Cum se redactează documentele oficiale: cerințe privind structura și formatul

Cum se întocmesc documentele oficiale pentru afaceri în Ucraina

Un document oficial pentru un antreprenor nu este doar un simplu text pe un formular sau într-un PDF. Valabilitatea sa juridică depinde de conformitatea cu cerințele specifice tipului său: regulile generale de secretariat, regulile formei scrise a actelor juridice, cerințele pentru documentele și semnăturile electronice, normele de contabilitate, legislația lingvistică, regulile de păstrare și, după caz, protecția datelor cu caracter personal. Din acest motiv, același șablon nu este potrivit simultan pentru o scrisoare, un contract, un ordin, un act, un document primar sau un contract electronic. (Legea Ucrainei)

Care sunt regulile de bază

Standardul de bază pentru întocmirea documentelor organizaționale și administrative este DSTU 4163:2020. Acesta a fost adoptat prin ordinul Î.S. „UkrNDNC” din 1 iulie 2020, nr. 144, iar DSTU 4163-2003 a fost anulat începând cu 1 septembrie 2021. Totodată, standardele naționale în Ucraina se aplică, în general, pe bază voluntară, cu excepția cazului în care obligativitatea aplicării lor este stabilită direct printr-un act normativ sau dacă alte documente fac referire la acestea. Pentru organele de stat și sectorul bugetar, cerințele DSTU sunt integrate direct în regulile tipice de documentare; pentru afacerile private, acesta reprezintă în primul rând un standard sigur și recunoscut pentru unificarea propriilor șabloane și instrucțiuni interne. (Legea Ucrainei)

Pentru afaceri, acest lucru înseamnă următoarele: forța juridică a documentului nu este dată de simplul fapt al utilizării acronimului „DSTU”, ci de setul corect de elemente obligatorii (recvizite), semnarea de către persoana autorizată, respectarea cerințelor legii speciale pentru documentul respectiv și posibilitatea de a dovedi proveniența, conținutul și integritatea acestuia. Cea mai sigură abordare este aprobarea în cadrul companiei a propriei instrucțiuni de secretariat, a șabloanelor de scrisori, ordine, contracte, acte și a regulilor de flux electronic de documente, construite pe baza DSTU 4163:2020 și a legilor de profil. (Legea Ucrainei)

Ce trebuie să conțină un document oficial

Nu există o „structură obligatorie” universală (cum ar fi pagină de titlu, cuprins, concluzii și anexe) pentru toate documentele. Setul de recvizite depinde de tipul documentului și de scopul creării acestuia. Regulile de secretariat prevăd direct că, la pregătirea documentului, se aplică doar acele recvizite care corespund destinației sale sau modului de procesare. Pentru o scrisoare oficială tipică, acestea sunt, de obicei: data, numărul de înregistrare, destinatarul, titlul textului, textul propriu-zis, referința la documentul la care se răspunde (dacă este cazul), mențiunea despre anexe, semnătura și datele persoanei care a întocmit documentul. (Legea Ucrainei)

Așadar, regula principală este următoarea: mai întâi trebuie determinat tipul documentului, iar apoi verificate recvizitele obligatorii pentru acesta. Pentru o scrisoare este un set, pentru un ordin altul, pentru un contract un alt set, iar pentru un document contabil primar se aplică o listă separată de recvizite conform Legii contabilității. (Legea Ucrainei)

Cum se întocmesc documentele pe suport de hârtie

Pentru documentele oficiale pe hârtie din Ucraina, se utilizează ca standard formatul A4, fontul Times New Roman, dimensiunea fontului de 12-14 puncte, spațierea între rânduri de 1-1,5, precum și margini de 30 mm la stânga, 10 mm la dreapta și câte 20 mm sus și jos. Acești parametri sunt reflectați în instrucțiunile tipice de secretariat care elaborează documentele luând în considerare DSTU 4163:2020. Pentru recvizite, note de subsol și marcaje tehnice, se permite un font mai mic. (Legea Ucrainei)

Pentru unificarea șabloanelor corporative, merită respectate și câteva reguli simple de formatare: denumirea tipului de document se scrie separat și vizibil, titlul textului trebuie să fie scurt și informativ, iar recvizitele trebuie separate unele de altele astfel încât documentul să fie ușor de citit atât în versiunea pe hârtie, cât și în cea electronică. Această unificare reduce riscul erorilor în corespondență, avizare, arhivare și prezentarea documentelor către organele statului. (Legea Ucrainei)

Semnătura, ștampila și facsimilul

În semnătură este important nu doar să puneți autograful, ci și să identificați corect semnatarul. Conform regulilor de secretariat aliniate la DSTU 4163:2020, semnătura include denumirea funcției, semnătura personală, prenumele și numele de familie. Această formă permite determinarea fără dubii a persoanei care a semnat documentul și a calității în care a acționat. (Legea Ucrainei)

Ștampila pentru persoanele juridice și PFA (FOP) nu este un recvizit obligatoriu doar pentru că documentul este „oficial”. Legea din 2017 a anulat cerința generală de utilizare obligatorie a ștampilelor în afaceri, iar solicitarea ilegală a unui funcționar de a aplica ștampila pe un document depus de un agent economic la o autoritate este considerată contravenție administrativă. Prin urmare, mențiunea tipărită „L.S.” în șablon nu face ștampila obligatorie în mod automat. (Legea Ucrainei)

Facsimilul sau un alt analog al semnăturii olografe nu poate fi folosit întotdeauna. Codul Civil permite acest lucru doar în cazurile stabilite de lege, de alte acte ale legislației civile sau prin acordul scris al părților, unde trebuie să existe mostre ale semnăturii respective. Pentru afaceri, inserarea unei imagini a semnăturii directorului în șablon fără un temei juridic adecvat este o decizie riscantă. (Legea Ucrainei)

Documentele electronice și QES (KEP)

Un document electronic în Ucraina nu este o „scanare a hârtiei”, ci un document în care informația este fixată sub formă de date electronice și conține recvizitele obligatorii. Legea stabilește clar că un astfel de document poate fi creat, transmis, păstrat și convertit într-o formă vizuală, adică afișat pe ecran sau pe hârtie într-o formă adecvată pentru percepție. (Legea Ucrainei)

Semnătura electronică este un recvizit obligatoriu al documentului electronic, iar originalul este considerat exemplarul electronic cu recvizitele obligatorii și semnătura autorului (sau o semnătură asimilată celei olografe). Forța juridică a unui document electronic nu poate fi negată doar din cauza formei sale electronice. Semnătura electronică calificată (QES/KEP) are aceeași forță juridică ca și semnătura olografă. Pentru contractele electronice, acest lucru este deosebit de important: un contract încheiat prin schimb de mesaje electronice, semnat conform Legii comerțului electronic, este asimilat formei scrise, iar fiecare exemplar cu semnătura corespunzătoare este considerat original. (Legea Ucrainei)

În practică, aceasta înseamnă o regulă simplă: dacă este nevoie de un original electronic, nu este suficient să scanați un document pe hârtie deja semnat. Scanarea este o copie utilă pentru schimbul de informații, dar un original electronic valid juridic apare atunci când documentul este creat ca document electronic și semnat cu o semnătură electronică corespunzătoare. Totodată, pot exista excepții speciale pentru documentele pe care legea impune să fie create într-o formă specială sau într-un singur exemplar original. (Legea Ucrainei)

Limba documentului

Pentru afaceri, problema limbii documentului nu se rezumă la stilistică. Legea privind limba de stat stabilește că corespondența persoanelor juridice înregistrate în Ucraina cu autoritățile publice, organele de autoguvernare locală, întreprinderile de stat și comunale se desfășoară în limba de stat. De asemenea, în limba de stat, persoanele juridice adoptă documentele statutare și deciziile, depun rapoartele statistice, fiscale și de altă natură către autorități. Organele de stat acceptă spre examinare documentele întocmite în limba de stat, dacă legea nu prevede altfel. (Legea Ucrainei)

Prin urmare, regula de siguranță pentru antreprenor este următoarea: tot ce se depune la stat se întocmește în limba ucraineană. Pentru documentele interne și contractele cu partenerii privați, trebuie verificate cerințele specifice ale legii respective, dar pentru interacțiunea cu statul, ucraineana este limba de bază și obligatorie a documentului. (Legea Ucrainei)

Documentele contabile primare

Trebuie făcută distincția între secretariatul general și documentele contabile primare. Pentru contabilitate, temeiul este documentul primar, iar Legea contabilității stabilește propria listă de recvizite obligatorii pentru acestea. Aceste documente pot fi pe hârtie sau electronice și trebuie să conțină: denumirea documentului, data întocmirii, denumirea întreprinderii, conținutul și volumul operațiunii economice, unitatea de măsură și datele de identificare ale persoanelor responsabile. Pentru documentele primare electronice create automat, legea cere prezența semnăturii electronice sau a ștampilei electronice conform legislației. (Legea Ucrainei)

Aceasta este una dintre cele mai importante limite practice: o scrisoare frumos formatată nu o transformă în document primar, iar un șablon de act fără recvizitele obligatorii nu elimină riscul fiscal. În evidența fiscală contează nu „oficialitatea” exterioară, ci dacă documentul fixează o operațiune economică reală și conține recvizitele cerute de Legea contabilității și Codul Fiscal. (Legea Ucrainei)

Păstrarea documentelor și arhiva

Păstrarea documentelor este necesară nu doar „pentru ordine”, ci pentru confirmarea drepturilor, obligațiilor și a indicatorilor fiscali. Regulile generale de arhivare sunt determinate de Legea privind Fondul Arhivistic Național, Regulile de organizare a secretariatului și arhivării și Lista documentelor tipice cu termene de păstrare. Pentru documentele fiscale, termenele minime sunt stabilite de Codul Fiscal: de la 1095 la 2555 de zile, în funcție de tipul documentului. (Legea Ucrainei)

Pentru documentele electronice se aplică aceeași abordare: acestea trebuie păstrate astfel încât să se poată verifica integritatea lor și confirma recvizitele. Dacă firma are flux electronic de documente, trebuie să dețină nu doar KEP, ci și o procedură de păstrare, rezervare și căutare a originalelor electronice. (Legea Ucrainei)

Datele cu caracter personal în documente

Dacă documentul conține date din pașaport, cod fiscal (IPN), adresă, telefoane sau date medicale, intră în vigoare legislația privind protecția datelor cu caracter personal. Prelucrarea acestora trebuie să fie adecvată și neexcesivă față de scopul definit. Acordul subiectului este o manifestare de voință voluntară și documentată. În șabloanele de contracte sau cereri, nu ar trebui colectate „pentru orice eventualitate” mai multe date decât este strict necesar. (Legea Ucrainei)

Când sunt necesare reguli speciale, nu un șablon general

Un șablon general de document de afaceri nu înlocuiește o formă specială dacă legea o cere. Pentru acte juridice se aplică regula formei scrise din Codul Civil, dar pentru anumite tranzacții legea cere autentificare notarială sau o formă specială. Din acest motiv, sfatul universal este: înainte de a folosi un șablon, verificați dacă documentul respectiv nu are un regim special. (Legea Ucrainei)

Urmări practice pentru afaceri

Întocmirea corectă a documentelor nu este o cerință decorativă. Ea influențează dacă un organ de stat va accepta documentul, dacă un contract va fi valid în caz de litigiu sau dacă fiscul va recunoaște documentele primare. În litigiile fiscale, instanțele verifică tocmai aceste elemente. De exemplu, în cazul nr. 160/3364/19, instanța a analizat documentele primare ca bază pentru evidența fiscală și a evaluat dacă acestea conțin recvizitele necesare. (reyestr.court.gov.ua)

Cea mai bună abordare pentru un antreprenor ucrainean este să aibă un sistem: forme aprobate de scrisori, contracte, ordine și reguli pentru utilizarea KEP și arhivare. Acest sistem protejează activele, reputația și poziția companiei în cazul unui control. (Legea Ucrainei)

Documente pentru afaceri și comerț în Torgsoft

Ce documente se creează în Torgsoft?

Sistemul conține o multitudine de documente ce acoperă procesele de la vânzarea cu amănuntul până la logistică și producție.

Documente de depozit și logistică:

Vânzări și relații cu clienții:

Ce se poate imprima din Torgsoft?

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва