RRO și PRRO pentru PFA și comerț: reguli de funcționare

RRO și PRRO pentru PFA și companii: ghid complet

RRO și PRRO nu sunt un „sistem fiscal” separat, ci un instrument de fiscalizare a decontărilor. Regula generală în Ucraina este următoarea: dacă o entitate economică efectuează operațiuni de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice sau serviciilor, aceasta este obligată să le efectueze prin intermediul unui RRO înregistrat sau PRRO înregistrat pentru suma integrală a achiziției sau serviciului și să emită cumpărătorului un document de decontare în forma stabilită. Această regulă se aplică atât numerarului, cât și unei mari părți din decontările fără numerar, dacă acestea prezintă caracteristicile unei „operațiuni de decontare” în sensul legii. (Legea Ucrainei)

Pentru PFA pe sistemul simplificat, principala excepție, care este menținută în mod expres în Codul Fiscal, sunt plătitorii impozitului unic din prima grupă. Aceștia nu utilizează RRO/PRRO. Pentru restul PFA și pentru persoanele juridice, problema nu se mai rezolvă după vechile reguli ale „milionului”, ci în funcție de faptul dacă aveți operațiuni de decontare și dacă nu vă încadrați într-o excepție specifică din lege sau din lista guvernamentală. (Legea Ucrainei)

Cine are nevoie obligatoriu de RRO sau PRRO

RRO/PRRO sunt necesare pentru un magazin, cafenea, salon, companie de servicii, magazin online, serviciu de livrare, showroom, farmacie, atelier și orice altă afacere care acceptă de la cumpărător numerar, card bancar, plată prin POS-terminal, internet acquiring sau alt instrument de plată electronic în cadrul unei operațiuni de decontare. Dacă banii sunt acceptați „de la client pentru bun sau serviciu” într-un mod pe care legea îl consideră decontare, fiscalizarea este necesară. (Legea Ucrainei)

O atenție deosebită trebuie acordată mărfurilor accizabile, produselor de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic supuse reparațiilor în garanție, medicamentelor, dispozitivelor medicale și bijuteriilor. Pentru aceste categorii, legea conține reguli mai stricte privind evidența mărfurilor, programarea mărfurilor pe bon și excepțiile pentru PFA plătitoare de impozit unic fără TVA. (Legea Ucrainei)

Când RRO/PRRO pot să nu fie utilizate

Cel mai frecvent caz legal fără RRO/PRRO — când plata este primită nu printr-o operațiune de decontare, ci ca un transfer bancar clasic din cont în cont conform detaliilor IBAN. Serviciul fiscal clarifică oficial că transferul direct de fonduri în contul curent al vânzătorului, precum și depunerea de fonduri prin casieria băncii într-un astfel de cont, nu necesită utilizarea RRO/PRRO. Pentru servicii există suplimentar o facilitate legală separată: dacă decontările se fac exclusiv prin sisteme bancare la distanță și/sau servicii de transfer de fonduri, RRO/PRRO nu se aplică. (zak.tax.gov.ua)

Există și alte excepții, dar ele sunt limitate și speciale. Legea scutește în mod direct anumite operațiuni bancare, unele vânzări de produse din producția proprie de către întreprinderi prin casierie cu dispoziții de încasare și plată a numerarului, precum și anumite operațiuni în locuri unde decontările nu au loc de facto — de exemplu, în depozite sau spații angro fără acceptarea de numerar sau carduri. Separat, Cabinetul de Miniștri a aprobat o listă de forme speciale de activitate, unde este permis să se lucreze fără RRO/PRRO, dar cu registre de casă și chitanțiere; aceasta nu este o excepție generală „pentru micile afaceri”, ci o listă închisă de situații specifice. (Legea Ucrainei)

Ce plăți sunt considerate operațiuni de decontare

O eroare care costă afacerea amenzi — a considera că orice plată fără numerar te scutește automat de RRO. Legea definește operațiunea de decontare în sens larg: aceasta este acceptarea de numerar, carduri de plată, cecuri, jetoane și alte mijloace de plată la locul de vânzare a bunurilor sau serviciilor, precum și perfectarea documentelor corespunzătoare la plata fără numerar printr-un instrument de plată. Prin urmare, plata cu cardul prin site, buton de plată, internet acquiring, POS-terminal sau prin curier cu terminal — este, de regulă, o operațiune de decontare. (Legea Ucrainei)

Separat, fiscul a clarificat nuanța cu codurile QR. Dacă un cod QR conține doar detaliile contului IBAN pentru un transfer bancar obișnuit, RRO/PRRO nu este necesar. Însă, dacă codul QR conduce efectiv la plata cu un mijloc de plată electronic sau conține detalii care inițiază o plată cu cardul/acquiring, RRO/PRRO este deja necesar. (if.tax.gov.ua)

Ce să alegeți: RRO clasic sau PRRO

Legea permite ambele formate. RRO clasic — este un aparat de marcat cu înregistrare prin fisc și punere în funcțiune prin centrul de service tehnic. PRRO — este o soluție software, care se înregistrează electronic și funcționează printr-un server fiscal. Ambele variante sunt legale, dacă sunt înregistrate corespunzător și utilizate conform regulilor. (Legea Ucrainei)

Pentru afacerile cu puncte de vânzare, unde redundanța este importantă în timpul întreruperilor, RRO clasic poate fi mai convenabil, deoarece legea permite utilizarea registrului de casă/chitanțierului sau a unui RRO de rezervă în caz de defecțiune sau pană de curent — dacă afacerea nu a renunțat la acest mecanism. Pentru PRRO regula de bază este diferită: la defectarea PRRO-ului propriu-zis vânzările nu se efectuează, iar la pierderea conexiunii cu serverul se lucrează în regim offline conform unor reguli speciale. (Legea Ucrainei)

Există și o restricție legislativă directă: PRRO nu poate fi utilizat în comerțul angro sau cu amănuntul cu combustibil. Pentru o astfel de afacere nu se pune problema alegerii — este necesar un RRO clasic și respectarea cerințelor separate de licențiere și din domeniu. (Legea Ucrainei)

Înregistrarea RRO clasic

RRO clasic poate fi înregistrat doar atunci când modelul este inclus în Registrul de Stat al RRO, nu a depășit durata de viață utilă și termenul de înregistrare inițială. Cererea se depune conform formularului nr. 1-RRO la organul de control de la locul principal de evidență. Dacă nu există motive de refuz, fiscul rezervă numărul fiscal, iar după sigilare și punere în funcțiune prin centrul de service finalizează înregistrarea și eliberează certificatul de înregistrare. (Legea Ucrainei)

Refuzul înregistrării unui RRO clasic poate fi primit, în special, dacă RRO este deja înregistrat, modelul lipsește din Registrul de Stat, domeniul de aplicare nu corespunde cererii, lipsește un contract valabil sau o notificare privind contractul cu centrul de service, obiectul nu a fost declarat prin formularul 20-OPP sau este marcat ca închis/neexploatat, afacerea nu se află în evidență sau datele nu coincid cu registrele de stat. Tocmai de aceea, înainte de înregistrare, trebuie puse în ordine și spațiul, și documentele aferente acestuia, și evidența fiscală a obiectului. (Legea Ucrainei)

Înregistrarea PRRO

PRRO se înregistrează electronic conform formularului nr. 1-PRRO prin Cabinetul Electronic sau prin mijloace de telecomunicații. În cerere, însăși entitatea economică atribuie PRRO un număr local; acesta trebuie să fie unic în cadrul acestei entități și este păstrat pentru PRRO până la anularea înregistrării. Dacă nu există motive de refuz, PRRO primește un număr fiscal și este considerat înregistrat de la data indicată în sistemul informațional al organului de control. (Legea Ucrainei)

Pentru lucrul casierilor cu PRRO, se depune o notificare conform formularului nr. 5-PRRO cu privire la certificatele calificate sau avansate de semnături electronice/sigilii. Angajatul poate lucra cu PRRO doar după introducerea datelor despre certificatul său în Registrul PRRO și cu condiția ca certificatul să fie valabil. La modificarea denumirii afacerii, numărului fiscal, numelui unității economice sau adresei acesteia, PRRO este supus reînregistrării, și acest lucru se poate face doar după închiderea ultimei ture și depunerea ultimului raport Z. (Legea Ucrainei)

Înregistrarea PRRO este refuzată, dacă există probleme cu documentul electronic sau semnătura, același PRRO cu același număr local a fost deja înregistrat, obiectul nu a fost declarat prin formularul 20-OPP sau este închis/neexploatat, precum și dacă datele despre entitate lipsesc sau nu coincid cu datele din evidența fiscală. (Legea Ucrainei)

Unitatea economică, spațiul și documentele

Pentru RRO și PRRO este esențial să se înregistreze corect unitatea economică. Pe bonul fiscal trebuie să figureze numele unității economice și adresa acesteia exact așa cum reies din documentele de proprietate sau de folosință și așa cum au fost depuse la fisc prin formularul 20-OPP. Adică, adresa din bon, din 20-OPP, din cererile de înregistrare și din documentele pentru spațiu trebuie să coincidă. (Legea Ucrainei)

În practică, afacerea trebuie să aibă cel puțin: documentul de proprietate sau de folosință pentru spațiu/locul de activitate, 20-OPP depus corect, documentele de înregistrare pentru RRO sau PRRO, chei QES valabile pentru persoanele responsabile, iar pentru RRO clasic — documente de la centrul de service privind sigilarea și punerea în funcțiune. Lipsa sau neconcordanța acestor documente este o cauză tipică a problemelor la înregistrare și la controale. (Legea Ucrainei)

Cum trebuie să fie bonul fiscal

Un bon modern — nu este doar o sumă și o dată. Detaliile obligatorii sunt stabilite de Ministerul Finanțelor. Bonul trebuie să conțină, în special, denumirea entității economice, numele și adresa unității economice, codul fiscal sau codul de TVA, numele produsului sau serviciului, prețul, cantitatea, forma de plată, suma, data și ora operațiunii, numărul fiscal, codul QR pentru verificarea documentului și alte detalii obligatorii în funcție de tipul operațiunii. (Legea Ucrainei)

Pentru afacere, acest lucru înseamnă că nu puteți lucra cu denumiri generice de tipul „marfă”, „serviciu”, „poziția 1”, dacă din document nu reiese clar ce anume a fost vândut. Pentru PFA-urile plătitoare de impozit unic fără TVA există unele relaxări privind forma denumirii produsului/serviciului, dar acestea nu sunt valabile pentru categoriile de risc, inclusiv pentru produsele de uz casnic complexe tehnic, medicamente, dispozitive medicale, bijuterii și produse accizabile. (Legea Ucrainei)

Bonul poate fi emis în format fizic și/sau electronic. Fiscul explică separat că aceasta înseamnă posibilitatea de a oferi cumpărătorului un bon fizic, un bon electronic sau ambele variante — în funcție de modelul de decontare și de organizarea tehnică a vânzării. Pentru comenzile online și livrări, bonul electronic este un document de decontare cu drepturi depline, dacă este generat conform regulilor. (Legea Ucrainei)

Magazin online, livrare și plata ramburs

Pentru e-commerce regula principală este următoarea: dacă acceptați plata cu cardul prin site, un serviciu de plată sau internet acquiring, aceasta este o operațiune de decontare și este necesar un bon fiscal. Dacă cumpărătorul plătește printr-un transfer bancar obișnuit prin IBAN în contul curent al vânzătorului — acesta este un alt scenariu, în care RRO/PRRO ar putea să nu se aplice. Simplul fapt că vânzarea are loc prin internet nu anulează RRO; decisivă este metoda de plată. (zt.tax.gov.ua)

La livrare este important să înțelegeți cine anume primește banii de la cumpărător. Dacă plata ramburs sau cu cardul la eliberarea mărfii este acceptată de curier în calitate de participant separat la decontare și ulterior transferă fondurile vânzătorului în cont, procedura de fiscalizare depinde de modelul contractual, iar documentul de decontare pentru primirea fondurilor este de obicei emis de cel care acceptă acești bani de la cumpărător. Dacă banii sau cardul de la cumpărător sunt preluați de curierul sau angajatul dumneavoastră, bonul trebuie emis chiar de către vânzător. În cazul unei plăți mixte, fiecare operațiune de decontare separată este fiscalizată distinct. (zt.tax.gov.ua)

Regim offline, defecțiuni și întreruperi

Pentru PRRO regula de bază este următoarea: în lipsa conexiunii cu serverul fiscal se poate lucra în regim offline, dar în condiții normale există limite — nu mai mult de 36 de ore consecutive și nu mai mult de 168 de ore pe parcursul unei luni calendaristice. După restabilirea conexiunii, pachetul de documente trebuie transmis către server în termenele stabilite, iar operațiunile trebuie să conțină caracteristicile regimului offline. (Legea Ucrainei)

Pe perioada stării de război, a stării de urgență sau a circumstanțelor de forță majoră, legea permite depășirea acestor limite de timp ale regimului offline pentru PRRO. Aceasta este o facilitate importantă pentru afacerile care lucrează în condiții de conexiune instabilă. Însă ea nu anulează obligația de a documenta corect operațiunile și de a transmite datele după restabilirea funcționării serverului. (Legea Ucrainei)

Pentru RRO clasic, în cazul unei defecțiuni sau a întreruperii energiei electrice, se poate utiliza registrul de casă cu chitanțierul sau un RRO de rezervă — dar nu mai mult de șapte zile lucrătoare. Însă, dacă entitatea economică a renunțat voluntar la utilizarea registrului/chitanțierului pentru astfel de cazuri, atunci în timpul unei defecțiuni sau pene de curent vânzările nu pot fi efectuate. (Legea Ucrainei)

Evidența mărfurilor și documentele pentru marfă

Legea impune entităților economice să țină evidența stocurilor de mărfuri conform procedurii stabilite de legislație și să furnizeze organelor de control în timpul verificărilor documentele care confirmă evidența și originea mărfii aflate la locul de vânzare în momentul controlului. Pentru afacere, acest lucru înseamnă că o marfă fără documente justificative reprezintă un risc separat, chiar dacă emiteți corect bonul fiscal. (Legea Ucrainei)

Pentru PFA plătitoare de impozit unic fără TVA există o excepție de la această regulă, dar nu pentru toată lumea. Facilitatea nu se aplică celor care comercializează produse de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, medicamente, dispozitive medicale, bijuterii și articole de uz casnic din metale și pietre prețioase. Pentru aceste categorii, documentele pentru marfă și evidența corespunzătoare sunt obligatorii. (Legea Ucrainei)

Mărfuri accizabile: un nivel separat de risc

Dacă afacerea comercializează alcool, produse din tutun, lichide pentru țigări electronice sau alte mărfuri accizabile, cerințele sunt mai aspre. În bon trebuie să existe programarea corectă a produsului, codul vamal UKT ZED în cazurile prevăzute de lege, iar pentru băuturile alcoolice — detaliile mărcii de acciză sau mărcii electronice, când acest lucru este obligatoriu. Tocmai pentru produsele accizabile amenzile rămân cele mai sensibile și în perioada stării de război. (Legea Ucrainei)

Pe lângă regulile RRO, comerțul cu mărfuri accizabile depinde separat de o licență valabilă conform unei legi speciale. Din 2025 este în vigoare Legea nr. 3817-IX; fiscul precizează în mod expres că licențele emise până la 1 ianuarie 2025 conform vechii Legi nr. 481/95-VR rămân valabile până la expirarea termenului sau la încetarea valabilității conform noilor reguli, iar lista motivelor pentru încetarea valabilității licențelor este stabilită deja de noua lege. Prin urmare, pentru o astfel de afacere o greșeală cu RRO este doar o parte a riscului; a doua parte este cea legată de licență. (Legea Ucrainei)

Amenzi în 2026

Amenda principală pentru neefectuarea operațiunii de decontare prin RRO/PRRO, efectuarea acesteia pe o sumă incompletă sau neeliberarea unui document de decontare cumpărătorului constituie acum 100% din valoarea mărfurilor, lucrărilor sau serviciilor la prima încălcare și 150% la fiecare următoarea. Acesta este riscul financiar de bază pentru majoritatea încălcărilor în domeniul fiscalizării. (Legea Ucrainei)

Separat se amendează încălcarea regulilor de utilizare a registrului/chitanțierului, nepăstrarea sau neprezentarea benzii de control, iar pentru mărfurile accizabile — efectuarea operațiunilor fără regimul de programare cu specificarea codului subcategoriei de marfă conform UKT ZED, a denumirii, prețului și evidenței cantității. Pentru vânzarea de mărfuri neînregistrate în evidență sau neprezentarea documentelor pentru marfă se aplică o sancțiune în mărime de valoarea acestor mărfuri la prețurile de comercializare, dar nu mai puțin de zece venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. (Legea Ucrainei)

Starea de război nu oferă o „imunitate” universală de răspundere în toată țara. Regimul preferențial cu cote reduse de 25% și 50% pentru anumite PFA fără TVA a fost valabil doar până la 31 iulie 2025. În prezent, în lege rămân reguli speciale privind neaplicarea răspunderii pentru anumite încălcări neaccizabile pe teritoriile temporar ocupate, pe teritoriile unde se desfășoară acțiuni militare active sau posibile acțiuni militare — în limitele și termenele expres stabilite de lege. (Legea Ucrainei)

Ce trebuie să verifice afacerea înainte de lansare sau control

Înainte de a începe lucrul, merită să parcurgeți o scurtă listă de control: stabiliți dacă aveți efectiv operațiuni de decontare; înregistrați corect unitatea economică și depuneți 20-OPP; alegeți un format legal de RRO sau PRRO; configurați denumirile corecte ale bunurilor și serviciilor; verificați detaliile bonurilor; perfectați semnăturile QES pentru casieri; configurați ordinea de lucru pentru livrări și plata ramburs; asigurați-vă că aveți documente pentru marfă și, dacă este necesar, licențe; verificați separat dacă nu vă încadrați sub restricțiile speciale pentru produsele accizabile sau combustibil. Anume la intersecția acestor probleme apar cel mai des amenzile. (Legea Ucrainei)

PRRO pentru comerț în Torgsoft: lista funcțiilor programului de evidență

Opțiunea „PRRO (RRO programatic)” din Torgsoft — este o soluție proprie integrată a companiei, care permite fiscalizarea vânzărilor, generarea de bonuri electronice și interacțiunea cu serverele Serviciului Fiscal de Stat (DPS) fără utilizarea serviciilor terțe (cum ar fi Checkbox sau Vchasno).

Mai jos este prezentată lista detaliată a funcțiilor PRRO în Torgsoft: