Instrucțiuni despre cum să adăugați un casier pentru a lucra cu o casă de marcat

O casă de marcat software (APM) este o aplicație specială care poate fi instalată pe orice dispozitiv, cum ar fi un computer, un smartphone sau o tabletă. APM diferă de registratorul clasic al operațiunilor de plată prin faptul că:

• in primul rând, nu este un dispozitiv fizic, ci un software, a cărui instalare nu necesită costuri suplimentare pentru achiziționarea de echipamente și întreținerea acestora. Software-ul poate fi descărcat pe un smartphone, astfel încât vânzătorul nu este legat de un anumit punct de vânzare; 

• in al doilea rând, toate vânzările și contabilitatea sunt efectuate de pe un singur dispozitiv pe care este instalată o casă de marcat, iar toate informațiile necesare sunt transferate instantaneu pe serverul biroului fiscal. Astfel, toată documentația de raportare cerută de Serviciul Fiscal de Stat se află deja pe serverul lor, iar toate chitanțele pot fi stocate electronic pe computerul dumneavoastră.

Puteți obține gratuit o casă de marcat software de la administrația fiscală și puteți înregistra o casă de marcat online prin intermediul Cabinetului electronic. Cum pot adăuga o casierie la firma mea individuală și să îmi automatizez complet afacerea?

Caracteristicile înregistrării casierului pentru lucrul cu casele de marcat

Atunci când înregistrați o casă de marcat, este important să conectați în mod corespunzător casa de marcat la o anumită priză și să adăugați un casier. Această persoană va deschide și închide turele, va efectua tranzacții de plată și va semna documente electronice. Prin urmare, această persoană trebuie să aibă o semnătură electronică calificată (QES).

Pentru ca un casier să aibă acces la APM, un întreprinzător trebuie să furnizeze autorităților fiscale informații despre disponibilitatea certificatului de cheie publică relevant.

Astfel, în conformitate cu Procedura nr. 317, un întreprinzător trebuie să introducă datele privind certificatele-cheie valabile ale casierilor în Registrul Serviciului Fiscal de Stat în formularul electronic nr. 5-APM. Fără aceste informații, o anumită persoană nu va putea lucra cu o casă de marcat software.

A doua secțiune a formularului conține informații despre persoanele autorizate să semneze documente electronice. În formular trebuie introduse următoarele informații:

• numele persoanei responsabile,

• detaliile pașaportului și TIN,

• identificatorul cheie al entității comerciale,

• tipul de semnătură.

În ultima coloană, puteți specifica: "Casier" sau "Casier superior", precum și "Încetarea activității". Dacă selectați "Casier", aplicația în sine poate fi instalată pe orice număr de dispozitive în același timp. Cu toate acestea, un APM poate fi utilizat numai pe un singur dispozitiv și numai de către un singur casier.

Cu toate acestea, în cazul în care mai mulți casieri lucrează la aceeași casă de marcat software, pentru ca ceilalți angajați să o poată utiliza, primul utilizator trebuie să își încheie tura. Astfel, dacă tura unui casier este deschisă, cel de-al doilea angajat nu se poate conecta la program.

În cazul în care casierul nu și-a închis tura sau nu o poate închide la APM, casierul senior se poate conecta la aplicație și poate închide tura curentă de numerar.

Funcțiile casierului principal

Diferența fundamentală față de un casier obișnuit este că un casier senior poate intra și închide turele deschise ale angajaților.

În cazul în care semnătura electronică a casierului se schimbă, iar întreprinzătorul transmite informațiile relevante către organul fiscal în formularul 5, indicând noul identificator cheie, ultima coloană "Tipul de semnătură" trebuie să fie "Casier superior". Acest lucru se datorează faptului că o nouă cheie a fost generată în timpul schimbului deschis și, prin urmare, casierul senior va închide sesiunea.

De aceea, Serviciul Fiscal de Stat recomandă anularea cheilor electronice și a certificatelor nevalabile ale casierilor numai după ce aceștia își încheie turele.

Concedierea unui casier

Atunci când un casier este concediat, întreprinzătorul trebuie să se conecteze la cabinetul electronic și să facă modificări la formularul 5-APM. În ultima coloană "Tip de semnătură", trebuie să specificați "Încetarea activității" și să completați datele personale ale acestui casier.

Cu toate acestea, în cazul în care cheia electronică a utilizatorului a expirat, nu este necesar să se trimită un mesaj de tipul "Încetarea activității". Este suficient să specificați un nou identificator de cheie în formular și să anulați certificatul invalid.

Cum pot adăuga un casier pentru a lucra cu o casă de marcat?

1. Conectați-vă la cabinetul electronic utilizând numele de utilizator și parola.

2. Găsiți formularul nr. 5-APM.

3. Completați datele privind QES și certificatele cu cheie publică care urmează să fie utilizate în APM.

4. Precizați tipul de utilizator — "Casier" sau "Casier principal".

5. Introduceți numele și detaliile pașaportului angajatului care va semna documentele electronice.

Câți casieri ar trebui să fie dacă există mai multe case de marcat înregistrate?

Un întreprinzător care a înregistrat mai multe case de marcat bazate pe software trebuie să aibă numărul corespunzător de utilizatori cu QES. Având un singur certificat de semnătură electronică, este posibil să se lucreze cu o singură casă de marcat software și cu un singur casier.

Trebuie remarcat faptul că un întreprinzător nu trebuie să se înregistreze și să utilizeze un registru de evidență atunci când efectuează tranzacții de decontare cu ajutorul unei case de marcat, deoarece nu există o astfel de dispoziție în legislația actuală.

Avantajele caselor de marcat față de casele de marcat convenționale sunt evidente. Printre acestea se numără o perioadă de valabilitate nelimitată, actualizări rapide, configurarea comodă a software-ului și emiterea de bonuri fiscale prin intermediul software-ului Torgsoft sau al aplicației mobile, în conformitate cu legislația în vigoare. 

În software-ul Torgsoft, puteți înregistra o casă de marcat software, vă puteți configura afacerea, puteți adăuga casieri și vânzători. În același timp, nu trebuie să efectuați plăți lunare pentru utilizarea casei de marcat. 

Sincronizarea registratorului software cu programul de contabilitate Torgsoft asigură vânzarea și returnarea corectă a bunurilor fiscale. De asemenea, vă permite să efectuați analize ale vânzărilor, să controlați vânzătorii și casierii, să închideți și să deschideți rapid turele, să imprimați copii ale chitanțelor și să trimiteți chitanțe electronice clienților prin Viber, e-mail sau SMS.