Este timpul să vă scanați dosarele de angajare

La 10 iunie, a început o perioadă de tranziție de cinci ani pentru desfășurarea activităților de muncă pe cale electronică. Acest lucru înseamnă că este timpul să începeți să scanați registrele de muncă ale angajaților și să transmiteți informațiile către Fondul de pensii din Ucraina. Citiți articolul pentru a afla cine ar trebui să facă acest lucru și cum să o facă.

Cine transmite informații către Fondul de pensii?

Procedura nr. 1084, Legea nr. 1217 și Procedura nr. 11-1 stabilesc următorul cerc de persoane care pot transfera către Fondul de pensii informații privind istoricul de muncă al angajaților și copii scanate ale dosarelor de muncă:

• angajatori;
• angajați pe cont propriu, inclusiv antreprenori independenți.

În cazul în care angajatorul este o persoană juridică care a angajat un salariat înainte de 10.06.2021, atunci este obligat să scaneze carnetul de muncă și să transfere informațiile către Fondul de pensii, și numai după aceea poate elibera carnetul de muncă salariatului. Deoarece persoanele juridice sunt obligate să păstreze carnetele de muncă, acestea le pot da angajatului doar la concediere sau după ce informațiile au fost transferate la Fondul de pensii.

În cazul în care un angajat este angajat după 10.06.2021, atunci acesta păstrează carnetul de muncă, indiferent dacă este angajat de un întreprinzător individual sau de o persoană juridică. Prin urmare, astfel de angajați trebuie să transmită singuri informațiile către Fondul de pensii.

Cum poate un angajator să transmită Fondului de pensii copii scanate ale dosarelor de angajare?

Pasul 1. Scanarea carnetului de muncă.

Pentru copiile scanate sunt stabilite următoarele cerințe:

• format de imagine color, rezoluție de 300 dpi;
• formatul documentului jpg (dacă veți salva fiecare pagină separat) sau pdf (dacă toate paginile vor fi combinate într-un singur fișier);
• dimensiunea fișierului până la 1 MB;
• toate paginile din carnetul de muncă care conțin înregistrări trebuie scanate în ordine cronologică;
• dacă paginile sunt uzate sau dacă intrările sunt greu de văzut, nu este nevoie să puneți nimic deasupra.

Vă rugăm să rețineți! Nu este necesară obținerea consimțământului angajaților pentru prelucrarea datelor cu caracter personal de către Fondul de Pensii în baza Legii nr. 1217.

Pasul 2. Conectați-vă la site-ul PFU utilizând cheia QES.

Pasul 3. Introduceți datele angajatului în secțiunea "Comunicări cu fondul de pensii" → "Informații despre raportul de muncă al angajatului".

Apoi, trebuie să citiți informațiile din fereastra pop-up și să faceți clic pe butonul "Sunt de acord". După aceea, completați tabelul și faceți clic pe butonul "Continuare".

Pasul 4. Introduceți informații despre istoricul dumneavoastră de angajare. Există două moduri de a face intrări:

1. Faceți clic pe butonul "Add File" (Adăugare fișier), selectați tipul de fișier (carnetul de muncă sau documentele de vechime) din listă și atașați copii scanate ale documentelor. După adăugarea tuturor fișierelor, faceți clic pe butonul "Semnați și trimiteți la Fondul de pensii".
2. Faceți clic pe butonul "Adaugă înregistrare" și transferați toate înregistrările din carnetul de muncă pe site-ul web al Fondului de pensii, apoi atașați o copie scanată a carnetului de muncă și faceți clic pe butonul "Semnează și trimite la Fondul de pensii".

Pasul 5. Așteptarea rezultatului. Este posibil ca Fondul de Pensii să dureze mai mult de o lună pentru a procesa dosarele, ceea ce este normal, deoarece va procesa mai întâi dosarele de angajare ale angajaților care mai au mai puțin de 2 ani până la pensionare.

După ce dosarul de muncă este procesat, în secțiunea "Apel" va apărea statutul "Completat". Este necesar să verificați răspunsul din partea Fondului de pensii, deoarece pot exista comentarii și cerințe de a furniza documente suplimentare pentru a confirma experiența de muncă ratată.

În cazul în care solicitarea Fondului de pensii de confirmare a unei anumite perioade de timp se referă la perioada în care angajatul a fost angajat al companiei dumneavoastră, trebuie să furnizați dumneavoastră documentele; dacă angajatul nu a fost angajat în acea perioadă, atunci trebuie să îi furnizați informațiile angajatului și să îi dați acestuia un carnet de muncă pentru a-l semna. Angajatul va căuta apoi documentele justificative pe cont propriu și le va depune la Fondul de pensii.