Certificate de lucrări finalizate: Legea nr. 14023 și fluxul documentelor conform noilor reguli

Actul de lucrări executate în 2026: mai este încă obligatoriu, când se va putea lucra fără el și ce trebuie să facă deja acum afacerea

Începând cu 1 aprilie 2026, antreprenorilor le va fi mai ușor să încheie tranzacții: un act pentru servicii, lucrări și leasing poate fi întocmit în departamentul de contabilitate fără semnătura clientului. Acest lucru este deosebit de convenabil pentru comerțul cu amănuntul (chiriere, livrare, service), deoarece compania nu mai riscă să fie „suspendată” din cauza documentelor nereturnate de contraparte. Pentru ca noua regulă să funcționeze, este suficient să se prevadă o astfel de posibilitate în avans într-un contract scris și să se indice data sau perioada de prestare a serviciilor în act. În astfel de condiții, principalul lucru este să se reflecte această operațiune în contabilitate în timp util.

Cu toate acestea, această simplificare nu funcționează întotdeauna și se aplică doar tranzacțiilor comerciale. Semnăturile ambelor părți rămân obligatorii dacă tranzacția este legată de fonduri publice, leasing de proprietăți de stat sau municipale, contract de construcție, lucrări de proiectare și topografie, precum și ajutor caritabil sau umanitar. Întrucât aceasta nu este o anulare completă a actelor, ci doar o opțiune convenabilă pentru cazuri individuale, companiile ar trebui să revizuiască acum modelele de contracte, astfel încât avocații și departamentul de contabilitate al companiei să se poată pregăti din timp și să acționeze într-un mod coordonat.

Principalul lucru pe care trebuie să-l înțeleagă antreprenorul este următorul: dreptul ucrainean și acum cere nu „anume actul”, ci un document primar care confirmă operațiunea economică. Acest lucru rezultă din Legea Ucrainei «Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina»: documentul primar este un document care conține informații despre operațiunea economică, iar baza pentru contabilitate o constituie tocmai documentele primare.

Adică, dacă ați prestat un serviciu, ați executat lucrări sau ați dat un bun în chirie, trebuie să aveți un document care consemnează acest fapt. Cel mai des a fost și rămâne actul de lucrări executate / actul de servicii prestate, deoarece este comod și obișnuit pentru contabilitate, autoritățile fiscale, bănci și instanțe. Însă denumirea documentului în sine nu este magică. Mai important este ca din document să rezulte clar: cine, când, ce anume a făcut, în ce volum și în baza cărui temei.

Ce este actul de lucrări executate și de ce era necesar pentru afaceri

Actul de lucrări executate sau de servicii prestate este documentul prin care părțile confirmă că lucrarea sau serviciul a fost efectiv executat și acceptat. Pentru afacere, el îndeplinea simultan mai multe roluri. 

În primul rând, rol contabil: în baza lui se recunoșteau veniturile, cheltuielile și se închideau decontările reciproce. 

În al doilea rând, rol fiscal: mai ales acolo unde era necesar să se confirme data și realitatea operațiunii. 

În al treilea rând, rol de drept civil: într-un litigiu, el arăta că beneficiarul a acceptat rezultatul și nu a formulat obiecții. Acest lucru corespunde și logicii Codului civil: în baza contractului de antrepriză, beneficiarul trebuie să accepte și să plătească lucrarea executată, iar dacă există neajunsuri — să le declare.

Pentru servicii, logica este aceeași: prestatorul furnizează serviciul, iar beneficiarul îl plătește. Pentru chirie — bunul este transmis spre folosință contra cost, iar mărimea acestuia este stabilită prin contract. De aceea, ani la rând, actul a fost un document universal, ușor de înțeles pentru toți.

Legislația în vigoare la data de martie 2026: ce este obligatoriu acum

Astăzi este în vigoare articolul 9 din Legea «Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina». Acesta prevede că documentele primare pot fi întocmite în formă pe hârtie sau în formă electronică și trebuie să conțină elementele obligatorii: denumirea documentului, data întocmirii, denumirea întreprinderii, conținutul și volumul operațiunii, funcțiile și numele persoanelor responsabile, precum și semnătura personală sau alte date care permit identificarea persoanei care a participat la efectuarea operațiunii. Acest lucru este confirmat direct atât de Lege, cât și de scrisoarea Ministerului Finanțelor din 24.03.2023.

Până când noua lege nu intră în vigoare, documentul bilateral cu datele ambelor părți rămâne modelul mai sigur, în special pentru B2B, TVA, monitorizarea financiară bancară, audit și litigii.

Totodată, deja acum legea nu spune că numai documentul cu denumirea „act” are putere juridică. Mai mult, Ministerul Finanțelor a explicat oficial că factura (invoice) poate fi folosită în contabilitate dacă conține elementele obligatorii ale documentului primar.

Încă un aspect important: legea protejează direct afacerea de greșeli formale minore. Deficiențele neesențiale din documente nu constituie temei pentru nerecunoașterea operațiunii economice, dacă documentul permite totuși identificarea părților, a datei, a conținutului și a volumului operațiunii. Adică o eroare de formulare sau o inexactitate tehnică încă nu face serviciul „inexistent”, însă conținutul documentului trebuie să fie clar.

Ce anume schimbă proiectul de lege nr. 14023

Proiectul de lege nr. 14023 nu „anulează actele” și nu permite să se lucreze „în general fără documente”. El propune altceva: în anumite cazuri, lipsa funcției, a numelui și a semnăturii beneficiarului / chiriașului în documentul primar nu va fi considerată încălcare, dacă sunt îndeplinite condițiile stabilite. Acest lucru este descris direct în știrea oficială a Radei Supreme din 24.02.2026.

Potrivit descrierii oficiale a Radei Supreme, sunt două condiții:

1. o astfel de procedură de documentare este prevăzută expres de contractul încheiat în formă scrisă;

2. operațiunile economice sunt reflectate în contabilitate în perioada în care sunt efectuate.

O precizare foarte importantă: în descrierea oficială deschisă a legii adoptate nu există condiția ca serviciul să fie achitat integral exclusiv fără numerar. De aceea, această teză nu poate fi prezentată drept normă finală confirmată la data de 09.03.2026. Este posibil ca o asemenea idee să fi existat în discuțiile publice sau în versiunile anterioare, însă în descrierea oficială a Radei Supreme după adoptare ea nu este menționată.

Asupra căror contracte nu se aplică noutatea

Chiar și după intrarea în vigoare a legii, aceasta nu va oferi tuturor dreptul universal de a renunța la actele clasice. Potrivit știrii oficiale a Radei Supreme, simplificarea nu se aplică pentru:

• operațiunile plătite din fonduri publice;

• contractele de închiriere (locațiune) a bunurilor de stat sau comunale;

• contractele de antrepriză în construcții și de lucrări de proiectare și cercetare;

• contractele de donație, ajutor caritabil sau umanitar.

Instituțiile bugetare, bunurile de stat, construcțiile și o parte a domeniilor speciale vor rămâne mult mai conservatoare.

Înseamnă asta că actul nu mai este necesar

Nu. Răspunsul corect pentru afaceri este următorul: actul nu dispare, ci devine una dintre opțiuni. După intrarea în vigoare a legii, afacerea va putea fie să rămână la schema clasică „factură + act”, fie să treacă la un alt model, în care faptul prestării serviciului / executării lucrărilor / închirierii este confirmat de un alt document primar fără semnătura celeilalte părți — însă doar atunci când acest lucru este permis clar de contract.

Pentru un antreprenor prudent, aceasta înseamnă următoarele. Dacă aveți:

• un număr mic de clienți B2B;

• contrapartide conservatoare;

• beneficiari bugetari sau „sensibili la audit”;

• TVA și sume mari;

• riscul unor litigii privind calitatea, volumul sau termenele,

atunci actul clasic va rămâne încă mult timp cel mai comod instrument. Nu pentru că fără el „nimic nu funcționează”, ci pentru că odată cu el este mai ușor să vă demonstrați dreptatea.

În schimb, cele mai mari beneficii ale noului model le pot obține IT-ul, consultanța, marketingul, abonamentele, afacerile de servicii, serviciile online, închirierea, reparațiile, suportul pe bază de abonament, adică acolo unde actul era adesea o simplă „hârtie” tehnică, nu un punct real de acceptare a lucrărilor. Aceasta este deja o concluzie analitică rezultată din construcția legii, nu o normă expresă separată.

Ce documente pot funcționa în locul actului clasic

În baza legislației actuale și a practicii, afacerea își poate construi baza probatorie nu doar pe actul clasic. Acestea pot fi:

• invoice / factura, dacă aceasta conține elementele obligatorii ale documentului primar;

• act electronic cu KEP;

• raport privind serviciile prestate;

• document cu model contractual de tipul „serviciul se consideră acceptat dacă în termenul stabilit nu au fost primite obiecții motivate”;

• un pachet de dovezi: corespondență, rapoarte tehnice, cereri, tichete, linkuri către fișierele transmise, loguri de acces, extrase privind plata.

Documentele electronice au și ele deplină forță juridică. Legea «Cu privire la documentele electronice și circulația documentelor electronice» prevede direct că forța juridică a unui document electronic nu poate fi contestată doar din cauza formei sale electronice, iar admisibilitatea lui ca probă — doar din motivul că este electronic. Originalul documentului electronic este exemplarul electronic cu elementele obligatorii, inclusiv cu semnătura electronică a autorului sau cu o semnătură echivalentă celei olografe.

Cel mai mare risc fiscal: TVA și „primul eveniment”

Pentru plătitorii de TVA, schimbarea modelului de circulație a documentelor implică cel mai mare risc practic tocmai din cauza datei apariției obligațiilor fiscale. Codul fiscal, la pct. 187.1, stabilește regula „primului eveniment”: obligațiile de TVA apar la data care a intervenit mai devreme — fie data încasării banilor de la cumpărător, fie data documentului care atestă faptul livrării bunurilor/serviciilor.

Actul clasic era adesea un „reper” comod care fixa data finalizării serviciului. Dacă treceți la un alt model, contabilitatea trebuie să stabilească și mai atent care anume document este considerat acum documentul privind faptul livrării și când anume este întocmit. În caz contrar, puteți greși perioada de raportare, factura fiscală sau creditul fiscal al partenerului.

Ce trebuie să fie neapărat prevăzut în contract

Dacă după intrarea în vigoare a legii veți dori să lucrați fără actul bilateral clasic, atunci riscul principal se va muta de pe „hârtie” pe contract. Anume contractul va deveni protecția principală a companiei. Acest lucru este deosebit de important pentru Torgsoft și pentru orice altă afacere unde există un volum mare de documente cu clienții, riscuri reputaționale și riscul unor litigii privind calitatea serviciilor.

În contract sau în oferta publică merită să stabiliți expres:

• ce document anume confirmă faptul prestării serviciului / executării lucrărilor / închirierii;

• cum este trimis acest document clientului;

• când documentul se consideră primit;

• ce termen are clientul pentru obiecții motivate;

• ce se întâmplă dacă nu au fost primite obiecții;

• prin ce canale se transmit documentele și reclamațiile;

• ce materiale suplimentare confirmă realitatea serviciului: rapoarte, corespondență, fișiere transmise, jurnale de lucrări, tichete tehnice etc.

Mențiunea de pe invoice nu va salva situația de una singură, dacă contractul tace sau este redactat vag.

Un exemplu scurt din practică

Există un reper util din practica judiciară. Curtea Supremă, în publicația din 04.09.2023, în cauza nr. 910/5352/21, a subliniat că efectele juridice sunt generate de însăși operațiunea economică — adică executarea reală a lucrărilor sau prestarea serviciilor — și nu doar de existența documentelor primare. Un act singur, fără un serviciu real, nu ajută, dar și invers — uneori esența operațiunii este mai importantă decât forma.

Acesta este un semnal bun pentru afaceri: după reformă, principalul nu va mai fi cuvântul „act”, ci caracterul probator al prestării efective a serviciului.

Ce trebuie să facă deja acum afacerea, cât timp legea nu a intrat în vigoare

Până când legea nu este semnată și publicată, strategia sigură este următoarea:

1. Nu renunțați în masă la acte chiar acum. La data de 09.03.2026, acest lucru este prematur.

2. Faceți un audit al contractelor. Verificați unde aveți deja formă scrisă, circulație electronică a documentelor, mecanism de ofertă, termene pentru obiecții și procedură de acceptare a serviciilor.

3. Revizuiți politica contabilă și regulile de circulație a documentelor. Trebuie să stabiliți care document va fi primar în fiecare scenariu: act, invoice, act electronic, raport de servicii.

4. Pentru TVA, stabiliți un cut-off clar. Contabilul trebuie să știe exact care dată este considerată la dumneavoastră data prestării serviciului și prin ce document este confirmată.

5. Pentru serviciile nemateriale, acumulați dovezi suplimentare. Rapoarte, sarcini, corespondență, tichete tehnice, linkuri către fișierele transmise, mesaje electronice — toate acestea ajută la dovedirea realității operațiunii.

Pași practici pentru utilizatorii programului de evidență Torgsoft în perioada de tranziție și după intrarea în vigoare a legii

1. Configurați în Torgsoft două scenarii de lucru: „conservator” și „nou”

În Torgsoft există oficial regimul «Document — Comerț cu emiterea facturii», unde se pot forma facturi și se pot tipări. Există și setări pentru șabloanele de tipărire. Pentru facturi, ajutorul oficial arată direct calea de tipărire: «Document — Comerț cu emiterea facturii — Factură — Tipărire factură — Tipărește factura». Există separat și secțiunea «Setări șabloane de tipărire».

Practic, aceasta înseamnă:

• pentru clienți B2B conservatori, instituții bugetare, construcții, contracte litigioase sau mari — păstrați scenariul clasic cu act;

• pentru servicii de masă, service, abonamente, ofertă publică, comenzi mici — pregătiți un scenariu în care documentul primar va fi o factură / un invoice întocmit corect sau alt document prevăzut de contract.

2. Pregătiți un șablon separat de invoice, dar nu înlocuiți contractul cu el

În Torgsoft se pot tipări facturi și se pot configura șabloanele de tipărire. Sistemul suportă variabile pentru documente în regimul „Comerț cu emiterea facturii”, iar pentru editarea șabloanelor în sistem se utilizează FastReport.

Ce recomandăm să faceți practic:

• creați un șablon separat de invoice pentru clienții cu care intenționați să treceți la modelul simplificat;

• adăugați în șablon nu „magie juridică”, ci o trimitere la mecanismul contractual de acceptare.

O formulare mai sigură pentru șablon ar fi aproximativ următoarea:

«Documentul este întocmit în executarea Contractului nr. __ / Ofertei publice. Procedura de confirmare a faptului prestării serviciilor, termenul și modalitatea de prezentare a obiecțiilor motivate sunt stabilite prin contract. În lipsa obiecțiilor în termenul stabilit prin contract, serviciile se consideră acceptate în volumul indicat în acest document».

Adică șablonul de invoice trebuie să trimită la contract, nu să inventeze singur reguli noi.

3. Folosiți în Torgsoft controlul plăților, dar nu ca „singura condiție fără act”

În Torgsoft există funcția suplimentară «Extrase bancare după facturi», care, potrivit ajutorului oficial, funcționează cu Privat24, Monobank și Ukrsibbank. Ea permite importarea extraselor bancare și legarea lor de operațiunile financiare / facturile din sistem. 

Practic, pentru perioada de tranziție, acest lucru este util deoarece opțiunea ajută la:

• vederea datei efective a plății;

• controlul datoriilor;

• determinarea corectă a primului eveniment pentru TVA;

• formarea rapidă a unei reconciliări cu clientul.

Pentru antreprenori, aceasta este deosebit de avantajoasă ca mecanism de protecție: mai puține verificări manuale, mai puține erori umane, este mai ușor să confirmați plata în fața băncii, a contabilului și a clientului.

4. Ofertă publică  și cod QR direct în șablonul de invoice

Din punct de vedere juridic, modelul „ofertă publică + acceptare + plată” este pe deplin funcțional. Legea „Cu privire la comerțul electronic” permite încheierea contractului electronic prin acceptare (de exemplu, prin plata facturii emise) și includerea condițiilor contractului prin trimitere la un alt document electronic, dacă clientul a avut posibilitatea să ia cunoștință de el.

Din punct de vedere tehnic, în Torgsoft acest lucru se realizează fără niciun fel de probleme. Deoarece programul utilizează un editor flexibil de șabloane de tipărire (FastReport), puteți adăuga cu ușurință imaginea unui cod QR cu link către oferta publică în orice document.

Cum să faceți acest lucru în practică:

• Generați un cod QR cu link către pagina cu condițiile contractului dumneavoastră (ofertei) de pe site.

• Deschideți setările șablonului de tipărire al facturii (invoice) sau al bonului de vânzare în Torgsoft.

• Introduceți imaginea codului QR într-un loc convenabil pe formular.

• Adăugați alături un text scurt explicativ. De exemplu: «Achitarea integrală a acestei facturi reprezintă confirmarea faptului prestării serviciilor și acceptarea condițiilor Ofertei publice. Puteți consulta textul ofertei scanând codul QR».

O astfel de soluție automatizează obținerea consimțământului din partea clientului, protejează juridic antreprenorul și elimină complet necesitatea colectării semnăturilor fizice pe actele pe hârtie.

5. Actele clasice în Torgsoft este mai bine să fie păstrate pentru contrapartidele „riscante”

În modulul «Reparații și service în garanție» se poate tipări actul de lucrări executate, iar șablonul de tipărire se poate configura, dacă este necesar. De asemenea, după plata reparației se creează automat factura în regimul „Comerț cu emiterea facturii”. 

Recomandarea practică pentru perioada de tranziție:

• pentru instituții bugetare, B2B mare, clienți litigioși, construcții, sectorul public — păstrați tipărirea obligatorie a actului;

• pentru operațiuni mici de service și servicii de masă — testați scenariul simplificat pe un grup separat de contracte după intrarea în vigoare a legii.

6. Circulația electronică a documentelor este mai bine să fie lansată deja acum

Chiar și înainte de intrarea în vigoare a legii, afacerea poate elimina birocrația pe hârtie prin EDO. Legea privind documentele electronice protejează direct documentele electronice ca probe, iar originalul documentului electronic are forță juridică în prezența elementelor obligatorii și a semnăturii.

În Torgsoft, documentele se deschid pentru vizualizare cu posibilitatea de a fi salvate în diferite formate sau trimise la tipărire. De aceea, modelul practic este următorul:

• ați format factura / actul în Torgsoft;

• l-ați deschis pentru vizualizare;

• l-ați salvat într-un format disponibil;

• l-ați trimis prin Vchasno, M.E.Doc sau alt serviciu de EDO;

• l-ați semnat cu KEP. 

7. Pentru plătitorii de TVA în Torgsoft, principalul lucru este disciplina datelor

Din cauza regulii primului eveniment, contabilul trebuie să controleze foarte clar:

• data emiterii documentului;

• data plății;

• data prestării efective a serviciului;

• data documentului care confirmă acest fapt.

În practica Torgsoft, aceasta înseamnă:

• să nu se confunde „data tipăririi” cu „data operațiunii economice”;

• să se reconcilieze regulat facturile cu extrasele bancare;

• să se stabilească o regulă internă privind care document anume este declanșatorul pentru contabilitate la recunoașterea venitului și la înregistrarea facturii fiscale. 

Actele de lucrări executate în compania Torgsoft

Conform modelului standard de licențiere Torgsoft, actele de primire-predare pe hârtie nu se semnează, deoarece acest lucru este prevăzut direct de contractul nostru de ofertă publică. Contractul se încheie prin acceptarea ofertei prin plată, iar faptul furnizării corespunzătoare a licenței este confirmat prin transmiterea cheii de licență, a accesului sau prin activare. O astfel de abordare corespunde regulilor privind acceptarea ofertei și contractele electronice, iar forța juridică a documentului electronic nu poate fi contestată doar din cauza formei sale electronice.

Concluzie

La data de 09.03.2026, actul de lucrări executate în Ucraina nu este anulat. Noua lege nr. 14023 a fost adoptată, dar încă nu este în vigoare. După intrarea sa în vigoare, ea nu va elimina actele, ci va oferi afacerilor dreptul de a alege: în anumite cazuri, să lucreze fără semnătura beneficiarului pe documentul primar, dacă acest lucru este prevăzut expres de contractul scris și este reflectat corect în contabilitate.

Pentru antreprenor, concluzia corectă nu este: „actele nu mai sunt necesare”. Concluzia corectă este alta: „acum trebuie lucrat mai atent cu contractul, circulația electronică a documentelor și dovezile realității serviciului”. Și anume un astfel de model aș recomanda să fie construit în Torgsoft:

• să nu vă grăbiți să rupeți procesul actual înainte de semnarea și publicarea legii;

• în paralel, să pregătiți noi șabloane de invoice;

• să introduceți controlul plăților și al datelor;

• să păstrați actele clasice acolo unde ele protejează cu adevărat compania, banii ei și reputația.

---