Cum să lucrați cu descrierile posturilor?

Fișa postului angajatului: cum se formalizează corect și de ce este necesară pentru afaceri

Când un angajator încadrează o persoană în muncă, acesta trebuie nu doar să emită un ordin și să îi permită să îndeplinească sarcini, ci și să definească clar funcția de muncă, limitele de autoritate, responsabilitatea și procedura de interacțiune cu alți angajați. Pentru aceasta, în practica de resurse umane, se folosesc fișele de post și de lucru. Astăzi, acest document este important nu numai pentru organizarea muncii, ci și pentru protejarea afacerii în cazul unui litigiu de muncă, a unei inspecții sau a unei proceduri disciplinare. (Legea Ucrainei)

Ce este o fișă a postului și ce este o fișă de lucru

Pentru manageri, profesioniști, specialiști și funcționari tehnici se folosesc fișele de post. Pentru muncitori se folosesc fișele de lucru. Prin intermediul acestor documente angajatorul specifică ce trebuie să facă angajatul, ce drepturi are, pentru ce este responsabil, cui i se subordonează și ce cerințe sunt stabilite pentru calificările sale. (Legea Ucrainei)

O fișă a postului nu înlocuiește un contract de muncă, un ordin de angajare sau regulamentele interne de muncă. Aceasta detaliază funcția de muncă a angajatului. Acest lucru este de o importanță fundamentală, deoarece angajatorul nu are dreptul să ceară angajatului să presteze o muncă care nu este stipulată în contractul de muncă. (Legea Ucrainei)

Este obligatorie fișa postului

Conform Prevederilor Generale ale Manualului de Caracteristici de Calificare, fișele postului sunt întocmite pentru angajații din toate funcțiile enumerate în schema de personal. Se pot face excepții pentru anumiți manageri dacă statutul lor legal este deja definit prin statut, prin regulamentul întreprinderii sau prin regulamentul diviziei, unde sarcinile, îndatoririle, drepturile și responsabilitățile lor principale sunt stabilite direct. (Legea Ucrainei)

Pentru angajator, acest lucru înseamnă următoarele: dacă există o funcție în schemă, este recomandabil să aveți o fișă a postului pentru aceasta; dacă este o profesie de muncitor, este recomandabil să aveți o fișă de lucru. Prin ea este cel mai convenabil să se dovedească faptul că angajatul a fost informat corespunzător cu privire la funcția sa de muncă și că nu i-au fost atribuite sarcini străine. (Legea Ucrainei)

Pe ce documente să vă bazați la pregătirea fișei

La data acestui răspuns, angajatorul ar trebui să se concentreze în primul rând pe standardul profesional, dacă există unul pentru profesia respectivă. Codul Muncii prevede direct că cerințele privind competențele, atribuțiile și calificările angajaților sunt determinate de standardele profesionale, iar dacă nu există un standard profesional, de caracteristicile de calificare. (Legea Ucrainei)

Denumirea funcției sau a profesiei trebuie verificată în raport cu Clasificatorul Profesiilor DK 003:2010 în vigoare și Registrul Unic al Calificărilor — Clasificatorul Profesiilor. Denumirea din schema de personal, ordinul de angajare, contractul de muncă și fișa postului trebuie să corespundă. (Legea Ucrainei)

În practică, pentru pregătirea fișei, ar trebui să utilizați următorul set de surse:

Ce trebuie să conțină o fișă a postului

Manualul necesită o abordare unitară a structurii și conținutului fișei. Documentul trebuie să reflecte o listă completă a sarcinilor, îndatoririlor, autorității și responsabilităților angajatului, iar toți termenii trebuie să fie clari. (Legea Ucrainei)

Este recomandabil să se prevadă următoarele secțiuni pentru fișa postului:

Pentru fișa de lucru, secțiunile de bază sunt: „Sarcini și îndatoriri”, „Drepturi”, „Responsabilitate”, „Trebuie să cunoască”, „Cerințe de calificare”. La nevoie se adaugă „Dispoziții generale”, „Exemple de lucrări” și „Relații de profesie”. (Legea Ucrainei)

Cum să formulați corect îndatoririle

Îndatoririle trebuie să corespundă funcției de muncă a angajatului, sarcinilor diviziei și cerințelor standardului profesional sau ale caracteristicii de calificare. Angajatorul poate specifica conținutul muncii pentru organizația sa, dar nu trebuie să transforme fișa într-un document care să permită atribuirea oricăror sarcini străine. Dacă munca depășește efectiv funcția, aceasta este o chestiune de schimbare a funcției de muncă sau de transfer. (Legea Ucrainei)

Manualul prevede explicit că sarcinile individuale dintr-o caracteristică tipică de calificare pot fi distribuite între angajați, iar sfera îndatoririlor poate fi extinsă cu lucrări de complexitate egală, a căror executare nu necesită o altă specialitate sau calificare. Pentru muncitori, angajatorul poate, de asemenea, completa fișele de lucru cu tipuri de muncă din fișele tehnologice și alte documente, cu condiția respectării cerințelor de sănătate și securitate în muncă. (Legea Ucrainei)

Cum se aprobă fișa și cum se familiarizează angajatul

Fișa este aprobată de către angajator; conform Manualului, acest lucru se poate face de către conducătorul întreprinderii sau adjunctul său, dacă are delegație. După aprobare, documentul este adus la cunoștința angajatului sub semnătură. În colțul din dreapta sus al primei pagini se indică cuvântul „Aprobat”, semnătura, funcția, inițialele, numele de familie al persoanei care a aprobat documentul și data aprobării. (Legea Ucrainei)

Codul Muncii obligă angajatorul înainte de începerea muncii să informeze angajatul despre locul de muncă, funcția de muncă, postul și lista obligațiilor de serviciu, condițiile de muncă, regimul de lucru, salarizarea, concediul, procedura de încetare a contractului de muncă și alte probleme determinate de lege. Prin urmare, fișa postului trebuie pregătită nu „cândva mai târziu”, ci în momentul în care angajatul este deja introdus în lucru. (Legea Ucrainei)

O regulă specială se aplică pentru munca la distanță: informarea și familiarizarea pot fi efectuate la distanță. În plus, Codul Muncii permite familiarizarea angajatului cu documentele prin mijloacele rețelelor de comunicare electronică specificate în contractul de muncă, cu aplicarea unei semnături electronice avansate sau calificate. Metode alternative pot fi prevăzute în contractul de muncă, dar informațiile privind factorii periculoși și nocivi sunt comunicate în modul stabilit de Articolul 29 din Codul Muncii. (Legea Ucrainei)

Când trebuie modificată fișa

Modificările aduse unei fișe de post sau de lucru nu se fac verbal și nu printr-o rezoluție pe margini, ci în baza unui ordin al angajatorului. Manualul prevede explicit că modificările și completările se fac prin ordin, de regulă, cu acordul angajatului; se precizează separat că, în cazul schimbării denumirii întreprinderii, diviziei sau funcției, se aduc modificări corespunzătoare fișei. (Legea Ucrainei)

Dacă modificarea fișei înseamnă efectiv o modificare a condițiilor esențiale de muncă — de exemplu, regimul de lucru, cumulul de profesii, schimbarea gradului sau a denumirii funcției — se aplică regulile Articolului 32 din Codul Muncii. Într-o perioadă normală, angajatul trebuie notificat cu cel puțin două luni înainte. În perioada legii marțiale, această regulă privind notificarea de două luni nu se aplică. (Legea Ucrainei)

De ce are nevoie o afacere de acest document

O fișă a postului îndeplinește mai multe funcții simultan pentru o afacere:

Codul Muncii nu numește o amendă separată anume pentru „lipsa unei fișe a postului”. Dar Articolul 29 din Codul Muncii cere informarea angajatului despre funcție și lista obligațiilor de serviciu înainte de a începe munca, iar Articolul 265 din Codul Muncii prevede o amendă pentru încălcarea altor cerințe ale legislației muncii în cuantum de un salariu minim pentru fiecare încălcare. Prin urmare, absența unei fișe întocmite corespunzător sau a unui alt document care fixează clar funcția de muncă poate crea un risc pentru angajator în timpul unei inspecții și într-un litigiu de muncă. Aceasta este o concluzie legală care decurge dintr-o combinație a Articolelor 29 și 265 din Codul Muncii. (Legea Ucrainei)

Când fișa este deosebit de importantă pentru un antreprenor

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, o fișă a postului are valoare suplimentară în cazurile în care un angajat:

În astfel de situații, fișa ajută nu doar la organizarea muncii, ci și la protejarea activelor, informațiilor și reputației companiei, deoarece documentează ceea ce angajatul are dreptul să facă și ceea ce depășește autoritatea sa. (Legea Ucrainei)

Concluzie

O fișă a postului sau de lucru nu este o formalitate sau un „certificat pentru arhivă”. Este un document prin care angajatorul fixează funcția de muncă a angajatului, limitele de autoritate, procedura de subordonare și responsabilitatea. În 2026, trebuie redactată ținând cont de Codul Muncii în vigoare, prezența unui standard profesional, Clasificatorul Profesiilor în vigoare și prevederile Manualului de Caracteristici de Calificare. Cea mai sigură abordare pentru o afacere este să aibă o fișă pentru fiecare funcție sau profesie, să familiarizeze angajatul înainte de a începe munca și să actualizeze documentul la timp în caz de schimbări. (Legea Ucrainei)

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва