Evidența stocurilor de mărfuri înseamnă înregistrarea intrărilor și ieșirilor de bunuri, cu confirmarea fiecărei mișcări prin documente primare. Cerința este prevăzută de Legea privind RRO, iar procedura și formularul pentru FOP sunt stabilite prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496.
Cheia pentru 2026: scutirea de evidența stocurilor se aplică doar anumitor FOP plătitori de impozit unic fără TVA (cu excepții pentru mărfuri „cu risc”). Pentru bunuri neevidențiate, sancțiunea financiară este 100% din valoarea la prețurile de vânzare (dar nu mai puțin de 10 minime neimpozabile), iar amenzile administrative pentru încălcarea regulilor de decontare pot fi aplicate prin instanță.
La vânzarea de bunuri, un antreprenor trebuie să țină evidența acestora. Această obligație este definită în Legea privind RRO, iar procedura de evidență pentru FOP este aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496.
Deoarece antreprenorii încă au întrebări despre regulile de evidență atunci când lucrează cu un RRO sau cu pRRO, mai jos sunt punctele-cheie актуальne pentru anul 2026.
Ce sunt stocurile de mărfuri?
Stocurile de mărfuri reprezintă totalitatea bunurilor pe care antreprenorul le folosește pentru vânzare sau pentru prestarea de servicii. Nu fac parte din stocurile de mărfuri bunurile care nu sunt destinate vânzării (de exemplu, materii prime utilizate în producție).
Ce este evidența stocurilor?
Evidența stocurilor este înregistrarea operațiunilor de intrare și ieșire a bunurilor în formularul/sistemul de evidență prevăzut. Fiecare operațiune trebuie confirmată prin documente primare.
Pe scurt: un FOP trebuie să arate de unde provin bunurile (intrarea) și unde au ajuns (vânzare, casare, retur către furnizor, transfer între locații etc.).
Care FOP sunt obligați să țină evidența stocurilor în 2026?
Regula de bază este următoarea: dacă un FOP vinde bunuri/prestează servicii și asupra lui se aplică cerințele Legii privind RRO, atunci trebuie să țină evidența stocurilor și să vândă doar bunurile reflectate în evidență. De asemenea, legea impune existența documentelor care confirmă evidența și proveniența bunurilor la locul de vânzare, la începutul unui control. Acest lucru rezultă direct din Legea privind RRO (în special din cerințele privind evidența stocurilor și excepțiile pentru anumite categorii de FOP).
TREBUIE SĂ ȚINĂ EVIDENȚA (în majoritatea cazurilor):
- FOP pe sistemul general de impozitare.
- FOP plătitori de TVA (inclusiv grupa 3 la impozit unic cu TVA).
- FOP pe orice sistem dacă vând categorii „cu risc”: bunuri casnice tehnic complexe cu reparație în garanție (TCHG), medicamente, dispozitive medicale, bijuterii și articole de uz casnic din metale/pietre prețioase. Pentru aceste categorii nu se aplică excepția „impozit unic fără TVA”.
NU ȚIN EVIDENȚA (o excepție de la regula generală):
- FOP plătitori de impozit unic care nu sunt înregistrați ca plătitori de TVA, cu condiția să nu vândă TCHG/medicamente/dispozitive medicale/bijuterii și alte categorii „cu risc” enumerate.
Important: în versiunea anterioară a blocului „Rezumat” exista o contradicție logică — includea FOP la impozit unic fără TVA, care sunt scutiți de evidență dacă nu comercializează bunuri „cu risc”. Acest lucru trebuie corectat conform legii.
Cum se ține corect evidența stocurilor?
Evidența stocurilor se ține la locul de vânzare (unitatea/obiectivul comercial). Pentru decontări se utilizează RRO sau pRRO, iar evidența stocurilor se menține în formularul/registrul prevăzut de Ordinul nr. 496.
În formularul de evidență se înregistrează toate operațiunile de intrare și ieșire a bunurilor, iar fiecare înregistrare este susținută de documente primare (facturi, procese-verbale, transferuri interne, inventariere etc.).
În practică, formularul conform Ordinului nr. 496 este considerat abordarea de bază și așteptată de autoritățile de control. Pentru business, regula este simplă: dacă nu puteți documenta traseul bunurilor, riscul de sancțiuni crește semnificativ.
.png "Formular de evidență")
Operațiuni tipice care trebuie confirmate prin documente primare și reflectate în evidență:
- intrarea bunurilor de la furnizor;
- ieșirea bunurilor (vânzare, casare, utilizare în activitatea economică);
- transferuri interne între depozite/puncte de vânzare;
- returul bunurilor către furnizor;
- inventarierea și documentarea diferențelor.
Important! Dacă antreprenorul vinde în mai multe puncte de vânzare, evidența stocurilor trebuie ținută separat pentru fiecare locație, iar transferurile între locații trebuie documentate.
În timpul unui control, autoritatea de control solicită de obicei documente care confirmă evidența și proveniența bunurilor aflate la locul de vânzare. Acestea pot include documente de inventariere, documente de intrare, documente de transfer intern etc.
Sancțiuni pentru lipsa evidenței stocurilor în 2026 (actualizare)
Pentru vânzarea bunurilor neevidențiate în modul prescris și/sau pentru neprezentarea în timpul controlului a documentelor care confirmă evidența stocurilor la locul de vânzare, se aplică o sancțiune financiară în cuantumul valorii acestor bunuri la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de 10 minime neimpozabile (adică nu mai puțin de 170 UAH dacă se calculează ca 10 × 17 UAH).
Afirmația „sancțiunile nu se aplică în timpul legii marțiale dacă FOP nu vinde bunuri accizabile” nu este universal valabilă și poate induce în eroare pentru 2026. Legea nr. 3219-IX a restabilit răspunderea pentru încălcări privind RRO/pRRO începând cu 1 octombrie 2023, iar scutirile depind de desfășurarea activității în teritorii definite în mod oficial (liste ale teritoriilor de ostilități/ocupație) și pot avea excepții, inclusiv pentru bunuri accizabile.
Separat, există răspundere administrativă pentru încălcarea procedurii de decontare (art. 155-1 din Codul contravențional): amenda pentru persoanele care efectuează operațiuni de decontare este de la 2 la 5 minime neimpozabile, iar pentru încălcări repetate în decurs de un an — de la 5 la 10 minime neimpozabile (aplicarea se face prin întocmirea procesului-verbal și examinarea cauzei în instanță).
Sunt FOP obligați să țină evidența stocurilor atunci când prestează servicii medicale?
În clarificările fiscale se menționează că, la prestarea serviciilor medicale, evidența stocurilor poate să nu fie necesară ca „evidență a bunurilor pentru vânzare”. Totuși, dacă antreprenorul vinde medicamente sau dispozitive medicale, aceasta este deja comercializarea unor categorii „cu risc”, pentru care scutirile nu se aplică, iar evidența stocurilor devine obligatorie.
Notă importantă pentru 2026: terminale de plată (POS) și decontări fără numerar
Deși acest articol este despre evidența stocurilor, în 2026 subiectul este strâns legat de acceptarea plăților și utilizarea RRO/pRRO. La sfârșitul anului 2025, Guvernul a amânat obligativitatea terminalelor de plată pentru FOP din grupa 1 la impozit unic — până la încetarea legii marțiale și încă trei luni după anularea acesteia (în comunicările publice se face trimitere la Hotărârea nr. 1768 din 29.12.2025).
Pentru FOP din grupele 2–3 și alte categorii, cerința de a asigura posibilitatea plăților fără numerar rămâne relevantă conform regulilor generale. Practic: configurați procesul astfel încât plățile cu cardul/QR/aplicații să se reflecte corect în evidență și să nu creeze diferențe între vânzare, fiscalizare și stocuri.
Cum este implementată evidența stocurilor în Torgsoft
Torgsoft automatizează contabilitatea și procesele de business pentru a reduce munca manuală și riscul de erori în documente și stocuri. Pentru a ține evidența stocurilor în program, este suficient să configurați formularul de evidență — acesta include câmpurile necesare conform cerințelor: datele documentelor primare, intrări, ieșiri și note.
- număr de ordine al înregistrării;
- data introducerii informației;
- detalii ale documentelor primare;
- valoare/sume confirmate de documentele primare;
- date privind intrarea și ieșirea bunurilor;
- note.
Opțional, puteți activa calculul automat al stocurilor: sistemul ajută să vedeți stocurile reale, să reduceți lipsurile și suprastocurile și să vă bazați pe „documentele primare” în evidență.
Accentul anului 2026: mulți proprietari își gestionează afacerea de la distanță. Automatizarea vă permite să verificați rapid stocurile, mișcările și baza (documentele primare) chiar și fără prezență fizică la punctul de vânzare — lucru critic atunci când un control sau o solicitare de documente apare „în aceeași zi”.
Concluzia este simplă: evidența corectă a stocurilor nu este „birocrație”, ci o asigurare împotriva sancțiunilor, disputelor cu autoritățile și pierderilor interne cauzate de haos în stocuri. Dacă țineți evidența sistematic și confirmați operațiunile prin documente primare, riscurile de controale și recalculări scad vizibil.
Șablon „Formular de evidență a stocurilor” – xls sau pe Google Drive
Reveniți la pasul anterior