Contabilizarea lipsurilor, a excedentelor și a reeșalonării

Atunci când se face un inventar, aproape întotdeauna se identifică lipsuri, surplusuri sau re-sortare. Citiți articolul pentru a afla care sunt acestea, cum să le documentați și cum să le reflectați în contabilitate.

Care sunt tipurile de lipsuri?

Există două tipuri de penurie:

1. În limitele declinului natural;

2. Depășirea ratei naturale de declin.

Ce este uzura naturală? Aceasta este atunci când un produs scade în greutate datorită proprietăților biologice sau fizico-chimice, dar își păstrează calitatea. Pierderea naturală include o scădere a masei mărfurilor din cauza evaporării umidității, a intemperiilor, a pulverizării, a sfărâmării, a scurgerilor, a vărsării în timpul pompării și vânzării de produse lichide etc. În cazul în care bunurile au fost deteriorate, pierdute sau furate, această lipsă nu poate fi atribuită pierderii naturale.

Pentru a determina pierderile maxime admisibile (marginale) care apar în timpul depozitării, transportului, circulației și vânzării, există reglementări stabilite, numite rate de pierderi naturale (acestea diferă în funcție de diferitele tipuri de bunuri și stocuri).

Acestea sunt utilizate în situațiile în care greutatea sau cantitatea declarată în documente diferă de greutatea sau cantitatea reală, de exemplu, în timpul inventarierii sau la acceptarea mărfurilor de la un furnizor.

Există reguli pentru anularea lipsurilor în limitele pierderilor naturale:

• bunurile nu pot fi amortizate la rata pierderilor naturale decât dacă se constată o lipsă;

• valoarea reală a deficitului ar trebui să fie amortizată, chiar dacă se poate amortiza mai mult în funcție de rata naturală a pierderilor;

• in cazul în care nu există norme pentru anularea unui deficit, acesta este tratat ca un deficit excesiv;

• in primul rând, trebuie să sortați surplusurile și să le re-sortați și abia apoi să treceți în cont lipsurile.

Lipsurile sunt împărțite în funcție de momentul în care sunt descoperite:

1. lipsurile au fost descoperite în momentul în care bunurile au fost primite de la furnizor;

2. in timpul inventarierii au fost identificate lipsuri.

În funcție de momentul în care a fost detectat deficitul, acesta este procesat în moduri diferite.

Documentarea lipsurilor detectate la acceptarea mărfurilor

CCU precizează că stabilirea și respectarea condițiilor de vânzare și de cumpărare sunt reglementate de contractul dintre furnizor și cumpărător sau de actele de drept civil, în cazul în care nu a fost încheiat niciun contract.

În cazul în care a fost încheiat un contract, acesta are întâietate în cazul oricăror întrebări referitoare la acceptarea bunurilor. Cu toate acestea, atunci când se redactează contractul, clauza de acceptare ar trebui să fie redactată pe baza reglementărilor privind standardizarea.

În cazul în care nu există un contract, problema acceptării mărfurilor este reglementată de Instrucțiunea nr. P-6. Deși a fost elaborată în URSS, prevederile sale sunt încă în vigoare, așa că nu vă lăsați confuz.

De asemenea, dacă marfa este transportată de organizații terțe, sunt necesare documente suplimentare:

• reguli de livrare a mărfurilor - în cazul în care mărfurile sunt transportate pe calea ferată;

• reguli pentru transportul rutier de mărfuri - în cazul în care sunt transportate de o societate de transport rutier terță.

În cazul în care acceptați mărfuri în funcție de cantitate, trebuie să verificați documentele de transport și de însoțire ale producătorului (expeditorului). Acestea pot fi o factură, un conosament, un caiet de sarcini, o descriere etc.

Cantitatea reală de bunuri trebuie să fie documentată printr-un certificat de recepție a materialelor (Formularul M-7) sau un ordin de recepție (Formularul M-4). În cazul în care se detectează un deficit, se întocmește un act sub orice formă și se semnează de către toți participanții la proces. Acest act trebuie să conțină toate detaliile specificate în formularul M-7.

Raportul de penurie se întocmește în două exemplare. Un exemplar este transmis departamentului de contabilitate pentru a înregistra cantitatea reală de bunuri și pentru a compensa deficitul în limita ratei normale de pierdere sau în plus față de rata normală de pierdere. Al doilea exemplar se trimite la departamentul de aprovizionare. Acesta întocmește o scrisoare de revendicare către furnizor pe baza actului.

În cazul în care mărfurile au fost livrate pe calea ferată, trebuie să se întocmească și un act comercial.

În cazul în care lipsa de marfă este din vina transportatorului, trebuie să depuneți o cerere de despăgubiri. În cazul în care transportatorul refuză să vă despăgubească sau nu răspunde la scrisoare în termen de o lună, ar trebui să intentați un proces. Vă rugăm să rețineți că puteți solicita despăgubiri numai dacă deficitul depășește rata pierderilor naturale.

Cum se contabilizează lipsurile detectate în timpul recepției mărfurilor?

Lipsurile de stocuri și de bunuri în limita ratei de pierdere naturală sunt incluse în costul bunurilor achiziționate. Cu alte cuvinte, bunurile primite trebuie înregistrate la un preț umflat, astfel încât datoria față de furnizor să fie înregistrată corect.

În cazul în care se detectează o lipsă excesivă, aceasta nu este inclusă în costul inițial al bunurilor, ci este trecută ca o cheltuială a perioadei în care a avut loc. Cu alte cuvinte, ar trebui să înregistrați cantitatea reală de bunuri primite, ținând cont de ratele de pierdere naturală, iar tot ceea ce depășește aceste rate ar trebui înregistrat ca datorie în cadrul unei creanțe (către furnizor sau transportator). O astfel de datorie poate fi achitată prin furnizarea bunurilor sau prin rambursarea fondurilor.

În cazul în care lipsa excesivă a fost din vina cumpărătorului, aceasta ar trebui să fie trecută ca o cheltuială în perioada curentă.

Documentarea lipsurilor identificate în timpul inventarierii

Cel mai adesea, lipsurile sunt identificate în timpul unui inventar. Rezultatele inventarierii sunt înregistrate într-o fișă de inventariere sau într-un act de inventariere. Acestea arată disponibilitatea reală a bunurilor la data inventarierii.

Inventarul poate fi elaborat de către întreprindere în mod independent sau poate fi utilizat un formular aprobat. Un astfel de inventar se întocmește în două exemplare și este semnat de toți membrii comisiei (participanții la reevaluare).

În continuare, inventarul este transferat la departamentul de contabilitate și se întocmește o declarație de reconciliere în două exemplare pentru deficitul identificat. Există două forme ale unei astfel de declarații:

• Declarația de reconciliere a rezultatelor de inventariere în forma aprobată prin Ordinul nr. 572;

• Situația de reconciliere a rezultatelor inventarierii în forma nr. inv-19, aprobată prin Hotărârea nr. 241.

Sau elaborați dumneavoastră o astfel de declarație.

Ultimul pas constă în întocmirea unui protocol în două exemplare. Îl puteți întocmi singur sau puteți folosi un formular pentru angajații din sectorul public. Acest protocol este apoi transmis departamentului de contabilitate pentru a fi anulat și reflectat în situațiile financiare.

Cum se contabilizează surplusul de bunuri?

În cazul în care se identifică excedente în timpul retratării, acestea trebuie, desigur, să fie înregistrate. În cazul în care urmează să fie vândute în viitor, acestea trebuie înregistrate la valoarea lor netă realizabilă (prețul de vânzare estimat minus costurile de vânzare).

Cum se ține cont de re-sortare?

În cazul în care se detectează o supra sortare, trebuie să se compenseze surplusul și deficitul.

Poți reorândui dacă:

• mărfurile au aceeași denumire;

• un număr egal de bunuri care urmează să fie sortate din nou;

• excedentul și deficitul au apărut în aceeași perioadă de referință;

• excedentele și deficitele au apărut la aceeași persoană responsabilă din punct de vedere financiar.

În cazul în care are loc o resortare într-o grupă de produse, trebuie mai întâi să înregistrați excedentul, apoi să anulați deficitul și abia apoi să stabiliți ratele de pierdere naturală pentru deficitul rămas.

Ca urmare a re-sortării, valoarea bunurilor cu deficit și excedent nu corespunde adesea. Ca urmare, există diferențe sumare. Diferențele sumare negative trebuie atribuite părților vinovate. Dacă nu există vinovați, atunci aceste diferențe sunt atribuite lipsurilor care depășesc pierderile naturale și sunt trecute pe cheltuieli. În cazul în care resortarea are ca rezultat o diferență de sumă pozitivă, aceasta este înregistrată ca venit.