Servicii moderne pentru semnarea documentelor online: convenabil, rapid, fiabil

Automatizarea proceselor de afaceri s-a extins de mult timp la semnarea online a documentelor folosind ECP, KEP sau UEP, în conformitate cu Legea № 851-IV.

Pentru a schimba rapid documente electronice și a le oferi statut oficial, poți alege unul dintre serviciile de gestionare a documentelor. Acestea oferă acces securizat, confidențialitate și stocare protejată a cheilor electronice și parolelor. De asemenea, verifică automat legitimitatea semnăturilor. Ce serviciu să alegi?

Serviciul „Vchasno”

Din ce în ce mai mulți antreprenori aleg acest instrument pentru gestionarea documentelor. Interfața simplă ajută utilizatorii neexperimentați să se familiarizeze rapid cu setările. Toate informațiile necesare sunt prezentate într-un singur tabel, la îndemână.

Avantajele serviciului:

• ușor de adăugat și editat documente;

• poți stoca toate fișierele într-un arhivă cloud;

• verificare automată a documentelor cu antivirus;

• aplicație mobilă pentru a lucra cu fișiere de pe smartphone;

• semnare rapidă a documentelor de intrare și ieșire.

Cum să semnezi un document cu o semnătură electronică în serviciul „Vchasno”?

Orice contract trebuie să fie mai întâi convenit între părți și abia apoi semnat. În serviciu, poți utiliza nu doar KEP sau UEP. Pentru a aplica o semnătură electronică, trebuie să:

• intri în contul personal pe Vchasno,

• selectezi contractul dorit din lista de documente,

• deschizi fișierul și verifici conținutul,

• alegi meniul de semnare din partea dreaptă a ecranului,

• folosești fișierul cu cheia electronică.

Reține că serviciul permite aplicarea semnăturilor persoanelor fizice, cum ar fi „Diia.Signature” sau Mobile.ID. Totuși, pentru a confirma autoritatea unei astfel de persoane, este necesar KEP-ul managerului companiei.

Avantajele serviciului Paperless

Prin Paperless, poți semna documentul online cu ECP și să-i acorzi aceeași valabilitate juridică ca unui document pe hârtie.

Serviciul are următoarele avantaje:

• toate documentele electronice sunt stocate pe un server dedicat;

• poți edita și schimba structura fișierului în orice moment, de exemplu, adăugând sau eliminând un destinatar;

• poți lucra cu documentele 24/7;

• folosirea documentelor electronice economisește costurile de imprimare și stocare a hârtiei;

• procesul de semnare durează doar câteva minute datorită configurării unui program special.

Cum să semnezi un document în Paperless?

• intri în contul personal pe Paperless,

• apeși pe butonul „Încarcă”,

• selectezi fișierul și îl adaugi în cont,

• deschizi documentul și apeși pe butonul „Semnează”,

• folosești SmartID, KEP sau UEP pentru semnare.

În acest serviciu, poți semna documentul cu ECP-ul de la Privatbank.

Avantajele serviciului DOCUMENT.Online

Un alt instrument modern care îți permite să semnezi un document online în câteva minute. Antreprenorii îl aleg pentru următoarele beneficii:

• configurare ușoară a listei de documente,

• crearea unui registru de parteneri și contractori,

• sortarea documentelor în secțiuni speciale pentru confort sporit,

• posibilitatea de a edita structura și conținutul fișierelor,

• încărcare rapidă a documentelor și trimiterea lor destinatarului.

Cum să semnezi un document electronic în DOCUMENT.Online?

• intri în contul personal,

• deschizi documentul necesar,

• verifici conținutul,

• alegi fila „Semnează” din bara de instrumente și metoda de semnare;

• verifici aplicarea semnăturii.

Înainte de a semna un document cu KEP, verifică să nu existe o ștampilă umedă sau semnătură de mână. Astfel de documente nu pot fi semnate electronic.

Ștampila KEP aplicată va apărea doar pe documentele în format PDF. O astfel de imagine nu are putere juridică și este furnizată doar pentru vizualizare.

După prima semnare a unui document, fișierul selectat cu cheia va apărea automat în fereastra „Semnare” pentru utilizări viitoare.

Cum să semnezi un document în Diia?

Pe platforma Diia, poți semna un document în 2-3 minute. Conținutul documentului este protejat în mod sigur și nu poate fi transferat nicăieri. Documentele electronice semnate pot fi utilizate conform legislației în vigoare.

Pentru a obține servicii, trebuie să:

• încarci pe serviciu fișierul cheii personale, selectezi tipul suportului și introduci parola,

• apeși pe butonul „Citește cheia”,

• tragi fișierul în browser sau selectezi pe computer și apeși pe „Continuă”,

• verifici conținutul fișierului și semnezi documentul electronic.

Fișierul semnat este salvat automat; trebuie doar să specifici locația pe disc.

De ce este avantajos să semnezi un document cu ECP în Diia?

Serviciul are următoarele avantaje:

• utilizare sigură: copia documentului nu este stocată pe portal;

• fișierul semnat este descărcat într-un format convenabil,

• acces la funcția „Verifică semnătura”,

• posibilitatea aplicării a două semnături: utilă în special pentru aprobarea suplimentară a contractelor,

• posibilitatea de a încărca un fișier și a aplica o semnătură electronică gratuit și fără autentificare pe portal.

Cum să semnezi un document în CZO?

Autoritatea Centrală de Certificare oferă, de asemenea, servicii de semnare electronică a documentelor. Pentru a-l utiliza, trebuie să:

• accesezi portalul CZO,

• alegi opțiunea de semnare electronică,

• selectezi tipul de cheie, cum ar fi fișier, token sau cloud,

• încarci fișierul cheii de pe dispozitiv și introduci parola,

• alegi formatul documentului și descarci fișierul semnat.

Utilizatorii serviciului includ companii și PFA-uri care oferă servicii de încredere electronice calificate. De asemenea, ECP-ul obținut de la PrivatBank poate fi utilizat pentru a semna documente.

Semnarea documentelor în Torgsoft

În Torgsoft, poți crea documente primare electronice, care pot fi semnate prin orice serviciu convenabil pentru client.

De obicei, Torgsoft semnează documentele prin sistemul Vchasno, CZO sau orice alt serviciu atunci când este necesară confirmarea validității unei facturi, a unui proces-verbal sau a unei facturi proforme.