Cum să concediezi angajații: o abordare managerială care funcționează în limitele legii

Concedierea în dreptul ucrainean nu este o reacție emoțională a conducătorului și nici „măsura supremă” în cadrul companiei, ci o încetare cu semnificație juridică a relațiilor de muncă. Pentru afaceri, aceasta este o decizie managerială, dar pentru stat și instanță — o procedură care trebuie să se bazeze pe un temei legal clar, documente corespunzătoare, termene corecte, comunicare adecvată și decontare completă cu angajatul. În Ucraina nu există un model în care un angajat să poată fi pur și simplu concediat „la dorința angajatorului” fără un motiv definit de lege. La 11 aprilie 2026, aceste reguli se aplică ținând cont de normele speciale ale legii marțiale. (Legislația Ucrainei)

Logica managerială „oferă mai întâi o șansă, apoi ia decizia finală” se aliniază bine cu legislația ucraineană, dacă este transformată într-o bază probatorie. Pentru o companie este important nu doar să ajungă la concluzia că o colaborare nu mai are o perspectivă pozitivă, ci și să demonstreze că motivul concedierii respectă legea, iar angajatorul a acționat cu consecvență, cu bună-credință și fără a umili angajatul. În caz contrar, chiar și o decizie complet justificată din punct de vedere al managementului poate fi anulată de instanță. (Legislația Ucrainei)

1. Cu ce începe concedierea legală

Concedierea corectă nu începe cu o discuție, ci cu stabilirea temeiului. Temeiurile pentru încetarea contractului de muncă sunt stabilite de KZpP. Cele mai frecvente variante pentru afaceri sunt:

Acest lucru înseamnă că „eficiența scăzută”, „nu a îndreptățit așteptările”, „nu se potrivește culturii” sau „compania și-a pierdut încrederea în el” nu reprezintă în sine formule universale pentru ordinul de concediere. Acestea trebuie traduse în limbajul legii: necorespunderea cu funcția deținută, neîndeplinirea sistematică a obligațiilor, rezultatul nesatisfăcător al perioadei de probă, reducerea personalului, o singură încălcare gravă pentru anumite funcții, pierderea încrederii pentru persoanele cu răspundere materială etc. (Legislația Ucrainei)

2. Ce temeiuri poate utiliza în mod real angajatorul

Acordul părților

Cel mai sigur mod pentru afaceri de a încheia colaborarea este încetarea contractului de muncă prin acordul părților. Acest lucru funcționează atunci când compania și angajatul au convenit asupra datei de încetare, predării sarcinilor, plăților și formatului de comunicare. O astfel de variantă nu necesită dovedirea vinovăției sau a necorespunderii angajatului. Pentru afaceri, aceasta este calea cu cele mai puține conflicte, mai ales când este necesară o despărțire rapidă și fără dispute cu privire la motive. Temeiul este punctul 1 al articolului 36 din KZpP. (Legislația Ucrainei)

Concedierea din inițiativa angajatului

Dacă angajatul depune el însuși cererea, se aplică regulile articolului 38 din KZpP. În cazul general, angajatul notifică angajatorul în scris cu două săptămâni înainte. Dacă însă concedierea este legată de încălcarea de către angajator a legislației muncii, a condițiilor contractului colectiv sau individual de muncă sau de mobbing, angajatul poate cere rezilierea contractului în termenul stabilit de el, iar angajatorul este obligat, de asemenea, să plătească o indemnizație de concediere în cuantum de cel puțin trei salarii medii lunare, cu excepția cazului în care prin contractul colectiv este prevăzut un cuantum diferit, mai mare. (Legislația Ucrainei)

Concedierea din inițiativa angajatorului

Angajatorul poate concedia angajatul doar în limitele articolelor 40 și 41 din KZpP.

Cele mai importante temeiuri pentru antreprenori din articolul 40:

Articolul 41 din KZpP adaugă temeiuri separate care se referă la categorii speciale de angajați, în special conducători, contabili-șefi, funcționari, angajați care deservesc valori bănești sau materiale, precum și situații specifice timpului de război. Printre acestea:

Separat, merită luată în considerare încă un temei special de la punctul 8-3 al articolului 36 din KZpP: contractul de muncă poate fi încetat în cazul absenței angajatului de la muncă și a lipsei de informații despre motivele unei astfel de absențe mai mult de patru luni consecutive. Pentru afaceri, acest lucru este important în cazurile în care angajatul a dispărut efectiv și nu menține legătura. Dar această normă nu este o înlocuire simplificată a procedurii de concediere pentru absenteism — este un temei independent separat, cu propriile condiții de fapt. (Legislația Ucrainei)

3. Cum se îmbină regula managerială a „două-trei șanse” cu legea

Ideea de a oferi unei persoane 2–3 încercări de a se corecta este utilă pentru management, dar prin ea însăși nu creează un temei legal pentru concediere. În realitățile ucrainene, aceasta trebuie formalizată ca o muncă consecventă a angajatorului cu dovezi.

Pentru aceasta, compania ar trebui:

Legea permite aplicarea a doar două tipuri de sancțiuni disciplinare: mustrarea sau concedierea. Sancțiunea trebuie aplicată nu mai târziu de o lună de la data constatării abaterii, fără a lua în calcul timpul de boală sau de concediu al angajatului, și nu mai târziu de șase luni de la data săvârșirii ei. Înainte de aplicarea sancțiunii, angajatorul trebuie să solicite explicații scrise. Pentru o singură încălcare se poate aplica o singură sancțiune disciplinară. După un an fără noi sancțiuni, angajatul este considerat ca neavând sancțiuni disciplinare. (Legislația Ucrainei)

Tocmai de aceea expresia „am avertizat deja verbal de trei ori” nu înseamnă aproape nimic pentru instanță. Ceea ce contează sunt documentele, termenele, semnăturile și faptele.

Reprezentativă este practica Curții Supreme: în cazurile de concediere pentru neîndeplinirea sistematică a obligațiilor de muncă, instanța verifică legalitatea tuturor sancțiunilor disciplinare anterioare, chiar dacă angajatul nu le-a contestat separat. Pentru afaceri, acest lucru înseamnă că o primă mustrare slab formalizată poate „rupe” și concedierea ulterioară. (Curtea Supremă a Ucrainei)

4. Întâlnire personală sau formalizare la distanță

Din punctul de vedere al managementului, o discuție personală este adesea cea mai bună modalitate de a păstra controlul asupra situației, dar legislația ucraineană nu face din întâlnirea față în față o condiție universal obligatorie pentru legalitatea concedierii. Important nu este locul discuției, ci dacă există un temei legal, un ordin, o notificare adecvată, decontare completă și dovezi de înmânare a documentelor. (Legislația Ucrainei)

Documentele electronice în regim normal

KZpP permite aducerea la cunoștința angajatului a ordinelor, notificărilor și altor documente ale angajatorului prin mijloacele de comunicare electronică definite în contractul de muncă, dacă pe document este aplicată o semnătură electronică avansată sau calificată. Contractul de muncă poate defini și modalități alternative de aducere la cunoștință. Aceasta înseamnă că procedura sigură fără contact este posibilă dacă canalul de comunicare și metoda de semnare sunt convenite în prealabil. (Legislația Ucrainei)

Documentele electronice pe durata legii marțiale

Pe durata legii marțiale, legea extinde și mai mult posibilitățile de circulație a documentelor la distanță. Părțile pot conveni asupra unor modalități alternative de creare, transmitere și stocare a ordinelor, notificărilor și a altor documente de muncă, precum și asupra oricărei alte metode disponibile de comunicare electronică. Fiecare parte trebuie să mențină posibilitatea unei astfel de legături și să își actualizeze datele de contact în termen de zece zile calendaristice după modificarea lor. Dacă contactele nu sunt actualizate, trimiterea documentelor la ultima adresă cunoscută, email sau număr de telefon se consideră adecvată. Dacă însă, folosind ultimele contacte cunoscute, nu există deloc posibilitatea de comunicare poștală sau electronică, legea exonerează partea de obligația unei astfel de notificări. (Legislația Ucrainei)

Când un simplu email nu este suficient

Legea privind documentele electronice prevede că documentul electronic este un document cu drepturi depline, iar pentru identificarea autorului poate fi utilizată semnătura electronică. În același timp, documentul electronic se consideră primit doar din momentul primirii de către autor a confirmării din partea destinatarului, dacă nu se prevede altfel prin lege sau prin acordul prealabil al părților. Dacă nu există o confirmare, documentul se consideră neprimit. Pentru afaceri, aceasta înseamnă că concedierea printr-o „scrisoare simplă pe poștă” fără un canal convenit, o semnătură electronică și o dovadă a înmânării este un model probatoriu slab. (Legislația Ucrainei)

5. Pregătirea pentru concediere: ce trebuie să facă managerul înainte de discuție

Pregătirea managerială corectă în Ucraina constă nu doar din decizia de despărțire, ci și din arhitectura juridică a procesului.

Înainte de discuția cu angajatul se recomandă:

Pentru funcțiile de conducere, la aceasta se adaugă încă un nivel: dacă este vorba despre director sau un membru al organului executiv al societății, trebuie luat în considerare nu doar dreptul muncii, ci și hotărârea corporativă. Codul Civil permite încetarea competențelor unui membru al organului executiv în orice moment printr-o hotărâre a organului competent al societății. Dar pentru o finalizare juridică completă a relațiilor, de obicei sunt necesare atât hotărârea corporativă, cât și formalizarea adecvată a încetării contractului de muncă. (Legislația Ucrainei)

6. Când se poate concedia imediat și când trebuie de așteptat

Rezultatul nesatisfăcător al perioadei de probă

Dacă angajatul nu trece perioada de probă, angajatorul îl poate concedia conform punctului 11 al articolului 40 din KZpP. Acesta este unul dintre cele mai convenabile modele pentru afaceri, dar numai cu condiția ca perioada de probă să fie stabilită legal, termenul să nu fi expirat, iar angajatorul să aibă dovezi faptice că angajatul nu corespunde muncii. (Legislația Ucrainei)

Neîndeplinirea sistematică a obligațiilor

Aici nu se poate concedia „imediat”. Mai întâi trebuie să existe o sancțiune disciplinară prealabilă, și apoi — o nouă încălcare fără motive întemeiate. Tocmai de aceea acest temei depinde cel mai mult de calitatea documentației de personal. (Legislația Ucrainei)

Încălcarea gravă unică

Pentru anumite categorii, în primul rând conducători, adjuncții acestora, contabili-șefi și unele alte funcții, legea permite concedierea pentru o încălcare gravă unică a obligațiilor de muncă. Aici nu este nevoie să se aștepte până se „termină șansele”, dar trebuie să existe o bază faptică și documentară foarte puternică. (Legislația Ucrainei)

Reducerea statelor de funcții sau a numărului de personal

Aceasta nu este o concediere disciplinară și nu este o evaluare a calităților personale ale angajatului. Dacă compania își modifică structura, închide o direcție, optimizează costurile sau se reorganizează, concedierea este posibilă conform punctului 1 al articolului 40 din KZpP. Dar aici sunt obligatorii alte reguli: preavizarea personală cu cel puțin două luni înainte, propunerea unui alt loc de muncă la același angajator, luarea în considerare a dreptului de prioritate la menținerea în muncă și plata unei indemnizații de concediere nu mai mică decât salariul mediu lunar. (Legislația Ucrainei)

Imposibilitatea de a asigura angajatului de lucru din cauza consecințelor ostilităților

Acesta este un temei militar separat de la articolul 41 din KZpP. Dacă sunt distruse sau lipsesc condițiile, mijloacele de producție sau bunurile ca urmare a ostilităților și angajatorul, în mod obiectiv, nu poate oferi de lucru, contractul de muncă poate fi încetat. În acest caz, legea cere preavizarea angajatului cu cel puțin 10 zile calendaristice înainte și plata unei indemnizații de concediere nu mai mică decât salariul mediu lunar. (Legislația Ucrainei)

7. Reducerea și disponibilizările în masă: ce nu poate fi omis

Dacă concedierea are loc în legătură cu modificările în organizarea producției și a muncii, angajatul trebuie preavizat personal cu cel puțin două luni înainte. Concomitent, angajatorul este obligat să propună un alt loc de muncă în cadrul aceleiași întreprinderi, dacă acesta există. În același timp, trebuie luate în considerare regulile privind dreptul de prioritate la menținerea în muncă. (Legislația Ucrainei)

Dacă însă concedierea se încadrează în criteriile disponibilizării în masă, se activează obligații suplimentare față de serviciul de ocupare a forței de muncă. Legea privind ocuparea forței de muncă stabilește pragurile disponibilizării în masă în funcție de numărul personalului, în special:

În astfel de cazuri, angajatorul trebuie să depună informațiile la organul teritorial al serviciului de ocupare a forței de muncă. Pentru concedierile în legătură cu modificările în organizarea producției și a muncii, astfel de informații se depun cu două luni înainte de disponibilizarea planificată. Pentru temeiul militar special de la punctul 6, partea întâi, articolul 41 din KZpP — cu cel mult 10 zile calendaristice înainte de disponibilizare. (Legislația Ucrainei)

8. Ziua concedierii: ce este obligat să facă angajatorul

În ziua concedierii, angajatorul trebuie să îndeplinească simultan mai multe obligații.

În primul rând, să elibereze angajatului o copie a ordinului de concediere.
În al doilea rând, să notifice în scris despre sumele calculate și plătite.
În al treilea rând, să efectueze decontarea completă în termenele prevăzute de articolul 116 din KZpP.
În al patrulea rând, la cererea angajatului, să înscrie mențiunea despre concediere în carnetul de muncă pe suport de hârtie, dacă acesta este păstrat la angajat. (Legislația Ucrainei)

Toate sumele cuvenite angajatului trebuie să fie plătite în ziua concedierii. Dacă angajatul nu a lucrat în acea zi, plata se efectuează nu mai târziu de ziua următoare după prezentarea cererii de decontare. Separat, în ziua plății, trebuie oferit un calcul scris cu detalierea sumelor. (Legislația Ucrainei)

În ziua concedierii i se plătește de asemenea angajatului compensația pentru toate zilele neefectuate de concediu anual, precum și pentru concediul social suplimentar pentru copii, dacă există. Dacă legea prevede o indemnizație de concediere pentru un anumit temei, aceasta de asemenea trebuie plătită. De exemplu, în cazul reducerii, necorespunderii funcției, reintegrării angajatului anterior sau al temeiului militar special de la punctul 6, partea întâi, articolul 41 din KZpP — nu mai puțin de salariul mediu lunar. Pentru încetarea competențelor persoanelor cu funcții de răspundere — nu mai puțin de șase salarii medii lunare. (Legislația Ucrainei)

9. Se poate concedia un angajat în timpul bolii sau concediului

În regim normal, KZpP interzice concedierea angajatului din inițiativa angajatorului în perioada incapacității sale temporare de muncă sau a concediului, cu excepția unor cazuri izolate, în special lichidarea completă a întreprinderii. (Legislația Ucrainei)

Pe durata legii marțiale, regula este alta. Angajatorul poate concedia angajatul din proprie inițiativă în perioada bolii sau a concediului, cu excepția concediului de maternitate și a concediului pentru îngrijirea copilului până la vârsta de trei ani. În acest caz, data concedierii trebuie să fie prima zi lucrătoare de după încheierea incapacității temporare de muncă sau a concediului. (Legislația Ucrainei)

10. Pe cine este deosebit de riscant să concediați

Legea stabilește categorii de angajați pentru care angajatorul are restricții sporite.

Nu se admite concedierea din inițiativa angajatorului a femeilor însărcinate, a femeilor care au un copil în vârstă de până la trei ani, iar în anumite cazuri — până la șase ani, a mamelor singure care au un copil în vârstă de până la paisprezece ani sau un copil cu dizabilitate. Excepție — lichidarea completă a întreprinderii cu angajarea obligatorie în câmpul muncii. Aceleași garanții se aplică de asemenea taților care educă copii fără mamă, tutorilor, curatorilor, unuia dintre adoptatori, unuia dintre părinții educatori. (Legislația Ucrainei)

Pentru angajații cu vârsta sub 18 ani este necesar consimțământul serviciului raional sau orășenesc pentru problemele copiilor, iar concedierea pe anumite temeiuri se admite doar în cazuri excepționale și nu fără angajare în câmpul muncii. (Legislația Ucrainei)

Problema consimțământului sindicatului depinde și ea de regim. În ordine generală, într-o serie de cazuri este necesar să se obțină acordul prealabil al organului electiv al sindicatului. Pe durata legii marțiale, acțiunea articolului 43 din KZpP în majoritatea cazurilor nu se aplică, cu excepția angajaților aleși în organele sindicale. (Legislația Ucrainei)

11. Concedierea „fără contact”, când angajatul nu poate fi contactat

Pentru afaceri, aceasta este una dintre cele mai dificile situații practice. Aici este important să nu se substituie un temei cu altul.

Dacă angajatul pur și simplu nu se prezintă la muncă, dar locul său de muncă este situat pe un teritoriu cu ostilități active, pe durata legii marțiale angajatorul nu are dreptul să îl concedieze pentru absenteism. Absența unui astfel de angajat nu se plătește și nu se include în vechimea în muncă pentru concediul anual, dar anume absenteism nu este considerată. (Legislația Ucrainei)

Dacă însă angajatul lipsește mai mult de patru luni consecutive și, în același timp, nu există informații despre motivele unei astfel de absențe, se poate lua în considerare încetarea contractului de muncă conform punctului 8-3 al articolului 36 din KZpP. Într-o astfel de situație, pentru angajator este deosebit de important să păstreze întregul lanț de dovezi: încercările de contactare, returnarea trimiterilor poștale, lipsa răspunsurilor, actele de constatare a absenței, fixarea ultimelor contacte cunoscute. (Legislația Ucrainei)

12. Regimuri speciale, unde contractul oferă angajatorului mai mult spațiu de manevră

Regimul simplificat de reglementare a relațiilor de muncă

Pentru anumiți angajatori și contracte de muncă, KZpP prevede un regim simplificat. Într-un astfel de contract, părțile pot reglementa mai larg problemele apariției și încetării relațiilor de muncă, formele de schimb de informații, termenele de notificare și compensațiile la concedierea din inițiativa angajatorului. Legea permite în mod expres să se prevadă în contractul de muncă temeiuri de încetare care nu se regăsesc în articolele generale ale KZpP, dar cu condiția plății unei compensații nu mai mici decât minimele stabilite de articolul 49-8 din KZpP. Pentru afaceri, acesta este unul dintre puținele cazuri când un contract poate oferi cu adevărat un instrumentar mai larg de concediere decât modelul general din KZpP. Dar acest lucru funcționează doar atunci când regimul simplificat este formalizat corespunzător și se aplică în mod legal. (Legislația Ucrainei)

Contractul de muncă cu timp de lucru nefixat

Într-un astfel de contract, legea permite, de asemenea, stabilirea unor temeiuri suplimentare pentru încetarea sa, legate de abilitățile sau comportamentul angajatului, precum și de circumstanțe economice, tehnologice sau structurale. Aceasta este o construcție specială separată, iar aplicarea ei se poate face doar în limitele regulilor articolului 21-1 din KZpP. (Legislația Ucrainei)

13. Cum să purtați discuția astfel încât să nu creați noi riscuri juridice

Conducătorul are dreptul să fie ferm, dar nu trebuie să umilească angajatul. Legea definește mobbingul ca acțiuni sau inacțiuni intenționate, sistematice, de lungă durată, ale angajatorului sau colegilor, îndreptate spre umilirea onoarei și demnității angajatului, a reputației sale profesionale, inclusiv prin utilizarea comunicațiilor electronice. În același timp, legea stipulează în mod expres că cerințele angajatorului privind îndeplinirea corespunzătoare a muncii, schimbarea locului de muncă sau a funcției, modificarea condițiilor de muncă în ordinea stabilită de lege nu constituie mobbing. Pentru afaceri, aceasta înseamnă că disciplina și exigența sunt admisibile, dar presiunea, umilirea publică, „împingerea” psihologică a unei persoane afară din companie sau șantajul prelungit cu concedierea — sunt periculoase. (Legislația Ucrainei)

Prin urmare, în timpul discuției se recomandă:

14. Cum să informați echipa după concediere

Legislația ucraineană nu cere o procedură separată de anunțare internă a colectivului despre concedierea unui angajat. Dar angajatorul trebuie să-și amintească despre protecția datelor cu caracter personal. Răspândirea informațiilor despre o persoană fizică fără consimțământul ei se admite doar în cazurile stabilite de lege și în limitele necesarului. Prin urmare, este mai sigur pentru echipă să se comunice doar ceea ce este cu adevărat necesar pentru organizarea muncii: cine preia sarcinile, cine preia temporar funcțiile, la cine să se apeleze pentru chestiuni operaționale. Expunerea publică a detaliilor disciplinare, a conflictelor personale, a circumstanțelor medicale sau a altor detalii de prisos nu este indicată. (Legislația Ucrainei)

15. Care sunt consecințele pentru angajator dacă concedierea este formalizată incorect

Angajatul are dreptul să se adreseze instanței în cazurile de concediere în termen de o lună de la data înmânării copiei ordinului de concediere. Dacă instanța va stabili ilegalitatea concedierii, angajatul va fi reintegrat în muncă, iar angajatorul va fi obligat să plătească salariul mediu pentru timpul absenței forțate de la locul de muncă. De regulă, o astfel de plată se efectuează pentru cel mult un an, dar dacă procesul a durat mai mult nu din vina angajatului, plata poate fi și pentru întreaga perioadă. Hotărârea privind reintegrarea în muncă se execută imediat. Dacă angajatorul a reținut eliberarea copiei ordinului de concediere din vina sa, angajatului i se plătește de asemenea salariul mediu pentru întregul timp de absență forțată. (Legislația Ucrainei)

Un risc separat este întârzierea decontării. Dacă sumele cuvenite angajatului nu sunt plătite la timp din vina angajatorului și nu există un litigiu cu privire la cuantumul lor, angajatorul trebuie să plătească angajatului salariul mediu pentru întregul timp de întârziere, dar nu pentru mai mult de șase luni. (Legislația Ucrainei)

Pe lângă riscurile judiciare, acționează și sancțiuni financiare conform articolului 265 din KZpP. În funcție de încălcare, acestea pot fi amenzi legate de salariul minim: pentru admiterea efectivă la muncă fără formalizarea contractului de muncă — 10 salarii minime pentru fiecare angajat; pentru întârzierea plății salariului sau a altor plăți cu mai mult de o lună sau plata nu în volum complet — 3 salarii minime; pentru alte încălcări ale legislației muncii — 1 salariu minim pentru fiecare încălcare, iar în caz de repetare pe parcursul unui an — 2 salarii minime. Pe durata legii marțiale există o atenuare specială: dacă angajatorul îndeplinește complet și la timp dispoziția de înlăturare a încălcărilor constatate în timpul controlului inopinat, amenzile conform articolului 265 în cazurile corespunzătoare nu se aplică. (Legislația Ucrainei)

16. Algoritm practic pentru antreprenor

Cel mai sigur model de concediere într-o companie ucraineană arată astfel:

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва