Factura de cheltuieli în contabilitatea mărfurilor - de ce este necesară și cum se emite?

Factura de expediție: când este necesară, cum se întocmește și ce se verifică în 2026

Factura de expediție este un document primar prin care se oficializează transferul bunurilor de la furnizor la cumpărător. Pentru contabilitate, documentele primare sunt baza pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale, iar facturile de expediție sunt utilizate direct ca documente pentru ieșirea stocurilor. (Legislația Ucrainei)

Nu există un formular unic aprobat prin lege al facturii de expediție pentru toate entitățile comerciale. Legea nu stabilește un „formular”, ci o listă de detalii obligatorii ale documentului primar. Prin urmare, o întreprindere sau un antreprenor privat poate folosi propriul formular, cu condiția să conțină toate detaliile prevăzute de lege. (Legislația Ucrainei)

Pentru ce este necesară factura de expediție

Factura de expediție confirmă faptul expedierii sau transferului mărfurilor, înregistrează nomenclatura, cantitatea, valoarea și părțile tranzacției. Pentru vânzător, este un document de casare sau ieșire a bunurilor; pentru cumpărător — unul dintre documentele pe baza cărora bunurile sunt intrate în gestiune și achiziția este confirmată. Pentru evidența fiscală, datele trebuie să se bazeze pe documente primare, registre și alte documente prevăzute de legislație. (Legislația Ucrainei)

În același timp, factura de expediție nu înlocuiește documentul de decontare. Dacă operațiunea se încadrează în regulile de aplicare a caselor de marcat (RRO/PRRO), cumpărătorului trebuie să i se elibereze un document de decontare în formatul stabilit pentru suma integrală a tranzacției; în domeniul comerțului electronic, cumpărătorul trebuie să primească și un document electronic, chitanță, bon de casă sau alt document care confirmă faptul primirii fondurilor. Adică, factura de expediție confirmă transferul de mărfuri, iar bonul sau alt document de decontare — faptul plății. (Legislația Ucrainei)

Detaliile obligatorii ale facturii de expediție

Versiunea actuală a articolului 9 din Legea contabilității impune ca documentul primar pe hârtie sau în format electronic să conțină următoarele detalii: denumirea documentului, data întocmirii, denumirea întreprinderii în numele căreia este întocmit documentul, conținutul și volumul tranzacției comerciale, unitatea de măsură, funcțiile persoanelor responsabile, precum și o semnătură personală sau alte date care să permită identificarea persoanei care a participat la tranzacție. (Legislația Ucrainei)

Din aceasta decurg câteva concluzii practice. În primul rând, numărul facturii de expediție nu se numără printre detaliile obligatorii generale conform articolului 9, dar în fluxul real de documente este aproape întotdeauna utilizat pentru controlul intern. În al doilea rând, versiunea actuală a articolului 9 nu mai conține o cerință pentru "locul întocmirii" ca detaliu obligatoriu, astfel încât absența acestui câmp în sine nu face documentul defect conform Legii nr. 996. (Legislația Ucrainei)

Ce trebuie menționat în factura de expediție în practică

Pentru ca factura să funcționeze nu doar formal, ci și ca probă, se recomandă identificarea clară a bunurilor în ea: denumirea completă, numărul de articol sau codul intern, unitatea de măsură, cantitatea, prețul pe unitate, valoarea totală pe poziție și suma totală pe document. Pentru părțile la tranzacție, este mai bine să se indice denumirea completă, codul EDRPOU sau RNTRC/numărul fiscal, iar pentru reprezentantul destinatarului — date prin care pot fi stabilite identitatea și autoritatea sa. Această abordare este în concordanță cu cerința legii privind conținutul, volumul tranzacției și identificarea participanților, iar pentru antreprenorii privați care țin evidența stocurilor, documentele primare trebuie să conțină detalii care permit identificarea furnizorului, destinatarului, datei operațiunii, denumirii, cantității și valorii mărfurilor. (Legislația Ucrainei)

Legea nr. 996 nu stabilește un detaliu obligatoriu separat pentru "suma TVA". Cu toate acestea, dacă tranzacția este supusă TVA, indicatorii valorici din documentele primare trebuie să fie în concordanță cu termenii contractului și documentele fiscale; serviciul fiscal pornește direct de la faptul că prețul din factura fiscală trebuie să corespundă prețului din documentele primare care însoțesc livrarea. Prin urmare, pentru tranzacțiile cu TVA, este mai sigur să reflectați prețul și suma în factură astfel încât să nu existe discrepanțe între factura de expediție, contract și factura fiscală. (Legislația Ucrainei)

Factura de expediție pe hârtie și electronică

Documentele primare pot fi întocmite atât pe hârtie, cât și în format electronic. O factură de expediție electronică are aceeași forță pentru contabilitate dacă sunt îndeplinite cerințele legislației privind documentele electronice și managementul documentelor electronice. Un exemplar electronic cu detaliile obligatorii, inclusiv semnătura electronică a autorului sau o semnătură echivalată cu una olografă, este considerat originalul unui document electronic. (Legislația Ucrainei)

Pentru afaceri, aceasta înseamnă că factura de expediție electronică poate fi utilizată pe deplin în fluxul de documente intern și extern dacă părțile o semnează corespunzător în sistemul ales de schimb de date electronice. În domeniul comerțului electronic, acest lucru este deosebit de convenabil, dar prezența unei facturi electronice nu anulează obligația de a furniza cumpărătorului un document de plată dacă legea impune un document de decontare. (Legislația Ucrainei)

Când factura de expediție este deosebit de importantă pentru FOP

Pentru antreprenorii privați (FOP), problema facturii de expediție este legată în primul rând de dovada documentară a originii bunurilor și, în cazurile prevăzute de lege, de evidența stocurilor. Legea privind RRO obligă la ținerea evidenței stocurilor și la vânzarea doar a bunurilor care sunt reflectate în astfel de înregistrări, iar la începutul unui control — furnizarea documentelor care confirmă evidența și originea bunurilor la punctul de vânzare. (Legislația Ucrainei)

Totuși, această cerință nu se aplică FOP — plătitori ai impozitului unic care nu sunt înregistrați ca plătitori de TVA, cu excepția vânzătorilor de bunuri de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic supuse reparațiilor în garanție, medicamentelor și dispozitivelor medicale, precum și a bijuteriilor și articolelor de uz casnic din metale și pietre prețioase. Pentru acei antreprenori cărora li se aplică cerința, este în vigoare Procedura de ținere a evidenței stocurilor, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496; acesta clasifică direct facturile ca documente primare care confirmă evidența și originea bunurilor. Serviciul Fiscal de Stat a menționat separat că Procedura nr. 496 nu se aplică plătitorilor de impozit unic din Grupa I. (Legislația Ucrainei)

Prin urmare, pentru FOP care lucrează cu RRO/PRRO sau vând bunuri din categorii „excepționale”, factura de expediție și alte documente primare nu sunt o formalitate, ci o parte a protecției afacerii în timpul unui control. Pentru restul antreprenorilor, rămâne de asemenea o dovadă utilă a originii legale a bunurilor, condițiilor de livrare și a faptului transferului. (Legislația Ucrainei)

Factura de expediție și RRO/PRRO

Dacă produsul este vândut cu o tranzacție de decontare, vânzătorul trebuie să elibereze cumpărătorului un document de decontare de forma și conținutul stabilit pentru suma integrală a tranzacției — pe hârtie sau în format electronic. Această regulă se aplică și atunci când o comandă sau o plată se face prin Internet. Astfel, factura de expediție nu înlocuiește bonul fiscal nici în comerțul cu amănuntul obișnuit, nici într-un magazin online. (Legislația Ucrainei)

Pentru încălcarea regulilor de aplicare a RRO/PRRO, Legea nr. 265 prevede sancțiuni financiare, în special 100% din valoarea mărfurilor, lucrărilor sau serviciilor vândute cu încălcare pentru prima abatere și 150% — pentru fiecare ulterioară. Iar pentru vânzarea bunurilor neînregistrate sau neprezentarea în timpul unui control a documentelor care confirmă evidența bunurilor la punctul de vânzare, se aplică o sancțiune în cuantumul valorii acestor bunuri la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de zece venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. (Legislația Ucrainei)

Păstrarea facturilor de expediție

În scopuri fiscale, documentele pe baza cărora se ține evidența veniturilor, cheltuielilor și altor indicatori trebuie păstrate timp de cel puțin 1095 de zile de la data depunerii declarației fiscale pentru întocmirea căreia sunt utilizate, iar dacă declarația nu a fost depusă — de la termenul limită pentru depunerea acesteia. Dacă documentele sunt pierdute, deteriorate sau distruse prematur, contribuabilul trebuie să notifice autoritatea de control în scris în termen de cinci zile și să refacă documentele în perioada stabilită de cod. Pentru cazurile prevăzute în mod expres la clauza 44.5 din Codul Fiscal, este vorba de 90 de zile calendaristice. (Legislația Ucrainei)

În timpul legii marțiale, se aplică reguli speciale și contribuabililor care nu pot prezenta documente primare din cauza pierderii, deteriorării sau situării documentelor în zone de ostilități sau de ocupare temporară. Astfel de excepții sunt prevăzute în mod expres la subclauza 69.28 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din Codul Fiscal.

Cum se corectează erorile

Ștersăturile și corecțiile neexplicate nu sunt permise în documentele primare pe hârtie. Regulamentul nr. 88 permite corectarea erorilor prin metoda de corectare: textul sau numărul incorect este tăiat cu o singură linie astfel încât cel corectat să poată fi citit, textul sau numărul corect este scris deasupra celui tăiat sau lângă el, iar corecția este stipulată prin inscripția "corectat", data și semnăturile persoanelor care au semnat documentul. (Legislația Ucrainei)

În cazul unei facturi electronice, o abordare sigură este de a nu edita originalul deja semnat, ci de a întocmi un document nou sau un alt document conform regulilor fluxului dumneavoastră de documente electronice și acordului dintre părți, ținând cont de cerințele pentru originalul unui document electronic și identificarea semnatarilor. (Legislația Ucrainei)

Ce este important de verificat înainte de semnare

Înainte de semnarea facturii de expediție, trebuie să verificați patru blocuri de date: cine transferă și cine primește mărfurile; ce anume se transferă; în ce cantitate și la ce valoare; cine este responsabil de operațiune și cum este confirmată identitatea sa. Pentru operațiunile cu TVA, se verifică separat coerența prețului și sumelor cu contractul și factura fiscală, iar pentru vânzările cu amănuntul — ca decontarea să fie oficializată printr-un document de decontare adecvat, nu doar prin factura de expediție. (Legislația Ucrainei)

În practica judiciară, un document primar nu este evaluat izolat, ci în combinație cu alte dovezi ale mișcării reale a bunurilor și îndeplinirii contractului. De exemplu, Curtea Supremă în cazul nr. 904/3938/18 a atras atenția separat asupra importanței unui document primar ca purtător de informații despre o tranzacție comercială. (Curtea Supremă a Ucrainei)

Factura de expediție în programul de contabilitate Torgsoft

Toate detaliile menționate mai sus și cerințele practice suplimentare sunt prezente în factura de expediție generată de programul Torgsoft.

Programul a fost dezvoltat ținând cont de legislația ucraineană (în special, Legea contabilității) și de nevoile reale ale afacerilor, deci documentele sale îndeplinesc pe deplin statutul unui document primar.

1. Detalii obligatorii (conform art. 9 din Legea contabilității)

2. Detalii practice pentru probatoriu (identificarea mărfurilor și a părților)

3. Reflectarea TVA

Principalul avantaj: Flexibilitatea șabloanelor (FastReport)

Chiar dacă dumneavoastră, contabilul sau avocatul dumneavoastră aveți nevoie să adăugați ceva specific pe factura de expediție (de exemplu, o formulare specială privind transferul de proprietate, un cod de produs suplimentar conform clasificării vamale, sau un loc specific de întocmire a documentului), o puteți face.

Torgsoft utilizează editorul de rapoarte încorporat FastReport. Prin meniul "Setări - Setări șabloane de imprimare", puteți deschide șablonul facturii de expediție și adăuga orice câmpuri de text, variabile, logo-ul companiei sau modifica aspectul tabelului pentru a se potrivi proceselor dumneavoastră individuale de afaceri.

Surse oficiale