Reconcilierea casei de marcat

Inventarul casei de marcat

Reconcilierea, verificarea și renumărarea numerarului este un proces de control intern al unei întreprinderi, care se efectuează pentru a proteja numerarul aflat în casa de marcat a întreprinderii respective.

O casă de marcat este un loc sau chiar o încăpere în care se efectuează plăți în numerar și în care se primesc, se emit și se depozitează bani și documente în numerar. Indiferent dacă folosiți sau nu o casă de marcat, locul în care clienții plătesc bunurile în numerar va fi considerat o casă de marcat.

Două documente reglementează procedura de inventariere a numerarului: Regulamentul nr. 879 și Regulamentul nr. 148.

De ce să faceți un inventar în numerar

Inventarul casei de marcat rezolvă trei sarcini:

• detectează suma reală de bani din casa de marcat;
• identifică excesele sau deficitele de numerar în casă prin compararea disponibilităților reale cu datele contabile;
• verifică condițiile și procedura de depozitare a banilor.

Cât de des trebuie să faceți un inventar de numerar?

Procedura și calendarul de reconciliere a numerarului pot fi împărțite în cele stabilite prin lege și cele stabilite de managerul societății.

În cazul în care calendarul și procedura de reconciliere a registrului de casă sunt stabilite de șeful companiei, atunci totul este clar, așa cum este scris în ordin, și noi o facem.

Legea impune efectuarea unui inventar în următoarele cazuri:

• înainte de depunerea situațiilor financiare anuale (în termen de două luni înainte de data bilanțului);
• în cazul schimbării persoanei responsabile din punct de vedere material;
• În cazul în care a avut loc un furt sau există dovezi de abuz;
• pe baza unei hotărâri judecătorești sau în cazul unei inspecții efectuate de autoritățile statului (de exemplu, autoritățile fiscale pot solicita o renumărare a numerarului);
• în cazul unui incendiu, al unui dezastru natural sau al unui accident provocat de om;
• în caz de lichidare a societății.

Există, de asemenea, controale de numerar programate (efectuate o dată pe trimestru) și controale neprogramate (efectuate pe neașteptate, pentru persoana responsabilă). În orice caz, este mai bine să verificați casa de marcat mai des decât este prevăzut de lege.

Cine ar trebui să efectueze un inventar de numerar

În cazul în care societatea se află în sistemul simplificat de impozitare și are doar 10 angajați, este clar că nu se poate pune problema formării unei comisii de inventariere, iar prezența managerului sau a contabilului și a persoanei responsabile va fi suficientă.

Dacă este vorba despre o organizație mare, atunci este indispensabilă formarea unei comisii de inventariere, a cărei componență este aprobată printr-un ordin al șefului.

Comitetul de inventariere poate fi format din următorii membri:

• unul dintre directorii executivi ai societății sau adjuncții acestora;
• personalul contabil;
• angajați cu experiență care cunosc obiectul inventarului.

Vă rugăm să rețineți! Din comisia de inventariere nu pot face parte persoanele responsabile din punct de vedere financiar, dar acestea trebuie să fie prezente în timpul reconcilierii numerarului. Adică, este interzisă reconcilierea casei de marcat fără persoana responsabilă de întreținerea acesteia.

Care este procedura de efectuare a unui inventar al numerarului în casă

Cel mai bun moment pentru a efectua o reconciliere a numerarului este la începutul sau la sfârșitul zilei de lucru, când casierul a adunat deja rezultatele. Înainte de a începe reconcilierea numerarului, casierul trebuie să prezinte raportul de casă și toate documentele de cheltuieli și venituri la departamentul de contabilitate.

Pasul 1. Scrieți o chitanță

Persoana responsabilă din punct de vedere financiar (casierul) trebuie să întocmească o chitanță care să ateste că toți banii primiți în cursul zilei sunt înregistrați, iar banii pierduți sunt trecuți la cheltuieli.

Pasul 2. Verificarea efectivă

Comisionul contabilizează numerarul efectiv în mână (în bucăți). Vă rugăm să rețineți că este interzisă păstrarea în casieria unei companii a numerarului care nu aparține acesteia. Rezultă că numerarul care nu este susținut de documente de numerar este considerat excedent.

Pentru a controla casa de marcat, vă recomandăm să utilizați reconcilierea de numerar din Torgsoft.

Pasul 3. Verificarea corectitudinii completării documentelor de numerar

Comisia verifică corectitudinea completării bonurilor de casă și a ordinelor de cheltuieli, a registrelor de casă, a registrului de depunere a salariilor etc.

Pasul 4. Reconcilierea datelor reale cu cele contabile

În cazul în care societatea utilizează o casă de marcat, comisia compară datele reale cu suma indicată în raportul X al casei de marcat. În cazul în care nu se utilizează o casă de marcat, suma reală este comparată cu datele din registrul de casă.

Pasul 5. Contabilizarea excedentelor sau anularea deficitelor

În cazul în care, în urma renumărării numerarului, se constată un excedent de numerar, comisia stabilește motivul și îl înregistrează în casa de marcat, iar aceste sume sunt incluse în veniturile societății. În cazul în care se detectează un deficit de numerar, suma este reținută de la persoana responsabilă pentru numerar.

Pasul 6. Întocmirea unui raport de inventariere

Pe baza rezultatelor inventarierii numerarului, comitetul întocmește un raport de inventariere (în două exemplare), care este semnat de toți membrii comitetului și de persoana responsabilă. Un exemplar este transmis departamentului de contabilitate, iar celălalt este păstrat de către persoana responsabilă din punct de vedere financiar.

Cum se reconciliază casa de marcat în Torgsoft

Pentru a verifica registrul de casă în Torgsoft, trebuie să selectați elementul de meniu "Raport" - "Raport de casă pentru ziua respectivă". Folosind acest formular, puteți obține un raport de casă pentru orice zi, precum și din orice centru de contabilitate. Informații mai detaliate pot fi găsite în "Raport generalizat pentru ziua respectivă".

Dacă luați bani de la casierie, efectuați o colectare de numerar și reconciliați soldul.

Puteți înregistra soldul de numerar în documentul financiar.

Vă recomandăm să vizionați videoclipul pentru a obține informații complete despre fluxul de lucru financiar în Torgsoft.