Documente de marfă pentru PFA

Ce documente pentru mărfuri trebuie să aibă un antreprenor individual (FOP) în 2026

În 2026, cerința privind documentele pentru mărfuri pentru un antreprenor individual depinde nu doar de sistemul de impozitare, ci și de faptul dacă antreprenorul este obligat să țină evidența stocurilor conform Legii privind casele de marcat (RRO). Regula principală este următoarea: dacă legea impune evidența stocurilor, antreprenorul trebuie să aibă atât formularul de evidență, cât și documentele primare pentru fiecare produs aflat la punctul de vânzare. Pot fi vândute doar acele produse care sunt reflectate în această evidență. (zakon.rada.gov.ua)

Care dintre antreprenori este obligat să aibă documente pentru mărfuri

Obligația de a ține evidența stocurilor și de a avea documente pentru mărfuri este stabilită în mod expres la punctul 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR. În practică, aceasta înseamnă că documentele privind originea produsului trebuie să fie obligatoriu deținute de antreprenorii care se supun evidenței mărfurilor conform Legii privind RRO. Astfel de documente sunt prezentate organului de control la începutul inspecției cu privire la mărfurile aflate efectiv la punctul de vânzare. (Legea Ucrainei)

În același timp, această cerință nu se aplică antreprenorilor — plătitori ai impozitului unic care nu sunt înregistrați ca plătitori de TVA, cu excepția celor care vând bunuri de uz casnic complexe tehnic supuse reparațiilor în garanție, medicamente, dispozitive medicale, precum și bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de formare organogenă și pietre semiprețioase. Pentru aceste categorii de bunuri, documentele sunt necesare chiar și atunci când antreprenorul este plătitor de impozit unic fără TVA. (Legea Ucrainei)

Pentru antreprenorii din sistemul general, cerința este și mai strictă: codul fiscal obligă astfel de antreprenori să țină evidența veniturilor și cheltuielilor și să aibă documente justificative privind originea mărfii. Acest lucru este important atât pentru confirmarea legalității produsului, cât și pentru confirmarea cheltuielilor în evidența fiscală. (Legea Ucrainei)

Ce documente anume sunt considerate documente pentru mărfuri

Lista de bază a documentelor este stabilită de Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496. Documentele care confirmă evidența și originea mărfurilor includ formularul de evidență a stocurilor și documentele primare. Documentele primare în scopul evidenței mărfurilor sunt descrierea soldului de mărfuri la începutul evidenței, facturile, documentele de transport, declarațiile vamale, actele de achiziție, bonurile fiscale, bonurile de vânzare și alte documente din care se poate stabili cine a transferat marfa, cine a primit-o, când s-a întâmplat, ce produs anume a fost transferat, în ce cantitate și la ce valoare. (Legea Ucrainei)

Cu alte cuvinte, un document pentru marfă trebuie să permită inspectorului fiscal să urmărească lanțul de mișcare a mărfii: de la cine antreprenorul l-a primit, în ce cantitate, la ce preț și unde a ajuns acest produs mai departe. Dacă dintr-un document este imposibil să se înțeleagă furnizorul, destinatarul, data tranzacției, denumirea produsului, cantitatea și valoarea acestuia, un astfel de document creează un risc de dispută în timpul inspecției. (Legea Ucrainei)

Dacă, la data apariției obligației de a ține evidența stocurilor, antreprenorul avea deja stocuri, se întocmește mai întâi o descriere a soldului de mărfuri într-un format arbitrar. Aceasta indică denumirea produsului, cantitatea și valoarea acestuia. Acesta este punctul de plecare pentru evidența ulterioară, fără de care stocurile de pe rafturi pot fi recunoscute ca nefiind confirmate documentar. (Legea Ucrainei)

Cum se ține evidența dacă antreprenorul are mai multe magazine, depozite sau puncte de vânzare

Ordinul nr. 496 impune ținerea evidenței stocurilor prin introducerea continuă de informații în formularul de evidență despre recepția și ieșirea mărfurilor pe baza documentelor primare. Dacă antreprenorul lucrează în mai multe puncte de vânzare, evidența trebuie ținută, de asemenea, separat pentru fiecare astfel de locație. Dacă produsul este mutat între un magazin, depozit sau alte facilități ale aceluiași antreprenor, sunt necesare documente primare pentru transferul intern. Acestea sunt o parte la fel de obligatorie a evidenței ca și facturile de la furnizor. (Legea Ucrainei)

Datele privind recepția mărfurilor se introduc în formularul de evidență înainte de începerea vânzării lor. Adică, mai întâi documentul și înregistrarea în formular, și abia apoi vânzarea. Dacă produsul este deja în magazin, dar nu există o înregistrare în formular sau nu există un document primar, fiscul are motive să considere că procedura de evidență a stocurilor a fost încălcată. (Legea Ucrainei)

Documente pe hârtie sau electronice

Formularul de evidență poate fi ținut atât în format pe hârtie, cât și electronic. Același lucru este valabil și pentru documentele primare: formatul electronic este acceptabil dacă toate detaliile necesare pot fi citite din el și, dacă este necesar, documentul poate fi prezentat în timpul unei inspecții. Dacă evidența este ținută electronic, la cererea inspectorului, aceasta trebuie vizualizată într-un format care permite vizualizarea și copierea. (Legea Ucrainei)

Unde se păstrează documentele pentru mărfuri

Formularul de evidență și documentele primare pentru o anumită marfă trebuie păstrate direct la punctul de vânzare până la ieșirea ultimei unități din produsul reflectat în aceste documente. După aceea, documentele sunt grupate în ordine cronologică și păstrate împreună cu formularul de evidență. În timpul unei inspecții, antreprenorul sau vânzătorul de la punctul de vânzare trebuie să furnizeze aceste documente la cererea organului de control. Dacă nu există originale la punct, este permisă furnizarea de copii cu prezentarea ulterioară a originalelor înainte de sfârșitul inspecției, dacă este necesar. (Legea Ucrainei)

După ce marfa a ieșit din stoc, documentele nu pot fi pur și simplu distruse. Termenele de păstrare fiscală sunt determinate de Codul Fiscal. Acesta prevede termene diferite în funcție de tipul de document: în special, 1825 de zile pentru anumite categorii de documente primare și 1095 de zile pentru alte documente. De aceea, este mai bine ca documentele pentru mărfuri să fie păstrate mult timp și sistematic, și nu doar cât timp marfa stă pe raft. (Legea Ucrainei)

Ce trebuie făcut dacă marfa a fost cumpărată de la o persoană fizică obișnuită

Dacă un antreprenor cumpără o marfă nu de la o companie și nu de la alt antreprenor, ci de la o persoană fizică obișnuită, este necesar un document care confirmă faptul achiziției în sine: un contract de vânzare-cumpărare, un act de achiziție sau un alt document din care se văd părțile, lista mărfurilor, cantitatea, prețul și data transferului. La acesta se anexează un document de plată. În ceea ce privește consecințele fiscale ale unei astfel de plăți, se evaluează separat dacă antreprenorul are o obligație ca agent fiscal. (Legea Ucrainei)

Marfa de import

Pentru mărfurile de import, documentele vamale sunt adăugate la pachetul obișnuit de documente. Ordinul nr. 496 numește în mod expres declarațiile vamale și documentele de transport printre documentele primare pentru evidența mărfurilor. Prin urmare, pentru importuri, nu este suficient să aveți doar o factură internă sau un cont: este necesar un pachet care confirmă importul mărfii și mișcarea sa către punctul de vânzare. (Legea Ucrainei)

Sunt necesare certificate, declarații de conformitate, documente de garanție

Pentru evidența fiscală a stocurilor, Ordinul nr. 496 nu numește în mod expres certificatele de calitate sau declarațiile de conformitate printre documentele care confirmă evidența stocurilor. Adică, în scopurile specifice ale articolului 3 din Legea privind RRO, documentele privind originea mărfii și formularul de evidență sunt cheie. Cu toate acestea, pentru anumite tipuri de produse, documentele de conformitate, etichetarea, documentele de garanție, instrucțiunile sau altă documentație însoțitoare pot fi obligatorii în conformitate cu regulile comerțului, legislația privind protecția consumatorilor și legislația privind supravegherea pieței. (Legea Ucrainei)

Prin urmare, fiscul și Serviciul de Stat pentru Siguranța Alimentelor și Protecția Consumatorilor sau autoritatea de supraveghere a pieței verifică lucruri diferite. Fiscul se uită la documentele care confirmă evidența și originea mărfii. Autoritățile de supraveghere a pieței și control în domeniul comerțului pot solicita documente care confirmă siguranța, etichetarea adecvată, condițiile de garanție și alte caracteristici obligatorii ale produsului. Pentru încălcarea regulilor de comerț este posibilă răspunderea administrativă conform articolului 155 din Codul contravențional al Ucrainei.

Ce documente trebuie eliberate cumpărătorului

Separat de documentele privind originea mărfii, antreprenorul trebuie să formalizeze corect vânzarea către cumpărător. Dacă tranzacția este vizată de Legea privind RRO, cumpărătorului i se eliberează un document de decontare în forma stabilită — în format fizic sau electronic. Forma și detaliile obligatorii ale unor astfel de documente sunt determinate de Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 13. Regulile de deservire comercială impun, de asemenea, eliberarea unui document de decontare consumatorului pentru suma integrală a tranzacției.

Pentru anumite bunuri, acest lucru nu este suficient. Dacă produsul are un termen de garanție sau i se atașează documentație tehnică, astfel de documente trebuie, de asemenea, transferate cumpărătorului împreună cu produsul. Acest lucru este valabil mai ales pentru bunurile de uz casnic complexe tehnic, unde un document de garanție, pașaport tehnic sau instrucțiune este la fel de important ca un bon.

Ce se întâmplă dacă lipsesc documentele pentru marfă

Dacă un antreprenor este obligat să țină evidența mărfurilor, dar vinde o marfă care nu este luată în evidență conform procedurii stabilite sau nu furnizează documente pentru marfa prezentă la punctul de vânzare în timpul unei inspecții, se aplică o sancțiune financiară în mărimea valorii unor astfel de mărfuri la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de zece venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. Pentru plătitorii de impozit unic fără TVA, această sancțiune nu se aplică doar în cazurile în care sunt complet scutiți de cerința evidenței mărfurilor.

Separat se aplică amenzi RRO pentru neefectuarea unei tranzacții de decontare, efectuarea acesteia pentru o sumă parțială sau neeliberarea unui bon. La nivelul anului 2026, aceasta reprezintă 100% din valoarea vânzării cu încălcare pentru prima abatere și 150% — pentru fiecare ulterioară. Aceasta este o amendă diferită de sancțiunea pentru lipsa documentelor pentru mărfuri, iar fiscul poate evalua aceste încălcări separat.

În plus, Codul Fiscal pedepsește separat pentru neasigurarea păstrării documentelor primare și pentru neprezentarea acestora organului de control în timpul controlului fiscal. De aceea, documentele pentru marfă nu trebuie doar obținute de la furnizor, ci și păstrate sistematic pentru întreaga perioadă stabilită.

Documente pentru mărfuri în programul de evidență Торгсофт

În programul Торгсофт, documentele primare pentru marfă sunt documente electronice de depozit și financiare care înregistrează orice mișcare a mărfurilor în cadrul afacerii dvs. Arhitectura programului este construită pe o schemă de intrări-ieșiri: fiecare modificare a stării depozitului este confirmată prin crearea unui document corespunzător (factură, act sau bon), care respectă pe deplin cerințele fiscale privind trasabilitatea.

În special, Торгсофт are o opțiune suplimentară specială „Formular de evidență a stocurilor”, care a fost dezvoltată special pentru respectarea cerințelor Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 496 pentru antreprenorii individuali.

Iată cum tipurile specifice de documente din legislație sunt implementate (afișate) în Торгсофт:

Control și trasabilitate
Toate documentele create sunt stocate în baza de date și afișate în „Registrul documentelor de depozit” sau „Jurnalul documentelor de depozit”. Datorită acestui fapt, orice mișcare a mărfurilor lasă o urmă (programul funcționează conform principiului FIFO la calcularea loturilor) și puteți arăta întotdeauna lanțul: de la ce factură de recepție a furnizorului a sosit un anumit produs, în ce depozit s-a mutat și prin ce bon sau factură de cheltuieli a fost vândut.

Concluzie

Cadrul normativ

Legea Ucrainei „Privind aplicarea înregistratoarelor operațiunilor de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor”, pct. 12 al art. 3, art. 17, art. 20.

Ordinul Ministerului Finanțelor din 03.09.2021 Nr. 496 „Privind aprobarea Procedurii de ținere a evidenței stocurilor pentru persoanele fizice – antreprenori, inclusiv plătitorii de impozit unic”.

Codul Fiscal al Ucrainei, pct. 44.3 art. 44, pct. 121.1 art. 121, pct. 177.10 art. 177.

Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 15.06.2006 Nr. 833 „Privind aprobarea Procedurii de desfășurare a activităților comerciale și a regulilor de deservire comercială pe piața bunurilor de larg consum”.

Ordinul Ministerului Finanțelor din 21.01.2016 Nr. 13 „Privind aprobarea Regulamentului cu privire la forma și conținutul documentelor de decontare/documentelor electronice de decontare…”.

Legea Ucrainei „Privind supravegherea pieței de stat și controlul produselor nealimentare”.

Codul Ucrainei cu privire la contravențiile administrative, art. 155.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва