovate, și numai în limitele și ordinea stabilite de lege. Regula generală este că răspunderea este limitată la o anumită parte a câștigurilor, cu excepția cazului în care se prevede explicit altfel prin lege. De asemenea, angajatorul are obligația de a crea condiții pentru păstrarea proprietății. (Legislația Ucrainei)

Un acord scris privind răspunderea materială deplină poate fi încheiat nu cu orice angajat, ci doar cu un angajat major a cărui muncă este direct legată de depozitarea, procesarea, vânzarea, eliberarea, transportul sau utilizarea valorilor care i-au fost încredințate, sau în alte cazuri prevăzute explicit de lege. (Legislația Ucrainei)

Dacă valoarea daunelor nu depășește câștigul mediu lunar al angajatului, angajatorul poate emite un ordin de deducere din salariu, dar nu mai târziu de două săptămâni din ziua descoperirii daunelor și nu mai devreme de șapte zile de la notificarea angajatului. În alte cazuri, compensarea se recuperează prin intermediul instanței. (Legislația Ucrainei)

Greșeli tipice ale afacerilor

Antreprenorii fac cel mai des următoarele greșeli:

Un ghid practic din jurisprudență

Curtea Supremă, în revizuirea practicii Curții Administrative de Casație, a menționat că efectuarea unei inventarieri a mărfurilor de către un contribuabil la cererea unei autorități de control în timpul unui audit fiscal este singurul mijloc legal stabilit de a dovedi o lipsă sau disponibilitatea mărfurilor la contribuabil. Pentru afaceri, acest lucru înseamnă că documentele de inventar trebuie pregătite impecabil, deoarece acestea pot deveni dovezi cheie într-o dispută cu autoritatea fiscală. (Curtea Supremă a Ucrainei)

Ce ar trebui să facă un antreprenor în ziua în care este descoperită o lipsă sau un surplus

Detectarea și înregistrarea lipsurilor, surplusurilor și resortării în programul de contabilitate Torgsoft

În programul de contabilitate Torgsoft, procesele de detectare și înregistrare a lipsurilor, surplusurilor și resortării sunt strâns legate de efectuarea inventarierilor. De obicei, astfel de discrepanțe între disponibilitatea fizică și înregistrările din computer apar din cauza erorilor personalului, a confuziei articolelor în timpul unei vânzări sau din cauza furtului.

Pentru a înregistra aceste circumstanțe și a echilibra soldurile, se utilizează un "Raport de inventariere". Inventarierea este de asemenea aplicată pentru a elimina "soldurile negative" (minusuri) din depozit, care ar fi putut apărea din cauza vânzării de mărfuri necapitalizate.

Iată o descriere detaliată a modului în care programul procesează fiecare dintre aceste situații după terminarea numărării articolelor:

1. Cum sunt procesate surplusurile și lipsurile

Când cantitatea efectivă a unui articol este introdusă în raportul de inventariere, utilizatorul trebuie să facă clic pe butonul "Închidere raport". În acest moment, Torgsoft ajustează automat depozitul prin crearea documentelor corespunzătoare:

2. Cum funcționează resortarea (compensarea reciprocă)

Resortarea în Torgsoft apare în situațiile în care un surplus și o lipsă a unui model de produs, dar de alt soi (de exemplu, culoare sau mărime diferită), sunt găsite simultan.

Programul poate efectua automat o compensare reciprocă a unor astfel de surplusuri și lipsuri. Cum se calculează în practică: Să presupunem că în contabilitate arată că ar trebui să existe 5 șosete negre (preț de achiziție 12 UAH) și 5 șosete maro (preț 10 UAH) în depozit. În timpul inventarierii, s-a constatat că există doar 3 șosete negre (lipsă de 2 buc.) și 7 maro (surplus de 2 buc.).

3. Calculul final al lipsei și impactul asupra profitului

Dacă, după compensarea reciprocă a unei resortări, valoarea mărfurilor casate depășește valoarea celor aflate în surplus, diferența este înregistrată ca o lipsă. Formula în Torgsoft arată astfel: Suma lipsei = Suma casărilor - Suma de resortare. Această "Sumă a lipsei" finală nu poate fi mai mică de zero și afectează direct calculul profitului total al magazinului, reducându-l.

4. Circumstanțe speciale: resortarea numărului de serie

Dacă un magazin ține evidența strictă a articolelor de garanție după numerele de serie, poate apărea o resortare specifică: un număr de serie nu există fizic, dar este în program, și viceversa — există un articol cu alt număr de serie care, conform programului, a fost deja vândut. Acest lucru se întâmplă atunci când un vânzător înmânează unui client cutia greșită.

5. Raportarea rezultatelor

Pentru a analiza lipsurile, surplusurile și resortările, un proprietar sau un responsabil cu mărfurile poate tipări rapoarte speciale direct din formularul de inventariere:

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва