KEP (Semnătura electronică) pentru PFA: tipuri, cum se obține și pe care să o alegeți

Semnătura electronică calificată (KEP) pentru antreprenori în 2026: cum se obține, ce opțiune să alegeți și cum să lucrați cu fiscul, Diia și PRRO

Pentru o persoană fizică - antreprenor, semnătura electronică a devenit de mult un instrument de lucru pentru depunerea rapoartelor, accesarea serviciilor electronice, semnarea contractelor, lucrul cu banca și, dacă este necesar, cu o casă de marcat software (PRRO). În legislația actuală, conceptele de bază sunt semnătura electronică, semnătura electronică avansată și semnătura electronică calificată (KEP). KEP este semnătura utilizată de antreprenori în majoritatea scenariilor practice. Legea nr. 2155-VIII a intrat în vigoare la 7 noiembrie 2018, iar Legea nr. 2801-IX se referă în primul rând la recunoașterea reciprocă a serviciilor de încredere electronică între Ucraina și UE, nu la „înlocuirea EDS cu KEP”. Prin urmare, termenul „EDS” astăzi trebuie perceput ca o denumire uzuală, dar învechită. În lege, este corect să vorbim despre KEP, iar pe piață — despre furnizorii calificați de servicii de încredere electronică (KNEDP). În același timp, unele servicii, în special la PrivatBank, continuă să păstreze denumirea istorică „ACSK” în brandul propriu al serviciului. (Legea Ucrainei)

KEP are forță juridică deplină în gestionarea documentelor electronice. Legea stabilește în mod expres că o semnătură electronică nu poate fi declarată invalidă doar din cauza formei sale electronice, iar forța juridică a unui document electronic nu poate fi negată doar pentru că nu a fost creat pe hârtie. Acest lucru înseamnă că pentru contracte, cereri, acte, rapoarte și majoritatea acțiunilor de serviciu ale unui antreprenor, formatul electronic este un instrument juridic cu drepturi depline, cu condiția respectării cerințelor pentru semnătură și document. (Legea Ucrainei)

Ce opțiuni de semnătură utilizează în mod real antreprenorii

Cea mai simplă opțiune pentru lucrul de pe un smartphone este Diia.Pidpys (Semnătura Diia). Oficial, este și ea o semnătură electronică calificată, dar într-o implementare separată. Este creată gratuit în aplicația Diia, este valabilă un an sau până la ștergere, iar pentru activare necesită un document în Diia: un card de identitate, un pașaport biometric străin, un pașaport străin eliberat după 2015 sau un permis de ședere. Diia.Pidpys este convenabilă pentru conectarea la serviciile de stat, semnarea documentelor pe portalul Diia și este suportată pentru conectarea la partea privată a Cabinetului Electronic al fiscului. (DIIA)

A doua opțiune este o semnătură gratuită de la KNEDP a Serviciului Fiscal de Stat (DPS). Autoritatea fiscală menționează direct că scopul său este furnizarea gratuită de servicii de încredere electronică pentru persoanele fizice și entitățile comerciale. Perioada de valabilitate a certificatelor la fisc este de cel mult doi ani. Dacă semnătura este obținută pentru prima dată sau certificatul a expirat deja, trebuie să pregătiți documentele și să vizitați un punct de înregistrare separat. Dacă certificatul este încă valabil, datele nu s-au schimbat și cheia nu a fost compromisă, noile certificate pot fi generate de la distanță. (ca.tax.gov.ua)

A treia opțiune este un KEP plătit de la KNEDP „Diia” ca furnizor separat. Acest lucru nu este același cu Diia.Pidpys gratuit din aplicație. Pe site-ul KNEDP „Diia” există un serviciu separat pentru obținerea de la distanță a KEP pentru persoanele fizice: autorizare prin Diia.Pidpys, completarea datelor, plată online, semnarea unei cereri și generarea unei chei. Serviciul permite generarea unui KEP pe o unitate flash USB obișnuită sau pe un mediu securizat KEP. Pe pagina serviciului este indicat un tarif de 648 UAH, iar în arhiva oficială de știri a furnizorului este publicat un tarif de 648 UAH pentru 1 an și 1.296 UAH pentru 2 ani începând cu 1 ianuarie 2026 în punctele de deservire. (DIIA)

A patra opțiune este SmartID de la PrivatBank. PrivatBank definește SmartID ca o semnătură electronică calificată stocată în cloud, care are o forță juridică echivalentă cu o semnătură olografă și este creată pentru clienții băncii prin Privat24. De asemenea, banca precizează în mod expres că SmartID poate fi utilizată, în special, în Cabinetul Electronic al autorității fiscale și pe alte resurse integrate de stat și private. În propriile servicii, PrivatBank numește SmartID chei KEP cloud sigure și gratuite. (privatbank.ua)

Ce opțiune să aleagă antreprenorul

Dacă antreprenorul lucrează în principal de pe un smartphone, utilizează servicii de stat și nu dorește să stocheze cheile în fișiere, Diia.Pidpys va fi de obicei cea mai convenabilă. Dacă este necesară o cheie separată pentru o gamă mai largă de sisteme externe, programe de contabilitate sau pentru a lucra cu o unitate USB sau un token, opțiunile practice ar fi un KEP de la fisc sau un KEP plătit de la KNEDP „Diia”. Dacă antreprenorul lucrează activ în Privat24 și dorește o semnătură cloud fără fișiere și stick-uri USB, SmartID devine adesea cea mai convenabilă soluție. (DIIA)

Cum să obțineți semnătura

Lucrul cu fiscul după obținerea unei noi semnături

Conectarea la partea privată a Cabinetului Electronic al fiscului este posibilă nu doar cu un KEP clasic, ci și prin id.gov.ua/BankID, Diia.Pidpys și chei cloud. Acest lucru este important pentru un antreprenor care lucrează de pe diferite dispozitive sau nu dorește să selecteze manual o cheie de fișier de fiecare dată. (Cabinetul Electronic al Contribuabilului)

Dacă antreprenorul a obținut o nouă semnătură înainte de expirarea certificatului curent, autoritatea fiscală trebuie notificată separat. La data de 5 martie 2026, în registrul formularelor fiscului pentru persoanele fizice, formularul actual este F1391104 — „Notificare privind furnizarea de informații cu privire la o semnătură electronică calificată sau avansată bazată pe un certificat calificat de semnătură electronică”. Cabinetul Electronic al fiscului descrie, de asemenea, procedura de aplicare a semnăturilor pe o astfel de notificare. Fără aceasta, în practică apar probleme la semnarea și depunerea documentelor cu noua cheie. (tax.gov.ua)

KEP și PRRO

Pentru lucrul cu o casă de marcat software (PRRO), nu se utilizează orice chei „în general”, ci anume acele certificate despre care s-au trimis informații la fisc. Pentru aceasta se utilizează formularul nr. 5-PRRO. Formularul în sine prevede în mod expres identificatorii certificatelor calificate sau avansate de chei publice și rolurile de „Casier”, „Casier principal” sau „Încetarea activității”. De asemenea, autoritatea fiscală clarifică faptul că doar casierii pe care entitatea comercială i-a specificat în notificarea conform formularului 5-PRRO au voie să lucreze cu PRRO. (tax.gov.ua)

Un casier care lucrează cu un PRRO atestă deschiderea unei ture, un document de decontare și un raport Z cu semnătura sa electronică sau sigiliul electronic al entității comerciale la care este înregistrat PRRO. Dacă cheia se modifică, datele pentru PRRO trebuie actualizate separat; explicațiile fiscului indică direct depunerea unei noi notificări sub formularul nr. 5-PRRO la modificarea identificatorului cheii. Pentru un antreprenor care lucrează singur, aceasta înseamnă că o modificare a KEP afectează nu doar raportarea, ci și funcționarea corectă a PRRO. (cv.tax.gov.ua)

Ce trebuie să faceți dacă parola este pierdută, telefonul este schimbat sau există un risc de compromitere

Sunt prevăzute mai multe metode de dezactivare pentru Diia.Pidpys: prin meniul aplicației, prin ștergerea tuturor dispozitivelor conectate, deconectarea din cont sau ștergerea aplicației. Dacă Diia.Pidpys a fost creată pe un telefon, trebuie creată din nou pe un alt smartphone; cea anterioară este ștearsă automat. (DIIA)

La fisc, blocarea și revocarea unui certificat se poate face non-stop printr-o cerere electronică prin intermediul programului „Utilizator IIT CSK-1”, cu condiția ca utilizatorul să aibă acces la cheia privată. Dacă un astfel de acces nu mai este disponibil, se depune o cerere scrisă, iar legalitatea solicitării este stabilită cu prezența personală a utilizatorului. (ca.tax.gov.ua)

La PrivatBank, pentru a opri valabilitatea SmartID, trebuie să accesați site-ul ACSK PrivatBank, să mergeți la fila „Servicii online”, să selectați revocarea certificatului, să vă autorizați prin Privat24 și să anulați certificatul dorit. Banca subliniază separat că un telefon pierdut în sine nu oferă unei persoane neautorizate acces la SmartID fără parola pentru Privat24 și parola pentru semnătura în sine. (privatbank.ua)

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва