Documente primare în contabilitate: reguli de întocmire și clasificare

Contabilitatea este imposibilă fără existența și pregătirea corectă a documentelor primare. Lipsa acestora poate duce la aplicarea unei amenzi asupra antreprenorului de către autoritățile fiscale.

Cum să documentați corect și transparent tranzacțiile comerciale și ce tipuri de documente primare există?

Ce sunt documentele primare?

Documentele primare sunt documente care confirmă orice tranzacție comercială în cadrul întreprinderii. Acestea pot fi pregătite în formă electronică sau pe hârtie pentru a confirma diverse acțiuni, cum ar fi vânzarea sau achiziția de bunuri, semnarea unui contract cu un client, efectuarea de tranzacții financiare, etc.

Documentele primare sunt utilizate de contabili pentru întocmirea situațiilor financiare și în timpul auditurilor fiscale. Ele înregistrează informații despre toate tranzacțiile comerciale și financiare ale întreprinderii.

Documente primare pentru persoane fizice autorizate (PFA)

Deoarece persoanele fizice autorizate (PFA) pot opera în cadrul unor sisteme fiscale diferite, problema formării și menținerii documentației primare este rezolvată individual, conform Codului Fiscal și Legii contabilității. Aceasta se prezintă astfel:

1. PFA în sistemul de impozitare general: conform pct.177.10 din Codul Fiscal, este obligatorie existența documentelor primare care reflectă cheltuielile și veniturile reale. Documentația este păstrată în formă electronică sau pe hârtie.

2. În sistemul de impozitare simplificat: conform pct.12 art.3 din Legea privind casele de marcat, este obligatorie formarea documentelor primare pentru evidența scoaterii și primirii stocurilor de mărfuri. Dacă un PFA nu are documente care să confirme proveniența produselor, legea îi interzice să comercializeze aceste produse.

3. În sistemul de impozitare simplificat fără utilizarea obligatorie a casei de marcat sau a caselor de marcat electronice: conform Legii contabilității, acești antreprenori nu sunt obligați să formeze și să păstreze documentația primară. Totuși, autoritățile fiscale insistă că este necesar să dețină astfel de documente pentru a putea demonstra legalitatea obținerii activelor materiale, dacă este necesar.

Tipuri de documentație primară

Documentația primară include:

• Factură de livrare. Utilizată pentru a înregistra transferul efectiv de bunuri. Se referă la acordul dintre cumpărător și vânzător. Factura de livrare este întocmită de furnizor. Legislația actuală nu aprobă o formă specifică a documentului, astfel că acesta este întocmit conform modelului adoptat la întreprindere;

• Aviz de însoțire a mărfii. Documentul este întocmit în cazul livrării de produse de la vânzător la client. Avizul este întocmit în forma aprobată de Ordinul Ministerului Transporturilor nr. 363;

• Procese-verbale de lucrări executate. Documentul este întocmit pentru a confirma prestarea de servicii către întreprindere de către o altă companie. Procesul-verbal este întocmit la finalizarea lucrărilor comandate, când clientul le acceptă;

• Ordin de încasare și ordin de plată. Documentul înregistrează datele privind încasările sau retragerile de fonduri din casa întreprinderii. Ordinul este întocmit într-o formă specifică aprobată de Hotărârea Băncii Naționale a Ucrainei nr. 148;

• Factură fiscală. Un astfel de document poate fi și primar, cu condiția să conțină date despre tranzacția financiară și să precizeze că factura a fost plătită. Forma documentului poate fi liberă. Cu toate acestea, trebuie să conțină toate detaliile necesare ale întreprinderii;

• Adeverință contabilă. Documentul poate fi utilizat pentru corectarea erorilor făcute în documentele anterioare. Forma adeverinței este aprobată de Ordinul Ministerului Finanțelor.

Documentele primare nu includ hârtii care nu conțin date despre o tranzacție comercială. Astfel, un ordin de plată obișnuit nu este un document primar, deoarece pe baza acestuia poate să nu aibă loc o tranzacție financiară.

Detalii în documentația primară

Documentul trebuie să conțină informații care confirmă tranzacția sau acordul. Legea definește o listă de detalii obligatorii, inclusiv:

• data întocmirii documentului,

• numele companiei care îl întocmește,

• codul USREOU al întreprinderii,

• numărul documentului,

• conținutul tranzacției comerciale,

• persoanele responsabile implicate în tranzacție,

• semnătura personală a persoanei autorizate.

Detaliile neobligatorii includ:

• baza pentru efectuarea tranzacției sau acordului;

• informații despre documentul care indică destinatarul, etc.

Detaliile neobligatorii pot fi omise, inclusiv informații precum locul întocmirii documentului și ștampila companiei.

Cu toate acestea, dacă documentul nu conține detaliile obligatorii, acesta nu va fi considerat primar.

În ce formă se întocmește documentația primară?

Documentația primară este esențială pentru desfășurarea activităților antreprenoriale, astfel încât legea specifică clar cerințele principale pentru întocmirea acesteia. Următoarele reguli se aplică:

1. Documentația primară este întocmită la efectuarea unei tranzacții comerciale. Deși legea nu stabilește termene specifice pentru întocmirea acesteia, este necesar să se facă cât mai curând posibil. Aceste documente sunt utilizate de contabili pentru efectuarea operațiunilor financiare în contabilitate.

2. Documentația primară trebuie să conțină detaliile stabilite de legislație. În caz contrar, documentul nu va avea putere juridică.

3. Documentele pot fi tipărite pe formulare aprobate de companie.

4. Formularele de raportare strictă trebuie tipărite doar cu numărul și seria acestora.

5. În document se subliniază toate rândurile goale.

6. Documentul este întocmit doar în limba de stat.

7. Responsabilitatea pentru introducerea datelor incorecte revine persoanei care a întocmit documentul.

8. Documentul trebuie să indice lista persoanelor implicate în efectuarea tranzacției comerciale și care au semnat actul.

9. Documentul este aprobat prin semnătura personală a managerului întreprinderii.

10. Pentru semnare se poate utiliza o semnătură digitală electronică (EDS).

11. Documentul este ștampilat de companie, dacă aceasta este disponibilă.

12. Copiile documentației primare sunt furnizate tuturor persoanelor implicate în tranzacție sau operațiunea comercială.

13. Nu sunt permise corecturi în document. Dacă trebuie făcute modificări, trebuie întocmită o referință contabilă.

Erori tipice în întocmirea documentației primare

1. Nu sunt completate toate câmpurile obligatorii. În acest caz, un astfel de document nu poate fi considerat primar.

2. Corecturi neaprobate făcute manual.

3. Documentul nu este semnat și nu este ștampilat. Această regulă se aplică și formării documentației primare în formă electronică. În acest caz, ambele părți semnează documentul utilizând EDS.

Procedura de stocare a documentelor primare

Conform legii, perioada de păstrare a documentației primare poate varia în funcție de categorie. Aceste documente pot necesita stocarea pentru 5-10 ani sau mai mult. De exemplu, contractele de muncă, dosarele personale sau fișele de plată a salariilor pot fi stocate timp de 75 de ani.

Având în vedere că documentația primară formează baza contabilității, aceasta trebuie păstrată în forma sa originală pentru perioada specificată de lege.

Este important de reținut că nerespectarea acestor reguli poate duce la aplicarea de amenzi administrative de către autoritățile fiscale.